Vad är egentligen en Scrum Master?
Vi har tidigare skrivit om projektlednigsmetoden Scrum (om du vill lära dig mer om denna agila metod bör du läsa denna artikel först, eftersom den kommer gå in djupare på Scrum som arbetsmetod).
Här följer alltså en text om Scrum Master och dess arbetsuppgifter. Det första vi borde ta reda på är som sagt vad en Scrum Master egentligen är.
Vad är en Scrum Master?
Scrum Mastern är en ledare för projektet. Ett annat ord som ofta används för att beskriva rollen är som en coach för Development teamet. Scrum Mastern hjälper både Product ownern och Development teamet, vilket gör rollen ovärderlig för ett projekt. Projektet står och faller med Scrum mastern.
En bra Scrum master kan få hela projektet att lyckas medans en dålig kan få hela projektet att misslyckas. Därför är det extremt viktigt att du har en bra Scrum Master till ditt projekt. Du vill alltså inte bara tillsätta en av dina medarbetare, utan du vill använda en erfaren person till Scrum master.
Men hur ser du till att du får en bra Scrum master?
Hur får du en bra Scrum Master?
En bra Scrum Master är någon som kan leda projektet och svara på alla de frågor som kan uppkomma under projektets gång. För att se till så att den Scrum master du använder klarar av att leda projektet på ett bra sätt kan du låta honom testa på ett enklare projekt först. Kanske ett projekt som företaget har genomfört flera gånger förut eller ett där det inte spelar särskilt stor roll om det misslyckas eller inte. En annan sak som du definitivt ska kolla noga på är om Scrum mastern har en s.k. Scrum certifiering eller inte. Om Scrum mastern har en Scrum certifiering så innebär det att han har genomgått en kurs som ger dem en bra förståelse för Scrum och hur man är en Scrum master. Om han dessutom har en A-CSM (Advanced certified Scrum Master) så är det en bonus eftersom det betyder att han har genomgått en extra kurs för att bli en ännu bättre Scrum master. Vad du annars kan göra är att skicka iväg en av dina anställda på en sådan kurs för att få dem att bli certifierade Scrum masters. Detta är väldigt bra eftersom dina andra anställda redan känner till personen och därför litar på och respekterar personen. Det är ingen nykomling som kommer och säger åt dem vad dem ska göra. Hur går kursen till då? Kursen vara under två dagar under vilka du lär dig mer om Scrum och efter att du har gått kursen kan du ta testet för att bli en certifierad Scrum master när du vill. Efter kursen skickas ditt namn in till Scrum Alliance. De skickar dig sedan ett e-mail med en länk till testet som du sedan gör online. Själva testet består av 35 fleralternativs frågor. De flesta har fyra alternativ och du måsta ha minst 24 rätt för att klara testet. Allting du behöver för att klara examen finns med i kursen och du kommer få använda de anteckningar du gjorde under kursen som hjälp. Det finns inte heller någon tidsgräns på examen så du kan påbörja den för att sedan slutföra den nästa månad om du vill. Dock måste du slutföra testet inom 90 dagar efter att du har gått klart kursen. Om du inte klarar testet på första försöket så är det lugnt, du kan göra om testet helt gratis. Om du inte klarar det andra gången så kommer det dock kosta dig 25 dollar (ungefär 220 kr) för varje extra försök som du behöver. De som deltar i kursen klarar nästan alltid testet så du behöver inte varar orolig. Du kommer klara det utan problem.
Vi har nu gått igenom vad en Scrum master är och hur du får en bra Scrum master men vi har inte pratat om vad Scrum mastern egentligen gör. Låt oss därför göra det nu.
Vad gör en Scrum Master?
