Poka Yoke: Metod för att undvika fel

av | 24 jul, 2020

Att göra misstag är mänskligt och något som alla personer råkar ut för då och då, hemma såväl som på arbetsplatsen. Det är dock alltid en otrolig lättnad när man lyckas förhindra ett misstag innan det sker. Hur illa ett misstag är beror dock på situationen och i vilket sammanhang som misstaget råkar ske.

Att till exempel råka krympa sin skjorta i tvätten är inte riktigt lika illa som att montera ihop en bil på fel sätt. Det senare kan nämligen få allvarliga och till med med livshotande konsekvenser. Därför är det mycket viktigt att ha system på plats som både förebygger att fel och misstag ens kan uppstå, och dels snabbt upptäcker ett eventuellt misstag som ändå har råkat ske.

Det är här som Poka Yoke kommer in i bilden. Poka Yoke är japanska och betyder felsäkring, där Poka är det japanska ordet för ”oavsiktligt fel” och Yokeru är det japanska ordet för ”att förebygga”. Poka Yoke metoden är vanlig framför allt inom bilindustrin, där metoden först utvecklades, men även inom en mängd andra områden och bygger på att designa och producera på ett sådant sätt att misstag helt enkelt inte kan uppstå.

Poka Yoke metoden

Det kan röra sig om så pass simpla saker som stavningskontroll och funktioner på en tvättmaskin, till utseendet på en elkontakt och låsen på flygplansdörrarna som förhindrar att dörrarna öppnas mitt under flygningen.

 

Poka Yoke-metoden

Poka Yoke metoden togs fram och myntades redan 1961, av den japanska ingenjören Shigeo Shingo. Shigeo Shingo arbetade med kvalitetssäkring hos bildproducenten Toyota. När Shigeo först tog fram metoden så kallade han den istället för Baka Yoke, vilket betyder ”idiotsäkring”. Efter en del protester så bytte dock metoden namn till Poka Yoke vilket den heter än idag.

Eftersom att den här metoden, eller konceptet som vissa anser att det är, först utvecklades inom bilproduktion så är det också där som den används som flitigast. Toyota är fortfarande det mest kända multinationella företaget som använder Poka Yoke idag. Men med åren så har Poka Yoke blivit allt vanligare och vanligare inom en rad andra sorters produktionsområden. Många människor världen över är nog inte medvetna om hur många gånger de flesta faktiskt stöter på exempel på Poka Yoke användning i sin vardag.

Poka Yoke

När Poka Yoke appliceras i en produktionsprocess så säkerställer metoden att så lite fel som möjligt kan uppstå och tanken är att det helt ska eliminera behovet att kontrollera kvaliteten efter själva processen. Grundtanken med Poka Yoke är att man ska göra det praktiskt omöjligt för misstag att uppstå, både mekaniska och på grund av den mänskliga faktorn. Poka Yoke tvingar helt enkelt sina användare att göra rätt och lämnar mycket lite utrymme för misstolkning eller felanvändning. Inom Poka Yoke så särskiljer man mellan misstag och defekt.

  • Defekt definieras som ett fel som uppstår i processen och sedan följer med ända tills det i slutändan når kunden, vilket såklart kan vara till mycket stor nackdel för producenten och företaget.
  • Ett misstag, å andra sidan, går att upptäcka och dessutom göra något åt direkt.

Poka Yoke syftar helt enkelt till att eliminera defekter vid källan, det vill säga där och när de uppstår, genom att praktiskt förhindra att misstag överhuvudtaget kan ske. Några av de främsta fördelarna med Poka Yoke som gör metoden både användarvänlig och populär är att den är enkel, billig och effektiv. Ofta är lösningar mycket simpla och kan ofta bli integrerade direkt i produktionsprocessen eller till och med direkt i produktens design. Några av de vanligaste exemplen på Poka Yoke användning är utformandet på stickkontakter, där båda ändarna måste passa ihop, och SIM-kortet till mobiltelefoner. Som många känner till så går det ju bara att sätta in SIM-kortet i mobilen på ett sätt, vilket helt enkelt gör det omöjligt att sätta in det på fel sätt.

