Det femte, och sista, steget i genomförandet av ett projekt är projektavslut.
Det är i detta steget som produkten levereras till beställaren och de ger sitt godkännande.
Efter att det är gjort finns det lite efterarbete som behöver göras såsom att lämna tillbaka lånade resurser, ge erkännande och belöningar till alla som har jobbat med projektet samt avsluta kontraktet med entreprenörerna som varit involverade i projektet.
Därefter är det dags att utvärdera projektets framgång. Detta är ofta något av det viktigaste under projektavslutningen, då det kommer underlätta för framtida projekt och de processer som innefattas i dem.
Några frågor som kan ställas är:
- Hur gick allt i förhållande till projektplanen?
- Hur ser kostnaderna och utgifterna ut i förhållande till budgeten?
- Vad har ni lärt er av arbetsprocessen?
- Vad skulle kunna tillämpas i kommande projekt?
Frågorna, och dess svar, kan sedan diskuteras med till exempel intressenterna. När det är gjort kan det var dags att förbereda sig inför sitt nästkommande projekt, och de projekthanteringssteg som är relevanta för det.
Det går också att fundera på vad man har lärt sig genom att utgå ifrån, och följa, dessa fem projektsteg jämfört med hur man organiserat andra projekt. Vad har varit användbart? Vilka steg har använts och har det varit samma som varit användbara varje gång?
Att bedöma ett projekts framgång
När ett projekt har nått sitt slut kan det vara aktuellt att bedöma dess framgång. När man genomför ett projekt finns det alltid en mängd olika faktorer som kan komma att påverka projektprocessen och göra så att slutresultatet inte blir så framgångsrikt som det var tänkt. Det kan vara allt från budgeten, byråkrati, dynamiken mellan kollegorna och liknande. Det som kan vara svårast att förhålla sig till kan dock vara att – innan leveransen blivit godkänd och innan en utvärdering av projektprocessen har gjorts – inte kunna veta hur framgångsrikt projektet faktiskt har varit.
Att avgöra projektets framgång kan även det vara svårt. Dels för att det inte alltid finns någon tydlig definition av vad framgång är i just det specifika projektfallet, och dels för att framgång kan vara så många olika saker på samma gång. Det förekommer ganska ofta att projekt påbörjas utan att några framgångskriterier har bestämts eller definierats, vilket också i efterhand gör att man inte har någonting att jämföra resultatet med. I andra fall kan framgångskriterier ha satts upp, men att det i efterhand visar sig att det fokuset inte alls är så centralt och så relevant som det kanske troddes i början. I en del fall kan det handla om att projektledaren och projektgruppen har olika uppfattning om vad framgång innebär i projektet, vilket också gör det svårt att nå konsensus.
Några faktorer som framgång kan bedömas utifrån är följande:
Tidsplan
Har det funnits deadlines, eller har projektaktiviteten varit förbehållen andra faktorer såsom budgeten, produktlanseringsdatum och liknande? Genomfördes projektet under den tänka tidpunkten, och på det tänkta sättet? Vanligtvis finns det någon typ av schema att förhålla sig till när man genomför ett projekt, vilket också innebär att man i efterhand har någonting att jämföra resultatet med.
Omfattning
Hur har projektomfattningen varit utformad, och vad ska ha blivit gjort inom vilka tidsramar? Projektomfattningen är det som binder samman beställaren, projektledaren och projektgruppen. Det kan antingen vara utformat som en lista över olika funktioner, eller som en idé, och utgör själva riktningen för projektet. På så sätt går det även att jämföra projektresultatet med den tänkta projektomfattningen i efterhand. Blev allt gjort som skulle göras? Fick projektet den omfattningen som var tänkt? Var det någonting som avvek, och i såna fall; vad?
Budget
Budgeten är ofta en av de grundläggande beståndsdelarna i ett projekt, och för många är det också den allra viktigaste faktorn. Vad blev den slutliga kostnaden för projektet? Höll sig budgeten inom de ramar som satts upp? Var det någon utgift som drog iväg med kostnaderna? Att veta hur projektet befinner sig budgetmässigt under projektets gång är ofta en central del, och någonting som de involverade parterna bör ha koll på. Genom att ha koll på utgifterna under projektets gång blir det också lättare att hålla sig inom de finansiella ramar som satts upp – och i efterhand kunna konstatera huruvida budgetbestämmelserna har följts eller om någonting har avvikit från dem.
Arbetsgruppen
En del som ibland förbises under utvärderingen är hur nöjd arbetsgruppen är: hur samarbetet har fungerat, hur har arbetsvillkoren varit och hur processen upplevts? Att personer som arbetat med ett projekt är nöjda med sina kollegor och sin egen roll i arbetsgruppen är ofta väldigt grundläggande. Hur bra en arbetsgrupp fungerar tillsammans speglas ofta i resultatet av projektet, samt i projektgruppens förhållande till projektledaren. Om projektledaren har ställt orimliga krav på de anställda är sannolikheten större att de är missnöjda, då projektledaren inte tagit hänsyn till de förutsättningar som funnits. Detta gäller även aspekter såsom att jobba övertid, ledighet och andra arbetsrelaterade villkor. Om arbetsgruppen är nöjd kommer de också vilja jobba med projektet och kunna göra det på ett önskvärt sätt.
