När man talar om kommunikationsprocessen avser man en serie av händelser och handlingar genom vilka människor kommunicerar med varandra. Detta är en process som sker mellan två eller fler personer och är ett utbyte av tankar, känslor och idéer. Kommunikationsprocessen har som mål att finna en delad uppfattning om olika ämnen och således uppnå en överenskommelse. Utan att kunna kommunicera är det omöjligt att samarbeta och därför är kommunikationsprocessen en mycket viktig del av människors liv.
På en arbetsplats är en välfungerande kommunikationsprocess av största vikt. Denna kan öka produktiviteten genom att missförstånd undviks och samtidigt också skapa förtroende mellan de anställda. Att som chef ha insikt i kommunikationsprocessens olika förlopp och dess hinder är mycket viktigt för att kunna skapa goda relationer mellan de anställda på arbetsplatsen.
Kommunikationsprocessen är hela den akt som pågår när kommunikation sker, från att information lämnar en person och uppfattas av en annan. Effektiv kommunikation innebär att meddelandet har uppfattats av mottagaren på exakt samma sätt som sändaren ville.
Hur man kommunicerar
Människor kommunicerar genom olika medier och därför ser kommunikationen också olika ut. De fyra främsta kommunikationssätten man använder är: verbal, ickeverbal, skriftlig och visuell kommunikation. Ofta används dessa tillsammans för att förstärka varandra och göra budskapet tydligt.
Verbal
En av de vanligaste typerna av kommunikation är den verbala. Denna innebär att man genom tal eller teckenspråk framför sin mening.
Ickeverbal
Ickeverbal kommunikation kan ske både medvetet och omedvetet. Det rör sig om ansiktsuttryck, gester och kroppsspråk. Ickeverbal kommunikation är särskilt värdefull då man vill förstå andras tankar och känslor.
Skriftlig
Symboler, bokstäver eller siffror kan utgöra en skriftlig kommunikation. Denna är särskilt värdefull eftersom den finns lagrad också efter att den direkta kommunikationen upphört. Böcker, mail, brev och chattar är alla exempel på skriftlig kommunikation.
Visuell
Genom teckningar, konst och skisser kan man kommunicera visuellt. Detta kan fungera särskilt bra som en hjälp för den verbala kommunikationen. Inom vissa yrken eller för vissa människor är den visuella kommunikationen den absolut mest värdefulla.
Kommunikation är inlärd
Trots att kommunikation är någon essentiellt för oss människor så föds man inte med kunskapen om hur det fungerar då man utbyter information. Ett spädbarn kan frambringa ljud, men utan vetskap om vad dessa innebär. Genom erfarenhet kan barn lära sig att utforma en egen kommunikation samt att utveckla en förståelse för andras budskap. Från spädbarnsåldern lär man sig olika typer av kommunikation genom att härma folk i sin omgivning. Man ser sina nära göra olika miner och börjar sedan testa själv. Ju äldre man blir börjar man också att härma ljudlig och språklig kommunikation. Det handlar om att lära sig språk, att skriva, teckna eller att uttrycka sig genom vissa gester. Denna inlärningsprocess pågår under hela uppväxten och när man blir äldre lär man sig genom att studera för att förstå vissa grundläggande regler inom kommunikation. Kommunikation är inte bara språk utan innebär också att förstå grundläggande kulturella regler. För att kunna kommunicera på ett trovärdigt och samtidigt artigt sätt är det av största vikt att förstå vad som gäller i vissa givna situationer.
Kommunikationens tre talakter
Den vanligaste kommunikationen är den verbala och därför är det viktigt att förstå hur denna brukar se ut. Talad kommunikation som bedrivs mellan människor kan delas in i tre talakter. Dessa akter kallas lokut, illokut och perlokut. De agerar som krafter i en talakt och gör att kommunikationen blir meningsfull. Dessa talakter är också bra för att beskriva hur komplex kommunikation faktiskt kan vara. Inom en talad kommunikation mellan människor ingår ofta många delar som också bär på intentioner och ibland handlingar. För många är dessa redan inlärda och förstås därför per automatik.
