Många projekt är idag dynamiska där det ständigt finns behov och sker förändringar.
En projektledare behöver kunna anpassa sig till situationen i ett projekt och även till specifika projektdeltagare för att se vad de har för behov.
Situationsanpassat ledarskap hjälper projektledaren att ge det stöd och styrande som behövs i ett projekt baserat på situationen och de olika typer av personer som deltar i projektet.
Vad är Situationsanpassat Ledarskap?
Situationsanpassat ledarskap är en teori skapad av Paul Hersey och Ken Blanchard på 60-talet.
Situationsanpassat ledarskap innebär att ledare ska kunna anpassa sina ledarstilar baserat på vilken situation de befinner sig i och vilka människor de möter. En ledare ska kunna läsa av situationen och människorna med hjälp av sin egen kunskap och leda gruppen framåt baserat på det behov som de har.
Genom att se att varje individ har olika behov och behöver olika former av stöd och motivation kan projektgruppen som en gemensam enhet bli starkare och uppnå bättre och effektivare resultat.
I teorin så identifieras fyra stycken ledarstilar som även kan användas för att definiera projektdeltagare i ett projekt. De fyra ledarstilarna kan nämligen appliceras på olika personligheter eller behov hos projektdeltagare. En projektledare kan använda sig utav teorin under hela projektets gång och det är viktigt att se hur ledarstilen kan anpassas och förändras även när projektet pågår. Även om projektledaren identifierat ett visst behov och utifrån det bestämt sig för en ledarstil så kan detta förändras medan projektet pågår och projektledaren ska snabbt kunna anpassa sig och förändra ledarstilen för att matcha behovet som finns.
Situationsanpassat ledarskap gynnar både projektledaren och projektgruppen på många sätt eftersom att projektledaren snabbare kan identifiera de behov som finns i gruppen och kan ge det stöd och engagemang som behövs. Projektet kan i sin tur bli mer effektivt och lyckat. Eftersom att många projekt idag är dynamiska så behöver också projektledaren vara flexibel och kunna anpassa sig beroende på vilken situation som uppstår och vilka problem som behöver hanteras.
Det situationsanpassade ledarskapet följer en modell med fyra rutor där de fyra rutorna representerar de fyra ledarskapsstilarna:
1. den styrande ledarstilen
2. den coachande ledarstilen
3. den stödjande ledarstilen
4.den delegerande ledarstilen
I modellen finns det också två nivåer av stödjande och styrande. Den vertikala nivån beskriver hur stödjande en projektledare ska vara inom de fyra ledarstilarna och den horisontella nivån beskriver hur styrande projektledaren ska vara.
Desto mer stöd en projektledare ger desto mer inkluderar projektledaren projektgruppen i beslut och problemlösning. Om projektledaren ger mindre stöd så kan det vara för att projektgruppen är väldigt självständig och har egen motivation och engagemang, de behöver därför inte projektledarens stöd under hela projektets gång men det kan finnas tillfällen då det kan behövas vilket projektledaren också ska vara beredd på. Projektledaren kan också variera styrandet och desto högre styrande projektledaren har desto mer ger projektledaren direktiv och instruktioner om vad som ska göras i projektet. Om det inte behövs högt styrande i projektet så kan det vara för att projektgruppen har mycket erfarenhet och kan ta ett eget ansvar för sina uppgifter utan projektledarens styrande.
Hur använder man sig utav Situationsanapassat Ledarskap?
Teorin är baserad på en modell där det finns fyra olika ledarskapsstilar. De fyra stilarna kan anammas av en ledare baserat på hur ledaren läser av situationen och personerna. I modellen finns det också en kombination av hur kompetens och engagemang används med de fyra olika stilarna. De fyra stilarna är: styrande, coachande, stödjande, och delegerande. Dessa fyra stilar har också olika grad av hur stödjande och styrande ledarstilarna faktiskt är.
Det är viktigt att identifiera och definiera sina ledarstilar i enbart specifika situationer och roller så om situationen förändras så bör också ledarstilen ändras. En ledarstil är inte alltid lämplig och kan behöva ändras flera gånger per dag beroende på vem projektledaren pratar med.
