Feedforward: Ett mer komplett sätt att ge feedback på

Feedback har länge varit en del av de flesta typer av arbetsplatser världen över och är ett vanligt verktyg som används för att försöka uppnå personlig utveckling. Att applicera konstruktiva metoder för att förbättra redan existerande eller nya kunskaper är en avgörande del för alla som försöker utvecklas och som söker nya sätt att ligga steget före sina konkurrenter, om det så är kollegerna eller andra företag. Medan feedback är ett vanligt verktyg så är det inte lika vanligt att man tänker på de bästa sätten för att faktiskt ge sin feedback.

Feedforward

 

Många experter menar att sätten som traditionell feedback ges på måste bli bättre för att det i slutändan kunna visa sig leda till någon slags förbättring eller utveckling. Dagens snabbt föränderliga vardag och värld kräver nya metoder för att utmana status quo när det kommer till personlig utveckling och hur man ger feedback. Feedforward anses vara en form av lösning på det här dilemmat. Feedforward har börjat få mer och mer uppmärksamhet och sägs vara en mer framåt-orienterad approach för att växa och utvecklas än vad den traditionella feedback-metoder är.

Feedforward är ett konstruktivt sätt att kommunicera på vars syfte är att bidra till personlig utveckling genom att fokusera på vad som ligger framför en, samtidigt som man tillsammans med individen i fråga förbereder för framtida framgång. Vanlig feedback, som många tenderar att falla tillbaka till, är ofta grundat i negativitet när man fokuserar på misstag som gjorts och försöker starta utvecklingen därifrån.

Om feedbacken inte ges på ett korrekt och sunt sätt så kan det istället leda till att personers individuella motivation till att förändras sjunker eller att innovation och dialog dämpas i en gruppmiljö. Feedforward sägs förändra den här typen av situation genom att lyfta blicken framåt och på ett positivt sätt påverka dialogen och uppmuntra individerna till att växa.

 

Vad är Feedforward?

Feedforward, som myntades för första gången 1976 av Peter W Dowrick, är en metod som grundar sig i vetenskapen om kognitivt beteende. Metoden syftar till att illustrera, inspirera eller indikera en önskad väg framåt eller belysa ett eftersträvansvärt mål. Feedforward förser en med information, bilder och annat inspirerande material som säger åt en vad eller hur man kan göra rätt i framtiden. Metoden fokuserar till största del på framtiden och hur man kan lära sig nya saker framöver.

En arbetsplats som har anammat feedforward tenderar att ha en organisationskultur som karaktäriseras av medarbetare som är villiga att ta ett eget ansvar för att själva be om hjälp för att växa och utvecklas.

Förenklat beskrivet så brukar feedforward som en metod ske i dessa tre stycken steg:

  1. Man berättar vad man själv önskar att bli bättre på
  2. Därefter så ber man andra om tips för att kunna bli bättre
  3. Efter att man bett om tips och råd så lyssnar man och tackar därefter för hjälpen

 

En av tankarna med feedforward är att det ska bli mindre läskigt och obehagligt att både ge och ta emot feedback från andra. Det åstadkommer man genom att personen som får feedback börjar med att beskriva vad han eller hon hoppas bli bättre på. Därmed så bjuder personen också in de som ska ge feedbacken till att ge sin åsikt, vilket gör att det inte heller behöver kännas nervöst eller obehagligt att ge sin feedback. När man kommer in i rutinerna kring feedforward och blir mer van vid att ge och ta emot feedback på det här viset så brukar de flesta släppa taget om sin rädsla kring att ta första steget och initiera feedback-processen genom att be om hjälp.

 

Feedback jämfört med feedforward

Feedback har använts för att förbättra prestation, resultat och attityder under en lång tid och de flesta människor har antagligen någon gång i livet varit med om att antingen ge eller få feedback från någon annan. Ofta så associeras feedback med kritik och känslor av obehag och att vara otillräcklig i andras ögon. I vissa situationer kan feedback såklart också associeras med positiva erfarenheter och känslor, men för att det ska vara en möjlighet så är det viktigt att feedbacken ges på rätt sätt och att man fokuserar på att utvecklas istället för att älta problem som uppstått i det förflutna.

Studier har nämligen visat att feedback kan ha olika negativa effekter på grund av att människor inte kan kontrollera det som de inte kan förändra, och något som definitivt inte går att förändra är det förflutna. Därför så kan feedback lätt generera frustration och stress vilket i sin tur leder till en sämre prestation överlag. Forskning har också visat att när man tar emot negativ feedback så börjar hjärnan att producera kortisol, vilket triggar igång mekanismer för att undvika hot och man blir på så sätt mer defensiv.

Det mest grundläggande problemet med hur man traditionellt har gett feedback är som sagt det stora fokuset på det förflutna.

Det tenderar inte att leda till några positiva resultat, framför allt på grund av de här tre skälen:

 

1. Det stänger av ens mentala instrumentpanel

När man får negativ feedback angående någonting som man inte kan förändra eller kontrollera och hjärnan svämmar över av stress-inducerande hormon som leder till att man blir mer defensiv så blir de delar av hjärnan mentalt paralyserade som är kopplade till exekutiva funktioner, kreativitet, planering, rationellt beslutsfattande.

