Work Breakdown Structure (WBS) är viktig för att få fart på ett projekt.
Men att skapa en WBS, kan vara en rent av skrämmande uppgift att ta på sig.
Denna guide kommer att hjälpa dig att förstå work breakdown structure och göra det lättare för dig att komma igång.
En WBS i projektledning är ett verktyg som används för att definiera och gruppera ett diskret arbetspaket för ett projekt, vilket i sin tur hjälper till att organisera och definiera den totala omfattningen av projektet när det kommer till arbetsbörda.
Ett aktivitet i en work breakdown structure kan vara en produkt, data, en tjänst eller en kombination. En WBS ger också den nödvändiga ramen för en detaljerad kalkyl tillsammans med att tillhandahålla vägledning för tidsplanering, utveckling och kontroll.
Dessutom är WBS ett dynamiskt verktyg och kan komma att revideras och uppdateras när så behövs av projektledaren.
Ladda ner Gratis: WBS Mall
Vad är Work Breakdown Structure?
Work breakdown structure kan vara förvirrande, särskilt för nya projektledare. Trots sitt namn, behöver det faktiskt inte innebära att bryta ner hela ”arbetet”, det innebär istället mer att bryta ner ”resultatet”.
Detta, bland annat, är ett av flera skäl varför du behöver en grundlig förståelse för work breakdown structure innan du kan skapa ditt egna.
Ytterligare Definitioner
När du läser denna artikel och annat som är relaterat till WBS, kommer du att stöta på begrepp som ”arbete”, ”mål”, ”arbetspaket”, etc.
Inom ramen för projekthantering, har dessa villkor ofta mycket specifika definitioner:
• Arbete: Låt oss utgå ifrån denna definition av arbete; ”arbetsprodukter eller leveranser som är resultatet av ansträngning och inte ansträngningen i sig”. Detta är alltså att ”arbete” definieras som slutresultatet av någon typ av aktivitet. Arbetet förblir konstant, även om mängden arbete som behövs för att få det gjort, kan öka eller minska.
• Mål: Målet i denna kontext innebär ”någon unik och kontrollerbar produkt, resultat, eller möjlighet att utföra en service som krävs att produceras för att slutföra en process, fas, eller projekt”. Mål, eller olika målstyrning, kommer att variera från projekt till projekt och kund till kund.
• Arbetspaket: Enligt PERT (som utvecklat WBS), är ett arbetspaket ”det arbete som krävs för att slutföra ett visst jobb eller en process, till exempel en rapport, en design, en dokumentation krav eller en del därav, en bit av hårdvara, eller en tjänst.” Låt oss titta på en enklare definition: ”ett arbete som helhet är en produkt på den lägsta nivån av WBS.”
Till exempel, om du bygger en cykel, kommer ett ”cykelsäte” vara ett av dina arbetspaket. Allt arbete som krävs för att skapa sätet – att skära läder, forma skum, skapa metallram, etc. – skulle vara en del av arbetspaket.
Egenskaper av Work Breakdown Structure
Inte varje uppdelning av projektresultat kan klassificeras som en WBS. För att det ska kunna kallas en work breakdown structure, måste det ha vissa egenskaper:
• Hierarki: WBS är en hierarkisk karaktär. Varje ”barn” – nivå finns i en strikt hierarkisk relation med en överordnad nivå. Summan av alla ingående element bör ge dig det överordnade elementet.
• 100% – regeln: Varje nivå av nedbrytning måste uppnå till 100% av den överordnade nivån. Det bör också ha minst två barn-element.
• Ömsesidigt uteslutande: Alla element på en viss nivå i en WBS måste vara ömsesidigt uteslutande. Det måste vara någon överlappning på antingen deras förväntade resultat eller deras arbete. Detta är tänkt att minska missförstånd och dubbelarbete.
• Resultatfokuserad: WBS måste fokusera på resultatet av arbetet, dvs resultat, snarare än aktiviteter som krävs för att det ska hända. Varje del bör beskrivas via ett substantiv, inte ett verb. Detta är en stor källa till förvirring för nybörjare till WBS.
Work Breakdown Structure vs Tidsplan vs Projektplan
En annan vanlig källa till förvirring för nybörjare är skillnaden mellan work breakdown structure, tidsplan, och projektplan.
