För alla projekt är det viktigt att man har en tydlig och välplanerad plan för hur projektet ska gå till.
När man ska påbörja ett projekt är det flera saker som måste diskuteras och förtydligas.
Det som man bör gå igenom innan projektets start är exempelvis projektets krav, mål och resultat.
Detta ska vara tydligt redan innan så att när man sedan bygger på med scheman, tidsplaner och andra delar av projektplanen så har man en bra grund att bygga på.
Om det skulle vara så att man väljer att inte definiera vilka krav och mål projektet har innan så kan det hända att resterande delar av projektet byggs på felaktiga eller vaga antaganden.
Aktivitetsplanering sker i början när ett projekt påbörjas. Om man delar in projektet i olika faser så brukar man säga att aktivitetsplanering sker i planeringsfasen. När man skapar en aktivitetsplan så definierar man de aktiviteter som är direkt relaterade till de mål och det resultat man vill uppnå i projektet. Man vill veta vad det är som ska göras under hela projektet så att man kan fullfölja projektets mål och uppnå ett resultat av hög kvalité som kunden blir nöjd med.
Oberoende av vilken typ av verksamhet man arbetar i eller vilka sorters projekt man vanligtvis har hand om så är en aktivitetsplan ett väldigt användbart verktyg som gynnar alla i projektet. Med en aktivitetsplan vet alla vad som behövs göras i projektet och man kan följa planen under hela projektets gång.
Vad är Aktivitetsplanering?
Aktivitetsplanering är en del av planeringsfasen i ett projekt. När man ska skapa scheman och en tidsplan för ett projekt så är aktivitetsplanering en viktig del av den processen. I en aktivitetsplan definieras alla de aktiviteter som ska utföras under projektets gång.
I en aktivitetsplan vill man få fram vad som ska göras, var det ska göras, hur det ska göras, när det ska göras och av vem det ska göras. Aktiviteter som ska utföras stolpas upp i exempelvis kategorier eller i den ordning som de ska utföras med en beskrivning i detalj. Med hjälp av aktivitetsplanen vet sedan projektledaren och projektgruppen vad som behöver göras under projektets gång.
Innan man börjar med aktivitetsplaneringen så behöver man först skapa en work-breakdown structure, WBS. I en WBS fokuserar man på projektets faser, delmål och milstolpar, det som behövs uppnås under projektets gång för att till slut uppnå projektets resultat.
Med hjälp av en WBS blir det tydligare hur projektet ska gå till och man kan även därifrån identifiera aktiviteter som kan föras in i aktivitetsplanen. Skillnaden på en WBS och en aktivitetsplan är att i en WBS fokuserar man på vad som ska utföras och i en aktivitetsplan fokuserar man på hur det ska utföras. En aktivitetsplan är alltså mer detaljrik.
Aktivitetsplanering utförs huvudsakligen av projektledaren men projektledaren kan också ta hjälp av andra medlemmar i projektet eller intressenterna för projektet. Det är projektledaren som utför arbetet med att skapa aktivitetsplanen men han eller hon kan behöva information om vissa aktiviteter så att beskrivningen av dem blir tydlig för alla. Projektledaren behöver exempelvis information om resurser, beräknad längd på aktiviteter och risker vilket kan komma från andra i projektet som har mer erfarenhet om specifika områden.
I en aktivitetsplan behöver man göra två saker: definiera vad en aktivitet är och identifiera vilka aktiviteter som ska ske. Under aktivitetsplaneringen så kan man använda sig utav många olika metoder och verktyg för att visuellt få fram en bra aktivitetsplan. Det finns många program man kan använda för att skapa planen digitalt och man kan även göra det simpelt på papper. Allt beror på vilken erfarenhet man har och hur man föredrar att arbeta. Det kan också bero på hur stort projektet faktiskt är och vad det handlar om.
