I en verksamhet arbetar man nästan alltid mot ett mål, antingen ensam eller i grupp.
Varje person har en uppgift som ska fullföljas och ibland sätts personer ihop i grupper för att tillsammans nå ett mål, exempelvis inom ett projekt.
När man arbetar på en uppgift så kan det hjälpa om man kan klargöra varför man arbetar med uppgiften och vad man vill åstadkomma. När man gjort detta så kan man på ett tydligare och mer strukturerat sätt uppnå sitt mål.
En välbeprövad metod inom organisationer i allmänhet och projektledning i synnerhet är att använda SMARTa mål-modellen.
I den här artikeln går vi igenom vad SMARTa mål innebär och hur man kan använda det på bästa sätt för sin arbetsuppgift eller för sitt projekt.
Vad är SMARTa mål?
SMART är en akronym för de fem grundpelarna som beskriver hur ett mål ska formuleras:
• Specifikt
• Mätbart
• Accepterat
• Realistiskt
• Tidsatt
Om man kan definiera dessa fem punkter i sin målformulering så kan man på ett mer effektivt sätt uppnå sina mål. Punkter kan som sagt hjälpa till att förtydliga målen, vilket är helt avgörande när man exempelvis arbetar i grupp och det är många olika personer inblandade.
Det kan vara svårt för alla att ha en lika tydlig bild över vad målet är.
SMARTa mål kan också användas när man arbetar ensam med en arbetsuppgift och strävar efter att uppnå sitt mål. Låt oss gå in djupare på vad de fem komponenterna för SMARTa mål innebär.
Specifikt
Målet ska vara specifikt, alltså väldigt tydligt och konkret.
Det ska vara något som går att sätta fingret på.
Om man arbetar med ett projekt där en produkt ska utvecklas, då kan ett vagt mål vara att ”ha en färdig, funktionerande prototyp”. Man vill sedan vara specifik och definiera vad det innebär att prototypen är färdig och att den är funktionerande.
- Vilka funktioner ska den ha?
- Vad krävs för att den ska kunna kallas funktionerande?
- Hur vet vi att den är färdig?
- Vilka komponenter ska den bestå utav?
Man ska alltså ifrågasätta målet och ge det ett tydligt svar.
5 V-frågor
När man ska definiera ett specifikt mål så kan man använda sig av de fem V-frågorna:
– Vad vill jag uppnå?
– Varför är detta målet viktigt?
– Vem är inblandad?
– Var utspelar det sig?
– Vilka resurser eller begränsningar finns det?
I vårt exempel så kan ett specifikt mål för att ”ha en färdig, funktionerande prototyp” vara att man klargör: vilka funktioner prototypen ska ha, vilka komponenter den ska bestå av, hur länge den ska kunna utföra de funktioner man önskar och vad den behöver för att utföra funktionerna.
Mätbart
Målet ska vara mätbart, vilket innebär att man är tydlig med exakt vad det innebär att målet har blivit uppnått.
Hur kan man vara säker på att målet har blivit uppnått överhuvudtaget? Det måste vara väldefinierat och konkret, vilket också togs upp i stycket innan, så att man tydligt kan se när målet blivit uppnått.
Om målet var att ha en färdig, funktionerande prototyp, så blir det väldigt tydligt om målet blivit uppnått eftersom man i slutändan antigen har prototypen i sin hand eller inte och den kan utföra de funktioner man önskat.
Om prototypen inte kan göra det som man specificerat, så har målet inte uppnåtts. Att ge sina mål mätbara egenskaper hjälper också medlemmarna i projektet att följa processen av projektets utveckling.
m man har mätbara egenskaper, som exempelvis definierar hur mycket eller hur många av något man vill ha, så kan man tydligt se när man uppnått det under projektets gång. Om man märker att man inte än uppnått något av de mätbara egenskaperna så kan man inse att man behöver pusha på en deadline eller omvärdera slutmålet.
