Systemhandling: Fastställer bästa tekniska lösningarna för byggprojektet

En byggprocess kan vara både lång och invecklad. Processen består många gånger av flera olika delar och steg, och det är viktigt att man följer dem för att allting ska gå rätt till. Det finns därtill diverse regler, lagar och förordningar att förhålla sig till. Dessutom bör byggprojektets syfte och mål ligga i linje med exempelvis kommunens övergripande mål för saker som grön infrastruktur, miljö och ekosystemtjänster. Ju bättre man känner till processen och dess steg, desto enklare blir det att undvika misstag och eventuella böter eller kostsamma korrigeringar. Den här texten beskriver byggprocessen med ett särskilt fokus på projekteringsskedet, och mer specifikt på den systemhandling som man skapar som en del av den tekniska beskrivningen av ett byggprojekt.

Systemhandling

 

Projekteringsskedet

Det är i projekteringsskedet, det vill säga det tidiga stadiet av en byggprocess, som man tar fram en så kallad systemhandling. Själva projekteringsskedet benämns ibland som förstudie, medan man andra gånger skiljer mellan ett projekts förstudie (då fas nummer ett) och projekteringsskede (fas nummer två). Själva projekteringen går ut på att ta fram en vision för ett byggprojekt och att skapa det underlag som behövs för att kunna ta beslut, skicka iväg ansökningar för exempelvis bygglov och för att ta emot offerter för olika entreprenörer som man ska upphandla med. Under projekteringen analyserar man de behov som har lett till att byggprojektet har beställts och man säkerställer att det är möjligt att skapa det slutresultat som projektet syftar till. Man tar fram ritningar över den tilltänkta byggnaden men också över redan existerande byggnader som är viktiga för arbetet, och man ser till att anpassa byggplanerna så att den tilltänkta byggnaden kommer passa in i den omgivning där bygget ska ske.

Ju längre man kommer med projekteringen, desto enklare blir det att följa den fixerade projektplan som har utvecklats men desto dyrare blir det också att göra eventuella ändringar. Det är därför viktigt att de beslut man tar grundar sig i fakta och i det kunskapsunderlag som man har tillgång till. Besluten kan handla om det fysiska byggarbetet men också om projektet i sig självt. Man måste till exempel bestämma entreprenadform och upphandlingsform innan man lämnar projekteringen och sätter igång med det operativa arbetet. Man måste också specificera hur stort bygget ska vara, hur det ska utformas, vilken teknisk standard det ska ha, med mera. För att se till så att man checkar av alla uppgifter och moment i projekteringsskedet är det vanligt att man utser en projekteringsansvarig. Det är då upp till den personen att se till så att man skapar ett tillräckligt stort kunskapsunderlag för att kunna formulera relevanta krav och realistiska mål för projektet.

En viktig del av förstudien och projekteringsskedet är att identifiera utmaningar och risker men också möjligheter. Möjligheter innebär att det kan vara så att en anan metod eller tillvägagångssätt kan innebära kostnadsminskningar, medan risker och utmaningar ofta beror på saker som säkerhet, hälsa, brandfrågor och förvaltningen i framtiden. Ofta är det den tekniska beskrivningen, som systemhandlingen är en viktig del av, som avslutar projekteringsskedet. Då är man förhoppningsvis redo att sätta igång med det operativa arbetet, vilket är den efterföljande fasen. Efter genomförandet väntar byggprocessens sista fas vilken består av att avsluta och lämna över den färdiga byggnaden och tillhörande dokument och handlingar till byggherren eller kunden.

Vad är en Systemhandling?

En systemhandling är något som man vanligtvis tar fram i förstudien, eller projekteringsskedet om det är en separat fas i byggprocessen. Systemhandlingen brukar vara nästa steg efter att man skrivit projektets programhandling, vilket är det dokument som definierar och beskriver byggprojektets olika målsättningar och krav.