En Scrum master har mängder av olika arbetsuppgifter. Det enklaste sättet att gå igenom dessa är med ett exempel. Låt oss säga att en ny Scrum master kommer till ett företag som aldrig har använt Scrum förut. Scrum masterns första arbetsuppgift blir då till företaget när han hjälper dem att implementera Scrum. När man först implementerar Scrum blir det en turbulent tid då alla har mycket frågor. Det är Scrum masterns jobb att guida företaget igenom detta och se till så att de kommer ut intakta på andra sidan. Scrum mastern ska svara på frågor och förklara hur man på enklaste sätt kan arbeta efter Scrum inom de olika projekten. När företaget sen har lärt sig hur Scrum fungerar fortsätter sedan hans arbetsuppgifter med nya saker. Han ska nu guida Teamen genom projekten och se till så att allt går bra. Eftersom development teamen följer Sprint Backlog under en sprint och denna Sprint Backlog bygger på Product owners Product backlog är hans första arbetsuppgift att hjälpa Product ownern att ta fram denna Product backlog. Han ska till exempel se till att Product ownern vet hur han ska göra för att maximera värdet på slutprodukten. Han ser också till att målen på product backlog är tydliga och inte kan missuppfattas. Detta kommer förenkla resten av projektet eftersom alla målen på Product backlog kommer att uppfyllas utan missuppfattningar och mängden frågor kommer att minska. När Product backlog väl är klart så hjälper han också Development teamet. Han ser till så att de skapar en produkt av högt värde och ser till att de är fokuserade. Han ser också att de lär sig Scrum ordentligt i organisationer där Scrum inte helt förstås ännu. En sammanfattning av vad Scrum mastern gör är att han ser till att allting fungerar. Han bokar in viktiga möten och ser till att alla kan samarbeta. Vid övergången till Scrum är det också vanligt att han jobbar med andra Scrum masters för att effektivisera den. Scrum master har också en annan viktig uppgift. Under det s.k. Daily scrum så är det han som frågar deltagarna: Vad gjorde du igår? Vad ska du göra idag? Känner du till några problem som du kommer att möt? Denna uppgift gör Scrum mastern ännu viktigare eftersom Daily scrum är det som hjälper Development Teamet att vara fokuserade på arbetet. Utan detta skulle Scrum i princip inte fungera. Scrum masterns sista arbetsuppgift är nog hans viktigaste. Han ska skydda Development teamet. Det vanligaste som Scrum mastern måste skydda Development teamet från är en aggressiv Product owner. En sådan Product owner är inte aggressiv på ett fysiskt sätt utan han vill helt enkelt ha mer funktioner på kortare tid. Detta kan tvinga Development teamet att ta genvägar och minska kvalitén på produkten. Det andra som Scrum mastern måste skydda teamet från är dem själva. Ja du hörde rätt ibland är det dem själva som är det största hotet. Om ett Development team som är helt nya till Scrum får några enkla förbättringar av att använda Scrum så blir de lata. De slutar söka förbättringar och är nöjda med vad de har. Scrum mastern måste förhindra detta för att Development teamet alltid ska förbättras.
Vad många nya Scrum masters kämpar med är att de ska hjälpa och guida teamet men de har ingen egentlig makt över medarbetarna. Det enda de har makt över är själva processen. De kan tex inte säga till en medarbetare: Du får sparken! Men de kan säga att: Jag har bestämt att vi ska testa en två veckor lång sprint nästa månad. Så Scrum mastern styr inte över deltagarna i Scrum men han styr över själv processen och ser till så att allt går bra. Man kan säga att Scrum mastern är något av en personlig tränare. Han kan lägga upp ett program för vad du behöver göra för att nå dina mål och han kan hjälpa dig att nå dem men han kan inte tvinga dig att göra något som du inte vill. Det är samma sak med Scrum mastern. Han kan lägga upp en plan för Development teamet och hjälpa dem att nå målen på product backlog men han kan inte tvinga dem att göra något. Märker han att något håller på att gå fel kan han bara nämna detta, han kan inte tvinga dem att lös problemet. Det är upp till Development teamet att göra. Därför kan rollen som en Scrum master ofta vara svår. Man måste vara en form av guide och coach men man har ingen egentlig makt över dem man tränar och coachar. Det ända man kan göra är att ändra på programmet så att det passar projektet bättre. Det är bara Development teamet som kan se till att man har en färdig produkt. Inte Scrum mastern.
10 tips för dig som är Scrum Master
Om du ska bli en Scrum master och är lite orolig efter att ha läst detta så vet vi hur du känner. Det kan verka läskigt att behöva lära sig allt detta och gå balansgång mellan att utöva makt du inte har och inte våga göra något. Därför har vi här tio råd till dig som ska bli en Scrum master
1. Säg aldrig att Development teamet klarar något utan att rådfråga dem först
Som en Scrum master har du inte rätten att acceptera saker för Development teamet. Det är alltid dem som måste bestämma om dem klarar något eller inte. Oavsett om du är helt säker på att dem kommer att klara det måste du ändå rådfråga dem först. Bara dem kan veta om det kommer gå eller inte. Och sätt definitivt inga deadlines utan att prata med Development teamet innan! Fråga dem alltid innan du gör något sådant för bara de vet exakt hur lång tid något kommer att ta och vad dem kan göra.
2. Kom ihåg: Ditt jobb är att få teamet att se bra ut
Att vara en Scrum Master handlar inte om att du ska se bra ut. Du ser bra ut när teamet ser bra ut. Och dem ser bra ut när dem gör ett bra jobb. Du vet att du har gjort ett bra jobb när folk utanför Teamet börjar undra om du ens behövs. Visst kan det vara läskigt när chefen undrar om du behövs men en bra chef vet skillnaden mellan att vara onödig och verka onödig.