Lokution
Den lokuta akten innebär formandet av ord till en mening och även innebörden av denna mening. I ett exempel kan den lokuta akten se ut så här: ”Man bör inte röka.”.
Illokution
Den illokuta akten är i stället avsikten med uttalandet. Den syftar helt enkelt på intentionen bakom själva uttalandet. I exemplet skulle den illokuta akten kunna se ut på detta sätt: ”Hon tycker inte att man bör röka.”.
Perlokution
Den perlokuta akten är inom kommunikation den effekt som uppkommer. Yttrandet har uttalats, det har funnits en intention, och dessa två kan tillsammans skapa en händelse. Enligt exemplet ovan kan det se ut så här: ”Hon fick mig att sluta röka.”.
De sju elementen i kommunikationsprocessen
Kommunikationsprocessen kan delas in i sju element som alla utgör steg mot riktningen att få igenom ett budskap till en eller flera personer. Ofta sker detta genom en diskussion där de olika parterna i kommunikationen har skilda åsikter eller idéer. Kommunikationsprocessen används då som ett verktyg för att få igenom och förstå varandras tankar och för att försöka hitta en gemensam grund. Kommunikation är något dynamiskt och sker fram och tillbaka mellan individerna som deltar i processen. En avsändare blir snabbt en mottagare och vice versa och kommunikationen kan påverkas av många faktorer. De sju elementen i processen kan användas för att identifiera kommunikationens olika delar.
1. Avsändare
Kommunikationsprocessen startar genom att avsändaren, eller kommunikatören, formulerar sina idéer och det budskap denne vill föra vidare till mottagaren. Avsändaren inleder kommunikationen genom konceptualisering av sina tankar.
2. Kodning
Avsändaren börjar koda meddelandet genom ord, symboler, gester eller dylikt. Detta är processen där budskapet formas och här har avsändarens kunskap, intention, bakgrund och många andra faktorer stor betydelse för hur bra budskapet kommer tas emot.
3. Budskap
När kodningen är klar är budskapet format och färdigt, det kan bestå av ord, kroppsspråk, gester eller andra typer av tecken och symboler som en mottagare kan förstå.
4. Kanal
Avsändaren väljer en kanal genom vilken budskapet ska framföras. Detta val kan bero på olika saker såsom relationen mellan avsändaren och mottagaren, hur snabbt budskapet behöver nå fram och hur budskapet är kodat. Att använda sig av tal, skrift eller ljud är några vanliga kommunikationskanaler.
5. Mottagare
Nästa steg är att mottagaren mottar meddelandet. Ofta är mottagaren också samma person som budskapet det var menat till. Mottagaren försöker förstå meddelandets budskap på bästa möjliga sätt. Denna förståelse sker genom avkodning av meddelandet. Hur bra förståelsen är varierar med faktorer såsom hur bra mottagaren känner avsändaren, hur bra kunskap mottagaren har om ämnet och hur bra budskapet var formulerat.
6. Avkodning
Under processen då mottagaren avkodar meddelandet gör denne sitt bästa för att förstå innebörden. Kommunikation kan vara effektiv eller ineffektiv, och för att den ska kunna klassas som effektiv innebär att mottagaren förstår budskapet på samma sätt som avsändaren har avsett.
7. Feedback
Feedback är det sista steget i kommunikationsprocessen och innebär ofta att mottagaren på något vis svarar avsändaren. Detta steg blir uppfyllt genom att man säkerställer att mottagaren förstått meddelandet på rätt sätt.
Brus – Störningar i kommunikationsprocessen
De hinder som finns i kommunikationsprocessen kallas för brus och kan se ut på olika sätt. Ett brus är något som kan ske under steg 3, 4 och 5 och innebär hinder för att mottagaren ska förstå budskapet i meddelandet. Det är viktigt att identifiera dessa hinder för att skapa bättre kommunikation och förebygga att budskapet på något sätt förvrängs eller inte når fram. Det finns främst fyra olika typer av brus:
Semantiska hinder
Detta typ av brus behandlar språkliga barriärer mellan mottagare och avsändare. Det kan bero på att de inte talar samma språk eller att de använder olika typer av ord. Genom semantiska hinder kan missförstånd uppstå som gör att meddelandet antingen inte kodas korrekt och därför inte förstås av mottagaren, eller att mottagaren inte avkodar meddelandet korrekt på grund av en språklig barriär.