I vad man kan kalla för projektets systemskede, vilket alltså är en del av projekteringen, undersöker man byggets tekniska system och materialtillgång och syftet är att hitta den tekniska lösning som lämpar sig bäst för att uppfylla de krav som ställts i byggets programhandling. När systemhandlingen är färdigställd så är tanken att den ska ge en tydlig överblick över den planerade konstruktionen och dess utformning samt beskriva de tekniska system som kommer ligga till grund för de kostnadskalkyler man kommer göra för det framtida byggandet. I arbetet med att färdigställa systemhandlingen ingår det också att ta fram projektets viktiga miljöplan och arbetsmiljöplan.

Under systemskedets del av projekteringen brukar man ofta ta hjälp av flera olika aktörer. Viktiga aktörer att inkludera är till exempel arkitekter, projektörer och andra parter som sitter på viktig, teknisk och systemisk expertkunskap. Vilka aktörer som ska bjudas in för att medverka i arbetet med att ta fram systemhandlingen brukar man bestämma innan systemskedet startar och ibland redan under förstudien. De olika experterna och aktörerna fastställer tillsammans hur de olika systemen ska utformas och vilka installationer som är viktiga eller nödvändiga i projektet.

Man tittar även på risker som identifierades i projektets programhandling och går djupare genom att undersöka vilka potentiella risker det finns i relation till själva byggandet av konstruktionen i fråga, driften av den färdiga konstruktionen samt de risker som den planerade verksamheten kan komma att utgöra. Allt eftersom att de potentiella riskerna identifieras så bör man så gått det går försöka eliminera dem eller i alla fall minska risken. Ju tidigare en risk eller ett problem uppmärksammas och ju tidigare man kan göra något åt det desto billigare brukar det vara. För det mesta beror de risker som man identifierar i systemskedet på faktorer som exempelvis hur ett visst system ska installeras eller konstruktionens specifika mått, särskilt när det gäller delar av konstruktionen som är svårare eller till exempel trängre än andra delar. Här är det viktigt att man har ett systemtänk, vilket i praktiken till exempel innebär att man är uppmärksam på att ett mått alltid kommer påverka ett annat mått. Det är avgörande att hitta ett system som säkerställer att konstruktionen kommer uppfylla byggprojektets mål samtidigt som installation och konstruktion kan gå säkert till. Dessutom måste man såklart ta hänsyn till projektets budget. De tekniska lösningar man väljer att tillämpa bör ofta vara så kostnadseffektiva som möjligt samtidigt som de utgör det bästa alternativet för bygget praktiskt sett.

När man skriver själva systemhandlingen är det viktigt att man går igenom de olika alternativen som finns för de tekniska lösningarna ordentligt. Därtill är det också viktigt att man motiverar alla de val och beslut som man tar. När man motiverar ett val kan man till exempel beskriva de fördelar som ett alternativ har och som gjorde att man valde det alternativet framför ett annat. Man kan också inkludera de kostnadskalkyler man redan gjort och som också kan motivera en viss teknisk lösning.

Miljöplanen och arbetsmiljöplanen

I ett byggprojekts systemhandling så ingår det som sagt också att ta fram både en miljöplan och en arbetsmiljöplan. En miljöplan gör man för att säkerställa så att projektet tar hänsyn till miljön, och att man är medveten om vilka faktorer i projektet som kan ha en inverkan på miljön. Man är inte skyldig enligt lagen att ta fram en miljöplan men i praktiken är det något som flesta brukar ta fram eftersom att det är vanligt att en beställare efterfrågar en färdig miljöplan. En miljöplan bör alltid innehålla följande:

  • En lista över de miljörelaterade krav som byggherren eller beställaren begär att en entreprenör ska uppfylla för att vara aktuell för upphandling av uppdraget
  • Entreprenörens egna miljökrav på sig själv, om det är entreprenören som tar fram miljöplanen
  • En beskrivning och redovisning av transporter och deras miljöpåverkan
  • En miljöredovisning för projektering

