Agil Coach: Kombinerar mentorskap & coachning

Begreppet agil coach har blivit alltmer omnämnt i olika sammanhang, men trots att det appliceras flitigt är det inte helt enkelt att greppa.

De flesta vet att det handlar om organisationsutveckling och ledarskap, men vad gör en agil coach i praktiken?

Andra frågor att fundera över är när en agil coach kan vara lämpligt att ta hjälp av, samt hur man kan mäta effekten av att ha anlitat en agil coach.

Agil coach

Det agila arbetssättet

Begreppet ”agil” är en översättning från engelskans ”agile”, vilket i sin tur betyder lättrörlig, vig och flexibel. Att arbeta agilt har ökat i popularitet under de senaste åren, och metoderna appliceras på mängder av nya företag och organisationer som vill vidare i sin utveckling. Det agila arbetssättet bygger på ett flertal värderingar som definierats av en grupp programmerare och som finns publicerades i Manifest för Agil Systemutveckling. Uppkomsten av det agila arbetssättet var en reaktion mot IT-projekt som ständigt fastnade på grund av byråkratiserade system med fokus på dokumentation istället för konkreta resultat. I jämförelse med mer traditionella systemutvecklingsmetoder representerar det agila arbetssättet flexibilitet och god anpassningsförmåga.

 

Den agila filosofin bygger på en tydlig särskiljning mellan förutsägbarhet och kausalitet (relationen mellan orsak och verkan), där förutsägbarhet i förhållande till programvaruutveckling och projektledning anses alldeles för svåranalyserat för att skapa alltför långsiktiga planeringar. Istället uppmanar man till att reservera resurser i syfte att använda dessa vid behov, vilket ofta uppstår i samband med snabba förändringar.

 

De tolv grundprinciperna

Den agila metoden bygger på tolv värderingar, eller så kallade grundprinciper. Den högsta prioriteringen uppges vara kundens nöjdhet, vilket ska uppnås genom tillfredställande leverans av välfungerande mjukvara. En välutvecklad programvara ses som det främsta tecknet på att processerna varit framgångsrika. Det agila arbetsättet förespråkar därutöver en maximal flexibilitet, där förändringar uppmuntras även sent i processerna så länge de verkar för goda konkurrensfördelar. Att ha ett kort tidsintervall för olika projekt anses fördelaktigt framför längre tidshorisonter, vilket har mycket att göra med det flexibla förhållningssättet. Arbetssättet bygger också på ett tätt samarbete mellan olika aktörer i organisationen, och dessa förväntas gärna ha daglig kontakt. Projekten ska byggas kring motiverade individer, som ska inspireras utifrån välfungerande arbetsmiljöer och en tillräcklig mängd resurser. Medarbetarna ska ha en känsla av att man litar på dem och att de ska leverera, samt att det finns förväntningar på dem att kunna bidra och utvecklas. De agila processerna ska därutöver verka för hållbarhet, och medarbetarna ska kunna arbeta i en jämn och stabil takt genom processerna. Teamet uppmuntras till att regelbundet reflektera över projektens effektivitet, och att utifrån det anpassa och justera sina insatser för att ytterligare optimera för ett bra resultat.

 

Vad är en agil coach?

En person som arbetar som agil coach kombinerar mentorskap och coachning i syfte att hjälpa en organisation, företag eller arbetsgrupp att fungera ännu bättre och mer effektivt. Enkelt uttryckt handlar yrkesrollen om att leda det berörda teamet mot att nå de definierade målen. Förutom att leda kan en vanlig arbetsuppgift för en agil coach vara att effektivisera arbetsprocesser så att det dagliga arbetet flyter på så smidigt som möjligt. Det kan handla om att ställa rätt frågor för att de berörda arbetsgrupperna ska arbeta sig fram mot nya lösningar, samt att hjälpa till att reducera hinder som står i vägen. Det innefattar ofta därutöver att uppmuntra medarbetare till utveckling och större ansvar, samt att skapa en positiv känsla i hela arbetsgruppen. Den agila coachen är inte själv del av företaget, utan är vanligtvis anställd som konsult.

