Kanban är en metod för att organisera ditt arbete. Det är ett sätt att optimisera arbetsflödet så att leveranser går snabbare och dina teams blir effektivare. För att lättare förstå vad Kanban egentligen innebär kan vi kolla på 9 saker som definierar det.
Innan vi kollar djupare på Kanban tänkte vi titta lite mer på historien bakom denna metod. Kanban kommer från början från Japan och användes mest inom fabrikerna. Man använde för att ha precis tillräckligt med material på plats precis när man behövde det. Med signaler meddelar man producenten när materialet började ta slut och de skickade då nytt material. Namnet Kanban kom från kort som man använde som signaler för att beställa mer material. Man kallade dessa för Kanban kort. Då detta system visade sig fungera bra så började fler att använda det. I dessa fabriker så använde man sig av en s.k. Kanban system.
Vad är Kanban system?
Ett exempel på ett Kanban system är ett enklare Three-bins system. Man har då tre lådor totalt. En står i fabriken, en står hos leverantören och en står hos fabriks affären. När lådan i fabriken är tom för att delarna blev använda till produktion så skickas lådan till fabriks affären som också är lager kontrollpunkten. Dem skickar en full låda med delar till fabriken och skickar den tomma lådan till leverantören. Leverantören fyller låda och skickar den till lager kontrollpunkten. Leverantören behåller lådan som de fick från kontrollpunkten. Med detta system så kommer fabriken aldrig ha för mycket varor och behöver där med inga stora lagerutrymmen. De får material när de behöver dem.
Så kanban handlar om konstant förändring. Små, positiva förändringar som i slutändan ger bättre resultat. Men ingen metod klarar detta utan några saker som hjälper den. Även Kanban använder sig av två artefakter som kallas för Kanban board och Ackumulerat flöde.
Kanban board
En Kanban board (svenska Kanban tavla) är ett sätt att se arbetsflödet och på så sätt gör förändringar som kommer att förbättra det. Om man har en fysisk Kanban board så brukar det vara en White board. På denna Whiteboard så sätter man sedan upp post it lappar som visar vad som ska göras, vad man gör och vad som är klart. Anledningen till att detta är så effektivt är att vi människor bearbetar bilder 60 000 gånger snabbare än text. En snabb blick på tavlan så vet man vad som ska göras och vad som är klart. Det är också lätt att se om arbetet börjar bli för mycket eftersom Kanban boarden börjar då bli full av lappar. Då vet man att det är en flaskhals och man kan då införa förbättringar där. Därmed kan Kanban boarden snabbt visa vart flaskhalsar uppstår i ditt företag.
Utan Kanban boarden skulle dessa vara svåra om inte omöjliga att hitta. Du kanske då inför förbättringar där de inte behövs. Sen kommer frågan; ska man ha en fysisk Kanban board eller en virtuell? Många grupper föredrar att ha en fysisk Kanban board. Det är lätt att ändra på den och många föredrar att den inte använder sig av teknik. Dessutom kan man enkelt se den utan att öppna upp ett speciellt program i datorn. Dock finns det även nackdelar med den fysiska Kanban boarden. Om man t.ex. har flera grupper som jobbar på samma projekt men inte är på samma plats så kan en fysisk Kanban board vara omöjligt. Då är det lättare med en virtuell eftersom alla kan se den oavsett var de är. Dessutom kan det vara lättare att ändra på en virtuell Kanban board än en fysisk då man bara behöver flytta lapparna med musen. En nackdel med en virtuell Kanban board är att om det tex blir strömavbrott är det omöjligt att se den. Då kan det bli svårt att se vad man höll på med. Om Kanban boarden sen inte var sparad så kan man helt tappa var man var och vad man höll på med. Detta problem har inte en fysisk Kanban board. Kanban säger inte att man måste använda sig av en Kanban board men det gör processen väldigt mycket enklare.
Förutom Kanban board så finns det även ett annat sätt att visualisera produktflödet. Det kallas för Ackumulerat flöde.
Ackumulerat flöde
Ackumulerat flöde är en graf som visar:
- Vart finns flaskhalsar i arbetsflödet?
- Hur lång tid tar det för aktiviteter att gå från ett stadie till en annan?
När en produkt rör sig genom ett företag som använder Kanban går den genom olika stadier. Dessa stadier kan vara tex Testning och Utveckling. Om man använder sig av ackumulerat flöde så ritar man upp ett diagram. Y-axeln representerar tiden och X-axeln representerar mängden arbete. Man ritar sedan ut hur mycket arbete man har i Utveckling och hur mycket man har i testning. Sedan fortsätter man fylla i grafen och kan då se hur arbetet fördelas på de olika stadierna. Är det väldigt mycket arbete i ett stadie som fortsätter byggas upp ser man att det är en flaskhals där och man kan då åtgärda den. Man kan också se hur länge ett arbete stannar i ett stadie.