Varför och när är Poka Yoke en användbar metod?

Att använda sig av och applicera Poka Yoke kan vara värdefullt inom många olika områden, men kan vara särskilt viktigt när det gäller vissa specifika situationer:

  • När konsekvenserna av ett eventuellt fel eller misstag riskerar att bli antingen farliga eller dyra
  • När man har identifierat ett steg i processen där misstag enkelt kan uppstå på grund av den mänskliga faktorn vilka kan leda till defekter och fel. Det gäller särskilt i processer där mycket hänger på arbetarens erfarenhet, skicklighet och framför allt uppmärksamhet.
  • I en servicetjänst där kunden kan råka göra ett fel som i slutändan påverkar produktionsprocessen och produkten
  • När små och mindre fel som ligger tidigt i processen riskerar att skapa större problem i ett senare skede i processen.
  • Om det finns ett steg i processen där output, det vill säga själva produkten, eller kunden överförs till en annan medarbetare.

 

Fördelar med Poka Yoke

Fördelar med Poka Yoka metoden

Poka har några olika fördelar och vilka som nämns beror ofta på vem som blir tillfrågad. En chef eller företagsledare skulle till exempel antagligen nämna att den här metoden kan förbättra både avkastning och effektivitet för många olika sorters processer, men framför allt att den hjälper till att minska mängden defekter som uppstår. Om man istället skulle fråga medarbetarna på arbetsplatsen så skulle andra faktorer säkert kunna spela en viktigare roll.

Många som använder sig av Poka Yoke vittnar till exempel om att det kan leda till en förbättrad atmosfär mellan kollegerna och arbetsledare samt en högre moral. Det sker genom att Poka Yoke styr bort från skuldbeläggning och är inte ute efter att klandra en specifik arbetare när någonting har gått snett. Istället så menar Poka Yoke teorin att det är processen som är bristfällig och inte personen. Att lägga skulden på varandra eller att bestraffa arbetare har sällan visat sig ha en positiv inverkan på varken arbetsmiljön eller för att minska mängden misstag som sker.

I motsats till att skuldbelägga varandra efter att ett misstag har ägt rum så uppmuntrar Poka Yoke metoden istället medarbetare att vara delaktiga i processen att ta fram kreativa och smarta lösningar för att förhindra och förebygga fel och misstag. Metoden gör det möjligt för företag att försäkra sig om att deras anställda kan lyckas med sina uppgifter, vilket är belönande för alla inblandade.

 

Tre olika typer av Poka Yoke

Det går att använda Poka Yoke i vilket steg som helst i en tillverkningsprocess där man misstänker att ett misstag kan göras. Om en viss process inte kan använda Poka Yoke för att förhindra ett misstag, så kan metoden också användas för att i ett så tidigt skede som möjligt varna användaren att ett misstag har ägt rum för att på så sätt snabbt kunna åtgärda det och samtidigt minska kostnaderna för felet. När man talar brett om Poka Yoke så hänvisar man till den generella metoden där man designar en produkt eller en process på ett sätt om praktiskt förhindrar att ett fel kan uppstå. Men det finns i själva verket tre stycken olika typer, eller kategorier, av Poka Yoke metoden.

Dessa tre metoder kallas för Kontaktmetoden, Det fasta värdet samt sekvensmetoden.

  • Kontaktmetoden: Den här metoden upptäcker och förhindrar fel och misstag genom att använda sig av produktens färg, storlek, form och andra fysiska egenskaper och attribut. Den här kategorin kan också inkludera till exempel rörelsesensorer, som finns i bland annat hissdörrar.

