En effektiv projektgrupp som leds av en inspirerande projektledare är en av nycklarna till ett lyckat resultat. Som projektledare kan det vara svårt att veta om man har satt ihop en projektgrupp som verkligen kan lyckas men det är viktigt att också inse att projektet är en lärande process där människor kan utvecklas och förbättras medan projektet pågår. Det är därför upp till projektledaren att motivera och leda projektgruppen framåt så att den på bästa möjliga sätt kan uppnå ett lyckat resultat för kunden.
Vad är en Projektgrupp?
En projektgrupp skapas innan ett projekt påbörjas och består av de personer som ska utföra arbetet under projektets gång som till slut leder till projektets resultat. Projektgruppen sätts vanligtvis ihop av projektledaren som väljer ut de projektdeltagare som han eller hon anser passar projektet bäst. Projektledaren kan basera detta på både arbetsuppgiften i projektet och personens tidigare erfarenhet och personlighet. Det är viktigt att få ihop en bra blandning av olika personer för att se till att projektgruppen får en bra dynamik.
En projektgrupp leds sedan av en projektledare under projektets gång där alla projektmedlemmar har sina egna roller och arbetsuppgifter. Projektledaren ser till att projektets mål och visioner är tydliga och motiverar projektdeltagarna genom projektet tills man uppnår ett lyckat resultat. Under projektets gång kan det uppstå problem och det är då upp till projektledaren att så snabbt som möjligt hantera det på bästa möjliga sätt.
Projektgruppen kan bestå av bara ett par få personer till flera dussin, allt beror på projektets omfattning. Det kan vara lika svårt för en projektledare att leda en liten projektgrupp som det är att leda en stor. Det finns fördelar och nackdelar med båda då en liten projektgrupp kan innebära att idéer och kommunikation blir enformig medan en stor projektgrupp kan vara svår att hantera när det finns många olika personligheter och uppgifter att utföra. Projektledarens främsta uppgift är därför att motivera projektgruppen och se till att de har precis de resurser och verktyg som de behöver för att uppnå ett lyckat resultat.
Hur skapar man en projektgrupp?
Projektledaren skapar en projektgrupp innan projektet officiellt påbörjas genom att välja ut de personer som anses bäst lämpade för projektet. Projektledaren kan göra detta baserat på tidigare erfarenhet, genom att exempelvis ha arbetet med vissa personer innan och vet att de skulle passa bra för projektet, eller genom att hitta nya personer vars kunskap och erfarenhet matchar projektet.
Utöver erfarenhet och kunskap så handlar också en betydlig del om personlighet. Olika personligheter passar olika bra i projekt och projektledarens uppgift är därför också att öva på att vara en bra människokännare. Om projektgruppen består av för många likadana personer så kan resultatet bli enformigt medan om projektgruppen består av för många olika personer så kan det bli krockar bland personligheterna. Projektledaren vill uppnå en bra dynamik och en bra blandning av människor för att främja projektets överlevnad.
Olika personligheter
Som projektledare kan det ibland bli tufft att behöva hantera så många olika människor och personligheter i en grupp. Det är viktigt att alla ska kunna samarbeta och kommunicera med varandra men vad gör man när alla är så olika? Projektledarens uppgift är att se till att alla kan bli en stark enhet tillsammans och med hjälp av olika personlighetstest och analyser kan både projektledare och projektdeltagare få en bättre uppfattning om vad de är för personer och hur man på bästa sätt kan kommunicera med varandra.
En populär analys för personlighetstyper är DISC-analysen. Den identifierar 4 olika personlighetstyper utifrån: dominans, inflytande, stabilitet och konformitet. Med hjälp av ett test så kan personer klassificeras utifrån dessa egenskaper men främst se vilka karaktärsdrag de har mest från dessa olika kategorier. Det är ovanligt att en person matchar en personlighetstyp till 100% och testet är heller inte till för att säga ”exakt såhär är du”. Testet är till för att ge dig och andra i din omgivning en bättre bild och uppfattning om de olika karaktärsdrag du har och hur det kan påverka andra.