Hur används Kanban?
Men hur används egentligen kanban? Vi vet att man använder en kanban board och att man gör små förbättringar men hur funkar det i praktiken? Att börja använda Kanban är väldigt enkelt. Du behöver inte göra stora förändringar som om du skulle börja använda tex Scrum. Allt du behöver göra är i princip att sätta upp en Kanban board och få dina grupper att börja använde den. De kommer då sätta upp post it lappar på den som visar vad de gör, vad de ska göra och vad som är klart. Självklart kan man föra in fler kategorier på den men dessa tre är i princip nödvändiga. Om en grupp börjar få fullt med lappar på sin Kanban board så vet du att det är en flaskhals och att du där måste införa förbättringar. Men nu kommer ytterligare än fråga. Varför skulle jag vilja använda mig av Kanban när jag kan använda mig av någon annan metod som Scrum?
När används Kanban?
Förut så användes Kanban mest inom fabriker men på senare tid har det börjat förändrats. Nu används det mest inom företag som jobbar mjukvaruutveckling. Men självklart kan du implementera Kanban i nästan alla företag som jobbar med någon form av utveckling. Kanban fungerar mindre bra i tex affärer då en Kanban board inte riktigt passar in. Annars så kan du använda Kanban i nästan vilken form av företag som helst. Det är en av Kanbans stora fördelar. Det går att använda nästan över allt eftersom den nästan inte har några regler. Det enda det kräver är ständig utveckling. Det här är när Kanban används men varför skulle du vilja använde det?
Varför använda Kanban?
Anledningen till varför du skulle vilja använda Kanban istället för tex Scrum är att det är mycket enklare. Du behöver ingen Scrum Master eller Product Owner, allt du behöver är i princip en Kanban board. Har du aldrig använt en agil metod på ditt företag så är Kanban en perfekt ingång till arbetssättet. Du behöver nämligen inte göra så stora förändringar som du måste för att införa Scrum. Det är väldigt enkelt att börja jobba efter Kanban. Dessutom har Scrum vissa nackdelar som Kanban inte har. I Kanban spelar det ingen roll om grupperna aldrig träffar varandra eftersom du bara kan skaffa en virtuell Kanban board. Med Scrum är det mycket svårare att ha grupper som inte jobbar i samma byggnad. Dessutom använder man sig inte av sprintar så även produkter som inte kan utvecklas med sprintar kan utvecklas med Kanban. Så anledningarna till varför du skull välja Kanban är stora. Sedan har vi resultaten som du kan förvänta di om du börjar använda Kanban. Du kommer kunna leverera mer produkter då flaskhalsarna tas bort och det kommer leda till att företaget får in mer pengar.
Då har ni kanske råd att expandera? Ni kommer veta vad era Teams gör hela tiden genom att kolla på Kanban boarden så att ni kan se om de prioriterar rätt. Så resultaten du kan förvänta dig är bra. Teamen kommer bli bättre och de kommer jobba mer effektivt. Dessutom kommer du få en bättre bild av vad de gör. Dessutom är Kanban ett bra val för framtiden. Då metoden inte har några riktiga regler förutom ständig utveckling så kan den ändras med företaget. Utvecklingsföretag ändras konstant beroende på vad de utvecklar och på vilka produkter som finns på marknaden. Med Kanban så låser man sig inte utan kan anpassa för industrin. Det här är en av de stora anledningarna till varför Kanban har blivit så populärt hos alla former av utvecklingsföretag. Jag säger att Kanban är mest populärt hos utvecklingsföretag men jag kan faktiskt vara mer specifik än så. Mest populär är det hos mjukvaruutvecklare. Det här är en av de industrier som förändras snabbast. De måste ständigt jobba med nya projekt för nya företag. Därför behöver de en metod som Kanban så att de kan ständigt anpassa dig för att möta kraven från företagen. De måste anpassa sig för att hänga med i utveckling och fortsätta vara relevanta. Detta är den största anledningen till att de väljer Kanban. Hittills har jag bara pratat om det som är bra med Kanban men självklart finns det även nackdelar.
Vad innebär Kanban?
1. Börja med vad du redan vet
Kanban måste inte gå till på ett särskilt sätt. Du kan lägga Kanban över det du redan har och behöver därför inte göra stora förändringar. Därför är det lätt att införa Kanban eftersom du kan göra små förändringar. Du måste inte kasta ut hela ditt gamla system. Du kan införa förändringar gradvis.
2. Enas om att driva stegvisa förändringar
Kanban metoden är en metod som är designad för att ändra styrelsen med minimalt motstånd. Därför uppmuntrar den små, stegvisa förändringar av det system du redan har. Stora förändringar är dåliga eftersom de vanligtvis möter större motstånd på grund av att folk är rädda för förändring. Kanban ändrar systemet men det gör det med små förändringar som inte möter särskilt mycket motstånd.
