I varje företag eller verksamhet pågår projekt, ibland ett par få per år och i andra fall flera hundra. I alla projekt stöter man på problem som förseningar, kommunikationsproblem och brist på resurser. För projektledare kan det kännas kämpigt och svårt att veta var man kan ta hjälp ifrån och ledningen i ett företag kan känna att de inte har kontroll över alla projekt som pågår inom deras verksamheten. Det finns alltså ett gap mellan projekt och verksamhet.
Med ett projektkontor så skapar man en avdelning som tar hand om just sådana problem. Ett projektkontor är en del av verksamheten och de är specialister på projektledning. Det är ett team med erfarna projektledare, experter och administratörer. De sitter med gamla, nya och pågående projekt och analyserar dem. De ger förslag på hur man ska förbättra saker i projekt så som med kommunikation, processer och metoder och skapar även standarder och riktlinjer som verksamheten ska följa.
Med hjälp av ett projektkontor blir det ordning och reda på projekt inom en verksamhet vilket underlättar för både projektledare och ledningen. Ett projektkontor är inte nödvändigt att ha i alla verksamheter utan det kan bero på företagets storlek, hur många projekt man hanterar och vilka typer av projekt man har hand om. Om det länge funnits problem inom din verksamhet med kommunikation och förseningar så kan ett projektkontor vara precis det som du och din verksamhet behöver.
Vad är ett Projektkontor?
Ett projektkontor är en egen avdelning på ett företag eller i en verksamhet som fungerar som ett stöd för projekt. Projektkontoret har bland annat hand om att definiera standarder och strukturer för hur projektledning ska gå till på verksamheten. Målet med ett projektkontor är att öka affärsnyttan och se till att projekt utförs på bästa möjliga sätt.
Man kan säga att ett projektkontor är ett stöd för projekt och projektledare och att projektkontoret också arbetar tillsammans med ledningen i företaget. Projektledare får det stöd de behöver i sina projekt och ledningen får bättre koll och kontroll över de projekt som pågår inom organisationen. Det byggs en bro mellan båda parterna och skapar en god och effektiv arbetsmiljö.
Ett projektkontor består av erfarna projektledare, specialister på olika huvudområden som exempelvis budget och resurser samt administratörer som har hand om dokumentation. När man skapar ett projektkontor så gör man det utifrån verksamhetens egna behov och vanor. Om verksamheten exempelvis inte hanterar många projekt så kan projektkontoret bara bestå av en eller ett par personer. Om verksamheten istället har hand om en hel del olika projekt så kan projektkontoret bestå av många personer som är experter på olika områden beroende på vad för typ av projekt verksamheten hanterar.
Att investera i att skapa ett projektkontor kan vara väldigt nyttigt och värdefullt för en verksamhet. Man hör ofta om projektledare som är osäkra på vilka beslut de ska fatta och vilka mål de ska fokusera på. Det finns också projektledare som inte har så mycket erfarenhet och kan behöva detta stödet som ett projektkontor erbjuder. Ett projektkontor är inte bara ett stöd för projektledaren utan det är ett samarbete mellan projekten och verksamheten. Projektkontoret hjälper projekten och verksamheten gå hand i hand så att bådas mål att kan uppnås på bästa sätt.
Olika typer av projektkontor
Det finns olika typer av projektkontor som man kan skapa, allt beror på vilken typ av verksamhet det är och vilket behov som finns i verksamheten. I mindre verksamheter så används oftast bara ordet projektkontor men det finns olika varianter av projektkontor där det finns fokus på olika saker.
PSO (Project Support Office)
Ett PSO, project support office, eller projektstödskontor, fokuserar på att ge stöd till ett projekt medan det pågår. Denna form av projektkontor stödjer projektledaren och projektgruppen under deras dagliga arbete så länge projektet pågår och så länge projektledaren uttrycker att det behövs hjälp.
