Många företag har någon form av hierarkisk struktur där de individer med mest makt och erfarenhet är placerade högst upp och de som har minst att säga till om är placerade längst ner.
Uppe i toppen av den hierarkiska, organisatoriska pyramiden hittar man bland annat företagets ledningsgrupp.
Det brukar vara medlemmarna i ett företags styrelse som bestämmer vem som ska ingå i ledningsgruppen.
Ledningsgruppen består vanligtvis av olika seniora anställda och chefer, som träffas regelbundet och som har olika grader av ansvar.
Ledningsgruppen är ofta ansvarig för att stötta företagets viktigaste och mest centrala aktiviteter och processer, vilket inkluderar mycket planering, övervakning och utveckling.
Den här texten tittar närmre på vad en ledningsgrupp är, vad dess huvudsakliga uppgifter tenderar att vara, hur man skapar en ledningsgrupp samt hur ledningsgrupper kan gå tillväga för att bli ännu bättre och effektivare.
Vad är en Ledningsgrupp?
En ledningsgrupp består av högt rankade medlemmar inom organisationen och tillsammans hanterar dessa medlemmar organisationen och dess mest centrala delar. Det vanligaste är att ledningsgruppen är en permanent grupp, men ibland kan organisationens verkställande direktör (CEO) eller styrelse sätta ihop en ledningsgrupp temporärt för att hantera ett visst problem eller uppgift. Alla organisationer är unika och har därför varierande organisationsstrukturer, därför varierat det vilka de exakta rollerna är som ingår i ledningsgruppen. Medlemmarna följer och övervakar de dagliga aktiviteterna som sker inom organisationen för att på så sätt säkerställa att allting fortskrider så effektivitet som möjligt, samtidigt som man möter organisationens målsättningar vad gäller produktivitet och eventuell kundnöjdhet. Att en organisation eller ett företag har en ledningsgrupp är avgörande för att företaget överhuvudtaget ska fungera eftersom att det är ledningsgruppen som tar fram företagets strategiska planer, sätter målsättningarna och har ett koordinerande ansvar gentemot de anställda som arbetar under ledningsgruppen. Medlemmarna av en ledningsgrupp kan fritt uttrycka sina åsikter om till exempel målsättningar som behöver ändras eller strategier som behöver förbättras. Ofta brukar dessa personers ekonomiska ersättning för det arbete som de bidrar med till organisationens ledning vara rätt generös, vilket gör att de här positionerna vanligtvis anses väldigt lukrativa och är därför högt efterfrågade inom organisationen.
Ledningsgruppens huvudsakliga uppgifter
Beroende på ledningsgruppens syfte varierar dess uppgifter, men några av de vanligaste uppgifterna och ansvarsområden som en ledningsgrupp brukar ha är:
- Se till att organisationen fungerar på ett effektivt sätt, genom att ta ansvar för att implementeringen sker som den ska av organisationens strategier.
- Att på ett effektivt sätt hantera relationerna med organisationens externa intressenter och aktörer.
- Ta fram tydliga och konkreta riktlinjer och definitioner av arbetet för de anställda.
- Att säkerställa att organisationens olika resurser fördelas så optimalt som möjligt för att uppnå målsättningarna.
- Göra regelbundna utvärderingar av organisationens och de anställdas prestation och produktion.
Vanligtvis kommer ledningsgruppens medlemmar från olika funktionella grupper inom organisationen. Det tillåter gruppen att hantera situationer och attackera problem från många olika sorters infallsvinklar och perspektiv, med hjälp av medlemmarnas varierande expertisområden. Det visar för resten av organisationen att diversitet och heterogenitet inom ett team ofta kan medföra många positiva effekter. Det innebär dock också att ledningsgruppen tillsammans måste lyckas överkomma eventuella konflikter som lätt kan uppstå när man har olika åsikter och sätt att se på problem. Det är viktigt att medlemmarna lär sig att uppskatta och värdesätta varandras olika åsikter och perspektiv. Här kan den verkställande direktören spela en nyckelroll, genom att ge gruppen ett tydligt syfte och målsättningar som det tillsammans kan eftersträva. Då flyttas medlemmarnas fokus från de enskilda olikheterna till ett gemensamt mål.
