Ett team är en grupp människor som arbetar tillsammans för ett gemensamt mål. På företag kan man dela in sina anställda i team för att skapa mer effektivitet. Teamets medlemmar bör ha liknande åsikter och intressen för att arbetet ska bli så fruktsamt som möjligt. Det är vanligt att det blir problem inom team och därför behöver företag ofta arbeta löpande med teambuilding för att stärka teamet.
Ofta formas team som arbetsgrupper inom samma avdelningar på företaget, men de kan också utgöras av olika kompetenser från olika områden. Ofta syftar teamets arbete till särskilda projekt på företaget och huruvida teamets arbete blir lyckat eller inte står i direkt relation till företagets lönsamhet. Därför är teamen mycket viktiga beståndsdelar i ett företag och får inte bortprioriteras.
Teamets betydelse
Människan är ett flockdjur och detta kan ses även inom företagsvärlden. När man arbetar ensam tenderar man att bli ineffektiv och känna och överväldigad. Att skapa team på arbetsplatsen har visat sig vara ett mycket effektivt sätt att öka produktiviteten och samhörighetskänslan på företaget. De anställda trivs bättre om de känner sig sedda av sina medarbetare. Teamet bygger på samarbete mellan olika personer och olika kompetenser. Eftersom målet är samma för alla personer inom teamet innebär detta att ett team blir ett bra sätt att skapa variation och få ut det bästa möjliga resultatet från olika individer.
Nästan alla företag och organisationer har förstått värdet av att arbeta i team. Däremot är teamarbete något som måste ske på ett strukturerat och utstuderat sätt. Vissa individer klarar inte att arbeta tillsammans och detta kan lösas genom att man ändrar teamets struktur eller genom olika övningar genom teambuilding. Ett välfungerande teams arbete flyter på bra och det ska dessutom leverera starka resultat. Man bör inte försöka tvinga ihop ett team som inte fungerar eftersom detta kan leda till förlorade resurser och slöseri med tid. Genom att använda sig av en välfungerande teamstrategi kan man säkerställa att alla individuella team levererar på bästa sätt.
Team eller grupp?
För att bättre förstå vad ett team är behöver man förstå skillnaden mellan en grupp och ett team. Medan grupper kan vara två eller flera personer som satts ihop av företaget för att arbeta tillsammans, så är ett team ofta flera personer som arbetar tillsammans mot ett gemensamt mål. En grupp har oftast en enda ledare medan ett team kan ha flera. Dessutom ser arbetssättet olika ut. Ett grupparbete är ofta designat så att alla medlemmar i gruppen arbetar mot individuella mål. Dessutom ser ofta själva arbetet också ut på det sättet, man arbetar inom gruppen men var för sig. Ett teamarbete är i stället kollektivt och sker i samråd med alla medlemmar. Därför ska resultatet av ett teams leverans spegla alla de unika individerna.
Olika teamstrategier
Oftast ser teamen ut på det sätt att de arbetar med liknande arbetsuppgifter eller med samma medium. Exempelvis kan den grafiska avdelningen på en reklambyrå utgöra ett team där chefen över avdelningen samtidigt också är en teamledare. Det ligger självfallet i ledarens intresse att teamet arbetar bra eftersom denne i slutändan är ansvarig för teamets leveranser. Därför bör varje teamledare använda sig av en välutvecklad och välfungerande teamstrategi. Några av de mest effektiva teamstrategierna bygger på tillit, relationer, ledarskap och att förstå värdet av individernas respektive kunskap och färdigheter.