Modellen kan användas både i samband med att välja en ledarstil men även också hur man ska bemöta projektdeltagare baserat på deras kompetens och engagemang. Projektledaren behöver därför analysera både en situation, vilket kan vara ett problem som uppstått, samt personerna som ska hantera problemet. De fyra ledarstilarna passar för olika situationer och olika människor.
Styrande ledarstil (Nivå 1)
Den styrande ledaren ger tydliga instruktioner och göra täta uppföljningar med projektdeltagaren. När en ledare tar på sig den styrande ledarstilen så har ledaren också uppfattat att projektdeltagaren har låg kompetens men högt engagemang i just den situationen och rollen som personen befinner sig i. Personen är den ”typiske nybörjaren” men är också villig och engagerad att lära sig mer snabbt.
En typisk situation där nivå 1 används är när det är en nyanställd person eller grupp som projektledaren ska arbeta med där ledaren snabbt identifierar att individen eller individerna har låg kompetens men är engagerade och redo att ta sig an sin uppgift. Projektledaren måste leda gruppen aktivt och ge dem tydliga direktiv, baserat på projektdirektivet, så att de vet vad de ska göra.
Det finns flera aktiviteter och egenskaper som är i fokus när en projektledare använder sig utav den styrande ledarstilen. Dessa är:
• Definiera och fullfölja mål och syften
• Planera och organisera i god tid
• Fokusera på rätt arbetsuppgifter
• Ge återkoppling
• Guida projektdeltagare i deras arbetsuppgifter
En projektledare som följer den styrande ledarstilen ska alltså med dessa egenskaper kunna leda sin projektgrupp mot ett lyckat resultat. Genom att exempelvis tydligt definiera och fullfölja mål och syften samt förankra målen hos projektdeltagarna så kan projektledaren se till att projektdeltagarna vet vad de ska göra eftersom att de oftast har låg kompetens men hög motivation och engagemang. De är alltså motiverade till att fullfölja sina arbetsuppgifter men kan vara osäkra på vad exakt det är de ska göra.
Coachande ledarstil (Nivå 2)
Den coachande ledaren behöver ta många beslut och samtidigt stötta projektdeltagarna och ge dem råd. På den andra nivån så identifierar projektledaren att projektdeltagaren eller projektdeltagarna har en viss kompetens men har tappat engagemanget. Projektledaren behöver därför fokusera på vilka uppgifter som måste utföras och tar de flesta besluten själv. Projektledaren kan dock inspireras, få förslag och uppmuntras av de andra projektdeltagarna och bör motivera projektgruppen till att vara aktiva i diskussioner och möten. På så sätt kan projektledaren försöka få upp motivationen och engagemanget hos projektdeltagarna.
En typisk situation där nivå 2 används är när projektledaren identifierar att projektdeltagare har en viss kompetens men de har tappat motivationen eller att de är oerfarna. Det kan exempelvis handla om någon som haft samma position en längre tid och därav blivit mindre motiverad. Projektledaren kan därför inte ge projektdeltagaren mycket utrymme till att fatta egna beslut på grund av att motivationen saknas och fattar istället besluten själv. Projektledarens fokus blir på att coacha och motivera projektdeltagarna till att istället ge feedback och förslag när beslut ska fattas så att personen känner sig delaktig och så att motivationen förhoppningsvis kan bli större.
Stödjande (deltagande) ledarstil (Nivå 3)
Den stödjande och deltagande ledaren fokuserar på att fatta beslut tillsammans med alla i projektgruppen. Projektdeltagare har tillräckligt med kompetens och erfarenhet för att kunna utföra sina uppgifter men behöver fortfarande ett visst stöd från projektledaren. Projektledaren behöver inte styra lika mycket i gruppen utan lägger fokus på att ge projektdeltagarna självförtroende så att de kan arbeta självständigt.
En typisk situation där nivå 3 används är när det är en blandad grupp där alla har en hel del kompetens och erfarenhet men varierande engagemang. Projektgruppen vet vad de ska göra men behöver stöd och motivation för att känna sig självsäkra i sitt arbete. Det kan exempelvis vara en person som har arbetat med samma uppgifter under en lång tid men inte riktigt blommat ut än.
