Projektövervakningen och kvalitetskontroll av projektet pågår samtidigt som projektet genomförs. Det handlar bland annat om att jämföra utförandet med projektplanen för att se huruvida dessa delar överensstämmer, samt för att kunna göra anpassningar av projektplanen om det skulle behövas. Även kvalitetskontroller är viktiga att göra kontinuerligt för att försäkra sig om att projektet håller de standarderna som förväntas, eller följer de riktlinjer som ska följas för det specifika projektet.

Vad är projektövervakning?

Projektövervakning är den process där man håller koll på alla mätbara värden inom projektet, såsom tider, projektgruppens prestationer, eventuella problem och korrigerande åtgärder av dessa. Allt detta görs för att kunna säkerställa att projektet ligger inom sitt bestämda ramverk, både vad gäller budgeten och vad gäller olika tider som har angivits. För att kunna övervaka projektet behöver man alltså ha koll på samtliga projektaktiviteter som pågår och se till så att projektet går enligt planen.

Projektövervakning har en viktig roll när det kommer till att ta beslut kring olika processer inom projektet. Det är framför allt projektledaren som ägnar sig åt detta, men även andra som arbetar inom projektet kan ha användning av det. Projektövervakning är dock en metod som ofta bortses ifrån under projektets gång, och görs enbart för att uppfylla vissa kriterier som finns i exempelvis projekthanteringsplanen. Däremot kan projektövervakning tillämpas både för att förutse potentiella risker och för att kunna upptäcka olika hinder som annars hade varit svåra att identifiera i tid.

Varför är projektövervakning viktigt och hur tillämpas det?

Projektövervakning är viktigt för att projektledaren, eller andra beslutsfattande aktörer inom projektet, ska kunna fatta så bra beslut som möjligt, baserat på den verifierade data som finns tillgänglig. Genom att hålla koll på hur projektet fortgår och hur alla dess beståndsdelar förhåller sig till planeringen och till varandra blir det också lättare att se om någonting avviker från projektplanen – och kan därmed åtgärda detta i tid.

Om beslut fattas utan att projektet har övervakats kommer besluten som fattas också vara slumpmässiga och baseras på få eller inga bevis, vilket också kan innebära att resultaten av besluten inte blir optimala i avseendet vad som önskades åstadkommas. Detta blir slöseri med såväl tid som resurser, vilket sällan är någonting önskvärt.

Av den anledningen är det också viktigt att projektet övervakas flitigt och att den data som samlas in faktiskt används på ett konkret sätt vid beslutsfattandet. Några frågor som kan ställas vid projektövervakningen är följande:

• Genomförs arbetsuppgifterna enligt planen?
• Har det uppstått några oväntade konsekvenser under tiden arbetsuppgifterna har utförts?
• Hur arbetar projektgruppen vid olika specifika tidpunkter?
• Vilka element består projektet av och behöver några av dessa förändras?
• Om några förändringar inom projektet görs: hur påverkar detta andra delar av projektet?
• Kommer projektet kunna leda fram till det förväntade resultatet om några förändringar görs?

Görs projektövervakningen manuellt eller automatiserat?

Projektövervakningen kan ske manuellt, men det vanligaste är att använda sig av automatiserade verktyg för att förenkla processen. Inom de flesta projekt används projekthanteringsverktyg för att hålla koll på detta, samt för att delegera uppgifter och för att övervaka projektet. Det dock en komplex process och de verktyg som finns tillgängliga kanske inte alltid uppnår de krav som finns på att kunna bevaka specifika och individuella uppgifter och effektiviteten inom projektet. Den programvaran som finns tillgänglig för att övervaka projektet kan bland annat innehålla följande funktioner:

• Realtidsövervakning av projektgruppens aktiviteter: Genom att uppgifterna som görs överförs i realtid, samt att det syns vad varje person inom projektet arbetar med just nu, kan man också se vilka uppgifter som kommer genomföras härnäst. Det är också ett sätt att upptäcka om en uppgift inte skulle gå enligt planen och exempelvis ta längre tid än planerat. Om så är fallet kan man snabbt åtgärda detta genom att exempelvis göra om i projektplanen eller ta reda på hur det kommer sig att uppgiften tar längre tid än vad som hade tänkts från början. Det behöver inte vara ett problem att allt inte går exakt enligt planen, utan huvudsaken är att projektet kan nå sina mål och att hitta strategier och tillvägagångssätt för att kunna uppnå detta.

• Regelbundna status- och lägesrapporter: Rapporterna av detta slaget blir en sammanfattning av hur den aktuella projektstatusen ser ut, bland annat i avseende gällande uppgifternas varaktighet. Rapporterna kan till exempel visa hur lång tid som har spenderats på de olika uppgifterna samt kan beräkna hur mycket tid som förmodligen kommer krävas innan hela projektet är slutfört. Genom att göra regelbundna kontroller av detta kan man också upptäcka om någonting avviker från det planerade eller om det behöver göras några justeringar för att få projektet på rätt spår igen.

