Ett projekt är en tillfällig aktivitet som syftar till att nå ett på förhand bestämt mål.
Vissa projekt pågår under ett par veckor eller månader, medan andra kan pågå under flera år.
Alla projekt, oavsett område, bedrivs dock i någon form av faser.
Faserna avföljer varandra och är ofta sammanknutna på så vis att de är beroende av varandra för att kunna genomföras.
Det finns vissa moment som är återkommande i de flesta projekt.
I den här artikeln ges en överblick av momentet nulägesanalys, vilket vanligtvis görs i ett av projektets inledande faser.
Vad är syftet med att göra en nulägesanalys av projektet?
En nulägesanalys görs för att fastställa projektets nuvarande position och var eventuella flaskhalsar kan finnas. Vidare tas mer än bara det enskilda projektet i beaktande. En beskrivning av projektet ställs i jämförelse med omvärlden. Vilka frågor och aspekter som är relevanta vid omvärldsanalysen beror på vilket projekt det handlar om.
Projektets inledande fas
Ett projekt inleds oftast med en förstudie. Förstudien syftar till att undersöka huruvida projektet faktiskt är av intresse att genomföra samt om det är rimligt att genomföra vid den avsedda tidpunkten. Om det i förstudien konstateras att projektet bör ges grönt ljus följer sedan vanligtvis en nulägesanalys. I denna ges en detaljerad beskrivning av den nuvarande situationen, med fokus på såväl företaget som affärsmiljön och omvärlden. Beroende på vilken typ av projekt det rör sig om kan olika frågeställningar vara relevanta i detta sammanhang. Exempel på frågor som rör företaget är hur organisationen ser ut idag, vilka team och avdelningar som är berörda av detta ämne, medarbetarnas kompetensnivå inom ett visst område, vilka mål avdelningen för närvarande har och så vidare.
När det gäller affärsmiljön kan relevanta frågor vara vilka som är företagets målgrupp och varför deras behov tillfredsställs vid köp av företagets produkter, vilka konkurrenter som erbjuder liknande produkter eller som kan upplevas tillhandahålla substitutprodukter, hur beroende företaget eller projektet är av leverantörer – i synnerhet om dessa leverantörer är svåra att ersätta om något oförutsett händer.
Slutligen är det omvärlden som bör tas i beaktande. Relevanta frågor för projektet kan vara konjunkturen och generella konsumtionstrender, politiska beslut som påverkar lagar relevanta för projektet, samt förväntad teknisk utveckling inom området. Särskilt tekniken är viktig att ta hänsyn till. Om projektet är baserat på teknik som redan funnits i ett par år, finns anledning att utvärdera om denna kommer att fasas ut inom kort och därmed kanske gör projektet utdaterat.
Nulägesanalysens resultat
Som beskrivet ovan ger en nulägesanalys en bra överblick av den befintliga positioneringen och är därför en viktig del av beslutsunderlaget för ett projekt. Det är alltså grunden som krävs för att nå projektets mål – nulägesanalysen ger helt enkelt en bild av förutsättningarna inför planeringen av projektet. Genom att vara medveten om företagets eller avdelningens förutsättningar, är det lättare att välja lösningar som passar det avsedda syftet, oavsett storleken på projektet.
