Organisationer är, för det mesta, komplexa, sociala system där målet är att på bästa sätt kunna använda sina resurser i form av deltagare eller medarbetare. Hur en organisation är strukturerad och uppbyggd bör grundas i organisationens olika målsättningar och, om organisationen i fråga är ett företag, en affärsplan.
Att forma ens företag enligt en given struktur kan ha många fördelar för organisationen och för företagets framgång. En organisationsstruktur kan till exempel göra det lättare för chefer så väl som för företagets medarbetare att urskilja de olika hierarkiska nivåerna som råder, och det kan göra det lättare för personal inom HR att exempelvis bestämma löner för de olika nivåernas anställda.
En vanlig struktur som råder hos många företag idag är divisionsorganisationen. I en divisionsorganisation så fokuserar man inte på medarbetarnas expertiser och bakgrunder och personalens indelning beror därför inte på deras specifika kunskaper. Istället delar man i den här typen av organisationsstruktur in personalen beroende på vilken produkt eller projekt som de är en del av. På så sätt så är divisionsstrukturen mycket bra på att blanda expertiser från många olika områden. Denna typ av struktur är allra vanligast hos större företag som producerar många olika varor eller erbjuder sina kunder en stor variation av tjänster. Divisionsstrukturen fungerar också utmärkt för expanderande företag, genom att helt enkelt öppna nya divisioner.
Vad är en Divisionsorganisation?
Divisionsorganisationen är en av de vanligaste organisationsformerna som företag använder sig av idag. Ett av målen med en divisionsstruktur på företaget är att motverka de problem som kan uppstå och som är associerade med geografisk eller produktinriktad diversitet på ett företag, då varje individuell division kan svara för sina egna, specifika krav för ens produkt eller marknadsstrategi.
En divisionsorganisation består således av mindre, fristående enheter eller divisioner. Varje enhet eller division består av en mängd olika funktioner och expertområden, vilka tillsammans producerar en produkt eller en service. Varje enhet följer oftast en egen plan för exempelvis konkurrens och marknadsföring och varje enhet har också en egen chef, vilken har komplett ansvar för sin division och om divisionen går med vinst eller med förlust.
Divisionschefen har en stor frihet över saker så som strategier och personalstyrkan, vilket gör det möjligt för dem att fokusera på att kontinuerligt utveckla olika kompetenser inom specifika områden inom gruppen. Därför har divisionsorganisationen väldigt ofta en hög spetskompetens inom en mängd olika områden. I en divisionsorganisation är det viktigt att vara flexibel, så att man till exempel kan lägga till, stänga eller sätta ihop en eller flera divisioner allt eftersom att företagets omständigheter, förutsättningar och situation förändras med tiden.
Den här flexibiliteten gör också att många företag med en divisionsstruktur är snabba på att svara på förändringar på marknaden, när arbetsflödet koordineras över avdelningsgränserna. När arbetet såväl som ansvaret är uppdelat över de olika divisionerna så är det också lättare att mäta prestationen inom varje grupp. Det leder ofta till att divisionscheferna gör ett bättre jobb och att arbetsmoralen höjs bland medarbetarna.
Att de ovan nämna karaktärsdragen för en divisionsorganisation existerar, är dock avhängande av att det finns välfungerande kommunikationskanaler mellan de olika divisionerna, och att det inte förekommer en större rivalitet dem emellan. Annars så finns det en hög risk att organisationens mål som helhet försvinner ur fokus när divisionerna och dess resurser är allt för eller enbart fokuserade på sina egna mål.
En Divisionsorganisation jämfört med en Funktionsorganisation
Den allra vanligaste typen av organisationsstruktur bland företag är den funktionella strukturen. I en funktionsorganisation så är medarbetarna uppdelade i avdelningar baserade på vilken sorts aktivitet de ägnar sig åt. Exempel på indelningar i en funktionell organisationsstruktur är marknadsföring, ekonomi, produktion, utveckling med flera. Det står i kontrast till divisionsstrukturen där medarbetarna istället är grupperade baserat på vilken vara eller tjänst som deltar i produktionen av.