En effektiv ledningsgrupp
Utbytet av information är lika viktigt inom en ledningsgrupp som det är inom alla andra former av arbetsteam. För att kunna arbeta så effektivt som möjligt så måste ledningsgruppens medlemmar som sagt förstå hur de kan hantera interna konflikter, samt kommunicera, dela information, sätta upp mål och ge varandra feedback. Gruppen måste också på ett kollaborativt sätt planera, lösa, koordinera och delegera uppgifter och problem. Den verkställande direktören fungerar ofta som en coach som utvärderar medlemmarnas arbete, i alla fall i det inledande skedet där en ledningsgrupp just har bildats och håller på att mogna. De bäst fungerande ledningsgrupperna brukar besitta dessa tre egenskaper, vilka löper som en röd tråd och genomsyrar allting som de gör:
- Ett strategiskt fokus: En effektiv ledningsgrupp etablerar en tydlig vision för resten av organisationen och investerar därtill en stor mängd tid och energi på en strategisk nivå. Gruppen är utmärkt på att balansera risk med innovation, förutspå framtida behov, möjligheter och anpassningar samt säkerställa organisationens långsiktiga hållbarhet och lönsamhet.
- Ett kollektivt tillvägagångssätt: En högpresterande ledningsgrupp arbetar tillsammans och jobbar alltid med ett helikopterperspektiv när det ägnar sig åt sina funktioner men även när medlemmarna utför sina individuella uppgifter. De föregår med ett gott exempel inför hela organisationen genom att bryta ner funktionella barriärer som isolerar avdelningar när det utvecklar integrerade lösningar för organisationens olika problem. Medlemmarna av en högpresterande ledningsgrupp prioriterar organisations intressen framför sina egna.
- Team-interaktion: Slutligen består de allra bästa ledningsgrupperna alltid av medlemmar som interagerar med varandra med intention och mening. De värderar varandras olikheter och meningsskiljaktigheter högt, lyssnar och kommunicerar bra och litar på och respekterar därtill varandra. Den här typen av beteenden tenderar att göra team mer effektiva och inspirerar andra arbetsgrupper inom organisationen till att eftersträva samma sorts interna gruppdynamik.
Skapa en ledningsgrupp
Med den mängden ansvar och makt som en ledningsgrupp besitter är det viktigt att gruppen alltid har organisationens bästa i åtanke och att de besluten som man tar definitivt kommer att gynna hela verksamheten. Eftersom ledningsgruppen ofta består av individer från många olika delar av organisationen blir det enklare att ta hänsyn till många olika aspekter, behov och intressen när man tar viktiga beslut tillsammans. Här nedan följer några konkreta tips på vad man kan tänka på när man sätter ihop en ledningsgrupp. Eftersom varje organisation och dess struktur som sagt är unik så är de här tipsen enbart generella:
- Utgå från vad ledningsgruppens syfte kommer vara: Om man inte är medveten om vad gruppens syfte är så kommer det vara i stort sett omöjligt att välja rätt individer som ska ingå och därtill att ge dessa individer tydliga direktiv angående vad som förväntas av dem. Om man inte har artikulerat ett syfte för gruppen så kan man ställa sig själv tre stycken frågor:
- Varför behövs den här gruppen?
- Vilka roller borde ingå i gruppen?
- Kommer den här gruppen kunna gynna hela organisationen?
- Sätt upp målsättningar tillsammans: Att sätta upp gemensamma målsättningar gör att arbetet och syftet med gruppen blir mer konkret och tydligt. Målsättningarna kan vara både kortsiktiga och långsiktiga men bör täcka alla de prioriteringar som arbetet har samt de förväntningar som finns på ledningsgruppen.
- Finn en balans mellan olika åsikter och intressen: Man bör i ett så tidigt skede som möjligt se till att medlemmarnas olika privata och enskilda åsikter, arbetssätt och intressen betraktas som en styrka och inte ett problem eller en motsättning för gruppens gemensamma arbete. Därför är det viktigt att man jobbar för att hitta en så effektiv och accepterad balans som möjligt. Man kan till exempel ta fram grundläggande riktlinjer och principer för arbetet som alla i gruppen måste förhålla sig till, där man tar hänsyn till att alla är olika samtidigt som man också inkluderar organisationens intressen och målsättningar.
