Det händer även de allra bästa cheferna och arbetsledarna att man försöker boosta produktiviteten bland de anställda men misslyckas.
Man kanske till och med har gett ett tal med brinnande engagemang eller förklarat hur viktigt det är att man når årets målsättningar, utan så mycket som en reaktion från de anställda.
Det kan kännas väldigt frustrerande när man misslyckas med att få igång sina anställdas motivation, men det behöver faktiskt inte vara på det sättet.
Att ha koll på olika motivationsteorier kan vara till stor hjälp och ge en de verktyg och modeller som behövs för att öka motivationen och därmed produktionen hos de anställda.
Olika motivationsteorier betraktar de anställda och systemen de jobbar inom på olika sätt, vilket kan vara viktigt att ta hänsyn till när man tar hjälp av en särskild teori.
En sådan motivationsteori är den så kallades Taylorismen.
Namnet kommer från den man som grundade teorin, nämligen Frederick Winslow Taylor.
Det var i sin text ”Principerna om vetenskaplig förvaltning (Scientific Management)” som Taylor hävdade att brister i en given arbetsprocess bara kunde lösas med hjälp av vetenskap, främst genom förbättrade managementmetoder och ekonomiska incitament.
Därtill menade han att det bästa sättet att öka produktiviteten var att optimera de metoder användes för att utföra arbetet. Taylors metoder för att förbättra arbetstagarnas produktivitet används hos en del företagen än idag.
Vad är Taylorismen?
Taylorismen beskrivs ofta som en teori men ibland även som ett slags produktionssystem. Det beror på att Taylors påståenden framförallt rörde produktivitet hos företag, samt hur man borde gå tillväga för att höja denna.
Människor har lett arbete och hanterat anställda i hundratals år och det går att spåra formella idéer om management och arbetsledning ända tillbaka till 1700-talet. Men den viktigaste utvecklingen i ledningsteorin framkom under 1900-talet. Mycket av den förståelse som finns idag för management och tekniker för det kommer från de många teoretikerna som verkade under denna period, som försökte förstå hur man bäst driver ett företag. Taylor var en av de första av dessa teoretikerna. Det var han som startade rörelsen kring ”Scientific Management”och som tillsammans med sina kollegor började studera arbetsprocesser på ett vetenskapligt sätt. De undersökte hur olika sorters arbeten utfördes och hur dessa metoder i sin tur påverkade de anställdas produktivitet. Taylors grundläggande filosofi gick ut på att det inte var lika effektivt att driva människor till att jobba så hårt de bara kunde, jämfört med att optimera sätten som de arbetade på.
År 1909 publicerade Taylor ”The Principles of Scientfic Management”, där han presenterade sin idé att produktivitet alltid kommer öka när man både optimerar och förenklar uppgifterna. Han utvecklade också idén som säger att anställda och managers måste samarbeta med varandra. Det är någonting som skiljde sig ganska markant från hur företagen sköttes innan teorierna bakom Taylorismen kom till. En manager på en fabrik i början på 1900-talet hade till exempel ofta väldigt lite direktkontakt med sina arbetare, utan lämnade de istället själva för att bara producera den beställda produkten. Det fanns heller inte någon standardisering och arbetarnas främsta motivering låg i en fortsatt anställning. Därför fanns det i princip inget incitament för arbetarna att jobba så snabbt eller effektivt som möjligt. Taylor var dessutom säker på att alla arbetare var starkt motiverade av pengar och ekonomiska incitament, vilket ledde till att han myntade uttrycket ”en rättvis lön för en rättvis arbetsbörda”. Med andra ord menade Taylor att en anställd som inte producerade tillräckligt mycket på en dag inte förtjänade lika hög lön som en annan anställd som var mycket mer produktiv.
