För alla projekt så behövs en tydlig plan och beskrivning för hur projektet ska gå till, vilka som är inblandade och vad målet med projektet är. En projektbeskrivning är det dokument som projektledaren skapar i början av ett projekt tillsammans med projektgruppen och sedan har som grund för sitt projekt under hela projektets gång. Eftersom att projektbeskrivningen innehåller all relevant information för projektet så används den av de som är inblandade i projektet men även intressenter. Projektbeskrivningen delas med intressenter som kunden, investerare eller andra viktiga parter så att de vet hur projektet kommer gå till. En projektbeskrivning kan ibland också kallas projektplan.
En projektbeskrivning beskriver viktiga aspekter av ett projekt som dess syfte, mål och objektiv. Efter att man skapat projektbeskrivningen så ska den godkännas av intressenterna så att man får grönt ljus för att fortsätta med projektet. Hur man skapar en projektbeskrivning och vad den ska innehålla kan bero på vilket typ av projekt man arbetar med eller vilken verksamhet man jobbar inom. Vi ska gå igenom en standardbeskrivning och även utveckla hur det kan variera från projekt till projekt. Beroende på din och din verksamhets erfarenhet av projektbeskrivningar så kan innehållet se annorlunda ut men det finns vissa punkter som alltid finns med i en projektbeskrivning.
Vad är en Projektbeskrivning?
En projektbeskrivning är ett dokument som innehåller en beskrivning av ett projekt som ska påbörjas. I dokumentet finns all relevant information som har med projektet att göra och kan användas för att ge externa intressenter information om projektet eller internt för projektgruppen så att de vet vad projektet handlar om.
En projektbeskrivning har en simpel struktur och beroende på vilken verksamhet eller vilket projekt som projektbeskrivningen handlar om så kan innehållet variera.
De punkter en projektbeskrivning brukar innehålla är:
• Titel
• Beställare
• Sammanfattning
• Bakgrund och syfte
• Mål
• Metod
• Målgrupp
• Tidsplan
• Kravspecifikation
• Organisation/arbetsgrupp
• Utvärdering
• Budget
• Risker
• Rapportering
I vissa fall kan en verksamhet ha specifika riktlinjer för hur en projektbeskrivning ska se ut, vilka punkter den ska innehålla och hur lång den ska vara. Om projektbeskrivningen överlag ska vara kort och koncis så behöver man då på bästa sätt få ner all relevant information på bara några få sidor. Detta kan vara för att verksamheten inte vill att dokumentet ska vara fullt av överflödig information utan ska vara överskådlig och lätt att läsa för alla intressenter. Man kan också ha en längre version och en kortare version, beroende på vem som ska ta del av dokumentet.
All information i dokumentet ska också vara tydlig och lättförståelig för alla olika personer som kan behöva ta del av dokumentet. Man bör därför ha i åtanke att alla ska kunna förstå vad det handlar om oberoende av vem som läser texten och vilken bakgrund de har. Någon som exempelvis inte har en teknisk bakgrund ska fortfarande kunna förstå de tekniska delarna på ett överskådligt sätt. Om vissa delar är väldigt tekniska så kan man lägga till korta förklaringar för specifika termer, teknologier eller processer så att det blir mer tydligt för läsaren. Allt beror på läsaren och det är därför bra att anpassa dokumentet så att majoriteten av läsarna förstår innehållet.
Hur använder man en projektbeskrivning?
En projektbeskrivning skapas i början av ett projekt genom att projektledaren med hjälp av projektgruppen samlar in all relevant information för projektet. Det är projektledarens ansvar att skapa projektbeskrivningen men projektledaren behöver såklart ta hjälp av resterande projektmedlemmar eftersom att de kan ha mer information om vissa punkter, så som tekniska aspekter eller resurser som krävs. För varje punkt i projektbeskrivningen finns det olika metoder, modeller och sätt att samla in och organisera informationen på. En projektbeskrivning innehåller många olika delar och vi ska gå in på vad varje del innebär och hur man kan gå tillväga för att samla in informationen som behövs.