- Använd alltid en dagordning: Eftersom ledningsgruppens medlemmar vanligtvis också har andra viktiga uppdrag och arbetsroller inom organisationen är det viktigt att man inte slösar med tid och andra resurser när man har möte. Man bör därför alltid ta fram en agenda för varje möte där man detaljerat går igenom vad som ska hanteras på mötet, i vilken ordning det ska ske och vem som ansvarar för de olika delarna under mötet. Eftersom att det därtill är viktigt att organisationens anställda har insyn i ledningsgruppens arbete så kan man bjuda in de anställda som åhörare. Man kan också skicka ut anteckningarna från mötet till de anställda via e-post efteråt, för att på så sätt garantera ledningsgruppens transparens.
Ledningsgruppens mognad
När en ledningsgrupp kommer till är det vanligt att den går igenom olika stadier innan den når ett moget stadie där den fungerar optimalt och effektivt. Ofta är det så att hur tydligt gruppens syfte och uppgifter definieras påverkar processen väldigt mycket. Om uppdraget från början är oklart så kan också gruppens utveckling bli oklar och ineffektiv. Om en organisations ledning inte fungerar innebär det konsekvenser för alla delar av organisationen och på alla hierarkiska nivåer. På sätt och vis
fungerar ledningsgruppen många gånger som ett slags lim, eftersom att den kopplar ihop organisationens olika avdelningar och enheter med varandra. Dynamiken inom ledningsgruppen är vad som kommer avgöra hur bra de kan utföra sitt uppdrag. Även om alla ledningsgrupper är unika på sitt sätt följer de allra flesta ett visst mönster när de passerar igenom de olika stadierna som förhoppnings leder dem fram till ett välfungerande, högpresterande och effektivt team.
Första stadiet – ”Informationsgruppen”:
När ledningsgruppen befinner sig i ett tidigt skede av sin utveckling handlar en stor del av arbetet om informationsutbyte och etablering av bra kommunikationsmetoder. Till en början sker informationsutbytet framförallt i en enda riktning, det vill säga från den verkställande direktören till ledningsgruppens medlemmar. Ju mer tid som går och ju fler gånger som gruppen träffas, desto bättre lär gruppen känna varandra inklusive chefen vilket leder till att kommunikationen börjar ske i två riktningar. I den första fasen används ledningsgruppen främst till att förmedla och sprida information ut till den övriga organisationen.
Det andra stadiet – ”Representantgruppen”:
Innan ledningsgruppen har blivit ordentligt sammansvetsad och börjat fungera mer som en enda organism brukar den gå igenom det här stadiet. Det brukar framförallt ske om förväntningarna på ledningsgruppens medlemmar inte är tillräckligt tydliga. Det kan nämligen leda till att medlemmarna lägger stort fokus på sina egna intressen, det vill säga den egna avdelningens intressen. Det leder i sin tur till att man är väldigt noga med hur organisations resurser fördelas mellan de olika delarna och avdelningarna och man bejakar hela tiden de egna intressena. Medlemmarna tenderar helt enkelt att fokusera på sina egna uppgifter och undviker till varje pris att ta på sig allt för stora åtaganden. Särskilt om de inte på ett direkt sätt gynnar den egna avdelningen.
Det tredje och sista stadiet – ”Gemensamhet”:
Ju tydligare syftet och förväntningarna blir, desto tydligare blir det också att varje medlem har en egen viktig och unik funktion att fylla och roll att spela. Medlemmarna börjar flytta sitt fokus allt mer och mer från de egna intressena till gruppens gemensamma målsättningar. Man börjar se hur arbetet påverkar organisationen till det bättre och hur de olika delarna av organisationen hänger ihop med varandra.