PMO (Project Management Office)
Ett PMO, project management office, eller projektkontor för management, fokuserar på att utveckla strategin för själva verksamheten. De arbetar med att förbättra rutinerna inom verksamheten och förbättra processerna för hur projekt hanteras. De ger förslag på förändringar som kan göras så att projekt blir mer effektiva och uppnår bättre kvalité. Tillsammans ledningen och projektledare diskuterar man fram vad som kan vara den bästa lösningen för just den verksamheten och med hjälp av projektkontorets erfarenhet gör man förändringar i verksamheten till det bättre.
PO (Project Office)
Ett PO, project office, eller projektkontor är ett PSO och ett PMO kombinerat. Ett projektkontor arbetar nära med ledningen i verksamheten om hur strategin inom verksamheten kan förbättras och hur projektledningen generellt kan bli mer effektiv inom verksamheten. De ger också stöd till projekten och projektledarna när de uttrycker behovet för det och med hjälp av sin erfarenhet kan de hjälpa projektledarna fatta beslut eller guida dem till vad de skulle kunna göra.
Hur använder man projektkontor?
När man bestämmer sig för att skapa ett projektkontor så är det antingen ledningen eller projektledarna som har uttryckt behovet för stöd. Ett projektkontor fungerar som ett stöd för projekten som sker i verksamheten och fokus för projektkontoret är att öka affärsnyttan. Ledningens motivation är oftast på att affärsnyttan ska öka medan projektledarna kan behöva ett projektkontor för att få en bättre ordning och struktur på projekten.
För att skapa ett projektkontor behövs erfarna personer hittas i verksamheten eller så anställs nya personer. Beroende på verksamhetens storlek, ambitioner och hur många projekt som verksamheten vanligtvis hanterar så kan storleken på projektkontoret variera. I ett projektkontor behövs en eller flera projektcoacher. Dessa personer är före detta projektledare som har god erfarenhet om hur man arbetar med projekt, standarder och riktlinjer som är effektiva samt tekniker för hur kommunikation, resursfördelning och styrande sker på bästa sätt.
Man kan också välja att ha projektcontrollers i sitt projektkontor. Detta är personer som fokuserar på specifika områden och har bra koll på dessa. Det kan exempelvis handla om resursfördelning eller standarder. Dessa personer är experter på sitt område och har goda kunskaper om hur man kan effektivisera specifika områden för att överlag uppnå bättre kvalité på projekten. Projektcoachen tar hjälp av projektcontrollers under arbetet och tillsammans diskuterar de den bästa lösningen för verksamheten och projekten.
I ett projektkontor kan man också komma att behöva administratörer som har hand om dokumentation eftersom att en stor del av projektkontorets arbete handlar just om att dokumentera och analysera information från alla projekten i verksamheten.
Efter att man skapat ett projektkontor så har man alltså en avdelning som nu aktivt arbetar med att förbättra processerna, strukturen och hanteringen av projekt inom en verksamhet.
Det projektkontoret kommer att fokusera på är:
• Ge förslag på hur man ska arbeta med nya projekt
• Undersöka hur pågående projekt uppnår sina mål och resultat
• Analysera avslutade projekt och vad som kan förbättras i framtiden
Förslag på hur man arbetar med nya projekt
När projektkontoret väl är upprättat så börjar deras aktiva arbete med att analysera projekt. Ett av avdelningens fokus är på att etablera nya rutiner på hur man ska arbeta i projekt. Projektkontoret börjar med att analysera verksamheten och beroende på vilka projekt som verksamheten vanligtvis hanterar så börjar projektkontoret bygga upp en struktur och rutiner som passar verksamheten. Utifrån projektkontorets bedömning av verksamheten skapas dokument och riktlinjer som sedan projektledarna får ta del av. Inför kommande projekt så ska projektledarna följa dessa rutiner enligt projektkontorets förslag.