Titel
En projektbeskrivning har alltid en titel och det brukar vara projektets namn. Om man inte har bestämt ett namn än så kan titeln vara det man planerar att arbeta med som exempelvis en ny mobilapplikation, ett välgörenhetsprojekt eller ett budgeteringssystem. Titeln blir då ”Mobilapplikation för ett parkeringssystem – Företag ABC” där företag ABC representerar kundens namn.
Beställare
Om projektet redan har en kund eller beställare så beskriver man den här. Det kan exempelvis vara kundens bakgrund och vad deras verksamhet arbetar med. Många projekt kan också komma internt från den egna verksamheten och har då en beställare inom verksamheten. Det kan vara en chef på en annan avdelning och man beskriver då på samma sätt den personen eller avdelningen som om det vore en kund.
Sammanfattning
Här skriver man en kort sammanfattning om projektet på en generell och överskådlig nivå. Detta är så att någon som ska börja läsa dokumentet, som oftast kan vara flera tiotals eller tjugotals sidor långt, får en bra överblick om vad innehållet är. Man kan begränsa en sammanfattning till 50–100 ord och fokusera på syftet med projektet, förväntat resultat och vilken påverkan projektet kommer att ha. Sammanfattningen skrivs oftast när man är färdig med de andra punkterna först så att man har en god bakgrund om projektet när man skriver sammanfattningen. En person som läser sammanfattning ska snabbt kunna förstå vad målet med projektet är och vad det handlar om på en generell nivå utan att behöva läsa mer.
Bakgrund och syfte
I bakgrund och syfte kan man börja förklara projektets innebörd i mer detalj. Man beskriver det problem man identifierat som är orsaken till att projektet ska påbörjas. Detta är en av de viktigaste delarna av projektbeskrivningen och projektet i sig eftersom att man skapar mål och resultat utifrån de problem man identifierar. Man kan definiera mål först efter att man analyserat problemet och om man inte gjort en bra nog analys eller hoppat över detta steget så kan det hända att man definierar sina mål på felaktiga eller otydliga problem.
Det kan därför vara bra att noggrant undersöka problemet och skapa en tydlig problemformulering. Det är oftast kunden som kommer med problemet och du och din verksamhet som kommer med lösningen men ibland kan kunden vara otydlig med vad problemet faktiskt är så det kan vara nödvändigt att behöva ta en extra diskussion för att ta reda på vad problemet handlar om.
Mål
I stycket som handlar om mål så beskriver man tydligt vad målet med projektet är. Mål är det resultat man förväntar sig att projektet kommer ha och målet beskriver också vilken påverkar resultatet kan komma att ha på andra. Mål är ofta baserade på kundens krav och behov eller ett problem som identifierats. Det finns en hel del att lära sig om hur man definierar mål på ett bra och tydligt sätt. Man kan exempelvis följa SMARTa-mål metoden och då definiera ett mål utifrån att det är: specifikt, mätbart, accepterat, realistiskt och tidsatt.
Metod
I många projekt så väljer man att använda och arbeta utifrån specifika metoder eller projektmodeller. Det kan exempelvis vara vattenfallsmodellen eller agila metoder. Vilken metod eller modell man väljer kan bero på projektet eller vilken erfarenhet verksamheten och projektledaren har från tidigare projekt. I detta stycket beskriver man den metodiken man bestämt sig för att använda och hur man ska använda sig av den. Man kan också lista fördelar med varför man valt att använda just den metoden och hur det kommer att gynna projektet.
Målgrupp
Om målet för projektet har något att göra med att nå ut till nya kunder, marknader eller helt enkelt personer som är kunder så beskriver man det i stycket för målgrupp. Man beskriver vilka personer man vill nå ut till och varför. Om man exempelvis ska ta fram en ny produkt så kan man beskriva hur produktens funktioner kommer tilltala nya kunder och vilka dessa kunder är.