3. Respektera de nuvarande rollerna, uppgifterna och titlarna
Kanban erkänner att det kan finnas bra saker med de processer som redan existerar. Det finns delar i företaget som är värda att bevara och Kanban säger därför inte att du måste ändra hela systemet. Även små förändringar kan få stora resultat vilket betyder att du kan ha kvar de gamla rollerna och ändå arbeta efter Kanban.
4. Uppmuntra ledarskap på alla nivåer
Detta är något som uppmuntras av många metoder och Kanban är inget undantag. Även vanliga medlemmar I teams kan bli utmärkta ledare om man ger dem chansen. Därför uppmuntrar Kanban ledarskap på alla nivåer.
5. Se arbetsflödet
Målet med Kanban är att optimisera arbetsflödet. För att kunna göra det behöver du först förstå hur ditt arbetsflöde fungerar idag. Om du försöker göra förändringar innan du förstår arbetsflödet gör det för det mesta ingen nytta och kan i värsta fall försämra flödet. Det vanligaste sättet att se arbetsflödet är med hjälp av en Kanban board. Mer om detta under ”Kanban board.”
6. Minska Work In Progress (WIP)
WIP står för Work In Progress och är det arbete som du håller på att arbeta med. Kanban sätter en gräns för hur mycket WIP det får finnas i varje del av arbetet. Ett arbete får bara gå vidare till nästa del när det finns plats för det. Dessa begränsningar kommer snabbt att visa vart det finns en flaskhals inom ditt företag.
7. Styr flödet
Hela meningen med Kanban är att göra små men bra förändringar men innan du kan göra dessa måste du veta vad du ska förändra. Du gör detta genom att kolla på hur saker flyter genom systemet. Du analyserar sedan de områden där flödet går långsammare och gör sedan en förändring. Du analyserar sedan flödet igen och ser vilken effekt förändringen har fått.
8. Gör dina flödes policys tydliga
Som jag sa tidigare i ”Se arbetsflödet” så kan du inte förbättra något som du inte förstår. Processen måste vara definierad och problemen måste vara tydliga. När alla förstår vad ditt mål är och vad du gör så kommer det bli lättare att genomföra förändringarna. Ett exempel på en policy som du kan göra tydlig är definitionen av klar. Du kan faktiskt ha en definition av klar för varje steg i ditt flöde. Produkten måste möta vissa krav innan den kan gå vidare till nästa steg.
9. Förbättra gemensamt
Få alla att förstå hur flödet fungerar. Alla på ditt företag kan då komma på egna idéer för hur flödet kan förbättras för att gå snabbare och ge bättre resultat.
Nackdelar med Kanban
Det finns nästan inga nackdelar med Kanban. Dock har vi ändå lyckats hitta några som är värda att nämna. Att fixa en Kanban board kan vara svårt. Om ditt företag är komplext kan det vara svårt att göra en Kanban board som visar produktflödet på ett bra sätt. Du kan behöva experimentera en del innan ni hittar rätt. En annan nackdel som Scrum inte har är att det kan vara svårt att veta när man är klar med ett projekt. I Scrum har man sprintarna och när en sprint är klar så är man klar med en del. Men i Kanban så finns ingen sådan tidsgräns. Detta kan dock motverkas av att man har en tydlig definition av klar.
Roller inom Kanban
Inom Kanban finns det inte riktigt några speciella roller. Du kan ha kvar de roller som företaget hade innan ni bytte. Detta är en av fördelarna med Kanban då du inte måste göra så stora förändringar. Det gör det lättare att implementera än tex Scrum där det måste finnas en Scrum Master, en Product Owner och ett Development Team. Men även om ni byter från Scrum till Kanban så kan ni ha kvar de rollerna. Det ända som egentligen händer är att Development Teamet jobbar enligt Kanban istället för med sprintar. Annars om man tycker att både Scrum och Kanban låter bra så kan man faktiskt använda sig av båda samtidigt. Detta heter Scrumban och det har blivit mer populärt under de senaste åren. Man jobbar efter Scrum men under sprintarna så jobbar man även efter Kanban.
Slutsats
Kanban är en effektiv metod och en utmärkt ingångspunkt till agila metoder. Detta då den inte kräver särskilt mycket. Kanban är lätt att implementera och det är lätt att se resultaten. Om du använder Kanban på rätt sätt så kommer du nästan säkert att se resultat nästan direkt. Dina leveranser kommer att gå snabbare då dina teams kommer jobba mer effektivt. Eventuella flaskhalsar i flödet kommer upptäckas och kan därmed åtgärdas. Kanban är helt enkelt en väldigt bra metod för de flesta företag som utvecklar någon form av en produkt. Den vinner till och med över Scrum då arbetarna i en grupp kan vara utspridda över hela världen men ändå använda sig av Kanban när de arbetar. Därför är Kanban ett väldigt bra val om du letar efter en agil metod att implementera på ditt företag.
