Resursplanering: A och O för att effektivisera arbetsprocessen

Resursplanering handlar om att identifiera, prognostisera och placera resurser på rätt plats i verksamheten.

Meningen med resursplanering är att säkerställa ett effektivt utnyttjande av resurser och är en självklar del i arbetet i olika företag som arbetar med projekt och tjänster.

Resurser innebär inte bara personalresurser utan innehåller även tekniska och administrativa resurser, samt material, utrustning och kontor.

Resursplanering

Vad är resursplanering?

Resursplanering är ett verktyg för att kunna planera vilka resurser som ska göra vad i ett speciellt uppdrag.

Med grafer och rapporter kan man till exempel följa upp hur planerad tid motsvarar den nedlagda tiden för en specifik kund, ett uppdrag eller en medarbetare.

Genom att använda resursplanering får man en total överblick över verksamhetens planering och tillgängliga resurser.

Att resursplanera personal

Projekt är oftast något som påverkar resursplaneringen, eftersom resurser i verksamheten då måste omfördelas.

Därför finns ett naturligt resursplaneringsbehov i verksamheter som är projektbaserade.

En verksamhet strävar ständigt efter låg personalkostnad, hög produktivitet och hög flexibilitet tillsammans med hög kvalitet i det som utförs.

Detta blir allt viktigare i takt med digitalisering och eftersom marknaden blir mer och mer internationell.

Det finns mycket att ta hänsyn till för någon som har personalansvar på ett tjänsteföretag.

Det är viktigt att identifiera vilka kompetenser som behövs och hur de bäst kommer till nytta.

Dessutom behöver man ta hänsyn till tillgänglighet, önskemål om arbetstid, intäktsmål, fördelning av projekt och mycket mer.

Hur man resursplanerar

För att kunna resursplanera ett projekt behöver man hämta input kring förväntningar, behov, utmaningar och risker från kunden, teamet och andra intressenter.

Därefter sätter man mål gemensamt.

Det är bra att dra lärdom av hur det har gått till tidigare.

I de mest effektiva tjänsteföretagen finns strukturkapital som byggs över tiden och skapar allt effektivare sätt att arbeta med projekt.

Man behöver bygga en tydlig tidslinje med viktiga deadlines och delleveranser.

Det är också bra att använda sig av mjukvaror som stöd för att kunna planera och kommunicera.

Identifiera viktiga pusselbitar

I resursplaneringen behöver man även identifiera vilka resurser som behövs och när man behöver dem.

Kanske finns det resurser eller kompetenser som saknas för att genomföra ett framgångsrikt projekt.

Man behöver säkerställa att brygga gapen med hjälp av till exempel konsulter.

Det är även viktigt att identifiera när och hur man skaffar de resurser som behövs.

Som projektledare kommer man behöva be om personalresurser från chefer.

Här är det också viktigt att föra dialog kring kapacitet, tillgänglighet, kompetens och risker.

Man behöver analysera rimligheten i projektets förväntningar; kanske finns det risker för att inte kunna nå projektmålen om projektet inte verkar vara genomförbart.

I resursplanering bör man alltid vara beredd på att omvärdera planen längs vägen.

Mjukvarustöd för resursplanering

Tjänsteföretag arbetar med beläggning eftersom de säljer kunskap genom konsulttjänster.

Därför är det också bra exempel på när resursplanering är nödvändigt inom verksamhetsstyrningen.

Cheferna i verksamheten kan i sitt planeringsverktyg få bättre insyn och kontroll.

Genom verktyget kan man hantera konsulternas timmar effektivare, få översikt i realtid, planera för semestertoppar och andra delar i arbetet med beläggningsfrågor.

Kommunikationsmöjligheterna sparar också tid åt cheferna.

Att kunna visualisera planeringen och tillsammans arbeta i den innebär att man sparar på mycket tid och energi.

Olika typer av mjukvaror

Det går att koppla ihop resursplaneringssystemet med andra system som hanterar en bredare planering.

Detta underlättar i arbetet att göra bredare analyser och uppföljningar samt i arbetet med nyckeltal.

Om man använder en helhetslösning går det att koppla ihop resursplanering med budgetarbete, riskhantering, scenarioplanering, målstyrning och strategi inom verksamheten.

Man kan se kopplingar och samband och får ett bredare underlag för att genomföra analyser och prognoser.

Samarbetsmöjligheter, transparens och förståelse ökar också genom att använda dessa verktyg.