När man ska definiera ett mätbart mål så kan man använda sig utav frågor som definierar mängd:
– Hur mycket?
– Hur många?
– Hur vet jag när målet blivit uppnått?
Om vi utgår ifrån vårt tidigare exempel så kan mätbara egenskaper på vårt mål ”ha en färdig, funktionerande prototyp” vara exempelvis hur många funktioner ska prototypen ha, hur många komponenter behöver prototypen ha för att fungera, och vilka funktioner förväntas prototypen ha när den är färdig.
Accepterat
Målet ska vara accepterat, vilket innebär att både du och resterande personer som är involverade i projektet är med på hur målet ska uppnås och att det som behövs för att uppnås finns tillgängligt. Målet måste vara realistiskt och de inblandade i projektet måste tro på att målet kan uppnås.
Alla inblandade måste alltså acceptera att målet är genomförbart med de resurser och kunskaper man har eller ska få tilldelade inom projektet. Om det inte finns de resurser som krävs så är inte målet realistiskt och kan då heller inte bli accepterat.
När man ska definiera ett accepterat mål så kan man använda sig utav frågor som:
– Hur kan jag uppnå detta målet?
– Hur realistiskt är målet, baserat på andra begränsningar så som finansiella tillgångar?
För att applicera egenskaper som är accepterade på det mål som vi använt som exempel så kan det vara att man definierar hur mycket resurser som krävs för att ”ha en färdig, funktionerande prototyp” men också att man undersöker om man faktiskt har tillgång till de resurser som kan behövas för att nå målet. Det kan vara olika resurser så som finansiella resurser, kunskap, och arbetskraft.
Realistiskt
Målet ska vara realistiskt, vilket betyder att ska vara genomförbart och rimligt att uppnå, men inte heller för enkelt och lätt. Om man har ett mål som är realistiskt så innebär det att målet är rimligt enligt de tillgångar och den kapacitet man har, antingen som individ eller grupp. Det kan också innebära att målet är relevant för projektmedlemmarna, styrelsen, eller verksamheten i sin helhet, så att det är värt att fullfölja projektet och uppnå målet.
När man ska definiera ett realistiskt mål så vill man gärna svara ja på följande frågor:
– Är detta målet värt det?
– Är det rätt tid för detta målet?
– Matchar detta målet våra andra prestationer/behov?
– Är jag den rätta personen för att uppnå detta målet?
– Är det applicerbart i den nuvarande socio-ekonomiska miljön?
Om vi vill uppnå målet med att ”ha en färdig, funktionerande prototyp” så måste vi se om det är realistiskt och relevant för företaget att starta detta och fullfölja projektet med att få fram den här prototypen.
Är det värt för företaget att lägga ner resurser på projektet och är detta något som verksamheten kan stå för?
Kommer resultatet gynna projektmedlemmarna och verksamheten?
Det är också viktigt att alla projektdeltagarna i projektet anser att målet är realistiskt och relevant för dem också.
Tidsatt
Målet ska vara tidsatt, vilket innebär att man tydligt definierar målets starts och början. Om man kan sätta tydliga datum så blir det lättare att planera under hela projektets gång. Med ett tydligt slutdatum kan man också undvika att man skjuter på deadline eller har förseningar. Det är därför också viktigt att projektets varaktighet är realistiskt, så att man faktiskt kan hinna med det som behövs för att uppnå målet.
När man ska definiera ett tidsatt mål så kan man besvara dessa frågor:
– När?
– Vad kan jag göra om 6 månader från och med nu?
– Vad kan jag göra om 6 veckor från och med nu?
– Vad kan jag göra idag?
Hur man använder SMARTa mål
När man applicerar dessa fem komponenter på sin arbetsuppgift eller sitt projekt så får man en bra insikt till vad som behövs för att uppnå målet. SMARTa mål kan appliceras på vilken arbetsuppgift eller vilket projekt som helst och man bör gå igenom punkterna innan projektet startar.