En stödjande ledare behöver använda sig utav flera egenskaper för att se till att projektgruppen kan ledas framåt i projektet. En projektledare behöver kunna uppmuntra och berömma individer som är i behov av det så att de kan bli mer motiverade i sin arbetsuppgift och även i projektet. Projektledaren ska också kunna lyssna aktivt och ställa frågor vilket också hjälper projektdeltagarnas engagemang och motivation.
Delegerande ledarstil (Nivå 4)
Den delegerande ledaren delar ut uppgifter och befogenheter till projektgruppen som i sin tur har eget ansvar och styr engagemanget. Projektdeltagaren har hög kompetens och högt engagemang och projektledaren behöver inte vara lika styrande eller motivera lika mycket. Projektledaren ger projektdeltagaren en bra grund att stå på vilket innebär tydliga mål, syften och arbetsuppgifter och projektdeltagaren kan sedan själv utföra arbetet med stort självförtroende.
En typisk situation där nivå 4 används är när projektdeltagarna har hög kompetens och är väldigt erfarna. De klarar av att arbeta på egen hand och självständigt samt ta stort eget ansvar. Projektledaren guidar projektgruppen framåt men många av besluten kan fattas av projektdeltagarna själva.
Dialogen och kommunikationen är väldigt tydlig under delegerat ledande och ledaren behöver endast förvänta sig mer kommunikation om exempelvis ett problem uppstått eller något måste lösas i grupp.
Hur använder man de olika ledarstilarna?
De fyra ledarstilarna kan användas av projektledare för att på ett bättre sätt styra sin projektgrupp och specifika individer. Ledarstilarna är baserade på flexibilitet och att kunna vara anpassningsbar vilket är goda egenskaper hos en projektledare. Det är viktigt att man som projektledare förstår att man inte väljer en ledarskapsstil och utesluter andra utan det viktiga med situationsanpassat ledarskap är just att kunna anpassa sig till situationen och även människor just i den situationen man befinner sig i.
En situationsanpassad ledare bör anamma tre färdigheter för att bättre kunna bedöma en situation och vilken ledarstil som han eller hon bör ta sig an: diagnos, anpassning och samarbete. Med diagnos så menas att en projektledare snabbt ska kunna göra en bedömning av en projektgrupp och även varje individuell projektdeltagare för att se vad situationen är och vilket behov de har av stöd och styrning. Med anpassning menas att baserat på diagnosen vet projektledaren vilken ledarstil som passar bäst till just den situationen och de personerna. Ledarstilen ska också anpassas beroende på vilken projektdeltagare som projektledaren diskuterar och arbetar med. Samarbete är det sista och viktigaste, projektledaren behöver skapa en tydlig och gemensam agenda där han eller hon också har i åtanke allas olika behov av styrande och engagemang.
Situationsanpassat ledarskap är en av de mest använda modellerna för projektledning och ger ett effektivt resultat just för att projektledaren har förmågan att anpassa sig och vara flexibel. Ett projekt är ofta dynamiskt och pågår i en längre period med olika människor vilket gör att mycket måste anpassas och fungera som det ska så att projektet kan uppnå ett lyckat resultat.
För alla ledarstilar är det viktigt för projektledaren att vara tydlig och förtydliga vad projektet handlar om, vad allas roll och uppgifter är, samt vad det är man vill uppnå. Projektledaren ska också kunna ge feedback, diskutera och lösa problem. Projektdeltagare vill gärna ha återkoppling på sina prestationer och projektledaren behöver kunna läsa av situationen när det behovet finns.
Projektledaren ska också kunna identifiera problem bland projektdeltagare eller med specifika uppgifter och snabbt kunna lösa det, även här krävs en hel del flexibilitet. Projektledaren har ett stort ansvar men det har även projektdeltagarna och det viktiga är att inse att man ska arbeta som en grupp för att uppnå sitt resultat.
