Den ständigt föränderliga listan över projektledningsmetoder kan göra vem som helst förvirrad. Det räcker att nämna några utav dem mest populära:
1. Agil
2. Scrum
3. Kanban
4. Lean
5. Xp
6. Vattenfall
7. PRINCE2
8. PMBOK
ja ni förstår själva.
I denna guide över de mest använda projektledningsmetoderna, kommer vi att göra det superenkelt att förstå var och en av dem.
Det finns en mängd olika metoder när det kommer till projektledning, men att veta skillnaden mellan dem, och hur man vet vilken som är rätt metod att använd, kan vara både knepigt och tidskrävande att ta fram.
Läs denna guide om projektmetoder för att få dig en översikt av de vanligaste metoderna och överväg hur de bäst kan utnyttjas för att leverera ett projekt med bästa möjliga förutsättningar.
Projektledning och olika metodiker
Låt oss börja med och förstå oss på vad en projektledningsmetod är. PMI:s breda definition av projektledningsmetodik är en bra början, nämligen:
”En metodik är ett system av metoder, tekniker, procedurer och regler som används av de som arbetar inom en disciplin”
Men en metodik behöver ha sin grund i något mer grundläggande, som bestämmer varför vi väljer att göra saker på ett visst sätt, så vi skulle föreslå att den även bör innehålla teman.
Som projektledare, finns det många olika sätt att leverera ett projekt. I stort sett, brukar det gå till på följande sätt – man tillämpar olika principer, teman, ramverk, processer och standarder för att bidra till att ge struktur till sättet man levererar projektet på.
Projektledning – Olika metoder
En del projektledningsmetoder så som Agil, definiera helt enkelt principer. Andra definiera ett ”full-stack’ ramverk för teman, principer och processer, såsom Prince2. Vissa består av omfattande listor över standarder med vissa processer, så som PMI:s PMBOK, eller XP, och vissa är mycket lättare, och enkla definierbara processer, så som Scrum.
Snarare än att debattera vilken som är en metod och vad som inte är, kan vi använda den breda förståelsen av projektledningsmetoder, som helt enkelt betyder den bästa praxis av ramverk som vi för samman för att få klart olika projekt. De flesta anser inte att en projektledningsmetod måste vara ett komplett ”full-stack” system, för att betraktas som en metod.
Det är en bra och användbar definition eftersom det i verkligheten, för projektledare, brukar vara så att dem använder en blandning av principer, teman och processer som är skräddarsydda för kunder och projekt.
Låt oss även fastslå detta innan vi sätter igång; även om det finns många metoder där ute, finns det ingen ”absolut och rätt” metod. Det finns ingen ”one-size-fits-all” metod som är den metod som vi bör använda för varje projekt.
Slutligen, den bästa metoden är den som är vettig och är mest lämplig för projektet, teamet och klienten. Låt oss först ta en titt på några av de mer populära projektledningsmetoderna, och försöka förstå en del av de värdefulla nyckelpunkter för att leverera ett projekt.
Vanligt förekommande projektledningsmetoder
Vattenfall
Traditionella vattenfallmetoder för att utveckla programvara har snabbt minskat i popularitet de senare åren, då nyare metoder, så som Agil, har antagits alltmer. Men vad är skillnaden mellan de två – och är Agil alltid bättre?
Vad är vattenfallmetoden?
Vattenfallsmodellen eller metoden, är en metod, där varje fas i en produkts livscykel sker i sekvens, så att framstegen flyter stadigt nedåt genom dessa faser, därav namnet vattenfall.
Ingen uppfann vattenfall-metoden. Snarare har metoden ärvts av utvecklare av affärssystem från andra branscher där, när en viss fas av produktionen är klar (som att lägga grunden till en byggnad till exempel), var det alltid otroligt dyrt och opraktiskt att gå tillbaka och göra ändringar. Vattenfallmetoden var bara kodifierad när människor senare insåg att det inte var det enda sättet att göra saker på.
I vattenfallmetoder samlas alla krav in, och design och arbete görs innan någon kodning sker.
Det finns flera väl kända och tillämpade vattenfallsmetoder som används världen över för olika IT-projekt. Dessa inkluderar PRINCE2 som skapades av den brittiska regeringen och är fortfarande populär inom den brittiska offentliga sektorn, och PMI PMP som är internationellt erkänd.