 

2. Det fokuserar framför allt på betyg och bedömning istället för på utveckling

När man lägger en majoritet av feedbackens tid och energi på det förflutna som redan är förbi, så går man miste om en möjlighet att blicka framåt och man missar det huvudsakliga målet med feedback, nämligen att skapa en positiv och långvarig förbättring genom utveckling och tillväxt.

 

3. Det förstärker negativt beteende

När man får höra om sina brister som man inte längre kan ändra på eftersom att de tillhör det förflutna så skapar det en slags inlärd hjälplöshet. Man känner helt enkelt att man inte är kapabel till att göra något åt sin framtid heller. Istället för att ställa in sig på att utvecklas och förbättras så håller man fast vid bilden av den man varit och den man är istället för att fokusera på vem man är på väg att bli.

 

Några andra viktiga skillnader mellan feedback och feedforward är att feedback tenderar att vara reaktivt medan feedforward är proaktivt, feedback leder till långsamma reaktioner och anpassningar till förändring medan feedforward fokuserar på att förbättras under arbetets gång och att vara flexibel för att möta förändringar och utmaningar. Därtill så brukar feedback levereras genom påståenden, så som exempelvis ”du var inte tillräckligt tydlig och konkret när du gjorde din förfrågan”, medan feedforward istället brukar levereras som en fråga som exempelvis ”vad kan du göra annorlunda nästa gång som du gör en förfrågan för att den ska bli mer direkt och tydlig?”.

 

Tips om Feedforward

Innan man har använt feedforward i praktiken så kan gränsen mellan traditionell feedback och feedforward kännas lite luddig och suddig. För att komma igång på rätt sätt med feedforward och styra bort från fokuset på det förflutna som präglar den traditionella feedback-tekniken så följer här några användbara tips.

 

Tips nr. 1 – Öppna frågor är viktiga

En bra ledares största styrka ligger många gånger i frågorna som de ställer. Riktigt bra frågor öppnar nämligen upp för reflektion, dialog och på så sätt så kan utveckling börja. När man ställer sina frågor via feedforward så är det viktigt att frågorna är konstruerade med ett fokus på framtiden och frågorna får gärna också innehålla idéer om vad individen i fråga kan göra mer specifikt för att utvecklas, exempelvis ”vad kan du göra bättre nästa gång?” eller ”vad är det bästa sättet för att uppnå det här i framtiden?”.

 

Tips nr. 2 – Fokusera alltid på framtiden

När man som ledare försöker få andra personer till att tänka mer på framtiden så är det viktigt att också ens egna konversationer speglar detta tankesätt. Dialogen mellan ledare och arbetstagare och även mellan kolleger bör alltid involvera en viss nivå att framåtblickande. Istället för att säga ”det är är vad du gjorde…” så kan man formulera sitt uttalande så här ”nästa gång, så tänk på att…”. En så pass enkel anpassning i hur man kommunicerar sina tankar kan ha en stor inverkan på hur mycket en person hänger kvar i det förflutna och hur mycket de blickar framåt och fokuserar på framtiden.

 

Tips nr. 3 – Dialog och samarbete framför att styra och ställa

Det finns en stor och fundamental skillnad mellan att ge orders och att ha en dialog kring ämnet när man interagerar med varandra. Att ge orders kan lätt uppfattas som nedlåtande och utgör också en enkelriktad form av kommunikation med lite utrymme för frågor. Att istället skapa en dialog innebär att man bjuder in den andra parten till att delta i samtalet, ställa frågor och uttrycka sin synpunkt. När man på så vis skapar en jämn balans i konversationen så kan det uppmuntra till eller kicka igång en inre vilja till att utvecklas eller förändras. Om man applicerar det här tipset i verkligheten så kan det innebära att man formar sina uttalanden i stil med något som ”kan du hjälpa mig att förstå…” eller ”har du något emot att…”.

 

Tips nr. 4 – Lyssna aktivt

Att lyssna är minst lika viktigt som hur vi strukturerar våra tankar och sedan kommunicerar dem. I grunden så handlar feedforward om att väva ihop individens utvecklande sinne och tankar med vad de konkret kan göra. När en dialog börjar ta form så är aktivt lyssnade en kritisk del. Det är också en möjlighet för den som coachar och som ger feedbacken att visa att de är engagerade och bryr sig om personens perspektiv och tankar. Om behovet finns så kan det också tjäna som en möjlighet för att förtydliga och klara upp eventuella frågetecken och att anpassa konversationen för att se till så att alla inblandade är på samma sida. Fraser som kan verka stöttande är till exempel ”det jag hör dig beskriva är…”, ”tack för att du delar med dig av det här, min förståelse är att…” eller ”kan du vara snäll och förtydliga…

 

Tips nr. 5 – Använd ”och” istället för ”men”

Efter att man aktivt har lyssnat på den andra personen och vill visa att man har förstått deras syn så är det viktigt att man använder ordet ”och” istället för ”men”. Ett ”men” tenderar nämligen att verka motsägande eller negativt. Att få höra ”du är väldigt duktig på det du gör OCH jag uppmuntrar dig till att tänka på…” istället för ”du är väldigt duktig på det du gör MEN du behöver tänka mer på…” kan kännas väldigt annorlunda.

