Motiverande samtal: Boosta medarbetarnas engagemang genom att prata med dem

Arbetsgivare och chefer pratar mycket om att motivera sina anställda, men experter menar att den viktigaste typen av motivation kommer inifrån. I så fall innebär det att det inte går att göra någon mer motiverad genom direkta handlingar, men att man kan skapa en arbetsmiljö som engagerar människor på ett sätt som inspirerar till en inre drivkraft och starkare motivation. Vem skulle inte känna sig exalterad om de visste att företaget de jobbar för värderar dem och det arbete de bidrar med?

Motiverande samtal

 

Detta är något man kan åstadkomma med hjälp av så kallade motiverande samtal med de anställda. Genom att ställa viktiga frågor till sina medarbetare, och lyssna noggrant på deras svar, kan man ta reda på vad som gör dem glada och nöjda på jobbet. Därtill kan man dessutom lära sig mycket mer om de anställda än så. Den här texten tittar närmre på motiverande samtal, vad motivation är och tips på hur man kan få igång motiverande och meningsfulla samtal.

 

Vad är ett motiverande samtal?

Ett motiverande samtal med de anställda kan vara det första steget mot en bättre arbetsmiljö på kontoret, och det går att boosta de anställdas engagemang genom att prata med dem om deras drivkrafter och hur de ser på framtiden. Det är en bra idé att be de anställa att själva identifiera de saker som motiverar dem till att göra sitt jobb så bra som möjligt, och vad som får dem att vilja stiga upp på morgonen. Målet är att hjälpa de anställda att hitta de motiverande faktorerna i deras omgivning som driver de framåt allra bäst och som ger dem maximalt med värdefull energi.

Ett bra första steg är att börja betrakta motivation som en kompetens eller kunskap som går att lära sig, att uppmuntra, ta tillvara på och bibehålla. Det går att välja ut och fokusera på de motivationer och drivkrafter som påverkar en allra mest. Motiverande samtal hjälper människor att upptäcka de olika skäl de har för att göra saker och ting, och framför allt sina jobbuppgifter och uppdrag. När man har identifierat och preciserat sina externa och yttre motivationer kan det ibland vara enklare att hitta och förstå sina inre motivationer bättre, det vill säga de som är starkast kopplade till ens värderingar, intressen och åsikter. Det kan ta flera motiverande samtal för de anställda att komma till rätta med sin motivation och för att kunna leverera sina uppgifter med bästa tänkbara resultat, med hjälp av de värderingar de bryr sig mest om. Under de motiverande samtalen med de anställda kan man hjälpa dem att se deras roll i det större sammanhanget.

Det är viktigt att komma ihåg att de allra flesta människor redan är motiverade. Därför är syftet med ett motiverande samlat inte att göra någon annan motiverad, utan att bistå med det stöd dem behöver för att hitta in till sin egen motivation. Man kan skapa en trivsam, stöttande, intressant och rolig arbetsmiljö och -klimat där de anställda kan känna sig fria att utvecklas och utforska sina drivkrafter.

Vad är då egentligen motivation?

För att kunna ha ett motiverande samtal måste man först ha koll på vad motivation faktiskt är. Motivation i sin enklaste form är den process som initierar, vägleder och upprätthåller ett målorienterat beteende. Det är motivationen som får en att bete sig på ett visst sätt och att agera, oavsett om det handlar om att hämta ett glas vatten för att släcka sin törst eller läsa en bok för att få mera kunskap om ett visst ämne. Motivation involverar de biologiska och känslomässiga såväl som de sociala och kognitiva drivkrafterna som aktiverar ett beteende. I vardaglig mun används begreppet “motivation” ofta för att beskriva varför en person gör något. Det är helt enkelt den grundläggande drivkraften bakom människans handlingar. Motivation handlar dock inte bara om de faktorer som aktiverar ett beteende. Det involverar också de faktorer som sedan styr och som upprätthåller dessa målfokuserade handlingar. Dessa motiv är emellertid sällan särskilt observerbara. Som ett resultat av det måste man ofta förklara orsakerna till varför människor gör de saker som de gör baserat på observerbara beteenden.

Vad är det då som ligger bakom ens motivationer och som skapar ens drivkrafter? Psykologer har föreslagit olika teorier bakom motivation, inklusive exempelvis instinkt och teorier så som Maslows behovstrappa. I verkligheten är det oftast väldigt många olika faktorer och krafter som motiverar och vägleder människans beteende. Vem som helst som någon gång har satt upp ett personligt mål, som att gå ner fem kilo i vikt eller springa ett maraton, inser dock snabbt att det inte räcker att enbart ha motivation eller en vilja för att lyckas åstadkomma något. Att uppnå ett av de målen kräver till exempel en förmåga att kämpa sig igenom och förbi olika hinder och att fortsätta framåt trots motstånd och svårigheter.