Med en bakgrund i maskinteknik var Taylor väldigt intresserad av effektivitet. Under tiden som anställd hos en stor ståltillverkare i USA designade han experiment på arbetsplatsen för att bättre förstå optimala prestationsnivåer. I en av studierna experimenterade han med skyffel-arbete. Han testade sig fram tills han hade en design som skulle göra det möjligt för arbetarna att skyffla i flera timmar i sträck. I ett annat försök studerade han murare och experimenterade med de olika rörelserna som krävs för murande. Där lyckades han utveckla ett effektivt sätt att lägga tegelstenar på. Han tillämpade vetenskapliga metoder för att studera det optimala sättet att göra många olika typer av arbetsplatsuppgifter. Han fann att han genom beräkning av den tid som behövdes för de olika elementen i en uppgift kunde utveckla det ”bästa” sättet att slutföra uppgiften på.
De här ”tid och rörelse”-studierna ledde också Taylor till att dra slutsatsen att vissa människor kunde arbeta mer effektivt än andra. Det var de människor som chefer borde försöka anställa där det var möjligt. Således vidare det sig att det var en annan viktig del av arbetsplatsens effektivitet att välja rätt personer för jobbet. Taylor tog med sig det han lärde sig av de här experimenten och utvecklade sedan fyra stycken grundprinciper för vetenskaplig förvaltning/ledning, eller ”Scientific management”. Det är framförallt dessa fyra principer som brukar kallas för Taylorismen.
Vad är ”Scientific management”?
Scientific management använder vetenskapliga metoder för att analysera de mest effektiva produktionsprocesserna, för att i sin tur öka produktiviteten. Taylors teorier argumenterade för att det var arbetsledarnas och chefernas ansvar att utveckla lämpliga produktionssystem, för att kunna uppnå ekonomisk lönsamhet och effektivitet. Scientific management används numera ofta synonymt med begreppet Taylorismen, men egentligen stämmer det bättre att säga att Taylorismen var den första konkreta formen av Scientific management.
Taylors fyra principer som utgör Scientific management
Taylors fyra stycken grundprinciper som han publicerade i början av 1900-talet beskrivs nedan.
1. Vetenskap istället för tumregler
Taylor menade att man borde ersätta vanemässigt arbete som baseras på tumregler och sunt förnuft med vetenskapliga metoder, för att kunna studera arbetet och kunna fastställa de mest effektiva sätten att utföra en viss uppgift på. Det fanns inget vits med att göra saker och ting på ett visst sätt, enbart för att det var så det alltid hade gått till. Såhär blir det enklare att göra de beräkningar som krävs för att leta sig ner till optimala metoder, samt för att ta bort resurskrävande delmoment och aktiviteter. Taylor förespråkade specifikt att man borde ägna sig åt den sortens experiment som han själv började med, nämligen de tid och rörelse-studierna som nämndes tidigare. Det gick ofta ut på att man observerade de arbetare som var som mest effektiva, för att försöka förstå varför just dem var så produktiva. Det ultimata syftet var att kunna beskriva hur man utförde en upprepande uppgift så enkelt som möjligt. På så sätt kunde alla inom ett företag som ägnade sig åt samma uppgift läras upp för att göra den uppgiften på det mest effektiva sättet.
2. Utbilda de specifika arbetstagarna baserat på vetenskap
Istället för att bara tilldela en arbetstagare en slumpmässigt utvald uppgift borde man matcha arbetaren med en uppgift eller position baserat på dess kapacitet och motivation. Man borde också träna arbetarna till att jobba med maximal effektivitet. Taylor menade att det vore lämpligt att ta fram ett belöningssystem för att motivera arbetarna till att göra så bra ifrån sig som möjligt. Först kan man definiera produktionens mål, varifrån man sedan specialiserar verksamheten genom att sätta rätt arbetare på rätt position. Dessa arbetare utbildas sedan vidare för att själva kunna följa de vetenskapligt bestämda metoderna.
Taylor tyckte definitivt inte att man skulle låta arbetarna utbilda och utveckla sig själva, utan istället skulle varje anställd läras upp för att utföra en uppgift på exakt samma sätt som alla andra. Taylor tyckte helt enkelt inte att de anställda borde tänka själva, utan ville att varje enkel uppgift skulle utföras så snabbt och effektivt som möjligt. I ett nötskal skulle de anställda alltså få lön för att göra, inte för att tänka.