Psykologiska hinder
Psykologiska hinder kan se ut på olika sätt. Ibland beror de på mottagarens eller sändarens sinnesstämning under tiden för kommunikationen. Att man exempelvis känner sig arg är inte ett bra recept för att skapa god kommunikation. En arg person riskerar att missförstå ett välformulerat budskap på grund av sin egen sinnesstämning. Någon som är väldigt nervös kan i stället ha mycket svårt att formulera ett framgångsrikt budskap. Om det inte existerar tillit mellan avsändare och mottagare kan detta också innebära ett psykologiskt hinder för kommunikationen.
Organisatoriska hinder
Organisatoriska hinder såsom skillnad i auktoritet på ett företag eller regler kan göra att kommunikationen blir väldigt reglerad och därför ofri. Denna typ av kommunikation kan inte anses som lyckad eftersom sändaren ofta inte kan uttrycka det budskap den önskar, utan ändrar innehållet för att det ska fungera inom vissa ramar.
Personliga hinder
När olika parter har personligheter som inte kan kommunicera väl och försöker avkoda varandras meddelanden kan det bli väldigt fel. Har kan det vara brist på respekt, tilltro till någon annans kunskap eller helt enkelt olikheter i personligheter som sätter käppar i hjulet för kommunikationen.
Effektiv kommunikation
Kommunikation är en mycket viktig del av människors vardag. Vanligen är det inom arbetslivet som effektiv och god kommunikation är av största vikt för att arbetet ska fungera på ett smidigt sätt. För att säkerställa att kommunikationen sker effektivt behöver man identifiera och försöka hindra att brus letar sig in i processen men det finns också andra delar man kan se över för att säkerställa god kommunikation.
Det är viktigt att påminna sig om kommunikationsprocessen som ett dynamiskt förlopp där mottagare och avsändare hela tiden byter roller under samtalet. Därför är att lyssna fokuserat och uppmärksam också en stor del av en effektiv kommunikationsprocess. Om mottagaren inte har lyssnat på avsändarens budskap och missförstått något som tydligt var kommunicerat i meddelandet kan detta innebära bekymmer för kommunikationens fortsatta väg framåt. Mottagaren kan då i sin svarande roll tydligt blotta att denne inte hörde på. Detta kan uppfattas som ett tecken på respektlöshet och bör undvikas. Något som heller inte får glömmas bort är att hålla god ton, medvetet försöka förstå personen man kommunicerar med och vara öppensinnad.
Det vanligaste då man lägger upp förhållningssätt och ramar för hur effektiv kommunikation bör bedrivas är att man fokuserar på avsändaren. Denne har i sin roll mer kontroll över samtalet än mottagaren och kan därför leda kommunikationen och sätta upp riktlinjer för hur samtalet ska gå till. God kommunikation skapar goda relationer och är därför en central del av hur människor bygger upp tillit mellan varandra. För att illustrera vilka delar som ingår i effektiv kommunikation kan man ta hjälp av kommunikationens 7 C.
Kommunikationens 7 C
Clear – tydlig
Det första steget för en effektiv kommunikation är att se till att budskapet är tydligt. Det är viktigt att kommunicera på ett sätt som är lättförståeligt för mottagaren. Att försöka hålla sina idéer tydliga och inte presentera ett för rörigt budskap ökar chanserna för att kommunikationen ska bli lyckad.
Correct – korrekt
Budskapet bör vara formulerat på ett korrekt sätt. Detta innebär å ena sidan med en språklig korrekthet, alltså att språket är rätt använt och att avsändaren har sett över grammatiken. Å andra sidan innebär det att meddelandet är skickat med god timing så att det inte når mottagaren vid ett dåligt tillfälle. Om meddelandet skickas med god korrekthet kommer också avsändaren att upplevas som en mer kompetent och trevligare person.
Complete – fullständig
Budskapet från avsändaren bör vara fullständigt, vilket innebär att ingen viktig information får vara utelämnad. Detta gör att mottagaren slipper återkomma med följdfrågor och dessutom leds att ta bättre beslut baserat på den information som skickats.