Man brukar säga att motivation består av tre stycken huvudsakliga komponenter, nämligen aktivering, uthållighet och intensitet:

  • Aktivering: Involverar beslutet man tar för att initiera ett beteende, till exempel att anmäla sig till en kurs i psykologi.
  • Uthållighet: Uthålligheten utgörs av den fortsatta ansträngningen mot ett mål trots att hinder kan existera. Ett exempel på uthållighet i relation till motivation skulle vara att ta fler kurser i psykologi för att kunna ta en examen, även om det kräver en betydande investering av tid, energi och resurser.
  • Intensitet: Intensiteten kan man avgöra baserat på den ansträngning som används eller krävs för att kunna uppnå ett visst mål. Till exempel kan en student glida igenom psykologikurserna utan någon större ansträngning, medan en annan student studerar regelbundet, deltar i diskussioner och drar nytta av forskningsmöjligheter utanför kursen. Den första studenten saknar intensitet, medan den andra strävar efter sina pedagogiska mål med starkare intensitet.

Graden av var och en av dessa komponenter bakom motivation kan påverka huruvida man uppnår sitt mål eller inte. En stark aktivering innebär till exempel att man är mer benägen att börja jobba mot sitt mål. Uthållighet och intensitet avgör sedan om man fortsätter arbeta mot det målet och hur stor ansträngning man lägger på det.

Något som är värt att komma ihåg är att alla människor upplever variationer och upp- och nergångar i sin motivation och viljestyrka. Ibland kan man känna sig otroligt peppad och väldigt driven för att satsa på sina mål medan man andra dagar känner sig orkeslös eller oinspirerad. Om man känner att ens motivation är låg så finns det steg man kan ta för att fortsätta framåt ändå. Några saker man kan prova inkluderar:

  • Anpassa de personliga målen så att fokus ligger på det som verkligen är viktigast
  • Om man står inför en uppgift som är väldigt stor eller överväldigande kan det vara värt att dela upp den i mindre delar och mindre delmål. Då blir det lättare att väcka motivationen till liv, och därtill att känna att man snabbare gör framsteg.
  • Stärka självkänslan och självförtroendet
  • Påminna sig själv om vad man hittills har lyckats åstadkomma i livet och vad ens styrkor är

8 Tips på hur du kan göra samtalen mer meningsfulla

Ett motiverande samtal kan se olika ut och kännas meningsfullt till olika grad. Det kan ske i mötesrummet eller i kafeterian på kontoret, på väg till jobbet eller hemma i köket med ens partner. Det centrala är att ett motiverande samtal brukar vara personligt och informellt. Det kan dock ha betydande konsekvenser och påverka samtalets deltagare olika mycket. Om man värderar sin tid vill man ofta att det motiverande samtalet ska vara produktivt och leda till något konkret. Därför vill man maximera samtalet så att det i slutändan känns meningsfullt. Här följer olika tips på hur vad man kan göra för att ett motiverande samtal ska kännas så meningsfullt och givande som möjligt, för alla inblandade.

1. Utgå från ett syfte

Innan man inleder ett motiverande samtal bör man vara medveten om vad man vill att samtalet ska uppnå eller leda till. Är det för att hjälpa den andra personen, för att lära känna dem lite bättre eller för att själv få tillgång till värdefull information? Om man på förhand vet sitt syfte blir det lättare att styra samtalet och se till att man håller sig till ämnet.

2. Vara genuin

Under ett motiverande samtal är det viktigt att man är så ärlig och öppen som möjligt, så att den andra personen uppfattar en som genuin. Man bör hålla samtalet vid en tidpunkt där man inte behöver stressa och då man faktiskt känner för att prata med personen. Om man känner sig tvingad till att delta i samtalet kan det synas utåt och hindra den andra personen från att svara öppenhjärtat på frågorna man ställer, eller våga vara ärlig mot sig själv.

3. Starta med ett bra ämne

Om man inte är säker på hur man ska inleda samtalet kan man starta med ett ämne som känns aktuellt och lämpligt. Startpunkten för det motiverande samtalet måste dock utgå från den relation man har till den andra personen, och den situation man befinner sig i. Om man till exempel ska ha ett motiverande samtal med en kollega som man vet är stressad kan man försöka lugna personen genom att först prata om hur de mår. Att starta samtalet på rätt sätt är viktigt eftersom att det sätter tonen för resten av samtalet.

4. Hitta ett gemensamt intresse

Om samtalet är mellan två personer som inte känner varandra eller om det är det första motiverande samtalet man har kan det ibland kännas lite trögt att komma igång. Då kan det vara en bra idé att försöka hitta ett ämne som båda tycker är intressant och som man kan komma varandra närmre genom att prata mer om. Att tillsammans upptäcka saker som båda gillar eller ogillar kan stärka relationen och det blir därmed lättare att prata om motivation och drivkraft.