Till skillnad från en divisionsstruktur så är de olika enheterna i en funktionsstruktur inte autonoma, utan samtliga lyder under samma chef. En annan viktig skillnad mellan de två olika strukturerna är att i en funktionsstruktur så kan det vara betydligt svårare att hålla någon ansvarig för eventuella fel som uppstår med en vara eller tjänst. Det beror på att det är svårt att härleda felet till den avdelning där felet först uppstod, till exempel på sälj-, produktion- eller finansavdelningen.
I en divisionsorganisation kan man direkt identifiera vilken division som är ansvarig för felet, eftersom att man vet från vilken division som varan eller tjänsten kom ifrån. En funktionsstruktur passar små företag och organisationer bäst, vilket delvis har att göra med att den mindre storleken gör det enklare att hantera företaget som en helhet.
Fördelar och nackdelar med en divisionsorganisation
När man startar ett nytt företag eller organisation, eller om man befinner sig i en situation där en omstrukturering är nödvändig så är det viktigt att man väljer rätt organisationsstruktur. Faktorer så som organisationens storlek, typ av produktion och processer, geografisk placering samt andra variabler är viktiga att ta hänsyn till när man strukturerar sin organisation enligt en given mall. Att till exempel titta på en strukturs för- och nackdelar kan vara en lämplig strategi för att avgöra om en specifik organisationsstruktur är rätt, i det här fallet divisionsorganisationen.
Fördelar med en Divisionsorganisation
Organisationsstrukturen är en av många sorters strukturer och former som en organisation kan ta. För en del organisationer och företag så är det den ultimata strukturen, och den hjälper företaget med att verkligen utnyttja sin fulla potential och förhoppningsvis också att utöka sina marknadsandelar. Här är några av de främsta fördelarna med en divisionsorganisation, i relation till andra organisationsstrukturer:
Utveckling av kunskap, expertis och kompetens inom divisionen
Eftersom att varje division koncentrerar sig på en specifik produkt eller tjänst, eller del av organisationens helhetsprocess, så ger det medarbetarna utrymme för ständig utveckling och förbättring inom sitt eget område. Divisionschefen bör arbeta aktivt med att utveckla sina medarbetares spetskompetenser, för att på så sätt också öka divisionens vinst. I andra typer av strukturer så kan det ofta vara svårare att fokusera på utveckling eftersom att man har ett brett och spritt fokus.
Ansvarstagande
När företaget eller organisation är tydligt uppdelat så blir det också lättare att inom varje division strukturera ansvaret över gruppens medarbetare. På så sätt är det också enklare att mäta produktivitet och prestation, både på individ- och på divisionsnivå. Det är divisionschefen som har det slutgiltiga ansvaret för att medarbetarna gör sitt yttersta och att divisionen går med vinst.
Snabba beslut
Varje division är en autonom enhet, vilket i praktiken uppmuntrar flexibilitet och snabba beslutsprocesser. När varje autonom division fokusera på sin egen funktion, vilken kan vara en produkt eller en tjänst, så innebär det också att den funktionen får den uppmärksamhet som krävs, eftersom att fokuset inte behöver delas upp på andra områden.
Det är lätt och smidigt att expandera
En divisionsorganisation har lätt för att växa och expandera. Det görs enkelt genom att helt enkelt lägga till en ny division med en egen divisionschef, arbetsområde och ansvar. Dessutom behöver det inte påverka eller avbryta arbetet som fortskrider i de andra divisionerna. Därför är divisionsstrukturen inte enbart smidig för företag och organisationer som redan är stora, utan även för de som vill växa och har potential för att expandera.
Nackdelar av en Divisionsorganisation
Även om organisationsstrukturen är den mest kompletta och passande modellen för ett företag, så innebär det inte alltid att det fungerar helt smärtfritt. Det viktigaste då är att nackdelarna inte väger över fördelarna med strukturen. Här är några av de mest förekommande nackdelarna med en divisionsorganisation:
Konkurrens mellan olika divisioner
Om man inte är försiktig så kan det uppstå en skadlig konkurrens mellan organisationens olika divisioner. Konkurrensen kan till exempel handla om resurser och tillgångar, vilka det ibland råder brist på. Det är upp till divisionschefen att säkerställa att sådant beteende inte får någon plats, och att kommunikationen och samarbetet med andra divisioner flyter på för organisationens bästa.
