Ledningssystem: Säkerställer att saker blir gjorda i organisationen

En av de vanligaste organisationsstrukturerna bland företag idag är den hierarkiska modellen, där den beslutsfattande makten är centraliserad och koncentrerad till pyramidens översta skikt. Med varje nivå nedåt i pyramiden sjunker mängden makt och ansvar som medarbetarna har, samtidigt som antalet medarbetare på nivån ökar. Alla organisationer är dock unika på sitt sätt men i princip alla typer av företag, oavsett deras huvudsakliga struktur, har någon form av ledningssystem.

Det är ledningssystemet som avgör hur saker och ting inom företaget styrs och fungerar. Den här texten tittar närmre på vad ett ledningssystem är, vilka fördelar ett ledningssystem kan innebära för organisationer, samt vad en ledningssystemstandard är.

Vad är ett ledningssystem?

Ett företags ledningssystem är ett systematiskt ramverk som definierar hur företaget hanterar de olika delarna av verksamheten för att kunna uppnå sina målsättningar. Målsättningarna kan relatera till flera olika områden och ämnen, som till exempel kvalitén på ens produkter eller tjänster, verksamhetens effektivitet, miljöstandard eller hälso- och säkerhetsaspekter för de anställda. Hur komplext ett företags ledningssystem är beror på varje organisations unika kontext, förutsättningar och andra omständigheter. För en organisation, särskilt när det gäller mindre organisationer, kan ett ledningssystem helt enkelt innebära ett starkt ledarskap från ägarens eller chefens sida. Ledarskapet är starkt genom att ägaren förser sina anställda med en tydlig definition och förklaring av vad som förväntas av samtliga anställda och hur de bör agera för att bidra till organisationens övergripande målsättningar. I sådana mindre typer av organisationer brukar ledningssystemet inte kräva särskilt stora mängder dokumentation. När det kommer till de större och mer komplexa företagen så brukar de ofta vara verksamma i mer reglerade sektorer vilket innebär att deras verksamhet kräver mer dokumentation och kontroll för att de ska kunna möta sitt juridiska ansvar samtidigt som sina egna målsättningar. I båda fallen är ett bra ledningssystem viktigt.

Ett företags ledningssystem inkluderar också företagets policies och processer, rutiner och olika mätkriterier. Ett ledningssystem kan gälla för hela organisationen men det kan också vara riktat mot en del av organisationens verksamhet, som arbetsmiljö, miljöarbete, kommunikation eller kvalitet. Det har då att göra med de mer specifika målsättningarna. Ledningssystemet förser organisationen med tydliga beskrivningar av exempelvis processerna och rutinerna, och organisationens ledning tar tillsammans fram en så kallad huvudprocesskarta. Huvudprocesskartan fungerar som en slags utgångspunkt som sedan syftar till att vägleda organisationens arbete mot sina målsättningar och med att utveckla sina processer. För varje unikt område så informerar ledningssystemet organisationen och dess anställda om hur arbetet hela tiden skulle kunna justeras och förbättras för att man ska möta sina olika mål.

Syftet med ett ledningssystem

Implementeringen av ett effektivt ledningssystem kan hjälpa ett företag att förbättra sin verksamhet, sina processer, hantera risker och samtidigt stärka sina intressenters och samarbetspartners förtroende. De flesta typer av företag brukar stå inför tre stycken grundläggande utmaningar som ett ledningssystem kan hjälpa till med:

Möta kundernas krav samt statliga föreskrifter och standarder.
Att skydda den egna organisationen genom att integrera kvalitet och praxis i verksamhetens olika delar.
Få organisationen att växa, nå ut till fler kunder och skapa en större kundbas med en högre kundnöjdhet för att på så sätt öka lönsamheten.

Ledningssystemen hjälper alltså företagen att på ett effektivt sätt möta de här utmaningarna genom att etablera och validera, genom certifiering, bra rutiner och metoder. Generellt sett så syftar en organisations ledningssystem till att:

Minimera en organisations negativa påverkan på miljön.
Garantera och säkerställa att organisationens produkter och tjänster möter kvalitetskraven så att man kan öka kundernas nöjdhet.
Säkra arbetsmiljön för de anställda.

