Verksamhetsutveckling: Utveckla och förbättra en verksamhet

Att utveckla en verksamhet innebär att många olika områden måste ses över. Det finns här en del likheter med andra begrepp så som organisationsutveckling eller affärsutveckling, men de har inte riktigt samma innebörd även om de liknar varandra på många sätt. Verksamhetsutveckling behövs för att hålla en verksamhet levande, framgångsrik och aktuell, och precis som inom organisationsutveckling är detta något som bör ske kontinuerligt om den skall vara som mest effektiv.

Verksamhetsutveckling

 

Innebörden av begreppet verksamhetsutveckling kan dock skilja sig lite grand åt beroende på vilken bransch det handlar om. Inom IT-branschen till exempel kan denna form av utveckling innebära andra tillvägagångssätt och huvudfokusområden.

Vad är verksamhetsutveckling?

Verksamhetsutveckling är att förbättra verksamheten och helt enkelt bli bättre på det man gör. Detta inkluderar flera områden och dimensioner inom verksamheten, så som organisationen i sin helhet, arbetssätt, system, teknik, samt strategi, struktur och kultur.

Verksamhetsutvecklingen ska alltså tillämpas för att bli mer medveten om vilken väg man skall gå för att nå de uppsatta målen och bibehålla en bra struktur inom verksamheten och organisationen.

Verksamhetsutveckling kan ibland vara nödvändig för att öppna upp ögonen för nya arbetssätt och processer. Det är lätt hänt att man blir en aning hemmablind när arbetet bara löper på utan eftertanke. Men eftersom dagens moderna samhälle är så inriktat på snabb utveckling både digitalt och organisatoriskt finns det stora risker att hela verksamheten halkar efter om man inte ägnar sig åt det här kontinuerliga utvecklingsarbetet.

Tecken på att verksamheten behöver utvecklas

Även om verksamhetsutveckling är något man bör ägna sig åt kontinuerligt finns det vissa tydliga tecken på att en verksamhet av olika anledningar håller på att stagnera och mattas av. Om man då i dessa fall inte bestämmer sig för att ta tag i problemet och bara kör på som tidigare kan det gå ganska snabbt för en organisation att nå botten.

De första tecknen på att något inte står rätt till är när ett projekt eller uppdrag inte levererar som tänkt. Kanske håller man inte tidsplanen och upplever bristande kvalitet i det resultat som levereras. Andra tecken på att något inte står rätt till kan vara att viktig kompetens inom företaget hoppar av och byter arbetsgivare. Det kan också finnas konflikter som ligger och gror och som stör hela arbetet, eller problem med arbetsmiljön vilket påverkar alla anställda och deras möjlighet till att leverera efter förväntan. Om inte förutsättningarna finns för att göra ett bra arbete kan man inte räkna med bra resultat. Det måste finnas en stabil grund att bygga hela verksamheten på.

Andra kanske ännu tydligare tecken på att något är fel är när kunderna sviker och sjunker drastiskt i sitt antal. Kostnaderna börjar nu att öka och lönsamheten minska.

Tecken på att en verksamhet behöver utvecklas:

  • Projekt och uppdrag håller inte tidsplanen
  • Bristande kvalitet i det som levereras
  • Viktig kompetens hoppar av, byter arbetsgivare
  • Underliggande konflikter
  • Bristande arbetsmiljö
  • Antalet kunder minskar
  • Lönsamheten minskar
  • Kostnaderna ökar

Kulturell utveckling

Den kulturella utvecklingen handlar om ledarskap, medarbetarskap, förhållningssätt, värderingar och relationer.

Det som sätter tonen för hur en organisation ska fungera och uppfattas utåt sett är företagskulturen. Men vad är egentligen företagskultur, vad innebär den och hur stor inverkan har den på organisationens välmående och struktur? Svaret är att den har en enormt stor påverkan på så sätt att det är denna kultur som avgör hur man hanterar processer och olika problem inom verksamheten, både interna och externa. Detta byggs på ett mönster av antaganden som man tillsammans utvecklat i organisationen för att hantera alla former av situationer. Anledningen till att man implementerat denna kultur är att den verkar fungera bra för verksamhetens välmående, och således är detta något man lär ut till alla nya medarbetare som ansluter sig till organisationen.