Skadligt tunnelseende inom divisionen
När varje enskild division fokuserar helt och hållet på sin egen funktion så kan det ibland resultera i ett visst tunnelseende bland medarbetarna. I praktiken så innebär det att den tid och hängivenhet som personalen lägger ner på sin produkt eller tjänst kan göra att de anser att deras arbete är viktigast på arbetsplatsen, och att de därmed mister sin förståelse för andra divisioners arbete och behov. Det kan i längden skapa en otrygg och osocial arbetsmiljö.
När företaget får betala för divisionens grad av autonomitet
Om en division blir allt för autonom så kan det leda till att divisionen opererar helt självständigt och oberoende av både de andra divisionerna och organisationens center. De kan då, i värsta fall, av misstag börja göra samma arbete som en annan division redan gör i brist på kommunikation. Om divisionen då inte tar hänsyn till arbetet som till exempel bedrivs inom organisationens center eller kärna så kan det i sin tur leda till att divisionen börjar duplicera dess funktioner och även kostnader, vilket är otroligt ineffektivt för organisationen som en helhet. Det är viktigt att en division inte börjar offra organisationens eller andra divisioners målsättningar och strategier för sina egna mål och vinst.
Ingen kommunikation mellan divisionerna
Om medarbetarnas identiteter rotas allt för djupt i sin egen division så kan det göra att hela organisationens samarbete och kunskapsutbyte stannar upp.
När passar en Divisionsstruktur för en organisation?
En divisionsstruktur passar bäst och är mest lämplig för större företag och organisationer, och särskilt större företag och organisationer som producerar eller erbjuder ett brett sortiment av varor eller tjänster. Det gäller framför allt när de olika varorna eller tjänsterna inte är särskilt relaterade till varandra utan kräver olika expertiser, resurser samt råvaror. Då kan varje enskild division fokusera på en sådan vara eller tjänst, och företaget kan därmed garantera att varje produkt har utvecklats med maximal kapacitet och fokus.
Men den här typen av struktur kan också lämpa sig mycket bra för företag eller organisationer som siktar på att växa och expandera sin verksamhet, genom att till exempel anställa fler medarbetare, starta upp fler avdelningar eller etablera sin verksamhet i en ny geografisk region. Som sagt så behöver skapandet av nya avdelningar, det vill säga divisioner, inte påverka existerande divisioner och arbetet på organisationen kan fortgå som vanligt. Verksamheter som verkar på en marknad där det råder en hög grad av konkurrens kan också gynnas av att ha en divisionsstruktur, eftersom att den här typen struktur hjälper företag att snabbt svara på förändringar som sker i företagets externa miljö.
Organisationsstrukturer
En organisationsstruktur, så som divisionsorganisationen, delar upp och beskriver
- Vad de anställda gör
- Vem de anställda ska rapportera till samt
- Hur och av vem som beslut fattas inom organisationen
Den beskriver helt enkelt den hierarkiska ordningen inom en organisation eller i ett företag. Organisationsstrukturen kan använda faktorer och variabler så som funktioner, marknader, geografiska inledningar och lägen, produktlinjer eller processer som sin guide. Exempel på vanliga organisationsstrukturer är funktionsorganisation, matrisorganisation, produktorganisation, projektorganisation och processorganisation.
En logisk och välordnad struktur i organisationen kan ofta hjälpa till att göra att arbetet och diverse processer fortskrider mer smidigt och effektivt. Genom att dela upp och in medarbetare och deltagare i olika grupper och avdelningar så blir det lättare för organisationen att utföra många olika processer och operationer på en och samma gång utan några problem. Särskilt när en organisation eller ett företag växer och blir större och större, så är en struktur ett bra sätt att hantera den komplexitet som tillkommer allt eftersom.
