Alla som arbetar med projekt och teamwork har nog någon gång i sin karriär upplevt dels de sorters projekt där allting helt enkelt bara flyter på och arbetet mer eller mindre går som på räls, och dels de projekt där allting går fel och projektet fallerar. Det kan finnas många olika faktorer som påverkar hur väl arbetet i ett projekt fungerar och om ett projekt når sitt slutmål eller inte men den mest avgörande faktorn brukar vara ledarskapet och mer specifikt själva ägandet av projektet, eller rättare sagt – en brist på projektägande.
Ett projekt där direktiven och ledarskapet är tydligt, teamets deltagare är självgående men bra på att samarbeta, få flaskhalsar uppstår i produktionen och projektet levereras i tid till en nöjd kund tenderar inte att magiskt ske av sig själv. Ett sådant projekt har med hög sannolikhet en mycket kompetent projektägare som har en klar och tydlig vision för teamets och projektets arbete.
En är en Projektägare?
Projektägaren är den person i ett projektteam med en vision som vägleder projektets arbetsgång. Personen som har arbetsrollen som projektägare är den som identifierar ett problem och som på ett entusiastiskt och engagerat sätt tar fram en plan för att lösa det. Projektägaren är bra på att utforma ett projekt så att det ligger i linje med organisationens större och övergripande målsättningar, samt säkra finansiering från sponsorer och förankra arbetet i organisations ledning och med andra externa aktörer.
Det är också projektägaren som sätter ihop själva projektteamet och som håller uppe motivationen i teamet genom att få medarbetarna att förstå syftet med och värdet av projektet, lyssna på deras idéer och åsikter samt erbjuder dem chanser och möjligheter att fördjupa sina kunskaper eller förvärva nya kompetenser. Tillsammans med projektledaren så ansvarar projektägaren således för ledarskapet inom projektteamet. Dessa två roller, projektägare och projektledare, och deras ansvarsområden kan ofta förväxlas.
Det finns dock några viktiga utmärkande skillnader, vilka reds ut längre ner i den här texten. När en organisation utser vem som ska vara projektägaren för ett projekt så bör man välja en individ som redan från början är entusiastisk inför projektet i fråga, förstår dess värde samt de förväntade resultaten. Det ska helst också vara någon som är så pass involverad i arbetet att han eller hon skulle bli direkt påverkad av projektets utkomst och resultat.
Varför det är viktigt att ha en Projektägare?
En del projekt kan klara sig bra utan en projektägare, särskilt små och enkla typer av projekt. Men när det kommer till de större, mer komplexa och ambitiösa projekten som löper under en lång tid så kan man i princip konstatera att en projektägare alltid är en nödvändig roll att inkludera i ett projekt. Projektägaren ansvarar för den övergripande riktningen inom ett projekt, vilket gör att projektledaren kan koncentrera sig på det mer detaljerade, dagliga arbetet.
Medan teamet är upptaget med att utföra projektets olika uppgifter så har projektägaren utrymme för att samtidigt hålla koll på vad som sker ute i den större organisationen och göra nödvändiga anpassningar av projektet om ett sådant behov skulle uppstå.
Typiska och viktiga karaktärsdrag hos en projektledare
Det finns många relevanta kunskaper, kompetenser och karaktärsdrag som en duktig och effektiv projektägare kan ha.
Här följer en beskrivning av några av dem:
1. Entreprenör
Projektägare brukar vara riktiga entreprenörer. De är fulla av idéer, ser möjligheter där andra ser utmaningar, är ansvarsfulla och tar välgrundade beslut för att på så sätt undvika onödiga risker.
2. Visionär
Riktigt bra projektägare har en klar och tydlig vision. De vet vad de vill ha och vad de vill skapa för kunden och sina användare, och speciellt varför de vill ha det.