• Erbjuder rekommendationer och förslag: I vissa fall kan programvaran även erbjuda rekommendationer och förslag på vad som skulle kunna göras. Ofta baseras det på data kring de eventuella avvikelserna som finns inom projektet. Ibland kan verktyget också i förväg identifiera huruvida en uppgift kommer bli klar i tid eller om den kommer ta längre tid än vad som har beräknats. På så sätt kan det vara behjälpligt med råd för hur man ska organisera upp arbetet och projektgruppen så att det inte sker, och så att projektet kan fortsätta enligt planen.

• Säkerställer att rekommenderade åtgärder genomförs: Det är viktigt att projektgruppen hålls uppdaterad om eventuella åtgärder som ska implementeras inom projektet, så att de vet vad som ska göras. I vissa fall kan det innebära att åtgärderna som ska göras överlappar andra uppgifter som ska genomföras, vilket kan göra att det ena eller det andra behöver prioriteras. I de lägena kan programvaran ibland se till att projektriktningen ändå fortsätter att följas så att projektet drivs framåt.

Sammanfattningsvis kan det sägas att projektövervakningen ofta är viktigt för att kolla så att projektplanen följs och för att projektmålen ska kunna uppnås. I och med att det är flera faktorer som spelar in här – både projektledaren, projektgruppen, projektplanen och eventuella förändringar inom dessa kategorier – kan det ibland kännas svårt att hålla koll på alla delar samtidigt. Av den anledningen kan det också vara bra att använda sig av någon programvara som hjälper en med detta och gör det tydligt vad som ska göras och när, samt meddelar när någonting inte går enligt planen och hur detta ska hanteras och åtgärdas. På så sätt kan projektet fortsätta genomföras både effektivt och förhoppningsvis även nå sina tänkta projektmål inom den tidsramen som har satts.

Vad är kvalitetskontroll och vad är det som kvalitetskontrolleras?

Kvalitetskontroll är en process som syftar till att säkerställa att projektet, och dess olika beståndsdelar, håller den kvalitet som förväntas.

Vilka tekniker och verktyg kan användas vid kvalitetskontroll?

Det finns flera olika verktyg och tekniker som kan användas för att kvalitetskontrollera olika delar inom ett projekt. Vissa av dessa verktyg och metoder kan även användas i andra situationer under projektets gång. Nedan kommer några exempel på verktyg och metoder som kan användas för kvalitetskontroll:

• Orsak-verkan-diagram: Ett diagram där orsak och verkan framgår kallas även för fiskbensdiagram. Diagramtypen används för att kunna identifiera de orsaker som finns till såväl befintliga problem som potentiella sådana. Diagrammet består av en mittenlinje som symboliserar de potentiella problem som kan finnas. Från mittlinjen går det ut linjer till varje kategori inom projektet såsom resurser, miljö och projektledning. Mellan mittlinjen och dessa kategorier kan man sedan fylla i orsaker som kommer kunna hända inom de olika områdena, vilket slutligen kan leda fram till problemet i mitten. Diagrammet används både för att göra kvalitetskontroller, men även när det görs en riskanalys.

• Kontrollschema: Kontrollscheman används bland annat för att kunna se stabiliteten i en process på ett grafiskt sätt. I schemat kan man se hur processen förändrats över tid och hur eventuella förändringar ter sig under tidens gång. Om det upptäcks att det finns stora variationer inom en specifik process anses processen vara instabil. Om en process befinner sig på en jämn nivå över tid anses den vara stabil. Genom att använda sig av ett kontrollschema får man möjlighet att kunna mäta hur olika processer rör sig, och kan på så vis också se hur de ligger till i förhållande till det som anses vara önskvärt, exempelvis dess stabilitet.

• Flödesschema: Ett flödesschema är ett schema där man kan följa processflöden. Detta görs för att kunna lokalisera både befintliga och potentiella problem som kan komma att uppstå. Det kan även användas för att upptäcka brister som kan finnas i processerna – och för att se styrkorna i detsamma. Ett flödesschema kan både användas som ett kvalitetskontrollverktyg och inom riskanalys.

• Histogram: Ett histogram är en representation av de händelsefrekvenserna som finns i projektet. Histogrammet är vanligtvis grafiskt utformat. Histogrammet kallas även för kolumndiagram eller stapeldiagram. I diagrammet kan man bland annat se hur många enheter som finns av olika resurser, eller mäta värdena i olika dimensioner eller objekt.

• Paretodiagram: Ett paretodiagram är ett diagram som består av både staplar och linjer. Värdena är upplagda i fallande ordning och totalen visas med linjen, och visar på sannolikhet och fördelning. Sannolikheten visas i form av vilken sannolikhetstäthet det är att en viss variabel förekommer.