Projektkontoret har själva en hel del erfarenhet av projekt men behöver också tid för att se hur verksamheten fungerar. Projektkontoret kan börja med att analysera de pågående projekten och se hur projektledarna arbetar för att sedan diskutera med varandra om vad som kan förbättras inom arbetet. Baserat på detta så kan projektkontoret bedöma vilka förändringar som behövs göras och vilka nya strukturer som kan komma att behöva implementeras.
Projektkontoret skapar en beskrivning baserat på vad de kommit fram till och diskuterar det sedan med både ledningen av verksamheten och projektledarna. Tillsammans diskuterar man och gör ändringar i de förslag som projektkontoret kommit med och sedan godkänns dokumentet och man påbörjar arbetet med att förbättra verksamhetens processer.
Undersöka och följa upp under pågående projekt
Projektkontorets andra fokus är att erbjuda stöd till pågående projekt. Genom att kommunicera med projektledarna i projekten så kan projektkontoret erbjuda support, förslag och ledning för projektet. Med hjälp av den erfarenhet som projektkontoret har så kan projektledaren exempelvis be om tips eller sätt på hur man kan hantera problem som uppstått.
Alla projekt som pågår inom verksamheten eller som planeras påbörjas i framtiden samlas i projektkontorets projektportfölj. Med hjälp av en projektportfölj så får verksamheten bra och noggrann koll på vilka projekt som pågår eller planeras. Alla planer och förslag för projekten samlas i portföljen och ger både projektledarna och ledningen i verksamheten all nödvändig information som behövs så att de vet hur det går för projekten. Det kan exempelvis finnas information om vilka resurser som projekten har fått tilldelade så att ledningen har koll på resursfördelningen och eventuellt vet vilka resurser som skulle kunna ges till projekt som stöter på problem.
När ett projekt pågår så kan projektkontoret göra en utredning någon gång efter att halva tiden för projektet har passerat. Projektkontoret stiger in som en objektiv rådgivare och tar en titt på projektets tidsplan, för att se om projektet går enligt plan, projektets delmål, för att se om allt som ska vara klart just då är färdigt och försöka identifiera potentiella risker. De kan sedan sammanfatta det som identifierats och gå igenom det med projektledaren tillsammans med förslag de har för resterande tiden av projektet. Detta ger projektledaren en bra bild av projektets status från ett utomstående perspektiv och kan vara väldigt värdefullt eftersom att man som projektledare kan bli väldigt insatt i ett projekt om man arbetat med det under en längre tid.
Analys av avslutade projekt
Efter att ett projekt avslutas så är det många som arkiverar dokumenten och aldrig tittar tillbaka. Det finns dock mycket lärdom att ta av gamla projekt och detta är också något som projektkontoret fokuserar på. Med hjälp av dokumentation av gamla projekt så kan man undersöka hur man gick tillväga, vilka problem man stötte på och hur man löste de problemen. Man kan se vilka saker som gick bra och vad som kunde ha gjorts bättre. Allt detta kan analyseras och man kan skapa ett nytt dokument där ett tidigare avslutat projekt sammanfattas. Detta är något väldigt användbart och verksamheter som hoppar över detta steget, vare sig det är på grund av brist på tid eller intresse, går miste om värdefulla data som kan vara väldigt användbart i framtiden.
På så sätt är projektkontoret en väldigt bra avdelning att ha eftersom att en del av deras arbete går ut på att just analysera äldre projekt och ta lärdom av dessa. Projektkontoret kan med hjälp av de äldre projekten identifiera problem som sträcker sig över hela organisationen, i enskilda avdelningar eller till och med projektgrupper. Projektkontoret kan också se saker som kan förbättras med individer som projektledare eller projektdeltagare och på så sätt föreslå vad de behöver träna mer på eller förbättra. De kan också identifiera vilka projektmedlemmar som kan arbeta bättre ihop eller vilka typ av projekt en projektledare passar bra för.
Varför ska man använda projektkontor?