Tidsplan
Alla projekt har en början och ett slut. Det är viktigt att man gör en tydlig tidsplan för när projektet ska starta, vilka faser projektet kommer gå igenom, vilka resultat och delmål som man förväntas uppnå under projektets gång och när projektet ska beräknas vara avslutat. Det finns många program och schemastrukturer som man kan använda sig utav för att skapa ett schema som exempelvis ett GANTT-schema.
Tidsplanen ska delas med alla inom projektgruppen och relevanta intressenter till projektet så att de vet schemat för projektet och när saker förväntas bli klara.
Kravspecifikation
En kravspecifikation innehåller de krav som finns i projektet och för resultatet. Om resultatet exempelvis är i form av en produkt så innehåller kravspecifikationen också produktkrav. Kravspecifikationen baseras på kundens eller beställarens behov och byggs sedan på med hjälp av de förutsättningar verksamheten har.
Det är viktigt att kravspecifikationen är tydlig från början så att man inte påbörjar ett projekt med felaktiga eller otydliga krav. Eftersom att projektbeskrivningen ska godkännas innan projektet påbörjas så måste kravspecifikationen ha all relevant information för att inte missleda de som ska godkänna projektet. Om en projektbeskrivning godkänns så är det också det som ska följas under projektets gång. Om man stöter på problem eller upptäcker att förändringar måste göras i planen så diskuterar man det med intressenterna och gör uppdateringar i projektbeskrivningen baserat på deras feedback och godkännande.
Organisation och arbetsgrupp
I denna del beskriver man alla personer som har någon roll i projektet. Det kan vara projektgruppen och dess medlemmar, intressenter eller kunden. Man förklarar vad personerna ska arbeta med eller vilken påverkan de har på projektet så att alla är medvetna om vilka som är med i projektet. Man specificerar vilken roll de har i projektet och detta kan också göras utifrån en rangordning så att man vet hur mycket påverkan personerna har och därav också vem som ska kontaktas beroende på vad. Man skriver också ner deras kontaktuppgifter så att de kan kontaktas vid behov.
Utvärdering
Under projektets gång så vill man kunna utvärdera hur det går för projektet och om man är på rätt väg för att nå sitt resultat. I en del verksamheter väljer man att anställa en extern utredare för att analysera projektets utveckling. I mindre verksamheter så är det vanligare att man analyserar projektet på egen hand. I många fall har projektledaren en hel del erfarenhet av utvärderingar och kan på egen hand bedöma projektets status men det kan vara bättre att ta in någon utifrån som har ett perspektiv från utsidan så att man kan få en objektiv bedömning.
Om en utvärdering görs internt så måste man vara försiktig så att bedömningen inte blir för subjektiv. Det kan vara svårt för vissa att erkänna att det inte går framåt eller att man stött på stora problem. Det kan hända att man förminskar problem och får dem att verka mindre än de egentligen är. Om någon i projektgruppen har en känsla av att något måste åtgärdas så är det viktigt att säga till i tid istället för att vänta och se vad som händer. På så sätt kan man åtgärda problemet på ett snabbare och effektivare sätt.
Budget
Det är viktigt att projektbeskrivningen innehåller projektets budget. Där presenterar man vilka resurser som kommer behövas, vilken investering man beräknar få och hur tillgångarna ska fördelas under projektets gång på de olika processerna. Man kan ha med kalkyler och riktlinjer samt de ekonomiska ramar som projektet kommer följa. Det kan också finnas försäljningsanalyser och prognoser för framtiden.
Risker
Man analyserar de problem och risker man kan stöta på under projektets gång och presenterar dessa i projektbeskrivningen. Att göra en riskanalys och ha en plan är en kritisk del för projektet eftersom att man försöker förutse framtiden och vad som skulle kunna orsaka problem för projektet. Man har en plan för hur dessa risker kan hanteras och vilka resurser man använder för att åtgärda problemet.