Innan projektet sätter igång så börjar det oftast med ett förslag eller en idé om vad som ska göras. Det är i detta skede man kommer överens om vilka som skulle kunna vara delaktiga i projektet och ungefär vad som behövs för att finansiera det. När man definierar målen för ett projekt så får man oftast arbeta utifrån någon grund, exempelvis en uppgift eller en vision. Det kan vara en idé som någon inom verksamheten har eller en mer utförlig uppgift som är baserat på ett behov för företaget och dess kunder. När man vet detta så kan man börja planera projektet mer ingående, exempelvis vad som ska göras, hur lång tid det beräknas ta och vad som behövs i detalj. I detta skede kan man börja applicera de SMARTa målen.
Eftersom att man vet ungefär vad resultatet ska bli så hjälper modellen till med att förtydliga vad som behövs, hur realistiskt det är och hur lång tid det borde ta. Om man inte vet exakt vad resultatet ska bli så hjälper modellen till genom att ställa frågeställningar och därav definiera vad resultatet förväntas bli. Om det fortfarande inte är tydligt så ska man återkoppla till personen eller personerna som initierat projektet eller idén till projektet för att klargöra vad resultatet förväntas vara.
När visionen och resultatet är tydligt så går man igenom punkt för punkt så som vi har gjort i det tidigare exemplet och definierar målet utifrån de olika komponenterna. Man gör detta tillsammans med alla medlemmarna i projektet och man kan använda frågorna som finns med som stöd för att utveckla målet och göra det så tydligt som möjligt för alla. Om man kommer fram till att det saknas resurser eller att det finns tidsbrist så får man ta upp det med projektledaren eller den som är ansvarig för projektet för att sedan kunna hitta en lösning. I vissa fall kan modellen hjälpa en att inse att målet inte är realistiskt och man får då se om man ska fullfölja det eller inte.
När man använder sig utav modellen så märker man under processen att man parallellt gör en riskanalys. Eftersom att man ifrågasätter målet och utförligt börjar beskriva hur projektet ska gå tillväga så ställer man frågor som kan hjälpa till med att identifiera risker. Man kan exempelvis inse att man behöver mer tid för projektet för att bli klar eller att resurser saknas. Man kan därför separat anteckna dessa risker och arbeta med dem samtidigt. När man är klar med att definiera målen utifrån SMART-modellen så bör man ha en generell beskrivning av målen, en lista på målen enligt de fem komponenterna, samt en riskanalys med identifierade risker och vilka alternativ som finns för att hantera riskerna.
Efter att man definierat målet eller målen så ska dessa kommuniceras med alla inom projektet och ledningen för att bekräfta att det som ska göras inom projektet är korrekt och att man har allt som behövs för att komma igång.
Varför man ska använda SMARTa mål?
SMARTa mål hjälper med att tydligt definiera vad som ska göras i ett projekt eller för en arbetsuppgift. När man använder SMARTa mål så tar man sig tiden att gå igenom målen och projektet steg för steg och med dessa fem komponenter, om att det ska vara specifikt, mätbart, accepterat, realistiskt och tidsatt, så kan man täcka varje viktigt moment i projektet.
När man har ett projekt kan det ibland vara en utomstående person som satt målet för projektet och sedan tilldelat olika personer roller inom projektet. Personerna som ingår i projektet vet då inte exakt vad målet är eller hur det ska uppnås. Det kan därför vara en bra idé att gå igenom målet med projektmedlemmarna och även applicera SMARTa mål-modellen på målet så att det blir tydligt för alla inom projektet om hur man ska gå tillväga för att uppnå målet. Deltagarna i projektet får då också möjlighet att bidra med sina idéer och tankar kring målen och hur de kan uppnås.