Även om dessa tre saker ofta beskriver samma sak – vad som kommer att uppnås i projektet – varierar mycket i omfattning och detaljer.
Work breakdown structure beskriver det underlag som behövs för att slutföra projektet, dvs ”vad” i projektet. Det inkluderar inte tidslinjer eller resurser. Målet med WBS är att ge projektgruppen en hyper-fokus uppfattning om vad de behöver att uppnå.
Tidsplanen beskriver projektet samt dess deadlines och krav på resurser. Tänk på det som ”vad”, ”när” och ”vem” i projektet.
Projektplanen är ett omfattande dokument som täcker nästan varje aspekt av projektet och dess ledning. Den innehåller detaljer om hur projektet kommer att genomföras, hanteras och kontrolleras.
Det har oftast flera ingående planer för kommunikation, riskhantering, hantering av ändringar, etc. I fråga om graden av detalj, kan du tänka att projektplan är bredast, följt av tidsplanen, och slutligen, work breakdown structure.
Fördelarna med en Work Breakdown Structure
WBS är en laserfokuserad uppdelning av alla viktiga mål som behövs för att framgångsrikt slutföra och genomföra projektet. Och skapar flera fördelar, exempelvis:
• Tidsplan: WBS är grunden för projektets tidsplan och budget. När du har koll på allt materiel som krävs för att slutföra projektet, liksom deras hierarkiska relationer, kommer det att bli mycket lättare att tilldela resurser och deadlines.
• Ansvar: Eftersom alla element i en WBS är ömsesidigt uteslutande, hjälper det till att skapa en ansvarsskyldighet. Ett team tilldelas ett enda arbetspaket, och är helt ansvarig för dess slutförande. Detta minskar det överlappande ansvaret.
• Åtagande: WBS ger teamen en mycket god översikt över deras ansvar. Eftersom varje team är ansvarigt för en viss komponent i taget, hjälper det att göra dem mer engagerade i att slutföra de uppgifter de tilldelats.
• Minskar oklarheter: Arbetet med att utveckla WBS innebär projektledare, projektgrupp, och alla berörda intressenter. Detta uppmuntrar till dialog och hjälper alla inblandade att ta fram deras ansvar. Alltså, alla har mindre tvetydighet och en bättre uppfattning om vad de ska göra.
Skapa en WBS är det första steget i att utveckla en omfattande tidsplan för projektet. Det kan vara till massiv hjälp i att få alla att förstå projektets omfattning och mål, på olika nivåer.
Hur man skapar en WBS
Produktionen av WBS utvecklingsprocessen kan tyckas enkel: ett kort dokument med en lista av mål. För att skapa det dock, behöver du en grundlig förståelse av projektets omfattning, teamets kapacitet, och din intressenters krav.
Här är en process för att skapa en WBS från scratch:
1. Förstå projektets omfattning
Om man ser det från ett annat perspektiv, kan identifieringen av en WBS vara ett av de viktiga dokument som skapas i slutet av ”planerings” – fasen.
Innan du kan skapa en WBS, behöver du en grundlig förståelse av projektets omfattning och mål.
Framför allt behöver du två saker:
Projektets omfattning i ett tydligt uttalande, för att förstå projektets omfattning i detalj.
Projektets omfattning i form av en hanteringsplan för att förstå hur man ska handskas med förändringar kring projektets räckvidd (vilket kommer att påverka dina mål).
Du kommer att vilja se till att din projektplan omfattar ett tydligt uttalande kring projektet omfattning och hur en hanteringsplan ser ut.
2. Kom fram till vilka de avgörande målen är
När du har en förståelse av projektets omfattning, kan du starta WBS utvecklingsprocessen genom att räkna ut de viktiga, men också avgörande målen.
Till exempel, om ditt mål är att ”bygga ett hus”, kanske du har tre följande övergripande mål på Nivå 2:
Det finns två tumregler som du kan följa för att avgöra de huvudsakliga målen på 2:a-nivån:
Varje produkt måste vara avgörande för framgången av projektet. Till exempel, du kan inte bygga ett hus utan grund, exteriör eller interiör. Varje mål bör vara ansvarig för en oberoende grupp. I exemplet ovan, kommer teamet som ansvarar för att lägga grunden inte att vara samma som teamet som står för interiörer.