 

Att arbeta som agil coach

Arbetet som agil coach skiljer sig givetvis åt från uppdrag till uppdrag, samt beroende på vilken bransch och utvecklingsstadie som den berörda organisationen befinner sig i. Det handlar också om den agila coachen och vad denne föredrar för arbetssätt, samt vad den innehar för olika kompetenser och erfarenheter. I följande avsnitt beskrivs de typiska arbetsprocesser som en agil coach brukar använda sig av, samt hur en vanlig dag på jobbet kan struktureras och hur ett upplägg på uppdrag kan se ut.

 

Arbetsprocessen

Så, hur ser arbetet för en agil coach ut i praktiken? Den korta beskrivningen är att en agil coach lyssnar, analyserar den insamlade informationen och ger därefter förslag på förändringar. Den agila coachen har två huvudsakliga arbetsprocesser. För det första arbetar den agila coachen med fascilitering, vilket i detta fall åsyftar den process där coachen tar bort hinder för att frigöra mer effektiv kommunikation samt ställer rätt frågor för att få individer inom organisationen att själva driva förändringen. Den andra arbetsprocessen som den agila coachen använder sig av är utbildning, där denne bidrar med sina egna kunskaper och erfarenheter för att leda organisationen mot en positiv förändring.

 

En dag på jobbet

Söker man efter ett varierande jobb, där ingen dag är den andra lik, så är rollen som agil coach något att eftersträva. Den agila coachen har som uppgift att lyssna och betrakta för att på så sätt kunna inhämta värdefull information, som sedan analyseras och mynnar ut till åtgärder och insatser. Eftersom det vanligtvis finns mycket kompetens, kunskap och erfarenhet bland medarbetarna inom en organisation har den agila coachen till uppgift att hitta denna och skapa utrymme för dessa individer att påverka. I många fall fungerar den agila coachen som en katalysator som får maskineriet att starta igång. Det kan också handla om att bygga upp ett självförtroende i de individer där det skymtas värdefull potential. Ibland kan en individ på ett företag inneha all relevant kompetens som krävs för att bidra till utveckling, men trots det känna sig vilsen och oförmögen att agera. I dessa fall kan en erfaren agil coach utforma övningar med syfte att stärka modet hos den berörde.

 

Exempel på insatser som en agil coach kan applicera baserat på den insamlade informationen kan bland annat vara fascilitering av möten mellan olika individer eller grupper inom organisationen, eller att hålla i inspirerande workshops i syfte att engagera och driva till förändring.

 

Metoder

Varje agil coach bär med sig en välfylld verktygslåda, redo att plocka fram diverse metoder och övningar som är anpassade efter situationen och människorna som denne arbetar med. Det viktigaste för en agil coach är att vara lyhörd, och att ha förmågan att välja rätt verktyg för varje ny situation.

Fascilitering av samtal

Ett vanligt problem inom organisationer är bristande kommunikation, antingen i form av alldeles för stressfyllda arbetsmiljöer eller helt enkelt för att det inte finns fungerande strukturer för effektiva möten och kommunikationskanaler. Den agila coachens uppgift är både att vara en god lyssnare för egen del, i syfte att samla in värdefull information om organisationen för att sedan kunna tillföra rätt insatser. Men det är också att skapa förutsättningar och utrymme för organisationens medarbetare att lyssna på varandra, och att agera på det som lyfts. Det kan också innebära att hjälpa organisationen att införa välfungerande strukturer för att genomföra effektiva och givande möten, något som många företag finner utmaningar med.

 

Feedbacksövningar

För att skapa positiv utveckling inom en organisation är konstruktiv feedback ett välanvänt fenomen. Feedbackövningar kan ske både i form av att den agila coachen ger konstruktiv kritik till olika medarbetare eller chefer, men också genom att den agila coachen fasciliterar övningar för olika aktörer inom organisationen att ge feedback på varandras arbete alternativt sitt eget. Det kan exempelvis ske genom att en projektgrupp sätter sig tillsammans och diskuterar vad som fungerat bra och vad som behöver förändras för att fungera ännu bättre. Feedbacksövningar är ett utmärkt verktyg för individer att identifiera framgångsfaktorer och förbättringsområden i sitt eget arbete, samt att få hjälp med hur de kan påverka sin situation och sin arbetsplats.