En arbetsmiljöplan är ett viktigt dokument vars syfte är att öka säkerheten och förhindra olyckor på byggarbetsplatsen. Den här planen brukar bestå av diverse regler och ordningsregler som alla på byggarbetsplatsen måste följa. Varje entreprenör måste också göra en egen riskanalys utifrån sin egen verksamhet och med fokus på hur de arbetar med byggprojektet i fråga. Utöver riskanalysen består en arbetsmiljöplan av följande tre stycken delar:

  1. De specifika åtgärder som man vidtar för att förhindra att olika olyckor kan ske
  2. Alla regler och ordningsregler som gäller på bygget
  3. En beskrivning över hur arbetet med arbetsmiljöplanen och säkerheten ska organiseras

Att planera ett byggprojekt

Att planera och förbereda ett byggprojekt, och att sammanställa alla viktiga dokument i tid så som en systemhandling, är viktigt för att hela byggprocessen ska flyta på bra. Om man missar något av de grundläggande momenten kan det resultera i kostsamma misstag eller att det till exempel blir svårt att fördela ansvar och liknande. Det är viktigt att man låter förberedelserna, i form av förstudien och eller projekteringen, ta den tid som krävs för att det ska bli gjort ordentligt. Något man bör tänka på i inledningen av ett byggprojekt är att det kan vara utmanande att koordinera alla de aktörer som är inblandade i projektet. Några aktörer som är viktiga att inkludera, förutom entreprenörerna och arkitekterna, är exempelvis kommunen och länsstyrelsen. Det är en bra idé att vara ute i god tid, så att man inte behöver stressa igenom processen för att ta fram alla ritningar och beskrivningar av byggprojektet som dessa aktörer kan komma att kräva.

Alla de dokument och handlingar som tas fram i de inledande faserna av ett bygge, så som programhandlingen och systemhandlingen, kommer att användas igenom hela processen sen. De ligger till grund för svåra beslut som ska tas och de är också viktiga för entreprenörerna. De agerar som kunskapsunderlag för entreprenörerna när de ska utföra det fysiska arbetet, men de används också för att välja rätt entreprenörer att upphandla med. I dokumentet anges nämligen de krav och kriterier som entreprenörerna måste möta för att bli aktuella för uppdraget. Det finns många olika sorters entreprenörer med olika fokus och expertkunskaper, och det är viktigt att man hittar de som är bäst lämpade för projektet i fråga.

Det är en bra idé att redan under planeringsstadierna i projektet bygga upp ett välfungerande system för kommunikationen mellan de olika aktörerna och byggherren. Då minskar risken för att missförstånd eller konflikter uppstår. Om man jobbar i ett projekt där det råder brist på tid är det dessutom lätt hänt att det uppstår stress och frustration inom arbetsteamet och aktörerna emellan, vilket kan hanteras genom öppna kommunikationskanaler.

Andra viktiga delar av projekteringen

Det är inte bara systemhandlingen som ska tas fram under det inledande projekteringsskedet. För att kunna ta fram systemhandlingen och även programhandlingen så måste man till exempel först göra en behovsutredning av projektet. Utöver systemhandlingen och programhandlingen måste man också skapa så kallade gestaltningar och huvudhandlingar. Alla dessa dokument och monument spelar viktiga roller, och gör att man kan gå vidare i byggprocessen för att skicka in bygglovsansökningar, ta fram bygghandlingar och skapa förfrågningsunderlag inför upphandlingen av entreprenörer.

Behovsutredning

Under behovsutredningen identifierar man kundens eller beställarens önskemål och behov. När behoven är identifierade så analyseras dem för att man sedan ska kunna sätta ihop ett så kallat projektprogram. Projektprogrammet används för att säkerställa så att alla inblandade parter och aktörer är överens och har samma bild av projektet. Behoven och önskemålen för ett visst projekt kan ofta skilja sig åt. Det är till exempel vanligt att företagskunder vill att deras nya byggnader ska stärka deras varumärke, medan målet med bostäder istället är att konstruktionen ska vara funktionell och attraktiv. Om projektet kommer att möta behoven och uppfylla önskemålen eller inte beror ofta till en stor del på hur bra kunden och utföraren (entreprenören) kommer överens.