Dominans
En person som klassificeras utifrån den dominerande personlighetstypen är extrovert, dominant och handlingskraftig. Personen går igång på att ha kontroll eller makt och blir väldigt motiverad av ett lyckat resultat och effektivitet. Personen kan känna stor frustration vid misslyckande, när tempot är för långsamt och om en person är för känslig. Den här personen föredrar också rak kommunikation och att samtal är effektiva och leder till något bra.
Inflytande
En person som klassificeras utifrån den inflytande personlighetstypen är utåtriktad, verbal och entusiastisk. Personen blir motiverad av känslor och kommunikation med andra och gillar också att få beröm eller bekräftelse för sitt arbete. Den här personen gillar också att variera sin vardag och sina arbetsuppgifter och kan därför bli frustrerad när reglerna är för strikta eller när man blir avvisad och ensam. Den här personen föredrar att människor har ett leende på läpparna och bemöts gärna med vänlighet.
Stabilitet
En person som klassificeras utifrån den stabila personlighetstypen är vänlig, tjänstvillig och tålmodig. Personen är lojal och en lagspelare och motiveras av trygghet, säkerhet och stabilitet. Om det uppstår konflikter eller snabba förändringar så kan personen bli väldigt frustrerad. Personen vill också gärna bemötas med tålamod, lojalitet och lugn.
Konformitet
En person som klassificeras av den sista personlighetstypen, konformitet, är plikttrogen, diplomatisk och noggrann. Personen är väldigt kritisk och tydlig i sin kommunikation och blir motiverad när saker och ting går rätt till och det finns mycket struktur. Det som därför kan göra personen frustrerad är när det blir osäkert eller när pressade situationer uppstår. Personen vill gärna bli bemött med fakta och tydliga argument samt ärlighet och respekt.
Det går att hitta karaktärsdrag från dessa fyra personlighetstyper i alla människor. Det kan vara väldigt värdefullt för en projektdeltagare att själv göra ett test för att se åt vilket håll man lutar och på så sätt lära sig mer om sig själv och hur man vill bli bemött av andra. Projektledaren ska också kunna identifiera karaktärsdrag hos andra människor så att de kan bemötas på rätt sätt som också gynnar projektet.
Vad behövs för att skapa en effektiv projektgrupp?
Det finns ingen checklista för exakt vad som behövs för att skapa en perfekt projektgrupp men det finns definitivt några villkor som bör uppfyllas för att ha en bra grund för sitt projekt.
En hel del projektledning relaterar till psykologi och det är viktigt att projektledaren har detta i åtanke. Att förutom att leda projektet framåt så måste också projektgruppen ledas framåt. En välkänd metod för just detta har akronymen S.C.A.R.F. som står för status, certainty (visshet), autonomy (autonomi), relatedness (samband) och fairness (rättvisa). Projektledaren behöver se till att projektdeltagarna får stöd för dessa egenskaper och attribut och bör även snabbt inse att alla projektdeltagare är olika och behöver olika former av stöd.
Det är även viktigt att det finns en respekt och tilltro mellan projektdeltagarna och projektledaren. Projektdeltagarna behöver tro på att projektledaren kommer leda dem till säkerhet och ett lyckat resultat och projektledaren måste även se till att projektdeltagarna litar på honom eller henne. Detta kan behöva visas nästan dagligen under hela projektets gång vilket kan vara energikrävande men är nödvändigt för projektets lycka.
Under hela projektets gång så bör också projektgruppen ha en nära relation och god kommunikation med kunden. Genom att redan från första dagen introducera kunden till projektgruppen och se till att alla är bekväma med varandra kan projektet få en bra start. Under projektets gång behöver projektledaren se till att kunden får den information och statusuppdatering om projektet som den behöver och att även projektgruppen får dela med sig av sina åsikter och synpunkter.