Problem som kan uppstå
Situationsanpassat ledarskap har många fördelar men som många andra teorier kan det också uppstå en del problem. Teorin har endast ett fokus och det är på projektledaren och projektledarens agerande och teorin tar inte hänsyn till projektdeltagarnas agerande. En projektgrupp är dynamisk och det är därför viktigt att ta hänsyn till alla i projektgruppen. Det råder ett stort krav på projektledaren när det kommer till användningen av situationsanpassat ledarskap och det är upp till projektledaren att göra all bedömning och analys av projektgruppen. Om projektgruppen därför är stor kan det vara väldigt svårt för projektledaren att snabbt göra en bra bedömning av situationen och alla personligheter och behov som finns i gruppen. Detta lägger stor vikt på projektledaren.
En projektledare är också begränsad i sin kompetens och med en stor projektgrupp kan man se många olika kompetenser och erfarenheter blandas vilket kan göra det svårt för att projektledaren att kunna anpassa sig efter alla. De olika ledarstilarna har vidare också sina brister där exempelvis den coachande ledarstilen kan göra att projektdeltagare blir väldigt beroende av projektledaren vilket kan sakta ner projektet eller den delegerande ledarstilen kan göra projektdeltagare för självständiga.
Situationsanpassat ledarskap anpassas också efter individer och inte för individer i gruppsammanhang vilket kan göra det svårt för projektledaren att veta hur han eller hon ska hantera en situation där det exempelvis är ett gruppmöte. Om projektledaren identifierar flera olika behov i ett möte så kan det vara svårt att veta vart fokus ska läggas så att alla under mötet känner sig nöjda.
Vad är fördelen med att använda Situationsanpassat Ledarskap?
Med ett situationsanpassat ledarskap kan en projektledare snabbt analysera situationer och personer för att sedan anpassa sitt ledande. Ledarstilen ska passa situationen och projektdeltagarna så bra som möjligt så att alla behov kan fyllas och projektet kan uppnå det resultat man hoppas på.
Fördelen med att använda sig utav situationsanpassat ledarskap är att projektledaren kan ge stöd till alla i projektgruppen på olika sätt. Med hjälp av projektledarens förmåga att anpassa sig och vara flexibel kan alla i projektgruppen känna att de får det stöd som de behöver och på så sätt kan de bli motiverade och på ett bättre sätt utföra sina uppgifter. I ett projekt är det oftast många projektdeltagare där alla har olika personligheter, roller och behov. En bra projektledare ska kunna styra alla på ett sätt så att projektgruppen tillsammans kan uppnå sitt mål.
Det situationsanpassade ledarskapet är en användbar teori och så fort en projektledare bestämmer sig för att använda modellen så kommer personen märka skillnaden. Projektledaren kommer märka att när han eller hon börjar analysera olika projektdeltagare och deras behov så vet också projektledaren när det behövs 100% stöd och när det behövs mindre stöd. På så sätt kan projektledaren använda sin egen tid på ett mycket effektivare sätt eftersom att projektledaren kan läsa av situationen och se när projektgruppen behöver stöd eller inte. I många fall kan en projektgrupp eller flera projektdeltagare arbeta väldigt självständigt tack vare sin kompetens och erfarenhet och projektledaren behöver då inte lägga lika mycket fokus på dessa individer utan kan lägga fokus på de personer som behöver mer stöd och motivation.
Det viktiga med teorin är också att förstå att även om man som projektledare identifierar personer med exempelvis låg kompetens eller ett stort behov av stöd så är syftet att hjälpa personen att utvecklas under projektets gång och ge det stöd som personen behöver. På så sätt kan personer förbättra sitt arbete med hjälp av projektledaren och förhoppningsvis i framtiden utveckla större självständighet och ansvarstagande.
Situationsanpassat ledarskap har också använts och testats i flera decennier där man kunnat påvisa vilken positiv effekt och positivt resultat teorin har i praktiken. Teorin används världen över och med vår globaliserade värld där det ofta handlar om internationella projekt eller samarbete med olika sorters medarbetare så är det viktigt att kunna anpassa sig efter allas behov för att uppnå ett lyckat resultat.