Tillit
En av de mest centrala delarna i en fungerande teamstrategi är tillit. Detta är grundläggande i all typ av mänsklig kommunikation och samarbete. Teamets medlemmar behöver lita på varandra men också på teamledaren. På så vis blir beslut som teamledaren fattar mer kraftfulla och accepteras snabbt av resten av teamet. Om det finns bristande tillit mellan teamets medlemmar kan detta leda till att man inte litar på varandras arbete. Då finns risken att flera teammedlemmar arbetar med samma sak, just därför att de inte litar på att någon annan klarar av det. Att som teamledare lyckas bygga starkt förtroende är A och O eftersom det är direkt relaterad till teamets leveranskvalité, arbetsmiljön och i slutändan företagets välmående. Tillit kan byggas upp på en mängd olika sätt och det är viktigt att både teamledaren och teammedlemmarna hela tiden försöker ha god kommunikation mellan varandra. Positiv förstärkning i form av komplimanger då ett arbete är väl utfört är ett sätt att bygga tillit. Att alla teammedlemmar känner sig hörda och vågar uttrycka sina åsikter och känslor är också viktigt för tilliten. Teamledaren bör inte favorisera medlemmarna eller hålla saker hemligt för dem eftersom detta skapar både osäkerhet och misstänksamhet inom teamet.
Starka relationer
En annan viktig teamstrategi är att försöka stärka de relationer som finns inom teamet. Tanken med ett team är att det ska arbeta tillsammans som en väloljad maskin, och för att detta ska vara möjligt behöver medlemmarna inte bara lite på varandra utan även ha relationer med varandra. Alla behöver självklart inte bli bästa vänner, men att ha starka och goda relationer inom teamet är ett bra sätt att förstärka det. Man kan exempelvis ordna aktiviteter utanför arbetsplatsen där teamets medlemmar får möjlighet att lära känna varandra personligen.
Bra ledarskap
Ett bra ledarskap skapar ett bra teamarbete och främjar goda resultat. Därför bör teamledaren hitta det bästa möjliga ledarsättet för sitt specifika team. Alla team fungerar olika och därför finns ingen ledarskapsstrategi som är allmänt bra i alla situationer. En bra teamledare behöver vara adaptiv och redo att inta många olika roller i sitt ledarskap. Ibland behöver man vara vänskaplig med teamets medlemmar och andra gånger mer bestämd. För att veta vad som funkar för det specifika teamet kan man testa olika ledarstilar i pressade situationer och sedan utvärdera hur teamet svarat på dessa. Man kan även fråga sitt team vad som funkar för dem. Det absolut vanligaste misstaget en teamledare gör är att försöka kontrollera varje medarbetares arbete. Eftersom teamledaren är ytters ansvarig för teamets leveranser kan denne vilja ha kontroll över varje steg i processen. Detta bör undvikas eftersom det kan skada tilliten mellan ledaren och teamet och dessutom hämma kreativiteten.
Värdera kunskap och färdigheter
Alla team består av en mängd olika erfarenheter och kompetenser och dessa bör utnyttjas i största möjliga mån. Som teamledare bör man därför försöka identifiera sitt teams styrkor och sedan använda dessa i teamets arbetsprocess. Outnyttjade färdigheter kan ses som förlorade resurser och dessutom kan teamets medlemmar känna sig överkörda om de inte får visa vad de går för. Genom att teamledaren lyssnar på medarbetarnas input och förslag kan man se till att alla individer kommer fram i arbetet.
Hitta och skapa tydliga roller
Inom teamet finns olika individer som också bidrar på olika sätt till arbetet. Detta kommer till uttryck genom att medlemmarna intar olika roller i förhållande till varandra och arbetet. Dessa bör utnyttjas och inte tryckas ner av teamledaren eftersom det kan öka produktiviteten och kreativiteten om alla medlemmar får leva ut i sin roll. För att tydligt exemplifiera vilka olika roller som kan ingå i ett team kan man använda sig av Belbins nio teamroller. En person inom teamet kan samtidigt inneha flera olika roller.
1. Shaper
En shaper är en person som gör att teamet hela tider arbetar innovativt och nyfiket. Denna personlighetstyp ser utmaningar som möjligheter och för hela tiden teamet och dess arbete framåt.
2. Implementer
Implementers är de personer som får det faktiska arbetet gjort. De ser till att teamets idéer överförs till faktiska resultat. Dessa personer är ofta mycket effektiva arbetare som resten av teamet alltid kan räkna med.