Genom att använda sig av och anpassa produktens form, färg, eller annat fysiskt attribut så blir det på så sätt omöjligt att koppla in, sätta ihop eller på annat sätt använda produkten på fel sätt så som exempelvis en jordad stickkontakt. Där passar kontakten bara in i en speciellt utformat vägguttag.

  • Det fasta värdet: Den här metoden utgår ifrån att en process kräver ett visst antal steg, och varnar användaren om ett visst antal steg eller rörelser inte har genomförts. Förutom steg och rörelser så kan det också handla om att ett visst antal delar inte har använts i processen, till exempel som när man sätter ihop en möbel från Ikea förutom att det då lär vara för sent att fixa när man upptäcker felet. Man upptäcker helt enkelt felet genom att man har kvar en del som borde ha använts redan, till exempel en skruv eller liknande.

När den här metoden används i större tillverkningsprocesser så har användaren ett visst antal delar som måste användas i varje steg av processen. För att kunna gå vidare till nästa steg så måste alla delar ha använts, och om så inte är fallet så går det inte att fortsätta processen. Det säkerställer att defekter upptäcks redan vid källan och minimerar därmed kostnaderna för misstaget. Om defekten istället hade följt med vidare till nästa steg av tillverkningen eller i värsta fall till slutprodukten så hade de associerade kostnaderna blivit mycket högre.

  • Sekvensmetoden: Den här metoden ämnar till att säkerställa att de föreskrivna stegen av en process har följts och att allting har gått rätt till, innan man går vidare till nästa skede eller steg. Den här metoden garanterar således att inga misstag överhuvudtaget kan ske. Det kan till exempel röra sig om lådor som bara går att öppna i en viss sekvens, eller ordning, eller färgkodning som inspekteras för att kontrollera så att alla kritiska steg av processen har genomförts i rätt ordning.

 

De olika stegen i Poka Yoke-metoden

Som har nämnts tidigare så finns det tre huvudsakliga kategorier av Poka Yoke-metoder. Vilken metod och lösning som lämpar sig bäst beror alltså på när i en process som metoden behövs, vilken typ av process eller produkt det gäller och hur de olika stegen av processen ser ut. För att Poka Yoke ska vara så effektiv och en så säker metod som möjligt så bör man se till så att man går igenom varje steg i metoden. Annars är risken att man känner en falsk trygghet eftersom att då inte går att garantera att alla möjliga misstag kommer gå att undvika.

1. Definiera möjliga fel och lämpliga typer av feldetektering

Det första steget när man implementerar Poka Yoke metoden är det mest tidskrävande men också ett av de viktigaste stegen. Här är det viktigt att man är noggrann, samt att man involverar rätt personer i processen. Nyckelaktörer för att metoden ska lyckas är att de som är direkt involverade i den process där Poka Yoke ska implementeras, eftersom att de har den expertis och praktisk kunskap som spelar en avgörande roll när man undersöker och analyserar processens olika delar och steg.

När man har samlat en arbetsgrupp så är det dags att sätta igång. En av de smidigaste tillvägagångssätten är att rita upp ett flödesschema för den aktuella processen. Det är viktigt att alla detaljer kring varje steg kommer med. Analysera därpå varje steg och tänk noga kring hur, var och när i processen som ett fel kan äga rum på grund av den mänskliga faktorn. För varje potentiellt fel så bör man gå tillbaka till källan där felet uppstod, vilket till exempel kan göras med hjälp av 5 Varför-metoden. Den metoden hjälper en att ta reda på roten till ett problem. När man har identifierat roten så ska man fundera ut alla möjliga sätt som det här misstaget kan ske på, och hur Poka Yoke kan hjälpa till att förebygga misstaget.

Man måste avgöra om man ska använda sig av en metod som antingen förhindrar att misstaget kan ske alternativt en metod som varnar användaren så fort misstaget väl har ägt rum. Följande alternativ bör också övervägas:

  1. Eliminering: ta bort det steg av processen där misstaget kan ske.
  2. Ersätt: ersätt steget med ett felsäkrat steg.
  3. Facilitera: gör det rätta tillvägagångssättet mycket lättare än det felaktiga.