Verksamhetsbeskrivning

En verksamhetsbeskrivning gör man av flera olika skäl. Den gör ofta att ett byggprojekt känns mer stabilt, genom att man dokumenterar de överenskommelser som man har gjort muntligt. På så sätt kan man hänvisa tillbaka till verksamhetsbeskrivningen under arbetets gång när något uppstår som parterna är oense om. Verksamhetsbeskrivningen innehåller övergripande information om projektet i fråga, så som hur många personer som deltar i arbetet, vilka moment projektet består av, planen för genomförande samt eventuella ändamål och planer för framtiden. Vanligtvis är det kunden som skapar en verksamhetsbeskrivning, vilken sedan överlämnas till den eller de parter som är ansvariga för arbetets följande steg. Ju tydligare beskrivningen är desto enklare blir det att följa planen och för nyanställda att komma in i projektet snabbt.

Funktionskrav

Att ta fram projektets funktionskrav är nästa steg efter verksamhetsbeskrivningen. Den information som presenteras i verksamhetsbeskrivningen används nämligen för att formulera funktionskraven. Tillsammans med systemhandlingen och programhandlingen och andra viktiga dokument som man tar fram under projekteringen så utgör funktionskraven en bra grund för skissandet av bygget. Skissen gör man för att skapa en förenklad bild av hur den färdiga konstruktionen ska se ut. Här spelar systemhandlingen och funktionskraven en viktig roll genom att exempelvis ange hur olika rum ska vara placerade i förhållande till varandra och hur olika installationer ska ske.

Gestaltningar

Projektets gestaltningar utgår från de utformningskrav som finns internt och externt på projektet. Gestaltningar är de förslag som kommer utifrån, genom exempelvis arkitekttävlingar, på hur utformningen ska ske. Genom gestaltningarna får både kunden och entreprenören ta del av nytänkande ideér för projektet som har olika infallsvinklar och som fokuserar på olika delar men som alla är avsedda för samma funktion och ändamål. Gestaltningar är något man kan använda sig av oavsett om man ska bygga helt nytt eller göra en tillbyggnad på en redan existerande konstruktion. Det är en uppskattad metod för att visa för kunden hur många olika alternativ det finns för projektet och på vilka sätt det går att tillgodose kundens utformnings- och funktionskrav. Ofta brukar det gå till så att de idéer och förslag som kommer in bedöms av en expertgrupp, och då är det viktigt att man går igenom samtliga förslag och gör en skriftlig bedömning innan man tar ett slutgiltigt beslut så att alla har samma chanser. Om det är svårt att välja ett enda förslag kan man ibland kombinera två eller flera stycken förslag för att hitta den optimala lösningen. För att det ska vara möjligt måste de som tog fram originalidéerna vara närvarande eller i alla fall ha godkänt arbetet.

Slutsats

En byggprocess är komplex och kan många gånger ta lång tid att slutföra. Den börjar med en idé, varpå den går igenom flera olika steg vilka bland annat går ut på att förbereda bygget och ta fram dokument och kravlistor. Processen fortsätter sedan med det fysiska byggarbetet och avlutas genom att slutkonstruktionen överlämnas tillbaka till kunden eller till den som sköter driften och förvaltningen. Ett av de dokument som måste tas fram under förberedelsefasen, vilken brukar kallas för förstudie eller projektering, är systemhandlingen.

Det arbete som leder upp till att systemhandlingen färdigställs kallas för systemskedet och är viktigt på grund av att det ser till så att man är förberedd när det kommer till den tekniska biten av bygget. I en systemhandling går man nämligen igenom de olika lösningar som finns att tillgå för tekniska system och installationer, och motiverar därtill de val man gör och de beslut man tar gällande de här områdena. Det är en bra idé att ta hjälp av externa experter så som hantverkare, arkitekter med flera för att förbereda projektet så väl som möjligt. Man ska inte glömma att identifiera potentiella risker och göra vad man kan för att minimera dessa så gott det går.