3. Completer/Finisher
Denna personlighetstyp ser till teamets arbete ros i hamn. Medan implementers arbetar löpande ser en completer/finisher till att det arbete som gjorts är tillräckligt starkt för att kunna levereras.
4. Coordinator
Detta är en koordinerande roll som ofta och i bästa fall innehas av teamets ledare. Denna person bestämmer vad resten av teamet ska göra och hur alla medlemmar bör arbeta för bästa möjliga resultat.
5. Team Worker
En team worker är en mycket bra person i ett team eftersom denna erbjuder stöd till resten av medlemmarna. Denna individ är ofta mycket populär och hjälper att se till att resten av teamet håller ihop.
6. Resource Investigator
Resource inverstigators letar hela tiden efter nya resurser och möjligheter för teamet. Dessa är mycket bra medlemmar eftersom de hjälper teamet att nå sina mål.
7. Plant
Detta är en mer introvert medlem i ett team men ändå mycket värdefull eftersom en plant ofta sitter på nya spännande idéer. Dessa medlemmar är ofta de mest kreativa och nyskapande men kan behöva hjälp av teamledaren att kommunicera sina tankar till resten av medlemmarna.
8. Monitor/Evaluator
Denna personlighetstyp är väldigt krass och objektiv och granskar ofta de idéer som teamet genererar. Den kommer med strategiska och ofta välgrundade analyser om vad som funkar och vad som inte funkar.
9. Specialist
Den sista rollen i belbinmodellen kallas för specialist. Denna person är ofta väldigt skicklig inom ett specifikt område som är viktigt för teamets arbete. Det är viktigt att teamledaren ser till att specialisterna får uttrycka sina idéer.
Feedback
Det är även viktigt att en teamstrategi innehåller rutiner för feedback. En teamledare måste vara kapabel att ge och ta feedback på ett konstruktivt sätt för att teamet ska bli framgångsrikt. Det är svårt för de allra flesta att ta kritik och dessutom lyckas vända denna till något konstruktivt. Att klara av att implementera feedback som en central roll av teamets strategi är en nödvändighet för teamledaren.
Så bygger man ett starkt team
För att ett team ska bli framgångsrikt i sitt arbete på måste ledarskapet lägga fokus på teamets effektivitet. Eftersom teamet behöver hålla ihop som en enhet innebär det också att teamledaren måste få både respekt och tillit från medlemmarna. Det finns vissa saker man bör tänka på som teamledare för att särställa att ens team kan arbeta på ett bra sätt.
Hänsyn till varje individ
Varje individ som bygger upp teamet behöver känna sig både sedd och hörd av teamledaren och medlemmarna. Att uppmuntra deras idéer och ge utrymme för att höra deras tankar är mycket viktigt då man vill bygga ett starkt team. Det bör vara enkelt att kommunicera inom teamet och ingen medlem ska känna att man inte kan eller vågar delge information till de andra.
Tydliga gemensamma mål
Eftersom ett team byggs upp av sina gemensamma mål behöver dessa vara tydligt fastställda för alla medlemmar i teamet. Detta görs bäst genom att man hela tiden utvärderar medlemmarnas arbete och ger feedback. Dessutom behöver man se till att alla medlemmar förstått målen och gjort samma tolkning.
Tydliga regler
Som teamledare behöver man se till att det finns tydliga regler för hur arbetet inom teamet ska bedrivas. Alla medlemmar bör förstå dessa regler och förhålla sig till dem på samma sätt för att teamet ska bli starkt. Grundregler bör dock kunna kritiseras och utvärderas av teammedlemmarna om de upplever att något fungerar dåligt.
