Alla projekt innebär att ett antal olika aktiviteter måste utföras, ofta i en viss sekvens för att ge önskat resultat.
För att planera dessa skapas en aktivitetsplan, vilken ger en mer detaljerad beskrivning av varje moment.
Anledningen till att detta är en av de vanligaste metoderna inom projektplanering är att det är en dynamisk modell som är mycket effektiv, eftersom den både ger en överblick av det stora hela samt på detaljnivå beskriver vad som behöver göras.
I den här artikeln ges vidare inblick i vad aktivitetsplaner vanligtvis innehåller och hur dessa används.
Vad innehåller en aktivitetsplan?
En aktivitetsplan innehåller alla operativa aktiviteter som måste utföras under ett visst projekt, med detaljerade beskrivningar av vad, när och hur aktiviteterna ska utföras samt vem som är ansvarig för respektive aktivitet. Aktivitetsplanen är uppbyggd så att det är enkelt att följa hur varje steg är relaterat till nästa.
Aktivitetsplanens struktur
Aktivitetsplaner är vanligtvis visualiserade digitalt i diagram där noder representerar aktiviteter och pilar som kopplar samman dessa noder. Pilarna illustrerar vilka aktiviteter som är beroende av varandra och således i vilken ordning de bör utföras. Det finns olika sätt att sedan tydliggöra aktiviteternas detaljer. Ett alternativ är att använda sig av en metod som kallas Precedence Diagram, där varje aktivitet beskrivs på varsin nod. Ett annat alternativ är att använda sig av Arrow Diagramming, vilket innebär att aktiviteten beskrivs på pilen. Vid Arrow Diagramming justeras också pilarnas längd beroende på hur tidskrävande varje aktivitet beräknas vara.
Varje aktivitet kräver naturligtvis resurser. Planeringen av resurseråtgången görs i samarbete med andra projektmedlemmar som har insikt i det dagliga arbetet. Därefter kan planering gällande tidsåtgång göras. Detta kan i sig ta ganska mycket tid att genomföra, särskilt om projektteamet inte har erfarenhet av vissa moment. Det kan då vara svårt att uppskatta hur lång tid som bör avsättas för vissa moment, vilket i sin tur påverkar precisionen av uppskattning av total tidsåtgång för projektet. För att åtminstone delvis lösa detta problem är det vanligt att ge varje aktivitet en trepunktsberäkning. Detta innebär att varje aktivitet tilldelas en ”mest trolig”, ”optimistisk” och ”pessimistisk” tidsåtgång.
Fördelar med aktivitetsplanering
Som tydliggjorts ovan finns många fördelar med att använda sig av aktivitetsplanering i projekt. Det tydliggör vilka mål och milstolpar som finns, samt ger projektet en överskådlighet som kan vara mycket fördelaktig för alla i projektteamet. Den tydliggör också huruvida det finns moment som är beroende av varandra för att kunna genomföras. Detta kan sedan illustreras på olika sätt, exempelvis via ett Gantt-schema, en milstolpeplan eller en nätplan. Att det finns möjlighet att illustrera projektet på olika sätt är en fördel eftersom vissa sätt är mer lämpade för vissa intressenter. Till exempel är ett milstolpeschema kanske mest relevant och lämpligt för beställaren, som vill få statusuppdateringar med jämna mellanrum, medan Gantt-schemat är mer användbart för projektteamet på en daglig basis. De båda visualiseringarna visar i sin helhet samma sak, men i olika format anpassade för olika situationer.