3. Beslutsam
Projektägare måste vara bra på att ta beslut. En projektägare behöver nämligen ständigt ta olika sorters beslut vilket dessutom ofta också inkluderar en hel del nej-sägande till sina medarbetare, och projektägaren kan därför inte vara rädd för att göra någon besviken.
4. Strategiskt tänkande
Projektägaren är duktig på att identifiera problem som hindrar organisationen från att nå sina viktigaste målsättningar, och ser till så att lämpliga lösningar kommer på plats.
5. Entusiastisk
När en projektägare är entusiastisk inför hur ett projekt kommer att gynna både kunden och företaget så är deras entusiasm ofta smittsamt. Projektteamet behåller sin motivation på grund av att deras jobb känns meningsfullt, och olika aktörer och sponsorer stöttar projektet på bästa sätt de kan eftersom att de förstår hur projektet i det långa loppet kommer hjälpa dem att nå sina egna mål.
6. Skicklig kommunikatör
Eftersom att det är vanligt idag att projektteam jobbar mer utspritt och inte alltid sitter i samma rum, så måste projektägaren vara skicklig med skriftlig kommunikation. Det är inte tillräckligt att artikulera visionen, uppdateringar och feedback tydligt, utan allting behöver kommuniceras via de rätta kanalerna för att nå de rätta personerna. Informationen måste också nå personerna vid rätt tidpunkt, så att de kan göra de nödvändiga anpassningar som krävs när det behövs.
7. Empatisk
Att kunna lyssna är en viktig egenskap hos en projektägare, för att på så sätt kunna ta till sig av feedback från kunder, intressenter, användare och medarbetare. Projektägaren är öppen för idéer som kommer från andra personer i projektteamet.
8. Anpassningsbar
En projektägare måste vara flexibel och anpassningsbar, eftersom att det finns många aspekter som kan förändras inom ett projekt under arbetets gång. Till exempel så kan ny information tillkomma, konkurrensen kan förändras, budget kan skäras ner och teamets medlemmar man bytas ut. Projektägaren måste kunna bestämma och avgöra hur teamet ska arbeta runt hinder som uppstår för att projektet ska fortskrida som planerat.
En projektägares ansvarsområden
En projektägares arbetsroll är mindre ”hands-on” än vad till exempel en projektledares roll är, men projektägaren har definitivt nog med jobb för att hålla sig upptagen. Som projektets ansikte utåt och den huvudsaklige visionären så arbetar projektägaren ständigt med att leta efter nya möjligheter för att boosta projektets image utåt, prata med intressenter och berörda aktörer om hur projektet kan gynna deras intressen och bidra till deras unika målsättningar, tar emot feedback från projektets målkunder och gratulerar teamet när det når viktiga milstolpar i sitt arbete.
Projektägaren är också direkt ansvarig för att ta besluten uppe på hög nivå, oavsett om det handlar om att lösa en konflikt angående det övergripande tillvägagångssättet inom projektet eller prioritera uppgifter, medarbetare och idéer. Om ett projekt till exempel skulle börja att halka efter och riskera att inte kunna möta sin deadline så är det upp till projektägaren att avgöra om projektets omfång behöver minskas, om projektets deadline behöver flyttas fram eller om teamet behöver bli förstärkt med fler medarbetare. I jämförelse så kan beslut rörande implementationer inom projektet, så som exempelvis om en viss kampanj behöver en bloggpost eller inte, lämnas till de olika experterna som ingår i projektteamet.
Slutligen, som en del i arbetet med att säkerställa så att projektets arbete är i linje med organisations större målsättningar, så är det projektägarens ansvar att förespråka för mer resurser om det behövs. Om projektteamet till exempel behöver hjälp av en webbutvecklare så är det projektägaren som organiserar och arrangerar så att en annan avdelning kan låna ut en webbutvecklare under tillräckligt lång tid.