Fördelarna med ett effektivt ledningssystem

Alla organisationer har olika förväntningar på sina ledningssystem och mycket beror såklart på vad det specifika syftet med ledningssystemet är. En effektiv användning och integrering av ett ledningssystem kan innebära följande fördelar och positiva effekter för ett företag:

Väldefinierade och förstådda mätenheter för prestanda.
Strategiska målsättningar som på ett smidigt sätt överförs från nivå till nivå neråt i den hierarkiska pyramidstrukturen inom organisationen.
Multifunktionella arbetsteam som på ett effektivt sätt kan arbeta tillsammans mot organisationens mål.
Förstärkt engagemang bland de anställda.
Snabbare resultat när det kommer till de mest prioriterade målsättningarna.

Vad är en ledningssystemstandard?

En standard används av företagen för att validera sitt arbete med det ledningssystem som de använder. När företagets arbete och verksamhet möter de krav som en särskild standard innebär så kan företaget således certifiera sig mot standarden. En sådan certifiering och standard kan företaget sedan använda sig av för att till exempel visa upp för sina kunder eller samarbetspartners att man uppfyller viktiga miljömål. Standards för olika ledningssystem fungerar i praktiken stöttande för företagen, eftersom det vägleder dem i deras arbete. De allra vanligaste och mest använda standarderna är de så kallade ISO-standarderna.

ISO är en ledningssystemstandard som används internationellt och som alltid har exakt samma struktur. Det gör att man på ett enkelt sätt kan kombinera olika ISO-standarder. Samtidigt underlättar det för andra aktörer att snabbt förstå hur man som företag till exempel arbetar med hållbarhet genom att de kan se vilka ISO-standarder relaterade till klimat och miljö man är certifierad mot. Att certifiera sig mot en ISO-standard med sitt ledningssystem är någonting som är helt frivilligt för företagen. Samtidigt får en standard aldrig ha krav som antingen inte följer, det vill säga vara lägre än, ett lands lagstiftning. Idag finns det mer än 70 olika ISO-ledningssystemstandarder, som alla har olika fokusområden och inriktningar. Några av de vanligaste ISO-standarderna just nu är:

ISO 14001 – miljö
ISO 9001 – kvalitet
ISO 45001 – arbetsmiljö

Utveckla ett ledningssystem

Om man inte har ett ledningssystem kan det vara en bra idé att börja planera för ett. När man börjar fundera kring ledningssystem och vad som ska ingå bör man överväga aspekter som:

Vilka av verksamhetens processer som ska ingå i ledningssystemet och som ska kartläggas.
Hur detaljerad dokumentationen som ligger till grund för systemet ska vara.
Hur beskrivningarna av processernas mindre delar, rutiner och aktiviteter ska utformas.

I utvecklingen av ledningssystemet bör man vidare ta hänsyn till följande faktorer:

Organisationens egna krav för exempelvis kvalitet.
Olika lagar och föreskrifter, både nationella och internationella beroende på hur verksamheten inom företaget ser ut.
Överenskommelser och avtal som man har slutit.
Potentiella certifieringar.
Krav från externa intressenter och aktörer.
Kundernas behov och krav.

Att tänka på

För alla typer av ledningssystem och organisationer är det avgörande att systemet och det relaterade kvalitetsarbetet är förankrat i organisationen och dess anställda. Ledningssystemet måste alltid vara förankrat hos anställda på alla nivåer av organisationen. Det är upp till cheferna och därefter mellancheferna att se till att arbetet och de krav man förbinder sig till är förankrade hos arbetarna undertill. När man ska ta fram och etablera ett ledningssystem kan det vara smart att först utse en anställd som kommer att vara projektägare för arbetet. Det förhindrar att kvalitetsarbetet hamnar mellan stolarna, eftersom alla andra vardagssysslor inom organisationen fortgår samtidigt. Den som utses till projektägare bör vara duktig på att kommunicera, eftersom god kommunikation är avgörande för att förankringen senare ska kunna ske. Därtill bör personen också ha en gedigen erfarenhet av både process- och projektledning.