Rapportering
Den sista delen av projektbeskrivningen handlar om hur man ska rapportera och dokumentera information under projektets gång. När projektet pågår så är det viktigt att man fortsätter att dokumentera all relevant information och att projektbeskrivningen också uppdateras om förändringar sker. Efter att projektet avslutas så kan man titta tillbaka på dokumentationen för att se vad som gick bra och vad som kan förbättras inför kommande projekt. Med hjälp av dokumentationen kan man ta bra lärdom om hur man kan arbeta mer effektivt i framtiden.
Varför ska man använda en projektbeskrivning?
En projektbeskrivning finns för varje projekt vare sig det är ett femtio sidor långt dokument eller en färgglad skiss på ett papper. Det viktiga med att ha en projektbeskrivning är inte att skapa långa dokument som ingen kommer läsa utan att dokumentera det man har kommit fram till vad gäller punkter som projektets syfte, mål och resultat.
Projektbeskrivningen innehåller all den information som är relevant för projektet och som på något sätt påverkar projektet. Om man skapat projektbeskrivningen på ett effektivt sätt, det vill säga diskuterat med projektgruppen, hört intressenternas krav och gjort tydliga analyser, så har man fått fram ett av de viktigaste dokumenten för hela projektet.
Förutom att det är en stor fördel att ha dokumentet under projektets gång som stöd så är projektbeskrivningen också ett dokument som först godkänns av intressenterna och kunden innan projektet påbörjas. Detta innebär att ett projekt inte kommer påbörjas om man redan från början identifierat problem som kan uppstå under projektets gång och som bedöms vara så stora att projektet inte bör påbörjas. Projektbeskrivningen är därför en säkerhet för projektledaren och resterande intressenter av projektet.
En annan fördel med projektbeskrivningen är just att den ger en överskådlig beskrivning av projektet som alla har tillgång till. Inom många verksamheter är en riktlinje att projektbeskrivningen inte ska vara för lång, bara 5–10 sidor. Den ska vara lätt att läsa och tydlig för alla att förstå. Projektbeskrivningen är också det dokumentet som tydligt definierar vad målet för projektet är. Därför kan man på ett enkelt sätt veta om man har uppnått målet med projektet eller inte, genom att titta tillbaka på projektbeskrivningen.
När projektbeskrivningen tas fram så går man igenom all information som är nödvändig för projektet. Man diskuterar med alla intressenter, utför beräkningar och skapar analyser. Projektbeskrivningen blir alltså en stor grund för hela projektet som gör att det kan lyckas och eftersom att alla har varit delaktiga när projektbeskrivningen skapats eller tagit del av den innan den godkänns så är alla lika ansvariga för dess innehåll.
De problem som kan uppstå när man skapar en projektbeskrivning är att de punkter som ska vara med i projektbeskrivningen inte är beskrivna på ett tydligt sätt eller att det finns brist på relevant information. Det kan vara så att man inte får tag på de rätta personerna som kan ge den informationen som är nödvändig för vissa av punkterna eller så finns det generellt tidsbrist och press på att skapa projektbeskrivningen och risken är att den inte blir fulländad.
Problem under skapandet av projektbeskrivningen kommer att uppstå och det är upp till projektledaren att se till att processen går till så effektivt och smidigt som möjligt. Om projektledaren har tidigare erfarenhet av att skapa projektbeskrivningar och har goda relationer till intressenterna i projektet så kan projektledaren få fram en bra och tydlig projektbeskrivning. Med hjälp av medlemmarna i projektgruppen kan också projektledaren få fram annan viktig information om specifika punkter som tekniska detaljer och budget. Om samarbetet mellan alla inblandade i projektet funkar bra tillsammans och projektledaren kan leda projektet framåt så finns en stor chans för att uppnå ett lyckat resultat som kunden blir nöjd med.