Sätt att bli en bättre ledningsgrupp på
Att bli en välfungerande ledningsgrupp är inte alltid det enklaste, särskilt inte om man redan har mycket annat jobb att sköta i sin vanliga arbetsroll. Om en ledningsgrupp inte fungerar optimalt så kan man använda sig av följande knep för att effektivisera arbetet och på så sätt bli en bättre ledningsgrupp:
Skapa en enad front
För att lyckas med uppdraget så måste alla i ledningsgruppen se på uppdraget på samma sätt. Därför är det värt att lägga ner lite tid på att diskutera igenom uppdraget och planen för arbetet så att det blir tydligt vilken roll alla medlemmar spelar. Då blir arbetet inom gruppen enklare samtidigt som en enad front utåt kan skapa ett lugn bland organisationens anställda.
Att skapa trygghet är viktigt
Studier har kunnat visa att en av de allra viktigaste faktorerna för ett framgångsrikt team är så kallad psykologisk trygghet. Det är helt enkelt jätteviktigt att medlemmarna känner sig trygga i ledningsgruppen, så att de vågar uttrycka sina åsikter och inte behöver oroa sig för att inte mötas med respekt av de andra i gruppen. I en trygg ledningsgrupp råder det jämlikhet mellan medlemmarna, vilket delvis syns genom att ingen dominerar mötena eller taltiden. För att skapa en psykologisk trygghet krävs det att man lägger en del tid och energi på att ledningsgruppens medlemmar ska lära känna varandra bättre, både på arbetsplatsen och utanför.
Ha ett helhetsperspektiv
En av ledningsgruppens styrkor är som sagt att medlemmarna kommer från olika funktionella avdelningar. Det betyder dock inte att man bara ska rapportera och kommunicera information från sitt eget område. Istället är det viktigt att man samarbetar och tänker på organisationen som en helhet där varje avdelning är tätt kopplad till de andra.
Konflikter behöver inte alltid vara något negativt
Konflikter kan faktiskt tjäna ett positivt syfte ibland, speciellt när konflikten leder till att olika perspektiv lyfts fram som tillsammans kan skapa en lösning på ett problem. Om medlemmarna är öppna för varandras olikheter så kan konflikterna hjälpa gruppen med att utvecklas. Det här gäller dock bara om konflikterna inte handlar om personangrepp utan rör sakfrågor.
Reflektion är också en del av arbetet
Att ledningsgruppen ofta består av seniora medarbetare kan leda till att man luras till att tro att gruppens uppdrag enbart handlar om att prestera och producera. Men precis som inom alla delar av en organisation måste även ledningsgruppen jobba för att utvecklas. Det gör man bäst genom att kontinuerligt utvärdera sitt arbete och reflektera över vad som har gått bra och vad som kan behövas förbättras till nästa uppdrag.
Börja om när det behövs
Medlemmarna av en ledningsgrupp är inte permanenta utan kan bytas ut. Man brukar säga att när mer än hälften av gruppens medlemmar har bytts ut så kan det vara dags att börja om på nytt. Det innebär helt enkelt att man på nytt lägger tid och energi på att låta medlemmarna lära känna varandra, så att det efterföljande arbetet kan flöda på smidigare och effektivare.
Stagnation är en fiende
Ett effektivt arbete behöver inte alltid per automatik betyda att ledningsgruppen möter sina förväntningar, eller att arbetet alltid kommer att flyta på lika effektivt. Det är viktigt att vara lyhörd och uppmärksam på om arbetet eller gruppen börjar stagnera. Om det skulle ske kan det vara läge att introducera nya medlemmar eller att man på något annat sätt förnyar gruppen.
Slutsats
En ledningsgrupp består av högt rankade medarbetare inom en organisation. Ibland kan också lägre rankade anställda ingå i ledningsgruppen, om de besitter en särskilt eftertraktad kompetens. Tanken är nämligen att ju fler expertområden som en ledningsgrupps medlemmar representerar, desto bättre blir gruppen på att ta välgrundade beslut som gynnar hela företaget. En ledningsgrupp spelar en avgörande roll inom de flesta typer av organisationer, då dess huvudsakliga ansvar brukar inkludera att ta fram strategiska planer för organisationens arbete, sätta upp målsättningar, utvärdera de olika avdelningarna samt kommunicera ut viktig information till resten av organisationen. Det är viktigt att medlemmarna i en ledningsgrupp är öppna för varandra olikheter och att man kan använda sig av varandras olika perspektiv. Om så är fallet så blir ledningsgruppens diversitet en styrka för hela organisationen.