Concrete – konkret
För att undvika att meddelandet missförstås bör innehållet vara konkret, alltså innehålla tydlig information som är relevant och stödjer det avsändaren vill säga.
Cocise – precis
Informationen bör vara precis och inte innehålla onödigt långa meningar eller upprepningar. Detta eftersom det är större chans att mottagaren förstår kortare och mer koncisa meningar. Det är samtidigt också enklare att hålla i gång uppmärksamhet och fokus när man tar in mer precis information.
Consideration – hänsynsfull
Något som ofta glöms bort då man kommunicerar, och särskilt då man är inne i en het debatt, är att visa hänsyn till sin mottagare. Det är mycket ofta folk vill få fram sitt budskap på bekostnad av sin mottagare, och använder denne för att stärka sin egen åsikt. Detta är ett misstag eftersom hela syftet med kommunikationen då motarbetas. Kommunikationsprocessen är en dynamisk process som syftar till att försöka hitta en gemensam grund mellan avsändare och mottagare.
Courteous – artig
För att kommunikationen ska bli effektiv behöver avsändaren också hålla koll på sin eller sina mottagare och använda deras erfarenheter för att skapa en trevlig dynamik. Om det finns respekt i samtalet blir kommunikationen mer lyckad eftersom det ökar chansen att mottagarna faktiskt tar in informationen.
De nya kommunikationssätten
I takt med att internetanvändandet ökar börjar kommunikation alltmer ändra form. Detta innebär också att många i vuxen ålder behöver lära sig att kommunicera på nya sätt och också vilka regler som gäller. Förr kommunicerade människor i större utsträckning genom att fysisk närvara och tala med varandra och då var kommunikation genom exempelvis blickar och ansiktsuttryck väldigt värdefull. Idag kan en hel konversation ske på en chatt, och där ser man inte varandras ansikten och man kan därför skriva något som inte behöver överensstämma med hur man känner sig eller hur man kommunicerar med sitt kroppsspråk.
För att illustrera hur detta ytterligare ändrar sättet på vilket vi kommunicerar kan man använda de tre talakterna ovan. Man kan även över en chatt fortfarande uttrycka en intention och en handling kan fortfarande komma utav denna, men den illokuta akten, avsikten med budskapet, går förlorad. Detta gör att man ibland inte förstår avsikten med ett meddelande och kan missförstå denna eller inte uppfatta den alls. Det kan framkalla osäkerhet i kommunikationsprocessen eftersom man har svårt att läsa av en person man inte ser. Att kommunikationsprocessen förändras i takt med människor förändrar sina vanor är uppenbart och i framtiden kanske den kommer ser ut på ett helt annat sätt än idag.
Sammanfattning Kommunikationsprocessen
För att kunna optimera och effektivisera de sätt på vilka människor kommunicerar behövs först en grundläggande förståelse av kommunikationsprocessen. Man tar ofta kommunikation och det sätt man själv använder sig av den för givet, men detta är ofta ett misstag. Att rannsaka de olika delarna av kommunikationsprocessen för att se till att få fram sina tankar på ett tydligare sätt är en god investering både för personlig utveckling och för företag som vill förbättra den interna kommunikationen. Det är också bra att känna till de vanligaste störningarna i kommunikationen för att kunna akta sig för dessa och undvika missförstånd.
Kommunikationsprocessen är inte ett verktyg i sig för att förbättra kommunikation, men den kan ge en tydlig bild av kommunikationens olika delar och hjälpa till att bryta ner dem. Det gör det enklare att identifiera var störningar oftast uppstår och hur man bäst upptäcker och förebygger dessa. Detta kan användas av en organisation som vill förbättra den allmänna kommunikationsprocessen på företaget, och för personlig vinning om man exempelvis vill upplevas som mer kompetent och få ut mer av sina privata samtal. Ofta sker misstag i kommunikationsprocessen därför att man snabbt läst igenom något eller deltagit i ett samtal utan att lyssna ordentligt på innehållet. Ett bra ställe att börja är helt enkelt att lägga ner mer energi då man agerar mottagare i en kommunikationsprocess.