3. Säkerställ att de effektivaste metoderna används
Det var viktigt att övervaka arbetstagarnas prestation och produktion och ge instruktioner för att säkerställa att de använde de mest effektiva metoderna att arbeta på. All träning och utveckling av arbetarna borde grundas i vetenskap. Enligt Taylor fanns det två sätt att säkerställa att de mest effektiva metoderna var de som användes, nämligen:
- Övervaka: Övervaka de anställdas arbeten för att kontrollera att de följer instruktionerna och att produktionen sker som den ska. Det finns olika sätt att övervaka sina anställda på och ett exempel från företaget Amazon presenteras längre ner.
- Samarbeta: Man kan också arbeta tillsammans med de anställda för att omskola dem till att enbart använda de metoder som företaget i fråga menar är de mest effektiva.
Företag som ville introducera Taylorismen i sina produktionssystem stod inför utmaningen att omstrukturera sin verksamhet och sin organisation. Istället för att ha en eller ett fåtal arbetsledare
krävde Taylorismen nämligen att man hade flera stycken arbetsledare, där var och en fokuserade specifikt på effektiviteten för en särskild del av produktionen. Ju fler arbetsledare, desto enklare var det ju att övervaka de anställda och se till att de effektiviserade alla delar av produktionen.
4. Dela upp arbetet mellan managers och anställda
Man borde fördela arbetet mellan managers och arbetare lika. Syftet med det var att managers skulle lägga majoriteten av sin tid på att planera, utveckla processer, övervaka och att utbilda. Det gjorde det nämligen möjligt för att arbetarna i sin tur att jobba och prestera så effektivt som möjligt. Den här uppdelningen av arbetsuppgifter måste vara tydlig och konkret, samt anpassas efter de anställdas förutsättningar. Lönen skulle också anpassas efter hur produktiva arbetarna var.
För det mesta inkluderas enbart de här fyra principerna i Taylors Scientific Management men ibland nämns också den femte, viktiga aspekten av Taylorismen vilken är att lönen skulle baseras på arbetarnas resultat. Taylor menade att varje enskild anställd skulle få betalt för hur mycket de hade producerat och bidragit till företaget. Det gjordes framförallt genom att de anställda fick betalt per artikel eller föremål som de hanterade. Den här femte aspekten kring arbetarnas löner syftade framförallt till att skapa ett starkt incitament för arbetarna att göra så bra ifrån sig som möjligt och inte lata sig.
Kritik mot Taylorismen
Taylors teorier bakom Scientific management bygger på idén att det finns ett enda rätt sätt att göra något på. På grund av det står Taylorismen i kontrast till många andra idéer och approacher, som istället fokuserar på att kontinuerligt utveckla både metoder och anställda eller att grunda management på relevanta målsättningar. De här andra teorierna främjar individuellt ansvar och försöker driva för att beslutsfattande ska ske på flera nivåer i en organisation. Därtill grundar sig den här sortens teorier, som är i kontrast med Taylorismen, på idén att arbetarna borde vara så autonoma som möjligt. Ju mer självbestämmande en arbetare har, desto enklare blir det för personen att ta hjälp av bästa möjliga lösning för varje specifik situation. Det handlar således om skillnaden mellan att som anställd följa strikta och förbestämda regler och procedurer jämfört med att följa sitt eget omdöme för att hantera en situation. Dessutom är det ofta viktigt att anställda har en viss grad av flexibilitet i en snabbt föränderlig miljö. Rigida och regel-drivna företag kan ha väldigt svårt för att anpassa sig i sådana situationer.