3. Bestäm Arbetspaket
Ett arbetspaket, som du lärde dig ovan, är ett mål på den lägsta nivån av en WBS.
På en typisk 3-nivå WBS, skulle nästa steg vara att bestämma arbetspaket efter att du identifierat viktiga mål.
Detta är en av de viktigaste delarna i utvecklingsprocessen av WBS som kommer att kräva omfattande insatser från din projektgrupp och dina intressenter.
Det du ska sikta på är att välja ett viktigt mål/resultat, och sedan identifiera allt det arbete som krävs för att slutföra det. Detta arbetspaketet måste vara:
• Oberoende: Arbetspaketet måste vara ömsesidigt uteslutande och inte vara beroende av andra pågående element.
• Definierbar: Arbetspaketet bör ha en tydlig början och slut, och bör förstås av alla deltagare i projektet. Uppskattning: Du bör kunna uppskatta arbetspaketets varaktighet och resursbehov.
• Hanterbart: Paketet måste representera en ”meningsfull enhet för arbete”, det vill säga, åstadkomma något konkret, och kan hänföras till en individ eller ett team. Det bör också vara mätbart.
• Integrerbart: Paketet måste integrera med andra element för att skapa den överordnade nivån.
• Anpassningsbar: Helst måste paketet kunna rymma förändringar i omfattning enligt projektets krav.
I de fall där arbetet inte kan uppfylla de krav som nämns ovan, kan du bryta ner WBS till en annan nivå.
Det finns några tumregler man kan följa för att bestämma arbetspaket:
• 8/80 regeln: En vanlig tumregel är att varje arbetspaket måste vara längre än 80 timmar och inte mindre än 8 timmar i total längd. Om det är längre, bryt ner det ytterligare. Om det är kortare, gå då upp en nivå.
• Rapportperioden: En annan vanlig regel är att begränsa varje arbetspaket till en enda rapportperiod. Om det tar längre tid än en redovisningsperiod (månad, vecka, etc.), att utföra, bryt ner det ytterligare.
• Använd substantiv: Du ska kunna beskriva varje arbetspaket med ett substantiv eller ett adjektiv. För att bryta ner det vidare, kommer du att behöva använda verb. Till exempel, ”cykelsäte” är ett substantiv som beskriver ett arbetspaket. Om man bryter ner det vidare, kommer du att behöva använda verb som ”skär skum”, ”sy läder”, etc.
4. Skapa en WBS Ordlista
WBS ordlista är ett dokument som anger definitionen och räckvidden för varje element som ingår i WBS. Det är ett dokument avsett för att hjälpa inkommande projektgrupper förstå de olika arbetspaketen bättre.
Du behöver inte nödvändigtvis en WBS ordista, särskilt om projektet är enkelt eller av begränsad räckvidd. För komplexa projekt med en hel del benämningar, kan en ordlista i hög grad förbättra tydligheten.
Ytterligare, så kan en WBS ordista ta dig ett steg närmare att skapa projektets tidsplan. Du kan ofta föra över detaljer från denna ordlista direkt till ditt projekt och schemaläggningsverktyg.
Här är några uppgifter som du kan inkludera för varje objekt i WBS ordista:
• Arbetspaket-ID
• Arbetspaketnamn
• Arbetspaket beskrivning som tilldelats (en individ eller ett namn på ett team)
• Avdelning Datum för tilldelning / förfallodag
• Beräknad kostnad
Den detaljnivå som du vill ha är helt upp till dig. Tänk även på att en WBS ordlista hjälper projektgruppens medlemmar att förstå varje element
5. Använd rätt WBS-Format
När du har alla arbetspaket och WBS ordista, är det dags att skapa WBS.
Det finns flera WBS format som du kan följa. Det enklaste sättet att göra detta är att skapa text-baserade hierarkiska grupperingar. Genom konventionen, använder du siffror och decimaler för att ange nivån på elementet.
Till exempel, antalet 1.1.1.3 innebär att du refererar till 3:e elementet av 4:e nivån av WBS.
När du har gjort din work breakdown structure, dela den med ditt team. Använd den för att få en god överblick över hur projektet fortskrider.