Projektledaren bör också se till att projektdeltagarna redan från början vet vad deras roll i projektet är och vilka deras arbetsuppgifter kommer att vara. Detta ska vara tydligt så att inte förvirring uppstår under projektets gång och så att inte projektet börjar gå i fel riktning.
Under projektets gång är det viktigt att projektledaren inte bara leder projektgruppen framåt, utan också utbildar och lär projektdeltagarna användbara egenskaper. Projektledaren bör snabbt kunna identifiera om en projektdeltagare behöver mer hjälp eller stöd med att utveckla sig själv och två viktiga färdigheter som kan vara väldigt användbara under projektets gång är att kunna prata och kunna fatta beslut. Projektdeltagarna ska kunna kommunicera med varandra, ta ansvar och snabbt kunna fatta beslut så att inte projektet riskerar att försenas. Osäkerhet och små förseningar kan i slutändan resultera i stora problem för projektets mål att uppnå ett lyckat resultat.
Det sista och mest viktiga är att som projektledare kunna motivera sin projektgrupp så att hela projektet blir som ett äventyr där alla strävar efter att uppnå ett lyckat resultat. Man kommer långt med motivation och projektledarens största uppgift är att under hela projektets gång hålla energin uppe och se till så att alla i projektet vet vad det är man kämpar för att och vad det är man ska uppnå.
Hur vet man om man skapat en effektiv projektgrupp?
När en projektgrupp sätts ihop så är det inte så lätt att i början av projektet veta om projektgruppen är effektiv eller inte. Det går heller inte att förutspå utan det är istället projektledarens uppgift att se till att projektgruppen motiveras till att bli effektiv och arbeta effektivt.
Projektledaren behöver sätta en bra grund för projektgruppen som gör att den får möjlighet till att uppnå full potential. Projektledaren gör detta genom att redan från början sätta tydliga mål och visioner och ha ett bra flöde av kommunikation. Det är också viktigt att projektledaren förtydligar allas roller och ansvar. Slutligen behövs en god tilltro bland projektdeltagarna och gentemot projektledaren själv.
När projektet sedan pågår så kan projektledaren med hjälp av olika analyser och dokumentation se hur det går för projektet. Det finns flera olika tekniker och metoder som går att använda för att exempelvis mäta effektiviteten i ett projekt. Projektledaren kan exempelvis använda sig utav Earned Value Management (EVM) för att mäta och bedöma projektets effektivitet när det gäller tid, kostnad och resultat. Det går också att använda Key Performance Indicators (KPI’s) som relaterar till projektets mål och objektiv. De KPIs som matchar projektet bäst kan väljas ut för att sedan göra uträkningar för att se hur det går för projektet.
Det är också viktigt att projektledaren under projektets gång har en öppen och pågående dialog med alla projektdeltagare och även projektets intressenter. Om någon upplever problem eller behöver mer stöd så kan projektledaren snabbast ta reda på detta genom att prata med personen. Under veckomöten kan olika projektdeltagare uppdatera projektledaren om sina arbetsuppgifter och framsteg och projektdeltagarna bör även här ta sitt ansvar och informera projektledaren om de upplever några problem. Projektledaren måste också göra sitt bästa för att försöka se om någon behöver mer stöd i sin arbetsuppgift.
Tecken på en ineffektiv projektgrupp
Det är inte det lättaste att skapa en perfekt projektgrupp och det handlar inte bara om att välja rätt projektdeltagare utan att även forma projektet utifrån projektgruppen. Det är viktigt att som projektledare skapa en miljö som projektgruppen kan blomstra i.