En aktivitetsplan är en visuell bild av det som ska utföras i ett projekt. Det betyder att man kan göra diagram för att koppla ihop de olika aktiviteterna beroende på om de är påverkas av varandra eller inte. Ett sorters diagram som man kan använda sig utav heter Precedence Diagram, eller PDM (Precedence Diagram Method). I ett sådant diagram visar man noder (aktiviteter) som är kopplade med varandra med pilar. Pilarna visar vilka aktiviteter som är beroende av varandra.
Aktiviteterna kan sedan innehålla mer information som:
• Tidig start: det tidigaste som en aktivitet kan påbörjas
• Varaktighet: aktivitetens varaktighet
• Tidigt avslut: det tidigaste som en aktivitet kan avlutas
• Sen start: det senaste som en aktivitet kan påbörjas
• Sent avslut: det senaste som en aktivitet kan avslutas
• Slack: skillnaden mellan tidig start och sen start
Ett liknande diagram som man kan använda sig utav kallas Arrow Diagram, eller ADM (Arrow Diagramming Method). I ett ADM använder man sig också utav aktiviteter som noder och pilar som kopplar ihop dem. I ett ADM så är dock aktiviteternas beskrivning inte på själva noden utan på pilen. Man kan också göra olika längder på pilarna för att visa hur lång tid det tar att genomföra aktiviteten. I ett PDM så är aktiviteterna istället beskrivna i själva noderna, som oftast är rektangulära.
När aktiviteterna har identifierats så vill man också beskriva vilka resurser de kan komma att behöva. Detta kan man göra utifrån erfarenhet av tidigare projekt och också med hjälp av andra erfarna projektmedlemmar. Man gör många analyser och beräkningar för att få fram de resurser man tror kommer behövas för att utföra aktiviteterna och det ger projektledaren en bra bild om vad som ska beskrivas senare i budgetplanen.
En viktig del av aktivitetsplaneringen som oftast är krånglig handlar om tidsplanering. För varje aktivitet ska man nämligen beskriva hur lång tid den beräknas ta. Detta kan vara svårt att veta speciellt om man arbetar med ett helt nytt projekt som man inte har tidigare erfarenhet av. Det kan också vara svårt att veta hur lång tid vissa aktiviteter kommer ta eftersom att de kan bero på att andra aktiviteter blir färdiga eller så kan de behöva mer resurser än andra.
För att definiera hur lång tid en aktivitet beräknas ta så kan man använda sig utav lite olika metoder:
• Bedömning baserad på erfarenhet
• Jämförelse med aktivitetsplaner från tidigare projekt som varit liknande
• 3-punkts beräkningen, där tre beräkningar görs för varje aktivitet:
– mest trolig, den längden man tror är mest trolig baserat på erfarenhet
– optimistisk, den längden man tror det tar om man är optimistisk och allt går enligt plan
– pessimistisk, den längden man tror det tar om man är pessimistisk och inget går enligt plan
Hur använder man aktivitetsplanering?
En aktivitetsplan är en plan fylld med aktiviteter som ska genomföras under projektet. Man börjar med aktivitetsplanering genom att definiera vad en aktivitet innebär. Generellt så innebär en aktivitet att ett event eller att en specifik händelse sker. Det är bra att gå igenom definitionen av en aktivitet i detalj innan man påbörjar aktivitetsplanen så att man inte har en felaktig eller vag bild av en aktivitet. En aktivitet är något som ska utföras eller ske, det är inte en strategi, ett mål eller ett resultat vilket man ibland kan blanda ihop.
En aktivitet är inte ett mål men den ska ha en direkt koppling till ett resultat eller ett mål som ska uppnås. Det är därför viktigt att man först har identifierat vad projektets mål är. Om man vet vad projektets mål är så kan man börja skapa aktivitetsplanen. Om målen för projektet är otydliga eller inte färdiga än så bör man vänta med att skapa aktivitetsplanen så att man inte skapar aktiviteter baserat på fel mål.
Efter att man definierat vad en aktivitet är så börjar man med att identifiera aktiviteterna i ett projekt. För att på ett lättare sätt identifiera aktiviteter så kan man använda sig utav en WBS, work-breakdown structure. Om man inte redan skapat en WBS blir då nästa steg att först skapa en WBS.
