Man ska inte underskatta den värdefulla kompetensen att kunna ge och ta emot konstruktiv kritik. Feedback är en källa till utveckling och insikt, och är ett igenkänt fenomen såväl på arbetsmarknaden som i privatlivet. Som de flesta nog har erfarit vid något tillfälle är det emellertid inte alltid helt enkelt att vare sig ge eller få feedback, framförallt inte när denna är mer negativt karaktäriserad, och riskerar att såra eller skapa konflikter om den inte läggs fram på rätt sätt. Övning ger färdighet!
Läs vidare om feedback, och hur feedbackövningar kan vara till hjälp för att utveckla både sig själv och andra.
Lära sig ge och ta emot feedback
Som alla kompetenser och färdigheter är förmågan att ge och ta emot feedback inte något undantag, det är något man måste öva på för att bli bra på. En vanlig undanflykt är att man inte är duktig på att lägga fram saker för andra och att man därmed undviker att kritisera, men med denna inställning riskerar man att gå miste om mycket. Inte bara får mottagaren inte möjlighet att få till sig av dina säkerligen smarta idéer och inputs, du går också miste om att träna på att ge feedback på ett bra sätt.
3 st Feedbackövningar
Feedbackövningar är helt enkelt vad det låter som – olika typer av lekar och aktiviteter där individer tränar på att ge och ta emot feedback. Genom att träna på att ge feedback utvecklar man sin kompetens inom detta, vilket kan göra att man kan ge feedback på ett tryggt och effektivt sätt. Att ta hjälp av feedbackövningar kan hjälpa individer att övervinna rädslor i att ge och på feedback, så att etta kan bli en mer naturlig och avdramatiserad aktivitet senare. Feedbackövningar är flitigt använda i allt från företagsstyrelser till arbetsgrupper och idrottslag. Målet är att växa, både som individ men ofta även på gruppnivå, där gruppen ska uppnå en högre grad av trygghet och bekvämlighet i att prata om beteenden.
Övning 1: Sigtunamodellen
Sigtunamodellen bygger på följande principer: ”Jag gillar…”, ”Jag önskar…” och ”Jag undrar…”. Övningen bygger på att träna på att lyfta det som är positivt, i syfte att stärka dessa beteenden. Feedbacken kan lyftas kring ett gemensamt ämne, exempelvis ett gemensamt projekt. När en person ger feedback till en annan person i övningen, ska mottagaren öva på att ta emot feedbacken utan att ifrågasätta denna eller försöka försvara sig genom bortförklaringar eller frånskyllanden.
Övning 2: Femfingersmodellen
I följande övning använder man handens fem fingrar för att ge feedback. När man lyfter tummen säger man något som man tycker fungerar bra. Pekfingret representerar något som man vill påpeka, och detta kan vara både positivt, negativt eller neutralt. Med långfingret ska man lyfta något som fungerat mindre bra och med ringfingret tar man upp något som varit betydelsefullt eller gjort en värdefull insats. Med lillfingret lyfter man något som man hade velat se mer av eller saknat.
Övning 3: Positiv återkoppling i grupp
I denna övning delas papper och penna ut till alla deltagare i gruppen. Alla får skriva sitt namn på pappret framför sig, och skickar det därefter vidare till nästa person. Därefter skriver alla något positivt om personen vars namn står på pappret de just fick till sig. Efter det så viker man pappret över det man skrivit, och skickar vidare till nästa person. Övningen fortsätter tills alla fått skriva något positivt om varje person, och alla deltagare får tillbaka sitt ursprungliga papper, där de nu får läsa massa uppiggande och positiva saker om sig själva.
Fördelar med feedback
Så, varför är det då viktigt att kunna ge och ta emot konstruktiv feedback? Fördelarna är många! Inte minst kan man med hjälp av feedback ta reda på om man förbättras på det man gör, samt om man prioriterar det som ger högst långsiktigt värde. Att arbeta med feedbackövningar i en grupp kan hjälpa gruppen att utvecklas och arbeta mer effektivt. Det kan också leda till ökad tillit och förbättrat samarbete mellan individerna i gruppen.