3. Tryck inte i massor av Agila regler i Teamets huvuden
Varken Scrum eller de agila metoderna kommer med en regelbok. Det finns inga regler bara riktlinjer. Följ dem så kommer det inte att bli några problem. Du kan ändra processen som du vill du behöver inte följa alla regler. Om någon behöver en deadline; prata med Development teamet och gissa. Det är inget fel med att göra på det sättet. Så försök inte följa regler som inte finns, gör på det sätt som känns bäst.
4. Ingenting är skrivet i sten så experimentera
En del av de agila principerna är att testa nya saker. Våga experimentera och se om något nytt fungerar bättre än det gamla sättet att göra det på. Om ditt Team gillar sprintar på två veckor och tycker att de fungerar bra så be dem att testa sprintar på en vecka eller tre veckor och se vad som händer. Om det inte fungerar kan ni alltid gå tillbaka till sprintar på två veckor. Ett tips är att inte experimentera när ni har ett jätteviktigt projekt och massor att göra. Det är lättare att experimentera när ni inte har så mycket att göra eftersom projektet då inte kommer misslyckas för att experimentet inte gick bra.
5. Se till att Teamet och investerarna ser varandra som jämlikar
Medlemmarna i Development teamet och investerarna har alla egna synvinklar på projektet. Därför måste båda räknas som jämlikar och alla synvinklar måste värderas lika. Development teamet måste förstå synvinkeln från investerarna för att kunna utveckla en bra produkt oh investerarna måste förstå Development teamets synvinkel för att förstå va som går och inte går med projektet.
6. Skydda teamet på mer sätt än vad du tror
Det är ditt jobb att skydda teamet från allt som kan göra att projektet misslyckas. Du måste skydda dem från både product manager och investerare som helt enkelt vill för mycket på för kort tid. Detta måste du definitivt skydda Teamet ifrån men som vi sa tidigare måste du även skydda dem från att bli nöjda. Denna nöjdhet gör att de inte längre söker att förbättra sig vilket leder till att de inte blir bättre. Som en Scrum master är det ditt jobb att skydda dem från detta så att de blir så bra som de kan bli.
7. Radera misslyckande från ditt ordförråd
Ibland så kallar Teams e sprintar där de inte lyckades leverera för misslyckade sprintar. Det är fel. Det var inget misslyckande det var ett försök. Dessutom lärde dem sig säkerligen saker från sprinten och kommer inte att göra samma misstag igen. Som en Scrum master är det ditt jobb att påminna Teamet om det så att de inte blir missnöjda med sig själva utan fortsätter att vara motiverade.
8. Beröm när beröm förtjänas
Chansen är stor att Teamet inte får det beröm som de förtjänar. När de gör ett bra jobb så ska du berömma dem för det. Då är chansen större att de fortsätter att göra ett bra jobb även i framtiden. Dock ska du aldrig ge ut falskt beröm. Ingen vill göra det så beröm dem bara när du faktiskt är stolt över dem och menar det. Annars är det meningslöst.
9. Uppmuntra dem att ta över ditt jobb
Ett Team som är helt nytt till Scrum brukar förlita sig på sin Scrum master för att klara projekten. Teamet kanske inte vet hur man ska hålla Daily scrum under 15 minuter. Du måste uppmuntra dem att klara sig själva. Men även världsmästarna i tex fotboll behöver en coach. Därför kommer du aldrig bli onödig oavsett hur bra dem blir. De behöver alltid en synvinkel från någon utanför Teamet.
10. Håll tyst och lyssna
Något av det bästa du kan göra för att lära ditt Team är ibland att bara vara tyst och låta dem lista ut svaret själva. Det här kan vara svårt och det är därför som många misslyckas med det. Det är inte lätt att sitta och titta på när det Team som du hjälp lära upp sitter och har problem med att hitta ett svar som du kan ge dem. Men ibland så måste du låta dem klara det själv för att de ska lära sig inför framtiden. En del i att vara en bra coach är att lära Teamet att lösa problem själva. Du kommer inte alltid att vara där för att guida dem. Ibland måste de klara saker själva.
Det kan vara läskigt att bli utsedd till Scrum master. Det är väldigt mycket ansvar som kommer med rollen och samtidigt så ger det inte särskilt mycket makt. Du är coachen för Teamet men inte deras chef. Men var inte rädd. Följer du bara våra råd så kommer du att klara det galant. Vi lovar dig att det kommer gå bra.