Kunderna
Ibland kan det vara svårt för kunderna att formulera vad det egentligen är de vill ha ut av projektet, vilket kan påverka hur pass nöjda de är med slutresultatet. Om det finns en distinktion mellan vad de efterfrågat och vad de egentligen menat kan det i vissa fall visa sig genom att de blir missnöjda med resultatet, då deras upplevelse är att de efterfrågat vad de menat. Kundernas nöjdhet kan till exempel mätas genom att de får fylla i en gradskala där de får rangera din upplevelse på skalan 1 till 5. Detta kan både gälla produkten som sådan, men även saker som kommunikation med projektansvariga och hur servicen har upplevts. I vissa fall kan det även handla om att kunderna inte är de som beställt produkten, utan att beställaren är en mellanhand. I de fallen kan det ibland förekomma att beställarens kunder är nöjda, medan beställaren inte är nöjd. Denna situation går ofta att förebygga genom att kontinuerligt be om beställarens feedback och åsikter under processens gång, så att produkten kan förändras i realtid istället för att fixas till i efterhand vid slutleveransen.
Kvalitet
Produktkvaliteten inom ett projekt genomsyrar ofta hela projektet, och inte enbart vissa delar av det. Detta beror på att en del ofta påverkar en annan, vilket gör att det är viktigt att spåra och kolla upp vilken kvalitet projektet håller under tiden för dess tillblivelse. Arbetets kvalitet visar sig inte enbart i form av faktisk kvalitet – utan även i hur produkten sprider sig. Om en kund är nöjd kommer denna förmodligen berätta om produkten för andra den känner, vilket gör att nya kunder upptäcker produkten. Om produkten visar sig vara oanvändbar eller ha dålig kvalitet kommer kunderna förmodligen istället avråda andra från att köpa den, eller inte berätta om den alls. Med en ökad kundkrets blir det också lättare att ha en stabil målgrupp att nå ut till med eventuella kommande projekt.
Vilka olika steg finns när man avslutar ett projekt?
Att det tar tid att planera och genomföra ett projekt är de flesta överens om, däremot händer det ibland att det glöms bort att det även tar tid att avsluta ett projekt. Att låta projektavslutet ta tid är ofta en viktig del av projektgenomförandet, och det finns flera olika faktorer som påverkar hur projektet avslutas trots att produkten är färdig.
I vissa fall kan det till exempel finnas uppgifter som ännu inte har slutförts, trots att projektet i sig kan vara färdigt. Det kan bland annat röra sig om processuella uppgifter, såsom att få godkännanden fastställda, signaturer, betalningar eller andra typer av pappersarbete. Utöver detta kan det även vara så att när ett projekt väl är levererat så påbörjas nästa projekt direkt efter, vilket kan göra övergången komplicerad om det finns saker kvar i det föregående projektet som måste slutföras. I de fallen kan det vara skönt om det finns en plan för hur övergången från det ena projektet till det andra ska gå till. Det kan till exempel handla om hur resurser planeras, hur dokument ska arkiveras och att se till så att de som genomfört projektet får beröm och firande för sina insatser.
Projektavslutet är den sista fasen i ett projekt, och består av en egen process. Följande steg kan gås igenom när projektet ska avslutas:
Slutrapport
Trots att de som har arbetat med projektet förmodligen har lärt sig en hel del under projektets gång, är det ändå viktigt att samla dessa lärdomar i en slutrapport. En slutrapport består med andra ord av en sammanställning av bland annat vad som gick bra under projektet, vilka distraktioner som fanns, vad som fungerade och vad som inte fungerade.
Genom att dokumentera de framgångar, lärdomar och misstag som har gjorts under projektet skapas också en slags katalog över historisk information. Detta kan komma till användning i efterhand i kommande projekt, samtidigt som det ofta kan vara bra att reflektera över ett projekt i efterhand. Projekt är alltid en del av ett kontinuum och inget fristående – även om specifikationerna kan skilja sig åt kan de allmänna metoderna vara desamma, och den kunskap och de lärdomar som fås under ett projekts gång kan ofta komma till nytta i andra sammanhang och i andra projekt.
Pappersarbete
Efter att projektet har slutförts så finns det ofta en mängd pappersarbete kvar som behöver fixas med. Det kan till exempel handla om att registrera och få godkännande av de intressenter som har varit involverade i projektet. Allt som går att underteckna ska också undertecknas. Detta beror på att signeringen både fungerar juridiskt bindande, samtidigt som det blir ett rättsligt bevis på det arbete som gjorts och de parter som varit delaktiga i det. Detta innebär även att dokumentera att det eventuella samarbetet har upphört i samband med att projektet har slutförts. Det kan också handla om att olika parter i projektgruppen ska signera papper på till exempel återlämnandet av olika resurser och dylikt.