Viktiga principer inom feedback
När det är dags att ge eller ta emot feedback, alternativt göra en feedbackövning, kan det vara bra att komma överens om gemensamma principer. Några tips på vad dessa kan utgöras av beskrivs mer detaljerat i detta avsnitt.
Fundera på varför feedback ska ges
Det kan finnas olika skäl till att man väljer att ge feedback till någon. Det kan exempelvis vara av rent själviska anledningar, exempelvis att en kollega lagt över orättvist mycket av sitt arbete på dig den senaste veckan. Att ge självisk feedback har mycket mer sällan den önskade effekt man vill uppnå. Att istället utgå från personen som man ska ge feedback till är ett mer lönsamt tillvägagångssätt, eftersom denna typ av kritik tenderar att formuleras på ett sätt som oftare landar bättre hos mottagaren. Angående kollegan som allt som oftast lägger över sina uppgifter på dig, kan mottagarbaserad feedback handla om att uppmärksamma kollegan på att dennes arbetsbelastning kan vara för hög. Ha utgångspunkten att du vill att mottagaren ska utvecklas och bli mer framgångsrik i sitt arbete.
Fokusera på beteenden – inte personer
Ett vanligt misstag många begår när de ska ge konstruktiv kritik är att de formulerar sitt budskap utifrån mottagaren som person. Detta har sällan en positiv effekt, åtminstone inte om kritiken som läggs fram är av mer känslig karaktär. Exempelvis är det bättre att lyfta att en person har haft ett oönskat beteende, snarare än att personen i sig är otrevlig eller tråkig. Att ge feedback kopplat till beteende tenderar istället att stärka eller minska detta beteende, beroende på om feedbacken är positivt eller negativ laddad. Genom att fokusera på beteendet och inte personen brukar feedbacken vara lättare att ta emot, och är dessutom enklare att använda för att utvecklas. Även om positiv feedback kopplat till person kan vara roligt att få, är den svårare att använda för sin utveckling, eftersom den inte går att implementera lika lätt som feedback kopplat till beteende.
Var nyfiken när du tar emot feedback
Att ta emot feedback kan upplevas som utmanande. Tänk om avsändaren påpekar att man gjort fel, och hur kommer det då att kännas? När det är dags att ta emot feedback är det emellertid ett hett tips att försöka bemästra sina rädslor och istället ta emot budskapet med nyfikenhet och öppenhet. Först när du har lyssnat på avsändaren och verkligen förstått budskapet kan du välja hur du ska agera på det. Försök att undvika att försöka försvara en viss situation eller beteende, och byt inte fokus genom att genast ge tillbaka feedback till avsändaren. Acceptera istället budskapet som avsändarens upplevelse, det är sedan upp till dig att avgöra om du håller med eller inte, samt hur du ska agera utifrån det.
Undvik stopporden
Ytterligare en strategi för att lägga fram kritik på rätt sätt är att undvika så kallade stoppord, det vill säga enkla ord som i vissa sammanhang kan resultera i allt annat än positiv förändring. Här är exempel på några stoppord som man helst ska undvika:
- Man – Undvik det generaliserande ordet man när det egentligen handlar om du, jag eller vi.
- Inte – Formulera vad du vill, inte vad du inte vill.
- Men – Riskerar att underminera det huvudsakliga budskapet, oavsett om detta är positivt eller negativt laddat.
- Måste – Uppfattas ofta negativt laddat och riskerar att leda bort samtalet från det riktiga problemet.