I många fall kan det vara så att målet för projektet inte satts än. Det kan finnas idéer och förslag på vad projektet ska handla om men det kanske inte är tydligt än vad man förväntar sig att resultatet ska bli. Då hjälper SMART-modellen till med att definiera målet och också bearbeta vilka risker man ser med projektet. Man får med hjälp av modellen en tydlig beskrivning av målet och en lista som är organiserad med de fem egenskaperna som definierar målet. Genom att definiera målet enligt modellen så ser man tydligt vad man vill uppnå, när man vill uppnå det, och vad som behövs för att uppnå det.
Det finns många fördelar med att använda SMARTa mål. När man sätter mål så finns det större chans att man uppnår målet. Detta är för att man går igenom målet med sig själv eller med sina projektdeltagare och därför klargjort vad som ska göras och vem som ska göra vad. Är man många personer i ett projekt så ska målen också ha tydliga beskrivningar för vem som har hand om vad och personerna blir därför ansvariga för sin del av projektet. Om projektet ska kunna nå sitt mål så måste alla personer som har hand om sin del slutföra sin uppgift så att man tillsammans kan uppnå målet.
Mål hjälper också anställda i verksamheten att ha fokus så att de vet vad de behöver göra och vad de har ansvar för så att de blir motiverade. Både de som ansvarar och är med i projektet får bättre insikt om hur de anställda arbetar under projektets gång och man får bra erfarenhet och lärdomar som kan vara nyttiga för kommande projekt. Eftersom projektdeltagarna också vet vad det är de strävar efter så kommer de känna att de har presterat bra. Om man arbetar flera i en grupp så hjälper också målen till att ena projektmedlemmarna och det finns mindre risk för missförstånd och dispyter eftersom det är tydligt vem som har vilken uppgift och när man ska vara klar. När arbetsuppgifterna delas ut till projektmedlemmarna så blir målen inte bara ledningens utan alla i projektet tar del av målen vilket också ger en positiv effekt inom hela verksamheten.
Eftersom att målen följer med under hela projektets gång så kan projektmedlemmarna tydligt se hur projektet går framåt, vad som saknas eller behövs göras, och hur de ska fortsätta in i nästa fas. De kan se hur deras ansträngning och prestation ger resultat i projektet och de kan bocka av delmål under hela processen. Detta får projektmedlemmarna att känna både ansvar och motivation som kan driva de framåt i projektet fram till dess mål.
Om det är så att man upplever problem under projektets gång så kan det exempelvis vara så att målen inte kommunicerats tydligt nog, målen har inte varit motiverande, projektmedlemmar har tappat fokus, eller att projektmedlemmar har haft kommunikationssvårigheter. Om man inte följt SMART-modellen noggrant och även inte analyserat riskerna, så kan det uppstå motgångar medan man arbetar med projektet. Om man hamnar i den här situationen så kan man stanna upp och gå igenom sina mål igen och se om man har missat något. Man kan boka in ett möte för projektmedlemmarna och gå igenom vad som har hänt under den första fasen av projektet och hur man kan hantera de problemen som uppstått. Projektmedlemmarna kan uttrycka sig om de motgångar de upplevt och man arbetar sedan tillsammans med att lösa problemet. Det viktigaste är att man är tydlig och att kommunikation sker med alla projektmedlemmar inom projektet.
Frågor & Svar
Vad är SMARTa mål?
SMARTa mål är en akronym som står för Specifikt, Mätbart, Accepterat, Realistiskt och Tidsatt. SMARTa mål innebär att ett mål ska formuleras enligt dess fem kriterierna.
Vad är ett exempel på SMART mål?
Ett exempel på ett SMARTa mål är att växa inom min professionella roll på jobbet och öka min månadslön. Specifikt: Jag kommer att höja min lön. Mätbart: Jag kommer dokumentera mina framsteg och arbeta med ledningen för att säkerställa att jag möte de mål och förväntningar på rollen under året.
Hur skriver jag SMARTa mål?
När du skriver SMARTa mål arbetar du dig igenom vart och ett av dessa termer för att skapa ett mål som beskriver exakt vad som måste uppnås, när det måste uppnås av och hur du vet när du lyckas.