En struktur kan därtill hjälpa till att visualisera hur arbetet på arbetsplatsen skulle förändras om man behöver göra några större ändringar inom organisationen. Då är man bättre förberedd på eventuella konsekvenser av en sådan förändring. När man väljer en struktur att organisera företaget efter så bör detta beslut vara välgrundat i en existerande plan för företagets verksamhet och framtid.
När rätt struktur är på plats så kan det hjälpa företaget inom bland annat följande områden:
- Bättre och högre prestation, både från ett ekonomiskt perspektiv och från ett affärsperspektiv
- Mer lättöverskådlig övervakning av processer och aktiviteter
- Att delegera ansvar och hålla medarbetare ansvariga för eventuella fel och problem
- Att koordinera över företagets och olika avdelningars gränser
- Flexibilitet och anpassningsförmåga för att etablera ett ramverk för förändring och innovation
- En mer trivsam social miljö på arbetsplatsen, och personalen känner sig överlag tryggare när ansvar och andra faktorer är välstrukturerade.
Avgörande komponenter i en organisationsstruktur
Vilken struktur ett visst företag eller organisation har varierar från plats till plats och beror på hur företaget eller organisationen opererar och vilka behov som råder. Det finns dock några olika komponenter som alltid bör vara en del av strukturen och hjälpa till att ge en organisation sin form. Följande tre komponenter är exempel på sådana:
En kommandokedja
En organisations kommandokedja beskriver hur olika uppgifter ska delegeras och hur uppgifterna sedan godkänns. Organisationsstrukturen ger en möjligheten att definiera hur många steg kedjan ska ha, inom varje avdelning eller område. Kommandokedjan bestämmer helt enkelt vem som säger till vem att göra vad, samt hur frågor och förslag ska tas upp och till vem.
Ett kontrollintervall
Den här komponenten kan avgöra två olika faktorer, det vill säga vem som faller under en chefs ledning, och vilka uppgifter som faller under en viss avdelnings ansvar.
Centralisering
Centralisering avgör vart besluten slutligen ska fattas. När ens kommandokedja är etablerad så behöver man bestämma vilka medarbetare och vilka avdelningar som har rätt att delta i olika beslut och beslutsprocesser. Det vanligaste är att ett företag antingen är centraliserat eller decentraliserat. I en centraliserad strukturform så tas besluten centralt, vilket i praktiken innebär att en eller två personer tar de viktiga besluten. I en decentraliserad miljö så fattas besluten istället av det team eller den avdelning som är ansvarig för att utföra beslutet.
Slutsats om divisionsorganisationer – Detta ska du ”ta med dig”
En divisionsorganisation har en struktur som består av flera autonoma divisioner, det vill säga avdelningar. Varje autonom division är ansvarig för en specifik vara, produktlinje eller tjänst. En division kan också vara ansvarig för företagets verksamhet och operationer på en viss marknad. Eftersom att divisionerna inte är indelade baserat på medarbetarnas bakgrunder, som i en funktionsstruktur, så innebär det att varje division har en bred kompetensbas med medarbetare som är experter inom en mängd olika områden.
Varje divisions enhetschef är ansvarig för sin division och kan därför ta egna beslut. En divisionsstruktur lämpar sig som bäst för större företag som producerar många olika sorters varor eller erbjuder ett brett sortiment av tjänster. Då kan varje division koncentrera sig på att göra just sin produkt eller tjänst så bra som möjligt.
Den här typen av struktur lämpar sig mindre bra till mindre företag på grund av den kan vara något dyrare att driva jämfört med exempelvis en organisation med en funktionsstruktur. Det är på grund av att det kan ske en viss grad av upprepning av olika funktioner och processer, beroende på hur autonoma divisionerna är och hur bra kommunikationen fungerar dem emellan.
Allt eftersom att ett företag expanderar och tar över fler och fler marknadsandelar desto fler divisioner kan dem utan problem lägga till. Det påverkar inte resten av företaget, ungefär som när ett tåg hakar på ännu en vagn!