Rätt verktyg för ledningssystemet och kvalitetsarbetet

Bra verktyg kan hjälpa till att hinna med både själva kvalitetsarbetet och den nödvändiga dokumentationen av arbetet. Verktygen kan vara väldigt enkla och några exempel på verktyg som används för kvalitetsarbete är:

Word: De flesta är nu för tiden bekanta med textredigeringsprogrammet Word, eller liknande program som fyller samma funktion. Word är ett lämpligt verktyg för kvalitetsarbete på grund av att det är så pass enkelt, användarvänligt och därtill väldigt kostnadseffektivt jämfört med många av dess konkurrenter. Med Word är det bara till att sätta igång direkt och inga komplicerade installationer eller förarbete krävs. Det som kan vara något komplicerat dock är när det är dags att sammanställa och förbereda efterarbetet med att följa upp kvalitetsarbetet med ledningssystemet. Om ens underlag är väldigt stort och omfattande så kan fel lätt uppstå på grund av den mänskliga faktorn (de anställda). Därtill kan det också vara tidskrävande att föra in all data.
Excel: Excel är, precis som släktingen Word, också ett program som de flesta redan känner till och därför inte behöver bekanta sig med innan det går att använda. Excel kan vara smidigt att använda när det är dags att sammanställa datan.
Konsult: Om man saknar någon inom organisationen som är lämpad för att leda ens kvalitetsarbete kan man ta hjälp av en extern expert. Kvalitetskonsulten kan det mesta om ledningssystem och kan därför underlätta processen. Det kan dock bli mer kostsamt än att utse en ansvarig person internt.
Utveckla ett eget system: Om man har den kunskap och kompetens som krävs kan man ta fram sitt egna IT-system för att sköta ens kvalitetsarbete. Det innebär också att man som organisation kan ha full kontroll och förståelse för hela processen och arbetet med ledningssystemet. Då blir arbetet som mest anpassat efter organisationens unika behov och förutsättningar. Den här metoden kräver dock en hel del resurser.

Struktur är viktigt!

Oavsett om man sköter kvalitetsarbetet på egen hand inom organisationen eller om man tar hjälp av en extern kvalitetskonsult är det viktigt att man sköter arbetet så strukturerat som möjligt. Det beror på att ett ledningssystem och det associerade kvalitetsarbetet ofta är mycket övergripande samt involverar många olika delar, både fasta och rörliga, av verksamheten. För att de här delarna ska röra sig i samma riktning och mot samma mål krävs struktur vad gäller regler, rutiner och ansvar. Ett välstrukturerat ledningssystem är den största framgångsfaktorn bakom ett lyckat kvalitetsarbete. Något som gör det mycket enklare att exempelvis föra dokumentation över arbetet. För att skapa ett ledningssystem så strukturerat som möjligt kan man följa de här fyra stegen.

1. Beskriv ledningssystemet

Först ska man bestämma vad syftet med ledningssystemet är. Det kan man göra genom att diskutera varför man behöver ett ledningssystem inom organisationen, samt vad ett ledningssystem innebär för de anställda. När man sedan går vidare med att identifiera de områden som ska ingå i ledningssystemet är det viktigt att man anpassar systemet efter hur ens verksamhet ser ut. När man vet omfattningen av och syftet med ledningssystemet är det dags att börja planera, förbereda, kartlägga och även inventera verksamheten för att på så sätt kunna svara på frågor som:

Vad finns redan?
Är det något som saknas?
Vem ska göra vad?

2. Vad ska ingå i ledningssystemet?

Det finns vissa krav från socialstyrelsen om vad som måste ingå i en organisations ledningssystem. Det kan vara smart att utgå från de här lägstanivåerna och om man sedan vill fördjupa eller bredda omfattningen av ens ledningssystem kan man göra det. Om man börjar lågt kan det vara enklare att identifiera de delar som behöver prioriteras för att genomföra dessa först. I det här steget kan man med fördel skapa en bild eller karta över själva ledningssystemet. Sådant som kan ingå i ett ledningssystem är exempelvis:

Processer och rutiner
Arbetsroller och ansvarsområden
Verksamhet, ledning och styrning
Medarbetarnas roller
Dokumentation