 

Visualisering

Ytterligare ett verktyg som en agil coach ofta använder sig av är olika former av visualiseringsövningar. Här handlar det i många fall om att hjälpa individer att aktivt se de önskade scenarierna framför sig. Det kan exempelvis användas för att stötta en enskild individ inom organisationen att överkomma en rädsla om att prata inför folk genom att visualisera hur denne lyckas med att hålla en viktig föreläsning. Det kan också handla om att skapa en gemensam och konkretiserad målbild för hela organisationen i syfte att förbättra förutsättningarna för att alla medarbetare ska kunna dra åt samma håll.

 

Kurser och workshops

En agil coach bär ofta en stor ryggsäck med kompetens och erfarenheter, inte minst från att ha gjort nedslag inom flera skilda organisationer. Denna kunskap är ofta mycket uppskattad, och kan bland annat spridas i den föreliggande organisationen genom kurser, workshops eller andra former av utbildningar.

 

Upplägg på uppdrag

Vanligtvis tas en agil coach in i ett företag för att arbeta under en längre tid, alltifrån ett halvår till över ett år är vanliga tidshorisonter. Under denna period förväntas den agila coachen arbeta målinriktat och fokuserat med flertalet frågor och projekt i syfte att lyfta hela organisationen. Vanligtvis ingår specifik coachning av chefer med avsikten att göra dessa mer agila i sitt arbetssätt, för att på så sätt behålla det agila ledarskapet även efter att den agila coachen avslutat sitt arbete med organisationen. När uppdraget är slutfört lämnar den agila coachen organisationen till att på egen hand fortsätta arbeta med sina nya metoder och kunskaper. Trots att den agila coachen vanligtvis avslutar sitt samarbete med organisationen efter utsatt tid, är det inte ovanligt att denne återvänder en eller ett flertal gånger senare. Denna regelbundna kontakt hjälper företaget eller organisationen att identifiera nya behov och att fylla på med ny inspiration.

 

Vilka använder sig av agila coacher?

Agila coacher återfinns inom ett flertal olika branscher, men är mest vanligt förekommande inom IT. Här arbetar de med att hjälpa team att effektivisera arbetsprocesserna i sina olika projekt med avsikt att nå de uppsatta målen.

 

Oavsett bransch är det viktigt att organisationen har identifierat ett tydligt behov av förändring innan den agila coachen tas in. Förändringsbehovet kan bland annat vara framträdande i en frustration för att saker inte utvecklas eller gör det i en alldeles för långsam takt. Det kan också handla om att de anställda inte känner sig motiverade eller att de inte får leva ut sin fulla potential, alternativt känner en brännande känsla av att saker och ting kan göras på mer effektiva eller smartare sätt. För att en agil coach ska anses nödvändig är det därutöver grundläggande att organisationen uppfattar den önskade förändringen som omöjlig att uppnå på egen hand, alternativt att man ser ett värde med att ta in en coach utifrån för att ytterligare förbättra förutsättningarna för förändringen. En agil coach kan också tas in i syfte att bekräfta de rådande arbetsprocesserna. En organisation kan alltså vara nöjd med hur arbetet fortskrider, men kan trots det känna behov av ett externt utlåtande för att validera detta.

 

För att få så goda resultat som möjligt av att ta in en agil coach krävs det vissa förutsättningar inom organisationen. Till att börja med är det av grundläggande betydelse att organisationens ledning, chefer och medarbetare ser ett värde av att ta in hjälp utifrån, samt att de är nyfikna på att genomgå en agil förändringsresa. Det måste därutöver finnas ett engagemang och en vilja att investera tid och ekonomiska resurser i denna typ av förändringsarbete. Slutligen måste det finnas ett tydligt mål med varför man ska ta in en agil coach. Har man inte detta från början är det den agila coachens uppgift att hjälpa organisationen att formulera ett eller flera sådana. I detta ingår att vara tydlig i vilka förväntningar som denna insats ska ha för organisationen, så att alla medarbetare är införstådda med vad som krävs av dem.