Work-Breakdown Structure
En WBS är en struktur där man definierar ett projekts faser, delmål och arbetspaket. Strukturen är hierarkisk och inkrementell. Även om en WBS kallas work-breakdown structure så är det inte arbete man fokuserar på i strukturen, utan på det som ska bli färdigt eller levereras i ett projekt. Man ska alltså inte beskriva hur arbetet går till eller hur man ska gå tillväga för att uppnå ett delmål, utan det är delmålen och resultat i sig som ska definieras. Man definierar det som måste uppnås eller bli avklarat i varje fas innan man går vidare till nästa.
Man brukar nämna 100%-regeln när man utvecklar en WBS vilket innebär att allt som förväntas ske i ett projekt ska tas med i en WBS. Om en aktivitet inte hör till ett projekt så ska den inte nämnas i en WBS men allt annat som är relevant för att projektets mål och resultat ska uppnås ska tas med, inget ska lämnas utanför.
I en WBS så delar man in projektet i olika nivåer. Beroende på vilket typ av projekt man arbetar med eller vilken typ av produkt man vill skapa så kan strukturen på en WBS variera. Man börjar med att definiera projektets faser, dessa är övergripande perioder för projektet. I varje fas identifierar man de delmål som ska uppnås. Delmålen ska tillsammans resultera i slutmålet för projektet. Man definierar också arbetspaket för varje fas. I arbetspaketen beskriver man aktiviteter eller uppgifter som måste uppfyllas för att uppnå delmålen. Dessa är inte i detalj utan överskådliga. Tillsammans skapar en WBS till slut en tydlig plan som är i en hierarkisk ordning.
När man har sin WBS färdig så kan man fortsätta med sin aktivitetsplan. Det är dags att identifiera vilka aktiviteter som ska utföras i projektet. Eftersom att ens WBS följer 100%-regeln så bör all information som behövs för att identifiera aktiviteter finnas i den.
Skapa en aktivitetsplan utifrån ett exempel
I en aktivitetsplan börjar man skriva ner de aktiviteter som måste utföras för att uppnå målet. Aktiviteterna kan delas upp utifrån den ordningen de ska utföras och utifrån de delmål de tillhör. Låt oss ta ett exempel med ett projekt där en ny produkt ska skapas. I ett sådant projekt är ett av de viktigaste målen oftast att lyckas tillverka produkterna och se till att de uppfyller de funktioner man önskar. I de flesta fall är man specifik med hur många produkter man vill tillverka så låt oss säga att 10 000 produkter ska tillverkas och produkten är ett täcke som värms upp med hjälp av en fjärrkontroll.
Vi vet huvudmålet och vad som förväntas och vi vet vilken funktion som produkten ska uppfylla. Vi vill nu identifiera vilka aktiviteter som vi ska planera för i vår aktivitetsplan. Det första som behövs är att designa produkten på papper eller i ett program på datorn. Med hjälp av en skiss kan en industriell designer tillsammans med någon inom hårdvaruutveckling diskutera hur tekniken i täcket ska fungera. Efter att de har kommit fram till en teknisk lösning som också ser bra ut kan de skicka vidare designen så att en första prototyp skapas.
När man har en prototyp kan man börja testa den för att se om förändringar behövs göras i produkten. Om något behövs ändras så gör man en ny prototyp annars godkänner man prototypen och kan börja med masstillverkning. I mellan kan det finnas många mindre aktiviteter som ska utföras då detta är bara en överskådlig blick på projektets aktiviteter.