Men det finns fall där företagskulturen sakta förändrats och utvecklats till att bli rent av skadlig för både organisationen och medarbetarna. Det kan handla om interna maktkamper eller konflikter som sakta går över till att påverka hela verksamheten och sätta tonen för hela arbetet. Medarbetarna börjar känna sig obekväma och man vet inte riktigt vad som skall komma härnäst.

Ofta ligger här problemet hos ledningen och detta smittar sedan av sig på den övriga verksamheten. Då gäller det att de finns bra individer inom ledningen som har förmågan att se vad som håller på att ske. Och en organisation befinner sig i en kulturell kris och ledningen inte själva klarar av att förändra detta beteende, kan man kalla in en utomstående konsult för hjälp att styra upp situationen och på så vis rädda företaget från att störta ned i avgrunden. Men det går även att ta tag i situationen på egen hand internt.

Utan en hälsosam företagskultur blir det alltså mycket svårt att nå framgång. Här behöver man ständigt vara uppmärksam och lyhörd på hur medarbetarskapet och ledarskapet ser ut, och om det gynnar verksamheten.

Strukturell utveckling

Den andra delen av verksamhetsutveckling är den strukturella utvecklingen. Den handlar om vilka IT-system, metoder och processer man använder sig av inom organisationen och hur de fungerar.

Detta är självklart en stor del av verksamheten och det som driver den framåt. Men om man använder sig av fel metoder och system kan detta självklart leda till problem. När det kommer till IT-system exempelvis är det viktigt att man inte köper in eller använder sig av system som inte på något sätt förenklar eller förbättrar själva arbetet. Det kan vara enormt frustrerande för medarbetarna att vara tvungna att använda system som inte är logiska eller fyller den funktion som var tänkt från början. Detta är dessutom en tidstjuv som slukar dyrbar tid och som saktar ned hela processen.

Här gäller det därför som ledning att vara lyhörd och snappa upp vad som sker ute på golvet och ta tag i eventuella tekniska utmaningar och svårigheter på ett bra sätt. IT-system är tänkta att hjälpa inte stjälpa.

Men det kan även finnas metoder och tillvägagångssätt inom verksamheten som behöver ses över. Kanske är dessa metoder förlegade och gamla och inte längre aktuella i en modern organisation. Eftersom utvecklingen går så snabbt idag och konkurrensen är så stor, kan man inte som företag använda sig av metoder som inte tillåter verksamheten att växa och utvecklas.

Processorienterad verksamhetsutveckling

Den så kallade processorienterade verksamhetsutvecklingen har vissa likheter med den strukturella utvecklingen på så vis att den berör metoder och processer inom organisationen. Men här tittar man även på de arbetssätt som utgör grunden för att verksamheten ska förbättras och effektiviseras.

Men här handlar det dock inte så mycket om själva IT-systemen och liknande, utan mer om själva verksamheten och de behov som finns hos medarbetarna i deras dagliga arbete. Fokus ligger alltså här på att förbättra och finslipa de processer som existerar i verksamheten. Detta gör man för att effektivisera arbetet samt öka produktiviteteten.

Kundorienterad verksamhetsutveckling

Den kundorienterade verksamhetsutvecklingen är precis som namnet avslöjar inriktad på att utveckla verksamheten i den riktning som krävs för att kunderna skall stanna. Här handlar det om att leverera rätt kvalitet och att skapa ett värde för sina kunder. Detta uppnår man genom att på bästa möjliga sätt utnyttja och använda sig av de resurser och kompetenser som finns inom organisationen och dess partners.

Verktyg och modeller

Om man beslutar sig för att genomföra en verksamhetsutveckling på egen hand inom organisationen och inte hyra in en utomstående konsult, finns det några användbara verktyg och modeller som kan hjälpa till i utvecklingsarbetet.