3. Dags att implementera

Ju större en organisation är desto svårare brukar det vara att skapa engagemang för och förankra ledningssystemet hos samtliga medarbetare. Därför bör man försöka förankra, engagera, utbilda och informera om ledningssystemet kontinuerligt och löpande både under framtagandet men också under implementeringen. För att minska risken för oönskade överraskningar är det lämpligt att först ta fram en plan för implementeringen av ledningssystemet. Planen kan sedan användas för att beskriva arbetet för alla anställda som berörs. En sådan plan ska helst bestå av och beskriva alla de aktiviteter som ingår i ledningssystemet. Beskrivningarna bör inkludera:

Hur aktiviteterna ska genomföras
Vem som är ansvarig för vilken del av aktiviteterna
När de olika aktiviteterna ska äga rum
Hur uppföljningen av arbetet ska gå till:
- Planera redan nu för hur, när och vem som ska utvärdera kvalitetsarbetet och ledningssystemet. Det beror på att ett ledningssystem ständigt behöver förbättras och utvecklas.
- Se till att nya anställda blir upplärda i ledningssystemet
- Bestäm vem som är ansvarig för att underhålla ledningssystemet

Vad man bör tänka på när man upphandlar ledningssystem

Ett ledningssystem kan som sagt ha en stor inverkan på ett företag och påverka både dess effektivitet och lönsamhet. Det spelar ingen roll vilken bransch eller industri man är verksam inom, utan ett välskött kvalitetsarbete kan vara lönsamt i längden för alla. Det blir allt vanligare att man använder sig av färdiga IT-system och mjukvaror för att sköta och hantera sitt ledningssystem. Inom den privata sektorn kan man fritt välja mellan olika konkurrenter som erbjuder sådan typ av mjukvara, men aktörer inom den offentliga sektorn måste ofta genomföra en upphandling när de väljer ledningssystem. En upphandling måste alltid vara transparent och öppen för insyn. Den måste dessutom vara öppen för att ta emot samtliga erbjudanden och offerter som kommer in. Företag inom den privata sektorn kan också göra en upphandling men då måste man inte följa lika strikta regler. Det kan dock vara en god idé ändå eftersom det innebär att man jämför alla konkurrenter och förhoppningsvis väljer det alternativ som kommer leda till bäst resultat för den egna organisationen.

Ett bra och effektivt ledningssystem kan man känna igen genom att det leder till att det blir enklare att styra organisationen på ett sätt som leder det i riktning mot dess målsättningar. Arbetet, rutiner, uppgifter och processer sätts in i ett konkret sammanhang vilket gör det lättare att få en tydlig överblick. När man väljer ledningssystem bör man ha följande faktorer i åtanke:

Ju mer överskådlig verksamheten blir av ledningssystemet, desto bättre är systemet.
Ett effektivt ledningssystem kan utan problem ta hänsyn till flera olika krav från olika intressenter på samma gång.
Ledningssystemet måste kunna användas för styrning, målsättningar samt utveckling av processer.
Ledningssystemet måste kunna anpassas efter den egna verksamheten.

Slutsats

Den mest grundläggande beskrivningen av ett ledningssystem är att det är något som säkerställer att saker och ting blir gjorda inom en organisation. Därtill avgör ledningssystemet hur de här sakerna, ofta processer eller aktiviteter, blir utförda och av vem. Om en organisation till exempel har personalmöte varje vecka är det sannolikt någonting som ingår i ens ledningssystem. I det stora hela så utgör alla de processer, formella som informella, som möjliggör att man kan leverera sina produkter och tjänster ens ledningssystem. Ledningssystem kan vara enkla eller komplexa och gälla antingen för hela organisationen eller vissa specifika delar av den. Olika ledningssystem kan därtill resultera i olika nivåer av effektivitet och kvalitet. Vad som fungerar för en organisation kanske inte är optimalt för en annan. Dessutom kan det vara så att det ledningssystemet som såg till att göra ens organisation till vad den är idag, inte nödvändigtvis är samma ledningssystem som kan ta en dit man vill komma i framtiden. Allteftersom organisationer utvecklas måste deras ledningssystem utvecklas med dem. Ett ledningssystem som fungerar perfekt i uppstartsfasen är troligtvis inte det bästa alternativet tre år senare när antalet anställda har mångdubblats och ens processer har blivit mer komplexa.