Överskådlig Aktivitetsplan – Värmetäcke
• Mål: Tillverka 10 000 täcken med värmefunktion
• Aktiviteter:
– Skapa en design av ett värmetäcke
– Kombinera en teknisk lösning med en estetiskt attraktiv design
– Få designen godkänd av en industriell designer och en hårdvaruutvecklare
– Skapa en prototyp baserat på designen
– Testa prototypen utifrån de funktioner täcket bör uppfylla
– Föreslå förändringar i prototypen om det behövs
– Masstillverkning, tillverka alla värmetäcken efter att prototypen godkänts
– Kvalitetssäkra alla tillverkade värmetäcken
– Paketera alla värmetäcken
Vi har nu en överskådlig aktivitetsplan för vårt projekt där värmetäcken ska tillverkas. Efter att vi har identifierat våra huvudaktiviteter så kan vi fylla på med underaktiviteter och beskrivningar på hur vi ska gå tillväga för varje aktivitet.
Frågor som man kan använda sig utav för att skriva beskrivningarna till aktiviteterna är:
• Vad är det som ska göras?
• Var ska det göras?
• När ska det göras?
• Hur ska det göras?
• Vem ska göra det?
Aktivitetsplanen blir därav som en checklista där man kan följa listan och bocka av när aktiviteterna har utförts. Man får därför bra koll på vad som behövs göras härnäst och vad som redan bör vara färdigt om man vill uppnå sitt mål.
Varför ska man använda aktivitetsplanering?
En aktivitetsplan är ett användbart verktyg för att tydligt definiera vilken plan man har för att uppnå delmål och milstolpar i ett projekt. När man skapar en aktivitetsplan så behöver både projektledaren och projektdeltagare gå igenom projektets krav, mål och resultat. Detta ger alla en överskådlig bild av projektet och vad som förväntas av alla under projektets gång.
Att skapa en aktivitetsplan är något som görs redan i början av ett projekt, under planeringsfasen. Om en aktivitetsplan skapas på rätt sätt så betyder det att man har en bra grund att stå på och projektet kan sedan byggas vidare på den grunden.
Det finns överlag många fördelar med att planera. Om man skapar en aktivitetsplan och även en WBS som stöd så behöver man först ha definierat målen för projektet tydligt. Det fungerar alltså som en kedja och för att få en lyckad aktivitetsplan så behöver man få ihop flera andra delar först. Man behöver alltså definiera målen för projektet tydligt och detta ger projektledaren och även projektgruppen ett bra fokus. Det blir fokus på projektets mål, resultat och objektiv. Redan tidigt i projektet får projektmedlemmarna en bra inblick i projektet och vad de ska arbeta med.
När man planerar märker man också naturligt vilka problem som kan uppstå. Detta ger projektledaren en bra chans att börja hantera problem och försöka undvika dem redan innan projektet officiellt påbörjats. Projektledaren kommer senare i planeringsfasen skapa en riskanalys och där specificera vilka risker som identifieras och hur de kan hanteras och det är just under det tidigare skedet i planeringsfasen som projektledaren kommer inse vilka problem som man skulle kunna stöta på. På så sätt kan projektledaren redan då börja fundera på hur man kan hantera problemen och utifrån det planera aktiviteterna i projektet på ett bättre sätt. Senare när det är dags att skapa riskanalysen så har projektledaren redan en god insikt om vilka risker och problem som kan uppstå.
Under aktivitetsplanenering definierar projektledaren vilka aktiviteter som ska utföras under projektets gång. Projektledaren kommer också beskriva aktiviteten i detalj och vara specifik om hur, var, när, vad och varför. Detta innebär att projektledaren kommer ha en bra idé om vilka resurser som kommer behövas för att utföra aktiviteterna. Senare i planeringsfasen kommer det bli dags att göra en plan på budget och hur resurser ska fördelas och med hjälp av aktivitetsplanen vet projektledaren precis hur det ska gå till. Aktivitetsplaneringen ger därför en bra bild om vad som kommer behövas under projektets gång och projektledaren kan räkna på det redan innan för att sedan informera intressenterna eller investerarna.
En aktivitetsplan är en bra grund för ett projekt men det krävs också en hel del förarbete innan man skapar en aktivitetsplan. Därför är aktivitetsplan en bra grund för projektet senare men det behövs också en god insikt om projektet redan innan man påbörjar aktivitetsplaneringen.