Nulägesanalys

För att i början av utvecklingsarbetet kunna skapa sig en objektiv bild över läget och situationen kan man göra en så kallad nulägesanalys. Denna analys tydliggör hur marknaden ser ut, konkurrensen, omvärlden och även den egna verksamheten. Ofta är detta något man gör som nystartat företag, men den kan fylla en minst lika viktig funktion för en organisation som varit med länge och som behöver se över sin verksamhet.

Nulagesanalys

Nulägesanalysen kan tydliggöra var organisationen befinner sig idag och hjälper organisationen att kontrollera var den kommer att befinna sig framtiden. Detta är viktigt för att kunna gå vidare med åtgärder och utveckla nya processer och metoder. Efter att nulägesanalysen är färdig bör man ha en klarare bild över vilka områden det är verksamhetsutvecklingen behöver fokusera på. Och beroende på vilka områden man identifierar som bristande kan man sedan gå vidare på olika sätt och med olika verktyg. Om man vill kan man även göra en så kallad SWOT-analys efter att nulägesanalysen är klar. Den förtydligar nämligen på ett bra sätt företagets olika styrkor, svagheter, möjligheter och hot.

GAP-analys

En GAP-analys är en metod för att analysera och förstå hur en organisations situation ser ut idag, hur man vill att den ska se ut i framtiden, samt hur man ska göra för att nå dessa målsättningar.

Gap analys profil

Här fokuserar man på att identifiera gapet mellan var verksamheten befinner sig idag och den optimala verksamheten man strävar efter. Inom GAP-analysen hittar man dock både nulägesanalysen och SWOT-analysen som en del av metoden.

Fiskbensdiagram

Om man under utvecklingsarbetet upptäcker ett problem eller tillstånd inom verksamheten som är svårt att identifiera, kan man använda sig av ett så kallat fiskbensdiagram även kallat Ishikawadiagram efter japanen Kaoru Ishikawa som uppfann fiskbensdiagrammet under 1960-talet.

Fiskbensdiagram orsak verkan

Genom att använda denna form av diagram kan man lättare tydliggöra ursprunget till problemet och förstå själva orsaken. I det så kallade ”huvudet” skriver du in problemet i fråga, och i benen som ligger längs med ”ryggraden” i diagrammet skriver du in tänkbara huvudorsaker. I de mindre delbenen skriver du sedan in mer detaljerad information om varje orsak.

Arbetsmiljö och medarbetarskap

Som vi nämnt tidigare i denna artikel är det viktigt att skapa en stabil och välmående grund inom verksamheten, utan den har man inget att bygga vidare på.

Denna grund bygger man genom att skapa en bra och inspirerande arbetsmiljö för de anställda. Detta är nämligen förutsättningen för att en individ skall kunna leverera de resultat som arbetsgivaren kräver.

Tydliga tecken på att arbetsmiljön inte är bra på en arbetsplats är bland annat att ruljangsen på personal är stor och det ständigt slutar och börjar nya medarbetare inom organisationen. Detta är till största delen negativt på så vis att de som anställs aldrig hinner landa i sina arbetsuppgifter på riktigt. Det påverkar även de anställda som är kvar då de många gånger tvingas hoppas in och lära upp ny personal samtidigt som de ska sköta sina egna arbetsuppgifter. Kvaliteten på arbetet blir då också sämre då det aldrig blir någon riktig balans, kontinuitet eller stabilitet i arbetet.

Ett annat tecken på dålig arbetsmiljö är så klart ökade sjukskrivningar och omotiverade medarbetare. Det är enormt viktigt att man som ledning förstår vikten av att behandla sin personal på rätt sätt, eftersom det är dessa individer som är organisationens hjärta och bas. Utan medarbetare finns ingen organisation.

Verktyg för att kontrollera och främja medarbetarnas välmående och motivation på arbetsplatsen är bland annat medarbetarsamtal, feedback och återkoppling samt teambuilding.

Kommunikation

Precis som inom många andra områden i livet och i arbetslivet är en enormt viktig faktor för framgång hur man kommunicerar internt, men också extern med samarbetspartners och kunder. Brist på kommunikation eller fel kommunikation kan verkligen skada en verksamhet på många sätt. Det är nämligen mycket svårt att prestera efter förväntan när det finns otydlighet kring vad som faktiskt förväntas av dig. Brist på kommunikation är dessutom en bra grogrund för missförstånd och konflikter, vilket också kan leda till stora problem i en organisation.