• Schema över pågående processer: Ett schema som visar pågående processer består av insamlad data under en bestämd tidsperiod. Detta gör så att man kan se olika trender inom de olika processerna, och kan upptäcka om det uppstår några problem under processen.

• Scatterdiagram: Ett scatterdiagram är ett diagram som visar korrelationen mellan två olika variabler. Diagrammet kan bland annat visa på spridningen som sker mellan olika parametrar, samt kan användas för att se huruvida det finns något samband mellan arbetsupplägg och eventuell övertid.

• Statistik: Genom att föra statistik över olika delar av projektet. Vanligtvis gör detta i form av stickprov, där en viss del av helheten mäts, istället för att hela projektet mäts. Anledningen till att enbart en del mäts är framför allt av tidsskäl, att det går snabbare. På så sätt kan man se huruvida projektet håller sig inom planen för det som förväntas, eller om någonting avviker.

• Inspektion: Att inspektera ett projekt innebär att granska exempelvis de produkter som tillverkas, eller att kolla hur arbetet utförs för att se att allt är som det ska och för att kunna fastställa de kvalitetsnormer som finns. Ett inspektionssätt kan vara att skriva recensioner, men det finns även andra sätt det kan göras på.

Vad är syftet med projektövervakning och kvalitetskontroll?

Syftet med att övervaka ett projekt och att göra kvalitetskontroller är att följa processen under projektets gång: från att projektet initieras, planeras, genomförs och tills det slutligen avslutas. Genom att observera projektet under genomförandefasen kan man lägga märke till eventuella problem som kan tänkas uppstå, som inte finns med i planeringen, och kan på så sätt hitta strategier för att hantera detta. När problemen upptäcks i ett tidigt skede blir det också lättare att korrigera dem, för att på så sätt kunna fortsätta genomföra projektet enligt planen. Projektövervakningen och kvalitetskontrollen är någonting som sker under hela den tid som projektet pågår.

Vilka olika områden kan övervakas och kontrolleras?

De områden som övervakas och kontrolleras är ofta desamma som framgår i projektplanen, där bland annat följande delar kan ingå:

• Kostnad
• Kvalitet
• Medarbetare
• Kommunikation
• Risker
• Kontrakt
• Problem och lösningar
• Konfiguration
• Förändring

Hur övervakningen och kvalitetskontrollen sedan tillämpas i praktiken kan dock skilja sig åt, och utgår alltid från de behov som finns i projektet. Detta innebär att det som fokuseras på både kan skilja sig mellan projekt och inom samma projekt under dess olika faser.

Vilka olika roller och ansvarsområden kan finnas?

De roller och ansvarsområden som kan finnas inom projektet kan variera, men några vanliga roller och ansvarsområden som brukar förkomma är följande:

• Finansiell analys: Personen som är ansvarig över den finansiella analysen ska bland annat besluta om, spåra och kontrollera projektkostnader och projektets budget, koordinera och förbereda relevanta dokument, ha koll på budgetförändringar samt samla och rapportera kring sådant som rör de ekonomiska aspekterna av projektet.

• Projektledning: Projektledaren är ansvarig för att se till så att projektplanerna sätts i verket. Det innebär bland annat att regelbundet kolla så att projektet genomförs enligt planerna och att allt sker på ett bra sätt med lämpliga kvalitetsstandarder.

• Projektkoordinator: Projektkoordinatorn är ansvarig för att ha koll på projektets omfattning och att kontrollera inputs som rör projektet, för att på så sätt kunna samordna projektet och dess olika delar.

• Sponsoransvarig: Den som är sponsoransvarig i ett projekt har bland annat ansvar för att ha kontakt med aktörer som kan tänkas vara intresserade av projektet, såsom beställare, intressenter och andra typer av agenturer.

• Projektgruppen: Projektgruppens ansvar är att utföra de uppgifter som har tilldelats dem i projektplanen eller arbetsbeskrivningen. Projektgruppen är ofta sammansatt av flera olika personer som har olika förmågor, kunskaper och erfarenheter och som har olika roller och jobbar i olika omfattning med projektet. Projektgruppen kan bestå av allt från olika organisationer till olika privata aktörer. Vissa jobbar med projektet en längre tid, medan andra är anställda under en kortare period.

• Kvalitetskontrollansvarig: Den som är kvalitetskontrollansvarig ska ha en överblick över projektet och ska försäkra att såväl produkter som arbetsprocessen har den kvalitet som ska has. Till detta hör både att undersöka kvaliteten och att bedöma resultaten från den data som samlats in.

• Riskhantering: Personen som ansvarar för riskhantering ska kolla, spåra och kontrollera de risker som finns inom projektet. Om någon risk upptäcks ska detta dokumenteras och informationen ska vidarebefordras.