- Varför – Riskerar att försätta mottagaren i försvarsställning
Jag-budskap
Ytterligare en strategi som man ofta får öva sig på i olika typer av feedbackövningar är så kallat jag-budskap, det vill säga att formulera budskapet utifrån sin egen upplevelse istället för ur mottagarens. Var därutöver noga med att lyfta att det är du som avsändare som lyfter problemet, du representerar med andra ord inte en personalgrupp eller andra personer i samma kompisgrupp.
Feedbacktrappan – förmågan att ta emot feedback
Forskning har påvisat hur så lite som 30% av den feedback som ges leder till en önskad förändring i beteende. Eftersom feedback är en tvåvägskommunikation kan statistiken bero på olika orsaker. I vissa fall handlar det om att feedbacken inte läggs fram på ett sätt som når fram till mottagaren, alternativt att mottagaren helt enkelt inte tränat tillräckligt på hur denne ska ta emot kritiken när den väl läggs fram. Förmågan att ta emot kritik presenteras i modellen Feedbacktrappan, som genom olika trappsteg illustrerar hur väl man kan ta emot kritik och faktiskt göra något bra av den. Ju lägre ner i trappan man befinner sig, desto sämre är man på att hantera feedback, framförallt negativt laddad sådan. Ju högre upp man är däremot, desto längre har man nått i sin utveckling gällande kritik, och är då inte bara bättre på att ta emot den med öppna ögon, utan också på att fatta konstruktiva beslut kring hur man ska agera på den. Feedbacktrappan är ett utmärkt verktyg att använda sig av för att reflektera över var man själv befinner sig när det kommer till att ge och ta emot kritik, samt var andra personer i sin omgivning befinner sig. Det kan också vara en fördel om man redan från början vet vilket trappsteg som mottagaren för ens feedback befinner sig, eftersom man då kan anpassa hur man väljer att lägga fram budskapet till denne.
Feedbacktrappan består av fem olika steg, där de första tre befinner sig inom kategorin ”Slår ifrån sig” medan de två översta trappstegen innefattas i kategorin ”Tar till sig”. De fem stegen är:
- Steg 1: Förkasta
- Steg 2: Försvara
- Steg 3: Förklara
- Steg 4: Förstå
- Steg 5: Förändra
Befinner sig mottagaren i den första delen av trappmodellen innebär det att denne har en inställning till feedback som att den behöver slå den ifrån sig, oavsett hur konstruktiv den är. I den övre delen av trappan är attityden däremot att mottagaren är nyfiken på feedbacken, och vill använda den för att lära sig och utvecklas. Först på det översta steget befinner sig mottagaren i ett stadie där verklig förändring är möjlig.
Steg 1: Förkasta
På det första steget i feedbacktrappan befinner sig personer som har en rejäl försvarsmur uppbyggd kring sig. Deras inställning till feedback är att stänga av och slå ifrån sig, antingen genom att förneka budskapet eller rikta det mot någon annan. Det kan exempelvis yttras genom att mottagaren hävdar att det inte alls finns något problem, alternativt att det lyfta problemet inte har med dem att göra. Mottagare på detta trappsteget upplevs ofta vilja fly från situationen och de uppvisar ofta starka reaktioner på kritik. Kritiken kan kännas som ett hot för dem, vilket leder till ett flykt- eller konfliktbeteende.
Ska du ge feedback till en person som du upplever befinner sig på det första trappsteget är ett användbart tips att låta budskapet landa lite hos mottagaren innan du tar upp det på nytt. Se därutöver till att vara tydlig och konkret, och att det som lyft är i högsta grad relevant och greppbart för mottagaren.
Steg 2: Försvara
På Feedbacktrappans andra steg befinner sig personer som, likt trappsteg 1, väljer att slå ifrån sig kritiken men med skillnaden att istället för att fly går de in i försvarsposition. Ytterligare en skillnad från det första trappsteget är att mottagaren kan erkänna att det finns ett problem, även om denne sedan väljer att inte ta något eget ansvar för det. Mottagaren går in i ett slags motangrepp, vilket fungerar som en strategi för att skydda sig själv. En annan vanlig reaktion är att vilja lägga över skulden på någon annan eller något annat. Reaktionen kan vara kraftfull och ibland även aggressiv, inte sällan på grund av att kritiken ses som början på en konflikt.