Av denna anledning är det en god idé att tidigt i utvecklingsarbetet se över hur kommunikationen fungerar inom verksamheten. Vilka kanaler använder man och vad har man för ton när man talar till varandra, eller talar man kanske för lite med varandra?

Om man identifierar att det finns problem med kommunikationen måste man utveckla detta först av allt och skapa en ny kultur inom organisationen som bygger på just tydlig kommunikation.

Sammanfattning

Verksamhetsutveckling handlar om att utveckla samt förbättra en verksamhet. Fokus ligger då på hela organisationen, arbetssättet och systemen, strategi och teknik samt kultur och struktur. Det är bra att använda sig av verksamhetsutveckling för att undvika slentrianlika situationer och inte minst för att hänga med i dagens dynamiska värld där mycket sker snabbt och ofta.

En verksamhet är i behov av en verksamhetsutveckling på grund av ovanstående anledningar men många gånger kan en verksamhet vara mer eller mindre i akut behov av detta. Exempelvis om tidsplaner inte följs, icke önskvärda resultat uppnås eller inre problem påverkar hela verksamheten såsom att kompetenta anställda slutar och byter arbetsgivare. Exempelvis kan dessa punkter visa på en verksamhet som är i behov av verksamhetsutveckling:

  • Projekt och uppdrag håller inte tidsplanen
  • Bristande kvalitet i det som levereras
  • Viktig kompetens hoppar av, byter arbetsgivare
  • Underliggande konflikter
  • Bristande arbetsmiljö
  • Antalet kunder minskar
  • Lönsamheten minskar
  • Kostnaderna ökar

Den kulturella utvecklingen avser ledarskap, medarbetarskap, förhållningssätt, värderingar och relationer. Företagskulturen är den viktigaste hörnstenen och innehåller de förhållningssätt och policys som existerar inom verksamheten för att exempelvis hantera interna samt externa problem och processer.

Den strukturella utvecklingen fokuserar på IT-system, processer och andra metoder som används inom verksamheten. En stor del handlar om digitalt stöd och förmågan att uppdatera sig kontinuerligt och inte hamna efter på den fronten. Även den processinriktade verksamhetsutvecklingen lägger stor fokus på IT-system och andra tekniska hjälpmedel och program för att effektivisera samt vara mer produktiv.

Kundorienterad verksamhetsutveckling lägger fokus på kunden och hur verksamheten ska vara attraktiv och hållbar för kunden. Här används många gånger teambuilding som ett extra hjälpmedel för att sätta folk på rätt plats och maximera kompetensen för att produkter eller tjänster som både får och behåller kunder.

Vill man inom organisationen eller företaget utföra en privat verksamhetsutveckling utan att anlita någon utifrån är det bra att börja med en nulägesanalys. Här får man direkt en god överbild över den egna situationen, de externa faktorer och aktörer som finns, marknaden och omvärlden. När analysen är klar blir det lätt att överskåda svagheter och styrkor och tillvägagångssätt för att uppnå önskade resultat. Det går även att förstärka nulägesanalysen med en SWOT-analys där just svagheter och styrkor, möjligheter och hot, identifieras. Det går även att göra en GAP-analys där gapet mellan verksamhetens nuvarande ställning och det önskade granskas.

En av de viktigaste punkterna för implementeringen av verksamhetsutvecklingen är att bibehålla en sund arbets med god medarbetarskap bland de anställda. Medarbetarna måste känna sig motiverade, för att säkra och kunna ventilera tankar och åsikter, samt känna sig uppskattade på arbetsplatsen. Det är oftast bra att ha en miljö där anställda känner att de kan göra karriärsförbättringar och inte vara fast i ett arbete som inte kan utvecklas. En dålig arbetsmiljö bär ofta med sig ständiga avhopp och nyanställningar och kantas av frustration och irritation, förvirring och dåligt medarbetarskap.