Vägledande tips och principer för en projektägare
Det finns ingen färdig guidebok som kan ge det perfekta rådet för varje unika situation som en projektägare kommer att stå inför eller beslut som denne måste ta, eftersom att varje situation beror på särskilda omständigheter så som typen av projekt, organisationskulturen som man arbetar i med mera. Så istället för en guidebok följer här en lista på vägledande principer som en projektägare kan ta med sig in i de situationer som de möter för att guida dem i deras arbete och deras handlingar.
Börja med ”varför”
En projektägare vill egentligen inte micromanage sitt projektteam, det vill säga styra allt i minsta detalj, utan istället vill man att teamet ska vara motiverat till att vilja göra så bra ifrån sig som möjligt av sig själva. En nyckelingrediens för en sådan situation är att medarbetarna känner att deras arbete är meningsfullt. Därför så är det avgörande att alla inblandade förstår projektets syfte och värde för hela organisationen, för kunderna och för projektteamet självt. Det bästa man kan göra är att sätta projektets syfte och hur det gynnar alla inblandade i centrum för arbetet, också rent bokstavligt talat och visuellt i rummet. När projektet startar så bör man diskutera det tillsammans med alla medarbetare som ingår i teamet och sedan påminna dem om syftet och fördelarna under hela projektets gång. Man kan även inkludera dem synligt och tydligt på alla dokument, tabeller, slides och kommunikationsforum.
Tydlighet är en investering
Att förse rätt personer med rätt information vid rätt tidpunkt är en skicklighet som är värd att jobba på. Utan tydlig vägledning från projektägaren så finns det en stor risk att teamets medarbetare börjar styra arbetet i fel riktning och utsätter projektet för onödig risk. Ju bättre en projektägare kan förutse vilken information som teamet kommer behöva härnäst och förse dem med den information innan de ens behöver be om den, desto snabbare kan arbetet fortskrida framåt och i rätt riktning.
Tillit vinner över kontroll
En annan viktig ingrediens för inneboende motivation hos teamets medarbetare är att de får känna sig autonoma. När människor känner att de är betrodda att fatta de rätta besluten så är det precis vad som tenderar att hända! Och inte nog med det, utan människor tenderar också att komma på fler och mer kreativa lösningar och idéer, än om man som projektägare hade sagt till alla exakt vad de skulle göra. Micromanaging kan också skapa en känsla av bitterhet och frustration hos de underordnade, vilket i sin tur kan sänka kvalitén på projektets arbete.
Prioriteringar är viktigare än planer
Att följa en strikt och förbestämd plan kan visserligen kännas skönt och bekvämt ibland. Det är på grund av att man inte står inför någon särskild osäkerhet och nervositet. Men en projektägare måste vara flexibel och anpassningsbar av en anledning. När en plan blir avbruten, vilket händer ofta, så är det bättre att göra om planen för att den ska följa projektets huvudsakliga prioriteringar, istället för att fortsätta med den ursprungliga planen och hoppas på att avbrottet eller problemet kommer att lösa sig av sig självt och försvinna.
Projektägare jämfört med andra roller
Det är vanligt att man förväxlar en projektägare med framför allt en projektledare. Det kan då vara enklare att förstå skillnaden mellan dessa två viktiga roller som nästan alltid ingår i ett projekt om man tar bort ordet ”projekt” och istället bara fokuserar på de underliggande koncepten. ”Ägare” hintar om en hög nivå av ansvar och förpliktelse, både när det kommer till att ta äran för lyckade projekt och när det kommer till att stå till svars för misslyckade sådana.
Ägandeskap kommer också med en känsla av auktoritet, speciellt när det kommer till de större typerna av beslut. ”Ledare” eller ”manager” antyder istället att det har mer att göra med de dagliga bestyren och ledningen av ett team eller ett projekt, som någon annan i slutändan kontrollerar (det vill säga projektägaren). Projektledaren kan ofta fungera både som förbindelsen mellan teamets medarbetare och projektägaren och som oljan som får hjulen att snurra, alltså arbetet att flyta på. Det är således projektledaren som gör projektägarens vision till verklighet genom att koordinera projektteamet. De kartlägger vad som behöver göras för att nå projektets olika milstolpar och hittar också rätt personer för att görs det. Att planera dagliga och veckovisa uppgifter och aktiviteter brukar tillfalla projektledaren, samt att kommunicera de framsteg som teamet gör till projektägaren och eventuellt också ut till den övriga organisationen.