5. Visa empati och förståelse

För att verkligen kunna förstå någon tillräckligt bra för att kunna hjälpa dem med deras motivation kan man behöva sätta sig själv i deras situation. Det kan göra att man når djupare under samtalets gång. Att visa empati innebär att man förmedlar till den andra personen att man kan relatera till deras situation och känslor.

6. Lyssna först och validera efter

En av de svåraste sakerna i ett motiverande samtal, eller i vilken typ av samtal som helst egentligen, är att verkligen lyssna på den andra personen. Ett bra knep för att se till så att man faktiskt lyssnar är att inte förbereda vad man ska säga eller svara under tiden som den andra personen pratar. För att visa att man har lyssnat och för att validera det de berättat kan man upprepa det som sagt fast med ens egna ord.

7. Säkerställ att alla förstår varandra

När man pratar om något som motivation, som kan kännas rätt diffust och abstrakt ibland, kan det vara värt att säkerställa att alla förstår varandra. En del ämnen och budskap kan vara svårare än andra att relatera till och därför förstå. Ibland kan det kännas lockande att bara acceptera det någon sagt utan att faktiskt tänka efter vad det betyder, men i så fall kan man gå miste om värdefull information och det motiverande samtalet kan bli mindre givande. Att be om ett förtydligande eller mera förklaring är dessutom ett bra sätt för att visa sitt intresse för den andra personen, det vill säga en vilja att verkligen förstå personen på djupet. Det visar också att man är uppmärksam och vaken.

8. Återkoppla

Det kan som sagt krävas mer än ett motiverande samtal för att man ska känna att man har kommit någonvart. Oavsett om man planerar att mötas igen för ett nytt samtal eller ej så är det viktigt att återkoppla med personen, för att ta reda på hur samtalet eventuellt har hjälpt dem. Man kan också be om feedback angående hur de upplevde det motiverande samtalet, så att man kan maximera sina samtal i framtiden och göra arbetsplatsen så trivsam som möjligt. När de anställda känner att man bryr sig om dem tenderar de att trivas bättre och därmed också göra bättre ifrån sig.

Kopplingen till motivation på arbetsplatsen

Enligt forskning tenderar de anställda att känna sig motiverade när de känner sig tillräckligt autonoma och som att de har ett syfte på arbetsplatsen. De behöver tillräckligt med utrymme och auktoritet för att kunna tänka och agera kreativt samt utveckla nytänkande idéer. Framför allt behöver de veta anledningen till det de gör på jobbet. Forskningen visar också att motiverande samtal kan stimulera engagemang bland de anställda. Ju mer engagerade de anställda känner sig, desto troligare är det dessutom att de vågar dela med sig av värdefull feedback om företaget. Det gör det möjligt att åtgärda problem på arbetsplatsen som man tidigare inte hade någon vetskap om. Bakom många klagomål från de anställda finns det ofta många bra förslag. Därför är det en bra idé att bemöta de anställdas feedback genom att fråga om de har några förslag på lösningar. Att återkoppla och meddela de anställda vilka åtgärder man vidtagit visar dem att man bryr sig.

Ett motiverande samtal behöver inte ske mellan enbart två individer utan kan också ske i grupp. Om man stimulerar samarbeten kan det leda till bättre brainstorming för nya idéer och problemlösning. Det leder i sin tur till bättre resultat och kanske till och med till nya produkter inom företaget. På så sätt tjänar både företaget och de anställda på dessa viktiga samtal och interaktioner.

När man pratar med de anställda en och en kan man be dem beskriva den bästa upplevelsen de haft på jobbet den här månaden, och varför just den upplevelsen var så spännande för dem. Man kan fråga om deras nuvarande position passar dem och vad de anser att de skulle behöva för att trivas bättre och känna ett starkare driv.

Inför och under ett motiverande samtal är det viktigt att man försöker lära sig mer om de anställda som de personer de är. Man kan försöka ta reda på lite mer om deras familjeliv, vad de tycker om att göra utanför jobbet och om de tycker det är svårt att balansera jobbet med privatlivet. När man lär sig mer om sina anställda och vad som verkligen motiverar dem blir det lättare att göra de anpassningar som krävs för att hålla kvar dem. En hög omsättning av personal kan annars bli en kostsam historia för företaget. Därtill bör man regelbundet uppdatera alla angående företagets målsättningar, de framsteg som görs och andra nyheter. Att kunna sätta in sig själv i företagets större sammanhang gör att de anställa kan se hur de passar in och varför deras roll är viktig.

Slutsats

Att förstå motivation är viktigt inom många områden i livet, från arbetsplatsen till familjelivet. Som arbetsgivare och chef är det viktigt att förstå vad som motiverar och driver företagets anställda. Det kan man göra genom motiverande samtal. Under samtalet hjälper man medarbetaren att identifiera och förstå vad som motiverar dem. Det blir enklare att sätta och också uppnå målsättningar. Det motiverande samtalet kan därmed bidra med viktig information om hur man skapar en så trivsam och produktiv arbetsplats som möjligt för de anställda.