I allmänhet har dessa metoder steg som tar itu med vad du behöver göra innan ett projekt, under en start up fas, planeringsfasen, genomförandefasen och avslutningsfasen. De har också en rad processer för att hantera arbetspaket, undantag, rapportering, risker och problem.
Fördelar med vattenfallmetoden
• Potentiella problem som skulle ha hittats under utveckling kan utredas och gås till botten med under design-fasen. Om tillämpligt, kan en alternativ lösning implementeras innan koden skrivs.
• Utvecklingsprocessen tenderar att vara bättre dokumenterad, eftersom denna metod lägger större vikt vid dokumentation, som krav och design dokument. Många organisationer ser detta som välorganiserat och lugnande.
• Eftersom vattenfallmetoden är en linjär metod, är det kanske lättare att förstå, särskilt för icke-utvecklare, eller de som är nya kring att bygga tex. mjukvara. Ofta känner sig team inom ett kontor sig mer bekväma med detta tillvägagångssätt.
Nackdelar med vattenfallmetoden
• Ofta vet inte de som håller på att bygga programvara för kunden vad exakt som de behöver till en början, och inte vad som är möjligt med den teknik som finns tillgänglig just då. Detta sätt att arbeta på hanterar därför inte väl.
• De som sitter och designar problemlösningar ser oftast inte, och kan inte förutse problem som kommer att uppstå i samband med genomförandet av deras planer.
• Förändrade krav (t ex som de till följd av ny teknik, förändringar på en marknad, eller förändringar till verksamhetens mål) kan inte lätt införlivas med vattenfallmetoden och det är ofta besvärligt att ändra kontrollrutiner när detta händer
• Processen har inte sin egna drivkraft
Agil
En Agil projektledningmetod som till exempel Scrum – är en som skyr en linjär, sekventiell metod för en inkrementell, iterativ sådan.
I stället för omfattande planering och design direkt, möjliggör Agila metoder för skiftande behov över tid med hjälp av tvärfunktionella team – med planerare, designers, utvecklare och testare som jobbar på varandra med följande iterationer av produkten under fasta perioder. Arbetet organiseras i en orderstock som är prioriterad i exakt prioritetsordning baserad på företags eller användarvärde.
Dessa grupper är självstyrande, har en företrädare för verksamheten (produktägaren). Tonvikten ligger på effektiv ansikte-mot-ansikte kommunikation och korta återkopplingar.
Målet för varje iteration är att få fram en fungerande produkt, som går att presentera för intressenter. Feedback kan komma att integreras i nästa eller kommande iterationer.
Agila projektledningmetoder kom ur ett antal olika lätta programvaru-filosofier som utvecklats under 1990-talet i motsats till tunga metoder som vattenfall. Manifestot för Agile mjukvaruutveckling som skrevs 2001, visar på den vikt som Agile lägger på värdet.
Fördelar med Agil projektledningsmetoder
• Fungerande programvara levereras mycket snabbt och successiva iterationer kan levereras ofta i en jämn takt.
• Det är ett närmare samarbete mellan utvecklare och företag.
• Förändrade krav kan integreras i alla led av processen – även sent i utvecklingen.
• Det ger möjlighet till en kontinuerlig förbättring för levande system
• Det är mycket transparent
Nackdelar med Agil projektledningsmetoder
Projektledningsmetoder så som (t ex Scrum, XP och Kanban, Crystal etc) är ofta svårare att förstå än linjär, sekventiella sådana, åtminstone i början.
På grund av betoningen på fungerande programvara kan det finnas en uppfattning om att dokumentation ibland kan försummas.
Fokus bör vara på relevant dokumentation till den publik som behöver den, men, om det inte genomförs väl, är detta inte alltid fallet.
När det genomförs dåligt, kan Agila projektledningsmetoder införa extra ineffektivitet i stora organisationer eller arbeta mot fungerande långvariga organisatoriska processer.
När är Agil bättre än Vattenfall?
Vare sig du är förespråkare för Agil eller Vattenfall, har de båda sin för och nackdelar. Med tanke på att teknik, företag och marknader förändras så snabbt nu för tiden, måste utveckling av programvara vara anpassningsbar, detta framför alla andra kvaliteter.