Optimal storlek på ett team
Ett team kan se ut på olika sätt och ha olika antal medlemmar. Ibland behöver team vara stora då man behöver olika kompetenser för ett visst mål. Dock kan det bli svårt att arbeta i ett alltför stort team. En optimal storlek på ett team brukar ofta bedömas ligga på ungefär fem personer. Då får alla lika stort utrymme i teamet och dessutom kan alla komma till tals på ett bra sätt. Om teamet innehåller fler individer än så här riskera det att bli ineffektivt eller resultatlöst. Det finns många olika teorier om vilket antal som är det bästa, men hur teamet arbetar är ofta viktigare än storleken. Ett större team kan bli framgångsrikt om det har ett bra arbetssätt.
Teamarbetets begränsningar
Även om teamarbete i dess bästa form är en stor tillgång för ett företag har det också sina begränsningar. Om teamet är dåligt utformat eller inte lyckas arbeta på ett bra sätt kan det bli kontraproduktivt för ett företag att använda sig av teamarbete. Företaget bör utvärdera och jämföra teamarbetet med det individuella arbetet för att förstå om det fungerar. Några av de vanligaste anledningar till att teamarbete inte fungerar är det som också gör team starka: att de fungerar som en enhet. Detta skapar möjligheter för mindre produktiva personer att gömma sig bakom andras arbete och kan dessutom hämma vissa individer från att uttrycka sina tankar och idéer.
Vissa arbetar mindre effektivt i team
Ofta finns det individer på en arbetsplats som helt enkelt inte vill arbeta. När deras individuella arbete syns gör de det ändå eftersom de måste. Men, när dessa personer blir en del av ett team kan det leda till att de väljer att ligga lågt och låta andra utföra grovjobbet. Då blir helt enkelt i slutändan resultatet att mindre arbete utförs än om personen hade jobbat individuellt.
Man kan förlora viktig input
Vissa personer har svårt att arbeta i team eftersom de inte kan ta plats. Detta kan riskera att de inte vågar eller vill uttrycka sin input på teamets arbete. Ett dåligt utformat team där vissa personer kör över andra kan leda till att värdefulla resurser går förlorade. Bara för att vissa personer är bättre på att tala och försvara sina idéer inför en grupp, innebär detta inte nödvändigtvis att de har den bästa idén.
Det är svårt att säga nej i ett team
Eftersom ett teams arbete bygger på att alla arbetar mot samma mål kan det bli mycket svårt att säga till om man tycker att en idé är dålig. Om många i teamet vill utveckla idén och många andra upplever att den inte fungerar kan detta ofta leda till att de som är osäkra inte vill säga nej. Teamarbete bygger ofta på bejakande av andras idéer och att uttrycka negativitet är inte alltid välkommet. Detta kan leda till att mindre intressanta och ibland till och med dåliga idéer får ta mer plats än de borde.
Sammanfattning team
Allt fler företag väljer att arbeta i team eftersom det har visat sig öka produktiviteten. När flera personer arbetar tillsammans levereras resultat snabbare och mer effektivt än när de sitter var för sig och arbetar i samma projekt. Det viktigaste då man väljer att skapa team på arbetsplatsen är att lägga ner tid på utformningen. Varje individ ska lyftas av teamet för att det ska bli så framgångsrikt som möjligt. Man bör därför fundera över de anställdas personlighetstyper och inte sätta två mycket färgstarka individer i samma team. Ett team som hela tiden utbyter idéer och kompetenser blir sporrat av de individuella medlemmarna och deras unika erfarenheter. Detta är idén bakom framgångsrikt teamarbete och behöver därför fungera för att teamet ska vara lyckat.
Ett team är också ett snabbt sätt att låta sina anställda bygga meningsfulla relationer mellan varandra så att de trivs bättre på arbetsplatsen. Om man känner sig trygg och dessutom sedd på sin arbetsplats ökar chansen att man arbetar bättre och dessutom mår bättre. De unika medlemmarna i teamet bör för bästa resultat och utveckling utbyta kunskap och erfarenheter med varandra. Teamet blir då en möjlighet för varje medlem att lära sig nya saker och överföra dessa färdigheter i sitt dagliga arbete.