Satsa på en bra mjukvara

Excel är ett vanligt resursplaneringsverktyg, dock leder detta ofta till utmaningar då Excel inte är skapat för resursplanering och därför inte har alla funktioner som är nödvändiga.

Det finns andra program som har bättre stöd för planering av resurser integrerat i systemet.

I dessa program finns ofta olika viktiga funktioner som till exempel möjlighet att arbeta med olika typer av frånvaro, hantering av centrala påslag, stöd för olika resurser och möjlighet att arbeta med olika modeller.

Därför är resursplanering viktigt

När man utför resursplanering på rätt sätt uppnår organisationer och verksamheter maximal effektivitet och optimering i sin resursanvändning, utan att under- eller överutnyttja någon resurs.

Att använda resursplanering hjälper också till att belysa brister, framtida resursbehov och potentiella resursflaskhalsar.

Resursplanering gör att man kan reagera med större flexibilitet när marknader utvecklas och projekt förändras.

När nya tekniker kommer in på marknaden i ständig ökande takt, blir organisationers förmåga att anpasa sig av största vikt.

Affärsmål som var viktiga igår kan ändas i värde över en dag.

Företag måste göra allt de kan för att uppnå den flexibilitet som krävs för att svänga när mål och strategier förändras.

Ingen lätt uppgift

En resursplan kartlägger hur och när företagets resurser kommer att användas.

Det fungerar som en plan för att säkerställa att projekt och arbete utförs i tid och inom budget.

Men det är ingen lätt uppgift – särskilt när resurserna är många och olika projekt som kräver ett sortiment av kompetenser pågår inom ett företag.

Många projekt- och programledare använder resursplaneringsmöjligheter inom projektportföljhanteringslösningar.

Dessa verktyg hjälper dem att samla de tillgängliga resurserna inom organisationen, klassificera dem i kategorier och lägga till specifika attribut som färdigheter, erfarenhet och tillgänglighet.

Dessa data gör det möjligt för dem att tilldela uppgifter till individer och team baserat på dessa attribut, samtidigt som de upprätthåller och övervakar utnyttjandet av resurserna.

Vikten av resursplanering

Effektiv resursanvändning är bland de viktigaste (och ofta mest utmanande) aktiviteterna som företag genomför.

Resursplanering som utförs korrekt och hanteras noggrant hjälper till att förbättra organisationens allmänna hälsa genom att säkerställa maximalt resursutnyttjande.

Tidigare placerades människor ofta i team bara för att de var tillgängliga vid den tiden. Minimal uppmärksamhet ägnades åt deras färdigheter eller det andra arbetet de utförde. Resultatet blev kompetensklyftor som förvärrade projektförseningar även när kompetensen fanns någonstans i företaget.

Och projektförseningar ledde ofta till fler projektförseningar.

För att undvika detta har företag lagt ett strategiskt fokus på att maximera resursutnyttjandet.

Leverans i tid och inom budget

Företag strävar efter att leverera projekt enligt tidtabell.

Att göra det hjälper till att bygga upp kundnöjdhet och lojalitet, ökar den interna moralen och säkerställer att framtida projekt startar i tid.

Projektresursplanering är nyckeln till leverans i tid.

Företag strävar också efter att slutföra projekt inom budget.

Överutgifter kan orsaka inställda projekt, uteblivna intäkter och minskad lönsamhet.

Utan en tydlig förståelse för resurser och resurskapacitet är budgethantering ett skott i mörkret.

Förbättrat projektflöde

Snabbare projektflöde är ett resultat av god resursplanering.

När rätt personer arbetar med rätt projekt vid rätt tidpunkt, går projektet framåt i maximal hastighet och med färre misstag.

Resursplanering bör ge realtidssynlighet och prognoser av brister och flaskhalsar för att stödja resursbeslut.

Brist eller överskott på resurser kan identifieras genom att jämföra resursefterfrågan med befintlig kapacitet.

Att upptäcka en brist på färdigheter som krävs för ett framtida projekt gör det möjligt för chefer att överbrygga klyftan.

Detta hjälper till att förhindra organisationer från att anställa nya talanger när problemet helt enkelt är en felaktig allokering av resurser.

Det förhindrar också att företag upplever oplanerade produktionsstopp.

Sammanfattning

God resursplanering är A och O för att effektivisera arbetsprocessen i en verksamhet.

Genom att använda resursplanering får man en överblick över resurserna i verksamheten och kan identifiera brister och vad som behövs struktureras om.

Resursplanering gör att man lättare kan leverera tjänster och produkter med hög kvalitet, i tid, till nöjda kunder.