De gånger du tar emot feedback och känner att du går in i försvarsställning ska du vara medveten om att denna strategi gör det svårare för dig att ta in vad avsändaren faktiskt menar. Som avsändare till en person i försvarsställning kan det vara bra att ha med sig att försvar sällan är en medveten strategi utan helt enkelt en instinktiv reaktion som uppkommer i syfte att vilja skydda sig själv. Var därför varsam när du formulerar din feedback, och glöm inte att ge mottagaren tid att smälta informationen.
Steg 3: Förklara
I nästa steg kan mottagaren av feedbacken erkänna att det finns ett problem, med trots det väljer att slå ifrån sig kritiken genom att förklara sig. I syfte att skydda sig själv försöker mottagare på detta trappsteg att ge rimliga förklaringar till varför saker förhåller sig som de gör, och vill inte sällan ge nya perspektiv där de inte längre anses ansvariga. Ofta används faktarelaterade förklaringar som skydd att gömma sig bakom.
Att ge kritik till personer på detta stadie kan vara komplicerat. Å ena sidan har personen förstått vad du menar, men samtidigt finns ingen positiv förändring i sikte eftersom personen valt att se kritiken ur en helt annan förklaringsmodell. För att vara på säkra sidan kan du som avsändare försäkra dig om att budskapet nått fram ordentligt genom att upprepa dig och ställa frågor. För att mottagaren av kritiken ska utvecklas till att ta sig till de högre stegen i Feedbacktrappan är det viktigt att situationen och miljön som man befinner sig i när kritiken läggs fram är både tillitsfull och trygg.
Steg 4: Förstå
På det fjärde steget i Feedbacktrappan har mottagarna äntligen nått stadiet av att kunna lyssna nyfiket till budskapet och ta till sig detta, istället för att instinktivt slå det ifrån sig. Mottagaren lyssnar aktivt på budskapet, och ställer många frågor i syfte att ringa in problemet och slutligen förstå det. Det handlar om att mottagaren accepterar kritiken och vill förstå avsändarens perspektiv och upplevelse. Personen som tar emot är ofta öppen för att förändra sig, även om detta först sker i Feedbacktrappans översta trappsteg.
Steg 5: Förändra
I feedbacktrappans översta trappsteg befinner sig mottagare som nått den högsta graden av mognad när det kommer till att ta emot konstruktiv kritik. Beteendet består av att aktivt lyssna och ställa frågor för att ringa in problemet, vilket därefter resulterar i handling för att förändra sitt beteende eller en viss situation. Mottagaren tar till sig av kritiken och är fullt medveten med vilka konsekvenser dennes beteende har haft för sin omgivning, och vad en positiv förändring kan resultera i. Flykt- eller konfliktbeteenden märks inte av, istället är både situationen och mottagaren trygg.
Avslutande reflektion
Att avsluta en feedbackövning eller feedbackcykel med en reflektionsövning är alltid att föredra. Genom att tänka över sitt sätt att både ge och ta emot feedback kan man lära sig vad som fungerade bra och vad man ska förbättra till nästa gång. Det ger en också möjlighet att fundera över den feedback man fick ta emot, hur man förhåller sig till denna och hur man kommer välja att agera på den. Kanske håller man med om budskapet som lämnats till en, och då kan man ta sig tid att komma fram till hur man ska arbeta för att använda kritiken för att växa och utvecklas. Viktigt att komma ihåg när det gäller att ta emot feedback är emellertid att man inte måste hålla med om allt. Det viktiga under själva övningarna är att man, trots det, väljer att lyssna på avsändaren för att förstå dennes upplevelse.