 

Fördelar med att ta hjälp av en agil coach

Fördelarna med att ta hjälp av en agil coach är många, och de viktigaste tre brukar kategoriseras som följande:

 

  • Teamet/företaget uppnår bättre resultat.
  • Medarbetarna upplever en högre grad av välmående.
  • Arbetsmiljön utvecklas till det bättre.

 

Att anställa en agil coach kan resultera i förbättrade resultat, både för enskilda team inom organisationen men också för hela organisationen i sig. Det kan också tillföra att medarbetarna upplever att de kan bidra i en högre utsträckning, och påverka verksamhetens utveckling och resultat, vilket i sin tur kan leda till ökat självförtroende och välmående. Att införa ett agilt arbetssätt kan också förbättra arbetsmiljön i sig, eftersom det tillför större flexibilitet och förbättrat samarbete.

 

Efterfrågad utbildning och personliga egenskaper

Det finns olika vägar man kan välja mellan om målet är att göra karriär som agil coach. Vanligtvis efterfrågas någon form av eftergymnasial utbildning, vanligtvis på högskola eller universitet. Det ska dock noteras att långtifrån alla coacher har en utbildning som vid första anblick kan verka relevant för jobbet. Det finns också dem som genom betydelsefull arbetslivserfarenhet och självstudier eller fristående kurser inom relevanta ämnen kunnat tillgodose sig med tillräcklig kunskap för att anta rollen som agil coach. Tidigare arbetsroller som kan anses relevanta för att arbeta som agil coach är exempelvis projektledare eller chef, samt i roller där man arbetat med att utveckla människor, arbetsgrupper eller organisationer.

 

För att arbeta som agil coach rekommenderas det att man innehar vissa personliga egenskaper som är lämpliga för rollen. Exempel på dessa är nyfikenhet, prestigelöshet, god analytisk förmåga och en personlighet som människor lätt får förtroende och respekt för. Exempelvis är det sällan nödvändigt att lösningar på problem kommer från coachen själv, istället är det en fördel om den agila coachen kan hjälpa medarbetarna att själva hitta fram till de rätta svaren. I detta ingår också en förmåga att ställa rätt frågor och vara inlyssnande. Ytterligare en fördelaktig egenskap som agil coach är att kunna lyfta blicken och hjälpa den berörda organisationen att arbeta framåt utifrån ett helhetsperspektiv, trots att varje team och avdelning är fokuserade på sina egna uppgifter.

 

Skillnaden mellan en agil coach och en scrum master

Inte alltför sällan sätts det ett likhetstecken mellan begreppen agil coach och scrum master, men detta är givetvis ingenting annat än en vanlig missuppfattning. De två yrkesrollerna har emellertid flera likheter sinsemellan, men skiljer sig fortfarande åt ur flera aspekter. Till att börja med har den agila coachen ett bredare och mer översiktligt perspektiv än scrum mastern, där fokusområdet ofta bereder sig över en större del av den berörda organisationen. Scrum mastern däremot, arbetar snarare mer inriktat mot ett specifikt team eller intressenter inom organisationen. Kort sagt lyfter en scrum master ett team, medan den agila coachen har för avsikt att lyfta en hel organisation.

 

Mäta resultatet av en agil coach

För att få en överblick över de effekter som en agil coach har bidragit med krävs det att man gör medvetna och relevanta mätningar. För att göra detta krävs det analys av organisationen före den agila coachens inträde, i relation till den situation som organisationen befinner sig i efteråt. För att mäta resultatet kan man göra något så enkelt som att ställa frågor, även om relationen mellan orsak och verkan kan vara något diffus framförallt i större organisationer som befinner sig i dynamiska förändringar. Exempel på frågor kan vara: Är medarbetarna mer motiverade/engagerade/välmående nu än innan den agila coachens insatser? Är företagets förtjänst större nu än förut? Är det mer effektivt idag att utveckla nya produkter än innan?