En tredje roll som ibland kan förväxlas med en projektägare är sponsorn, det vill säga någon som stöttar projektet på ett eller annat sätt. För det mesta så handlar det helt enkelt om en individ eller en aktör som stöttar projektet med ekonomiska medel och som resultat av det får ha sitt namn med på den färdiga produkten för hela världen att se.
När det gäller ett projekt så är sponsorn ofta en chef eller en direktör. De kan till exempel avgöra hur stor ett projekts budget ska vara och kan också koppla ihop olika projektteam med varandra, så att det blir enklare att låna ut resurser mellan teamen när sådana behov uppstår och prioriteringar behöver göras. Ju större och ju mer utvecklad och mogen som en organisation är, desto högre är sannolikheten att de här tre rollerna innehas av tre stycken olika personer. I mindre och nyare organisationer så kan till exempel projektägaren och projektledaren ibland vara samma person. Om en person innehar båda två rollerna så kan det ofta bli mycket jobb att hantera. Då bör man försöka att ägna åtminstone två tredjedelar av ens tid till själva projektet.
Här är de viktigaste skillnaderna mellan en projektägare och en projektledare sammanfattade:
- Projektägaren ser till helheten medan projektledare istället fokuserar på detaljerna i ett projekt.
- Projektledaren är således ansvarig för att definiera ett projekts omfång, det vill säga projektets ”Vad?” och ”Varför?”, medan projektledaren är ansvarig för att få saker och ting gjorda, nämligen ”Hur?” och ”Vem?”.
Vanliga utmaningar för en projektägare
Precis som med allting annat i livet så blir även jobbet som en projektägare enklare med tiden, allt eftersom att man skaffar sig mer erfarenhet. En av de största utmaningarna för många projektägare är att hålla reda på gränsen mellan deras egna ansvarsområden och deras projektledares ansvarsområden. Det brukar bli lättare när man har arbetat tillsammans en tid och med fler än ett projekt. Det brukar också kännas enklare när man själv tidigare har haft rollen som projektledare, eftersom att man då har arbetat med ett projekt från båda två perspektiven.
Oavsett så är det viktigt att det finns en god kommunikation mellan projektägaren och projektledaren, eftersom att det tillåter dem att reda ut de oklarheter som kan uppstå. En annan vanlig utmaning som kan möta en projektägare är att se till att hålla alla involverade aktörer och berörda parter, samt det egna projektteamet, nöjda. Det kan vara svårt speciellt när behoven och kraven från de olika grupperna skiljer sig mycket åt. Slutligen så är något som många projektägare kämpar med att släppa kontrollen. Ingen vill egentligen vara den som inte kan låta bli att micromanage ett team, men ibland där det svårt att stå emot.
Slutsats
En projektägare är en viktig och ofta också en helt avgörande del av ett lyckat projekt. Tillsammans med projektledaren och projektteamets medarbetare så ser de till att möta projektets mål och göra kunderna nöjda. Projektägarens roll handlar mycket om att ha en vision för arbetet som bedrivs, samt att sätta ihop kompetenta team och strukturera teamets arbete. För att en projektägare ska kunna göra ett bra jobb så är det viktigt att det är en person som är flexibel, entusiastisk, en bra lyssnare och som inte är rädd för att ta tuffa och strategiska beslut. Skillnaden mellan en projektägare och en projektledare kan ibland vara lite suddig, men generellt sett så är det projektägaren som formar ett projekt med sin vision och som har det yttersta ansvaret för projektets resultat och prestation, medan projektledaren omvandlar projektägarens vision till verklighet genom att styra teamets dagliga arbete.