Agila projektledningsmetoder är mer flexibla än vattenfallsmetoden, vilket innebär att kundernas önskemål är mer benägna att bli uppfyllda. Även när saker och ting förändras konstant, ligger fokus på värde, och betyder att det som du redan har levererat borde ha varit värt besväret. Och den rytm som metoden Scrum skapar, hjälper till att bygga motiverade team, där produktiviteten ökar över tid.
Med allt det sagt, så finns det fortfarande situationer där vattenfallsmetoden kan vara lämplig, till exempel, där kraven är garanterade att vara oföränderliga och det är mycket liten osäkerhet kring projektet, eller om det är väldigt enkelt. Men dessa omständigheter blir dock färre och längre mellan.
Även om en organisation och de människor som är inblandade i projektet inte är i ett tillräckligt moget tillstånd för Agile, kan det vara mer lämpligt att använda traditionella projektledningsmetoder.
Scrum
Metoden möjliggör mindre, tvärfunktionella, självgående team för att leverera snabbt. Scrum är en projektledningsmetod med föreslagna principer och processer för att förbättra leverans. Inom utveckling av programvara, är Scrum en av de mest populära och enkla ramverk för att omsätta principerna i Agile metoder i praktiken.
Målet med Scrum, är att förbättra kommunikation, samarbete och snabba på utvecklingen. Om du hör folk prata om ”scrums”, ”sprints”, ”backlogs” eller ”burndowns”, pratar de förmodligen om Scrum, eller någon variant av det.
Scrum är egentligen inte en projektledningsmetoder utan ett ramverk för fortsatt utveckling och underhåll av komplexa produkter. Scrum är en lättare approach och definierar en enkel uppsättning av roller, möten och verktyg för att effektivt, iterativt och inkrementellt leverera värdefull, levererbar funktionalitet.
I grunden handlar Scrum om att ge ett självgående team chansen att leverera och definiera roller och ansvar för att skapa en hälsosam spänning mellan att leverera rätt sak, på rätt sätt, så snabbt som möjligt.
Scrum förespråkar hjälp av en litet, tvärfunktionellt team av upp till 9 personer som arbetar med objekt i en eftersläpning – en samling av olika krav – som har definierats och prioriterats av en produktägare.
Arbetet är uppdelat i ”spurter” eller ”sprinter”, en utveckling på vanligtvis 2-4 veckor, under vilken dagliga ”scrums” tar plats där team rapporter om framsteg och hinder. I slutet av varje sprint, ser man över arbetet i ett ”sprint review” möte för att tillsammans bestämma med produktägaren om det är tillräckligt för att defineras som ”klar”.
Scrum underlättas och betjänas av en ”Scrum Master” som möjliggör och leder scrums, sprint demos och översikter, vilket leder utvecklingen i teamet och att de gör sitt arbete samt en ledande återblick efter varje sprint, för att säkerställa att teamet kontinuerligt optimerar och förbättrar.
Kanban
Finns till för att i huvudsak förbättra snabbhet och kvalitet i leverans, genom att öka synligheten i arbetet, och att begränsa multi-tasking
Kanban är en projektledningsmeto som fokuserat på lean-principer och en strikt process för att öka effektiviteten. Det liknar på många sätt Scrum – det handlar om att släppa tidigt och ofta med ett samarbetsvilligt och självgående team. Men jämfört med Scrum, är Kanban en mer evolutionär förändring, en mjukare landning i världen av Agile metoder som är mindre normativ.
Kanban är lättare kring processen, flexibel, har inte föreskrivna roller, och försöker helt enkelt att förbättra genomströmningen genom en ökad inriktning av teamet på saker som verkligen betyder något. Kärnan för praxis är att visualisera flödet, vilket begränsa arbetet, mäta ledtider, vilket gör att man kontinuerligt kan utvärdera processen och möjligheter till förbättring.
Scumban
Begränsar arbete som Kanban och ser över daglig efterfrågan på arbete, precis som Scrum
Scrumban är en relativt ny projekledningsmetod som faller in kategorin ”hybrid”, då den kombinerar en blandadning av Scrum och Kanban-metoder för projektledning. Det kräver flexibilitet av Kanban och lägger till en del av strukturen av Scrum för att skapa ett nytt sätt att leda projektet.