 

Tips nr. 6 – Reflektera över de egna färdigheterna inom feedforward

Att förse någon med produktiv kommunikation inom feedforward som går att agera på är en färdighet som precis som man precis som med vilken annan färdighet som helst behöver öva in för att bli riktigt bra på och för att det ska kännas naturligt. Efter att man avslutat en feedforward-session så bör man därför ägna några minuter åt att fundera över vad som gick bra.

 

Andra tips för att skapa en kultur som uppmuntrar till feedforward

  • Bygg upp tilliten mellan varandra. När man litar på varandra och känner sig bekväma runt varandra så brukar det bli lättare att öppna upp om saker och ting som annars kan känna svåra att dela med sig av.
  • När ledare delar med sig av upplevelser och erfarenheter som har varit svåra och utmanande så kan det göra så att fler personer våga göra samma sak. Det gäller både jobbrelaterade och personliga utmaningar!
  • Undvik att lägga in någon värdering i det aktiva lyssnandet.
  • Gör feedforward till ett tillgängligt verktyg genom att först utbilda arbetsledarna i metoden. De kan sedan gå vidare med att be sina anställda om råd, vilket i sin tur kan inspirera de anställda till att själva öppna upp och be om tips och råd för sin egen personliga utveckling.
  • Systematiskt arbete med feedforward gör att metoden kommer kännas mer naturlig.

 

Fördelar med feedforward

Att övergå från att ge feedback på det traditionella viset till att arbeta mer med feedforward kan ha många olika fördelar beroende på hur man arbetar med metoden. Ibland burkar man sammanfatta fördelarna med feedforward med akronymet REPAIR, vilket på engelska står för regenerates, expands, particular, authentic, impact och refines. När man implementerar feedforward så bör man försöka att inkludera samtliga av dessa sex komponenter.

 

Det regenererar talang (regenerates)

Den mest effektiva formen av feedforward hjälper människor att se nya möjligheter för personlig utveckling och nya roller som de kan inta. Det skapar en känsla av att man är på väg framåt både professionellt och i privatlivet. Istället för att bara konstatera att någon gör bra ifrån sig genom positiv feedback så kan man exempelvis försöka skapa en möjlighet för personen att använda sin kunskap eller på något annat sätt dela med sig av den inför andra.

 

Det expanderar möjligheter (expands)

Effektiv feedback handlar om att expandera det som redan existerar, till exempel en viss kunskap eller talang, istället för att bara peka på problem. För att implementera det här tipset så kan man förslagsvis ha som regel i sina möten att man inte får lov att påpeka ett visst problem utan att samtidigt förslå en lösning eller ett alternativ.

 

Det uppmuntrar till att vara mer specifik (particular)

Traditionell feedback ges ofta i stora, svårhanterliga portioner när en uppgift eller ett projekt är färdigt. Med feedforward så är tanken att man delar upp feedbacken under arbetets gång, och att man enbart fokuserar på de allra viktigaste detaljerna så att man inte översvämmar någon med information.

 

Mer autenticitet (authentic)

Ingen gillar att ge kritik, vilket leder till att många undviker att säga vad de tycker eller lindar in sin kritik i något annat. Med feedforward vill man vara mer direkt, genom att beskriva situationen, förklara varför något utgör ett problem och sedan uppmuntra personen till att tillsammans finna en lösning. Folk uppskattar ärlighet och att man erbjuder sin hjälp.

 

Det ser till att ha en påverkan (impact)

Om man vill att någon ska kunna agera utifrån den feedback som personen har fått så måste man kombinera sin feedback med råd kring vad personen konkret kan göra. På så sätt ser feedforward till att faktiskt göra skillnad.

 

Det förstärker en gruppdynamik (refines)

Feedback är en lagsport och feedforward är en kollaborativ form av utveckling och tillväxt som stärker relationer på arbetsplatsen. Istället för att ge feedback enligt en top-down och hierarkisk modell så öppnar feedforward upp för fler vägar att ge sina kolleger konstruktiv kritik via.

 

Slutsats

Dålig feedback kan krossa någons motivation och istället utgöra ett hinder till personlig utveckling, eftersom att man känner en hjälplöshet och att man inte klarar av någonting. Feedforward är ett mer komplett sätt att ge feedback på, där ett stort fokus läggs på framtiden till skillnad från de traditionella metoderna att ge feedback där man främst koncentrerar sig på vad som har gått snett i det förflutna. Feedforward bygger på samarbete, interaktion och en tvåvägskommunikation där man ställer öppna frågor och lyssnar aktivt på varandra.