När man väljer sin Poka Yoke metod och lösning så är det viktigt att man tänker och agerar så omfattande som möjligt, och försöker att inte enbart punktmarkera i processen. Sedan bestämmer man vilken typ av lösning som är aktuell, det vill säga en från kontaktmetoden, sekvensmetoden eller metoden med det fasta värdet.

 

2. Analysera metoden

När man har valt en lämplig Poka Yoke metod så bör man analysera och testa den innan man gör den permanent. Det är viktigt att också se till så att man har rutiner och riktlinjer på plats för vad personalen ska göra om ett misstag eller fel sedan skulle uppstå, för att undvika att produktioner stoppas upp.

När man åtgärdar ett fel i ett steg av produktionsprocessen så måste man säkerställa att man inte bara förflyttar problemet till ett annat steg i processen. Det gör man genom att vara så omfattande i sin analys av problemet som möjligt, som nämnts tidigare.

 

3. Kontrollera och förbättra

Arbetet slutar inte bara för att ens Poka Yoke metod är implementerad, det är snarare tvärtom. När processen är igång så är det avgörande att följa processen och dess utveckling, och att hela tiden lära sig genom de eventuella fel eller misstag som sker. Därför bör man ta fram metoder för hur ens Poka Yoke lösning ska inspekteras. Man brukar säga att det finns tre stycken olika metoder för inspektion som ger så snabb feedback tillbaka till systemet så som möjligt:

  • Inspektionen kan ske vid nästföljande steg i processen, då av en annan arbetare.
  • Egeninspektion är ett annat alternativ där en arbetare helt enkelt kontrollerar sitt eget arbete så fort det är utfört.
  • Vid automatisk inspektion kontrolleras källan, och innan processen kan starta så säkerställa det att alla förhållanden är rätt.

 

Exempel på Poka Yoke i vardagen

Att Poka Yoke ofta är en så pass enkel och kostnadseffektiv metod att använda sig av gör att de är mycket vanligare än många först tror. Faktum är att det finns exempel på Poka Yoke överallt och många stöter på dem flera gånger om dagen sin vardag. Här är exempel på några av de allra vanligaste användningarna:

  • Hushållsartiklar: många maskiner som man använder hemma, som till exempel tvätt- och diskmaskin, går inte att använda om inte dörren är ordentligt stängd. Det förhindrar att man är med om en mycket blöt olycka!
  • Bläckpennor: många bläckpennor som har en funktion vilken gör det möjligt att fästa på till exempel en bröstficka kräver att man först klickar in spetsen på bläckpennan. Det förhindrar att man får mörka bläckfläckar på sin nytvättade skjorta.
  • Utsläpp i handfat: de flesta handfat har ett hål, det vill säga ett utsläpp, högre upp i handfatet närmre handfatets överkant. Det förhindrar att handfatet blir överfullt ifall att man skulle glömma att stänga av kranen, och förhindrar därmed en översvämning i badrummet.

 

Poka Yoke sammanfattat

Poka Yoke är en populär metod för att kvalitetssäkra sin produktion, vars mål är att framför allt förhindra och förebygga att misstag kan uppstå men också att snabbt varna så användare om ett misstag skulle ske. Metoden är omtyckt av många på grund av att det är en mycket effektiv lösning som framför allt är både enkel och ofta billig att implementera.

Metoden har många olika fördelar, så som till exempel att den inte kräver en massiv upplärning av arbetarna, gör att man kan minimera dyra inspektionskostnader och upptäcker kostsamma defekter tidigt eller innan de hinner ske, tar bort många upprepande arbetsuppgifter från arbetarna och stimulerar en kreativ och trevlig arbetsmiljö.