Snarare än att arbeta i potentiellt begränsande tidsboxer samt spurter, använder Scrumban en princip som bygger på planering efter efterfrågan, och kan på så vis lösa eftersläpningar. Uppgifter ges av teamet som kan inkludera uppgifter när de tas emot, som i Kanban. Detta innebär att arbetet är begränsat och utvecklingen i teamet förblir fokuserade på uppgiften istället för att oroa sig om sprint möten, och vad teamet åtagit sig att leverera i sprinten.
Lean
Metoden finns till för att effektivisera och eliminera slöseri för att leverera mer med mindre.
Lean är en projektledningsmetod som fokuserar kring team-effektivitet. Utan tvekan anses detta vara gudfadern av Agile – Lean handlar om att göra mer med mindre. Det börjar med att identifiera värde och sedan maximerar det genom ständiga förbättringar genom att optimera flödet av värde och att eliminera slöseri.
Det är ett tema med principer, snarare än en metod, som dikterar process och saker att göra. Det antyder att du kan göra mer med mindre, genom att ta itu med de tre dysfunktioner som skapar avfall, Muda, Mura och Muri, även kända som de tre M:en.
Muda handlar om att få bort avfall att få bort processer eller något som i slutändan inte tillför värde till kunden. I världen av digitala tjänster, skulle detta kunna vara att eliminera omgångar av revideringar.
Mura handlar om att eliminera variationer för att ta bort överhuvudet som avviker från den vanliga processen för skapandet. För en organisation kan detta betyda att standardisera uppdrag och godkännandeprocesser.
Muri handlar om att ta bort överbelastning, den optimala kapaciteten jobbar runt 60-70 procent, något mer än det och allt saktar ner. Man kan applicera detta i en verksamhet genom att minimera antalet projekt som man kör inom ett och samma företag.
Lean är inriktat på att ändra hur vi ska agera för att vara laserfokuserade på att leverera värde. Det handlar om att flytta fokus från att optimera separat teknik, tillgångar och vertikala avdelningar för att optimera flödet genom hela projektet som passerar över teknik, tillgångar och avdelningar till kunder.
Lean kan vara en bra inställning att anta när man ser över sina projekt-och leveransprocesser – för att fundera över hur ni kan trimma era projektprocesser ner till det allra nödvändigaste för att leverera värde och få bort saker som bara är onödigt och utfyllnad, gör du detta har du en Lean-inställning.
XP – Extreme Programming
Extreme programming (XP) är en projektledningsmetod som definierar värden och processer för att förbättra kvaliteten på programvara och lyhördhet för att säkerställa respons enligt kundens krav. Projektledningsmetodens värden eller principer är mycket liknande scrum, alltså kring enkelhet, kommunikation, feedback, respekt och mod.
Hur man väljer rätt projektledningsmetod
Att välja rätt projektledningsmetod är viktig eftersom den definierar hur du och ditt team arbetar. Projektledningsmetoder ger strukturer som kan vägleda oss mot projektets framgång eller misslyckande.
Så när man beslutar vilka projektledningsmetoder man ska använda i ett projekt, måste man tänka på enkelhet eller komplexiteten av projektet, kunden, tillgängliga resurser och projektets begränsningar (inklusive aptit för förändring och risk), tidslinje, verktyg och människor.
Sammanfattningsvis
Att välja den mest lämpliga projektledningsmetoden kan vara knepigt. Det beror på så många faktorer, av vilka många utan dem faktiskt är utom vår kontroll.
Men här är vad som verkligen är viktigt – att man ser bortom ”standarden” i branschen. Projektledningsmetoder är bara verktyg för att hjälpa oss att leverera projekt.
Det är verkligen inte värt att argumentera över de sista detaljerna i en metod – vi bör i stället fokusera på den större bilden.
Oavsett om det är Kanban, Vattenfall, eller någon annan metod, så spelar det egentligen ingen roll. Det viktigare är att metoden verkligen bär sitt syfte för just din organisation, ditt team, ert projekt och värdet till kunden.