Till pappersarbete hör även att adressera de betalningar som har gjorts. Fakturor, provisioner, avgifter, bonusar och utgifter ska dokumenteras. Alla utbetalningar som ska göras ska bli gjorda. Om någon del inte har blivit gjord enligt överenskommelse kan det vara ett undantag för de utbetalningar som ska göras, om det finns juridiska dokument som fastslår detta.
Resurser
När projektet ska genomföras skapas en projektgrupp för ändamålet. När projektet är färdigt innebär det att projektgruppen kommer upplösas, i många fall, alternativt att projektgruppen kommer fortsätta som en enhet men i andra projekt. Att avsluta projektanställningar är en formell process som ger personerna rätt att ingå i andra anställningsavtal med andra aktörer för andra projekt. Om detta inte görs kan problem uppstå, vilket ofta är önskvärt att undvika.
De som är ansvariga för ett projekt är vanligtvis de som är ansvariga för den personal som anställs inom projektet. Dynamiken inom varje projektgrupp kan därmed komma att skilja sig åt, beroende på vilka personer som är anställda för ett specifikt projekt. Denna dynamik kan ofta återspeglas i hur de olika parterna utför projektet.
Externt handlar de mänskliga resurserna ofta om vilket kontrakt de anställda har och dess varaktighet. När projektet är färdigt ska också alla anställda få sin fullständiga lön för sitt arbete, så att de därefter kan signera ett kontrakt om att de jobbat färdigt och kan fortsätta pyssla med något annat. Om de projektanställda inte kan skriva på sina papper i tid kan det innebära att deras inverkan i andra projekt kan bli fördröjd, vilket kommer ses som något negativt.
Även materiella resurser som har lånats in ska återlämnas. Ibland görs det under projektets gång, där resurserna återlämnas så fort de är färdiganvända, medan vissa andra resurser används in i det sista och därmed får återlämnas efter att projektet är avslutat. Det kan till exempel handla om fordon, verktyg eller lokaler som har hyrts in för ändamålet.
Arkivering av dokument
Att samla lärdomar är nyttigt både för projektgruppen i nutid som gör dokumenteringen, men även för kommande projektarbetare. Genom att arkivera dessa dokument kan man i efterhand se tillbaka på projektet, dess olika beståndsdelar och processer samt resultatet av detta. I de allra flesta fall finns det ett arkiv där dokument av detta slaget kan samlas – antingen materiellt eller digitalt – men i vissa fall kan det saknas på grund av bland annat dålig organisation och hantering. Om ett projekt har dokumenterats är det också alltid önskvärt att ha kvar dessa dokument, och det är alltid synd om dokumenten skulle gå förlorade på grund av bristande hantering av dem.
Innan ett projekt avslutas så ska det ses till att alla dokument, anteckningar och data samlas ihop och läggs i ett arkiv. Oavsett om det kommer komma till användning eller inte i framtiden så är det ofta bra att det åtminstone finns tillgängligt om det någon dag skulle komma att behövas. Vilka som har tillgång till det arkiverade materialet kan skilja sig åt, på grund av regler och sekretess och liknande, men förhoppningsvis kan parter som har nytta av det ha tillgång till det. Det kan till exempel vara andra personer inom samma organisation, projektgrupper, HR-team eller andra projektarbetare som kommer kunna vilja ta del av materialet.
Det kan även vara viktigt att spara dokument av juridiska skäl, till exempel om det i efterhand skulle uppstå en konflikt eller om det skulle komma fram information om att någonting inte skötts som det skulle ha gjort. Då kan dokumenten vara bra att ha som bevis på vad som skett och hur det åtgärdats.
Framgångsfirande
Slutligen, när allt efterarbete med projektet är färdigt, är det dags att fira att projektet är klart! Firandet kan bland annat bestå av att belöna projektgruppen på olika sätt och att ge erkännande för väl utfört arbete. Det blir också ett sätt för projektgruppen att se att projektet faktiskt ska avrundas och att ta del av det slutliga resultatet. Det kan också skapa en slags samhörighet mellan kollegorna, att de får återförenas, vilket kan komma att gynna dem i framtida projekt om de skulle komma att arbeta tillsammans vid andra tillfällen.
Genom att notera det arbete som har blivit väl utfört skapar det också en bättre arbetsmoral, då personerna som gjort jobbet faktiskt får bekräftelse på det. Det gör också att arbetarna kan bli mer måna om att fortsätta göra bra ifrån sig i kommande jobb, vilket också leder till en högre projektkvalitet generellt.
Under projektets gång kan det ibland finnas en åtskillnad mellan exempelvis projektledaren och projektgruppen, eller mellan uppdragsgivare och uppdragstagare, vilket är någonting som kan minskas genom att dessa parter förs samman under projektets slutskede. Detta kan skapa både lojalitet, samtidigt som arbetarna kan få större lust att samarbeta framöver. Om projektgruppen är nöjd med projektledaren kommer det också kunna leda till att framtida samarbeten kan ske, vilket gynnar alla parter.