I nästa och sista delen kommer vi att dela några av de bästa metoderna för att få ut det mesta av din work breakdown structure.
Bästa Praxis för Work Breakdown Structures
Work breakdown structure är grunden för din tidsplan för projektet, som i sin tur är grunden för hela projektet.
Att följa några effektiva standard tillvägagångssätt med WBS, kan skapande fasen i hög grad förbättra noggrannheten i din tidsplan för projektet. En tydlig uppdelning av viktiga mål kommer att hjälpa dig att uppskatta och tilldela resurser bättre.
Här är några viktiga metoder som du bör följa när du skapar en work breakdown structure:
1. Använd substantiv, inte verb
Som vi var inne på tidigare, syftet med WBS är att spåra resultat, inte aktiviteter. Frågorna som lyder ”vad” är det som gäller, inte ”hur”.
Ett sätt att uppnå detta är att använda substantiv när du lägger till element i en WBS. Varje element i WBS bör vara antingen ett substantiv eller ett adjektiv.
Tänk på ”Husgrunden” i stället för ”Ta bort jord för att bygga grunden”, eller ”kommunikationsplan dokument” i stället för ”samla in krav för kommunikationsplan”.
Målet med dessa ”substantiv, verb” är en övning i att tvinga dig att hålla dina element så breda som möjligt. Aktiviteter brukar beskriva den slutliga nivån i alla arbetspaket. Din WBS bör fokusera på en nivå över detta.
2. Följ 100% – regeln så gott det går
En work breakdown structure är avsedd att vara uttömmande. Det bör inte levereras något utanför en WBS.
Därför är det så viktigt att du följer 100%-regeln. Varje nivå bör vara allt du behöver för att leverera. Något utöver detta, bör skrotas.
Detta hjälper dig att upptäcka luckor och överflöd. Det garanterar också att varje komponent av projektet är komplett, och ingenting lämnas åt slumpen.
3. Håll alla element ömsesidigt uteslutande
Den andra viktiga regeln för work breakdown structures – förutom 100% regeln – är ”ömsesidigt uteslutande”. Varje del bör vara oberoende. Du behöver inte ha någon input från alla andra element för att slutföra det. Om du gör det, är det bättre att kombinera de två delarna samman och föra upp arbetspaket en nivå.
Till exempel, om du bygger en cykel, kan du skapa ett ”styre”, oberoende av ”cykelram”. Det skulle således vara ett separat arbetspaket.
I motsats, för att skapa ”hjulekrar”, måste du först ha exakta mått på fälgen. I sådant fall vore det bättre att kombinera ”hjulekrar” och ”hjulfälgar till ett enda arbetspaket.
4. Tänk på detaljnivån
Ett vanligt misstag när man skapar work breakdown structures är att skapa en detaljnivå som antingen är alltför bred (dvs för få nivåer) eller för smal (dvs för många nivåer). Precis som med mycket annat, finns det en detaljnivå som är ”helt rätt”.
Helst ska din nedbrytning sluta innan du kan använda verb för att beskriva elementen. Till exempel, om du bygger en cykel, bör en ”hjulfälg” vara den slutliga nivån, eftersom den beskriver en slutprodukt. Om du bryter ner ytterligare, kommer du att ha aktiviteter med anknytning till slutprodukten som ”köp stål”, ”forma stål”, ”göra hål för hjulekrar”, etc.
Om detta händer, så vet du att du har för många nivåer.
Sikta på mellan 3-5 nivåer. Mer än så, och du har nog ett projekt som troligen är för komplext (och kan vara bättre som ett program).
5. Använd ett program för projekthantering
Ett av de bästa tipsen att någonsin få om WBS är att ”använda en mall”.
Du kan använda en enkeltWord-mall, eller så kan du använda något som erbjuds av ditt flödesschema verktyg. Men om du vill ha ditt WBS integrerat med resten av dina projektdokument, är den bästa källan vad gäller mallar, ditt program för projekthantering.
De flesta PM-verktyg, kommer att ha inbyggda funktioner för att skapa en work breakdown structure från scratch. Du kan enkelt ange din nivå av detaljer och lägga till ett element eller data för att snabbt skapa en WBS.
Den bästa delen om att använda ett PM verktyg är att din WBS data finns tillgängliga för dig när du skapar din tidsplan för projektet.