Samarbete och teamwork är ett annat område där Taylorismen har fått en del kritik och där den står i kontrast till andra teorier och metoder. I stora drag kan man säga att Taylorismen går ut på att bryta ner uppgifter i mindre steg, där man fokuserar på hur varje enskild person kan göra sin specifika del av uppgiften så bra som möjligt. Mer moderna metoder tenderar att istället undersöka arbetssystem och procedurer på ett mer holistiskt sätt, för att utvärdera effektivitet och maximera produktivitet. Taylorismen lägger ett väldigt stort fokus på att verkligen specialisera vilket är en stark kontrast till nyare och modernare idéer för hur man skapar en motiverande och trivsam arbetsmiljö.
Medan Taylorismen separerar manuellt arbete från mentalt arbete strävar moderna förbättringsmetoder inom produktion till att inkorporera arbetarnas idéer, erfarenheter och kunskap i tillvägagångssätten. Taylorismen i sin renaste form fokuserar allt för mycket på den mekaniska aspekten av produktion och misslyckas med att värdera den mänskliga faktorn, där motivation och trivsamhet är nyckelfaktorer i en effektiv och produktiv organisation.
Så relevant är Taylorismen idag
Då Taylors motivationsteori baseras på idén att managers främsta ansvar är att säga till de anställda vad de ska göra, är Taylorismen nära besläktad med en autokratisk ledarskapsstil. Den har också en hel del gemensamt med en teori av Douglas McGregor, vilken utgår ifrån att alla arbetare i grunden är lata och omotiverade.
Taylors arbete påverkade produktionsmetoderna mycket under den första biten av 1900-talet. Taylorismen skapade en vetenskaplig grund som exempelvis Henry Ford byggde sina tekniker inom massproduktion av bilar på. Men även om Taylorismen och de fyra principerna bakom Scientific management kan verka föråldrade används den faktiskt än idag. Då används Taylorismen framförallt inom arbetsintensiva branscher där man måste se till att behålla sina konkurrensfördelar och samtidigt hålla nere sina kostnader. Exempel på företag som fortfarande använder sig av Taylorismen är:
- Amazon: Företaget Amazon har länge använt sig av ett lönesystem för sin lagerpersonal som bygger på att de anställda får betalt baserat på hur produktiva de är. Då beror de anställdas lön på hur många artiklar de hinner hantera under sitt arbetspass. Dessutom använder Amazon sig också av ett spårningssystem, där de anställda bär armband för att arbetsledningen lättare ska kunna övervaka dem och följa deras arbete.
- McDonals: Varje restaurang ser i princip exakt likadan ut och en hamburgare hos McDonalds tillagas alltid på exakt samma sätt. Till och med rutinerna för exempelvis städning ser likadana ut världen över.
Slutsats
Taylorismen, framtagen av Frederick Winslow Taylor, är en teori som beskriver hur arbetare och anställda tenderar att bete sig och vad som driver deras produktivitet. Sedan är det också en samling av principer som syftar till att maximera företagens produktivitet, baserad på den teorin. Till en stor del bygger Taylors teori på idén att arbetare egentligen bara motiveras till att vara produktiva av en enda sak, nämligen pengar. På grund av det tyckte Taylor att arbetsledningen alltid borde utöva makt och tight kontroll över sina anställda, för att säkerställa att de anställda gjorde sig förtjänta av sina löner. Den här simplifierade bilden av verkligheten har gjort att Taylorismen möter en hel del kritik idag, där kritikerna hävdar främst att Taylorismen går miste om den mänskliga faktorn av produktion. Istället fokuserar Taylorismen till en väldigt stor del på den mekaniska och tekniska biten och menar att man alltid bör bryta ner produktion i mindre observerbara bitar istället för att betrakta den som ett enda system där allting hänger ihop.
Principerna bakom Taylors Scientific Management teori blev allmänt kända och användes väl när Taylorismen först blev känd i början av 1900-talet. Det resulterande samarbetet mellan arbetstagare och chefer utvecklades så småningom till det välfungerande och viktiga teamwork som bygger upp många organisationer och företag idag. Medan Taylorismen i ren mening inte används lika mycket idag så gav Scientific Management upphov till utvecklingen av vetenskapliga metoder för att bättre studera och förstå management. Taylor introducerade systematiskt urval vid anställning och utbildningsprocesser för anställda.