När projektledarna uttrycker att det behövs ett projektkontor så kan det vara för att de känner att det behövs rutiner i hur man hanterar projekt inom verksamheten. Eftersom att ett projekt använder sig av verksamhetens gemensamma resurser så kan också projektledarna känna att det behövs bättre koordinering av hur resurserna ska fördelas på det mest effektiva sättet.
Ledningen i en verksamhet kan behöva ett projektkontor för att de känner att de behöver bättre kontroll över alla projekt som pågår inom verksamheten. Ledningen kan också känna att de behöver bättre ordning på hur resurser ska fördelas jämnt mellan alla projekten som pågår, något som också projektledarna kan ha problem med. Ledningen vill också känna att alla projekt ska utföras på det mest effektiva sättet och med hög kvalité så att deras kunder blir nöjda. Det kan till och med vara så att ledningen inte känner till alla projekt som är pågående i verksamheten och det blir missförstånd eller dålig kommunikation mellan ledningen och projektledarna och båda kan känna att deras röst inte blir hörd.
Om en projektledare exempelvis märker att mer resurser kommer behövas i ett projekt så att det inte blir försenat så går projektledaren till ledningen. Projektledaren ber ledningen om mer resurser men ledningen har inte koll på hur många projekt som är pågående just nu och hur mycket resurser det finns som kan delas ut. På grund av rädsla av att ge ut resurser som inte finns så kan ledningen försena utbetalningen av resurserna eller till och med neka projektledarens begäran om mer resurser. På grund av detta så kan projektet misslyckas. Med hjälp av ett projektkontor som hjälper ledningen att hålla koll på alla projekt och vilka resurser som finns tillgängliga så kan ledningen känna sig mycket mer trygg och säker i sina beslut när en projektledare behöver hjälp.
I många situationer kan projektledare stöta på problem under projekts start eller gång. När en projektledare exempelvis ska definiera projektets mål så kan det hända att projektledaren behöver ha i åtanke både kundens krav och verksamhetens krav. Om deras krav inte är lika och krockar så möter projektledaren ett dilemma. Vilka krav ska projektet försöka uppnå? Vilka krav ska det vara fokus på? Det är i detta fall som projektkontoret kan erbjuda stöd och guida projektledaren i rätt riktning. Om projektkontoret också varit aktivt ett tag så bör de ha skapat riktlinjer och implementerat standarder i verksamheten som gör det lättare för projektledare att hantera krav där både kundens och verksamhetens behov kan mötas.
Eftersom att ett projektkontor också arbetar nära med projektledarna under projekt så blir projektkontoret väldigt medvetna om vad som kan förbättras hos individer. Med detta kan projektkontoret föreslå olika sorters träning eller kurser som kan göra projektledarna ännu bättre på sitt arbete och utöka deras kunskaper. Projektkontoret får ett väldigt bra utomstående perspektiv vilket gör att de kan bli väldigt bra på att bedöma situationen med en objektiv synvinkel.
På grund av alla dessa faktorer är projektkontor en effektiv och smidig lösning som kan gynna både ledningen och projektledarna. Med hjälp av ett projektkontor blir ordningen på projekten bättre, kommunikationen mellan ledningen och projektledare blir tydligare och rutiner underlättar för båda att utföra projekten på bästa möjliga sätt. Både projektledarna och ledningen i verksamheten kan känna sig mycket tryggare och de kan fokusera på sitt egna arbete medan projektkontoret fokuserar på att förbättra och tydliggöra processerna för arbetet.
Beroende på vilken typ av verksamhet man är, vilka sorters projekt man hanterar och hur många projekt man har hand om så kan man se om projektkontor är något som skulle vara värt för verksamheten att implementera. Om man är osäker på hur det skulle gå till så kan man börja med att anställa bara en person i projektkontoret. Den personen kan sedan granska verksamheten och påbörja arbetet med en ny strategi och bättre stöd för projektledarna och i framtiden anställa fler till projektkontoret.