Det finns flera tecken på att en projektgrupp är ineffektiv eller att ett resultat kommer bli misslyckat. Först och främst så är det viktigt att alltid inkludera kunden i projektet. Det är trots allt kunden som resultatet ska levereras till och som projektledare vill man se till att kunden blir nöjd. Om kunden inte får möjligheten att under projektets gång dela med sig av sin feedback och sina synpunkter så är risken stor att projektet misslyckas.
En annan viktig aspekt är att projektledaren måste kunna leda gruppen. Även om en projektledare har erfarenhet inom projektledning eller har en hel del teoretisk kunskap så är det viktigt att projektledaren också kan motivera och ge projektgruppen det stöd som de är i behov av. Projektledaren måste vara tydlig, ta ansvar och även kunna härleda problem och svagheter i projektet till källan. Projektgruppen har sitt eget ansvar vad gäller de aktiviteter som ska utföras och de milstolpar som ska nås men det är projektledarens uppgift att se till att de har det stöd de behöver för att uppnå just detta.
Ett tredje tecken på en ineffektiv projektgrupp är när roller och arbetsuppgifter inte definieras tydligt. Detta resulterar ofta i att projektdeltagarna inte presterar som de ska. Detta kan orsaka större problem än man tror eftersom det kan resultera i att projektdeltagare antingen sitter och inte gör någonting eftersom att de är osäkra på vad de ska göra eller att de gör fel uppgifter som i sin tur kan leda till större problem för projektet.
Ett sista problem som kan uppstå är att ett projekt får slåss om resurser när en organisation har flera olika projekt pågående samtidigt. Idag är det vanligt att en organisation hanterar många projekt och på samma gång behöver de dela på resurserna som finns tillgängliga. Detta kan göra att ett projekt inte har de resurser som egentligen behövs och på ett sätt så får man kompromissa om kvalitén på resultatet. De projektdeltagare som projektet hade behövt kanske behövs i ett annat projekt just då och projektgruppen är inte så effektiv som den skulle kunna vara. Det kan också vara så att projektledaren vill ha specifika projektdeltagare till sitt projekt men som just då är upptagna i ett annat projekt vilket gör att projektledaren inte kan få ihop den projektgruppen som han eller hon önskar.
Även om det finns en del svårigheter med att få ihop den perfekta projektgruppen så bör projektledaren fokusera på att motivera gruppen och bygga en bra grund för gruppen som passar alla. På så sätt har projektgruppen bra potential och det finns en möjlighet till att lära projektgruppen under projektets gång så att de utvecklas och blir bättre och bättre.
Vilka fördelar finns det med att ha en effektiv projektgrupp?
När man som projektledare sätter ihop en projektgrupp så kan man vara tveksam och osäker på om man verkligen satt ihop en grupp som kan bli effektiv. Det är dock upp till projektledaren att själv motivera gruppen så att den kan uppnå sin fulla potential och det är inte förrän projektet påbörjas som projektledaren verkligen sätts till test.
Det finns stora fördelar med att sätta ihop en projektgrupp som har en potential till att vara effektiv och uppnå ett lyckat resultat. Det går inte att i förväg med säkerhet veta om de projektdeltagare man valt för projektet kommer arbeta effektivt eller uppnå snabba resultat utan det är projektledarens uppgift att skapa den grunden för projektgruppen.
Fördelen med att ha den motivationen är att man själv kan skapa en effektiv projektgrupp och inte behöver vänta på att det ska ske. Med rätt verktyg och metoder så kan projektledaren själv forma en projektgrupp som arbetar effektivt och uppnår goda resultat. Om det blir så att projektgruppen arbetar ineffektivt så är det upp till projektledaren att snabbt omorganisera i gruppen och se till att hitta en lösning på de problem som finns. Projektledaren behöver inte ge upp hoppet om det plötsligt blir problem eller om man identifierar att arbetet inte går till så effektivt som det ska, genom att exempelvis göra mätningar med EVM (Earned Value Management), istället så bör projektledaren strukturera upp projektgruppen och tillsammans med dem arbeta på att förbättra situationen.
