Projektgenomförande är den process där projektplanen genomförs. Det kan bland annat innebära att organisera resurser, ha möten, kommunicera gällande uppdateringar, producera en vara och att leverera resultatrapporter. Det är vid det här steget som personerna som är anställda inom projektet får sina listor över de ansvarsområden de kommer ha under projektets gång. Det är viktigt att projektledaren framför detta på ett tydligt sätt så att varje person vet vad som förväntas av hen och så att de gemensamt kan uppnå projektmålet. Projektgenomförandet sker samtidigt som projektet övervakas och kontrolleras, och är därmed inte frånskilt från detta.
Vad innebär Projektgenomförande?
Projektgenomförandet är det tredje steget inom projektledning, och består av flera olika beståndsdelar och faser. Steg ett och två innebär att initiera projektet samt att planera processerna. När dessa två steg är färdiga är det dags för projektgenomförandet! Det här steget ses ibland som ett av de viktigaste stegen, då det är här den konkreta projektkonstruktionen kommer ske samt presenteras för både kunder och intressenter. Projektgenomförandet är ofta den del som tar längst tid att att färdigställa, då det handlar om att göra färdigt det jobb som har definierats i projektplaneringen.
Projektgenomförandet består av tre huvudsakliga delar:
1. Organisera de som arbetar inom projektet.
2. Följa projektprocesser.
3. Kommunicera information till samtliga intressenter, beställare och teammedlemmar.
Ett vanligt problem som kan finnas när det kommer till att genomföra ett projekt är att det kan finnas en åtskillnad mellan de tänkta strategierna och själva genomförandet. Det finns dock både strategier och verktyg att använda sig av för att komma runt detta, och för att kunna föra projektet vidare framåt. Det är till exempel vanligt att det uppstår problem med att tillämpa strategierna i själva genomförandet, vilket i förlängningen kan leda till att projektmålen som har satts inte uppnås.
Vilka saker bör man tänka på vid projektgenomförande?
När det kommer till att genomföra ett projekt finns det några saker som kan vara bra att reflektera över, både innan, under tiden och efter projektet genomförts. Några av dessa saker kan vara följande:
• Tid. Hur mycket tid kommer behövas för att genomföra projektet, och hur kommer detta dokumenteras? Vilka uppgifter ska genomföras och vilken är den beräknade tidsåtgången för samtliga uppgifter? Vilka datum är det som gäller, och vad ska vara klart när?
Genom att ha koll på tiden, och de olika datumen, kommer man också få en bättre helhetsbild av projektet. Detta kan vara fördelaktigt både innan man börjar genomföra projektet, och under tiden man jobbar med det.
Det finns flera olika bra projektverktyg där man kan kolla på tiden som kommer spenderas på varje moment och kan kolla så att allt stämmer överens med projektplaneringen som har gjorts. Om någonting inte stämmer med planeringen har man dessutom möjlighet att justera det.
• Kostnad. Vilka kostnader kommer finnas inom projektet, och hur kontrolleras utgifterna inom organisationen? Genom att i förväg veta vilka utgifter som kommer finnas inom projektet kan man också jämföra dessa med den budget man har tillgång till och försäkra sig om att de överensstämmer. Om utgifterna skulle överstiga den planerade budgeten har man möjlighet att justera den ena eller den andra delen, till exempel genom att minska sina utgifter eller genom att se om man kan få tag i någon mer sponsor som kan bidra med pengar.
• Kvalitet. Projektkvalitet syftar ofta till hur pass väl projektet når upp till sina förväntade målsättningar och de tänkta resultaten. Detta ska kunna mätas på ett konkret sätt, till exempel i antal, mängd eller frekvens. Det kan i vissa fall även mätas på mer abstrakta sätt, som till exempel tillhandahållandet av vissa tjänster och lösningar. Kvaliteten kan kollas både under tiden man genomför projektet och när det är avslutat, för att se så att det håller sin tänkta standard.
• Förändring. Förändringar syftar ofta till en mängd olika processer eller procedurer som sker under projektets gång. Förändringar som sker kan både vara tänkta och ske ofrivilligt. De kan vara av både positiv och negativ karaktär, vilket innebär att de i vissa fall kan gynna projektet och i andra fall kan innebära problem eller potentiella risker för projektet. I de allra flesta fall går det att förstå förändringarna som nya förutsättningar för projektet, och så länge det går att anpassa sig efter dessa behöver det inte innebära några problem.
• Risker. Risker innebär potentiella framtida händelser som kan komma att ske, men som inte behöver göra det. Genom att identifiera riskerna i förväg, eller när de närmar sig, kan man också i vissa fall förebygga dessa eller hitta andra sätt att förhålla sig till dem på. På så sätt kan man minska deras eventuella negativa inverkan på projektet och projektgruppen.
• Problem. Problem är olika typer av dilemman som kan uppstå under projektets gång. Ofta behöver de inte vara särskilt dramatiska, utan kan gå att lösa på olika sätt. I andra fall kan de påverka möjligheten för projektgruppen att slutföra projektet och nå projektmålen, vilket kan innebära att en omstrukturering av projektet kan behöva göras.
• Godkännande. När projektet börjar närma sig sitt slutskede kan det vara bra att låta en testgrupp få ta del av det som har skapats för att se om de godkänner det. Genom att göra detta kan man mäta kvaliteten och se hur nöjda personerna i testgruppen är, vilket kan ge en indikation på hur kommande kunder och intressenter kommer mottaga projektresultatet.
• Kommunikation. Kommunikation är någonting som bör ske kontinuerligt i en projektgrupp, både inom gruppen, med projektledaren och med utomstående aktörer såsom intressenter och beställare. Genom att hålla alla parter uppdaterade om vad som händer blir också alla involverade i projektet och kan själva komma med input och återkoppling på vad de tänker om det, och eventuella önskemål de har.
• Återkoppling. Återkopplingen sker såväl internt som externt, och avser att olika personer ger respons och feedback på vad som har gjorts och vad som ska göras framöver. Det förutsätter ofta en växelverkan av kommunikation där flera parter är involverade.
Tio strategier för att lyckas genomföra projektet
För att kunna genomföra ett projekt på ett så framgångsrikt sätt som möjligt, finns det några olika strategier och förhållningssätt som kan vara bra att använda sig av eller ha i åtanke. Nedan kommer tio av dem nämnas och beskrivas:
1. Ha projektmålet i åtanke
När man påbörjar genomförandet av ett projekt kan det ibland kännas väldigt diffust, och det kan vara svårt att se hur de olika arbetsinsatserna ska leda fram till slutresultatet. Det är vanligt förekommande att det uppstår problem när man ska gå från koncept till implementering, vilket för det mesta beror på att målen är otydliga och arbetsbeskrivningarna är väldigt abstrakta.
Genom att se till att projektmålen är tydligt definierade, och att arbetsmomenten är tydliga och genomförbara kommer det underlätta enormt när det kommer till projektgenomförandet. När det finns en tydlig målsättning finns det också någonting konkret att sträva efter, vilket påverkar hela riktningen för det arbete som utförs. Det kan också göra så att själva arbetet som görs känns mer betydelsefullt, när arbetarna faktiskt vet vad de ska uppnå med det – och vad det kommer leda till i slutänden.
2. Se till så att inköpen görs av projektgruppen
Det kan ofta vara en bra idé att ha någon, eller några, anställda som är ansvariga för de inköp som ska göras. I vissa fall är det en chef eller motsvarande som bär ansvaret för detta, men det kan ibland vara mer effektivt att själva projektgruppen gör detta. Det är vanligt att varje anställd inom projektet har bäst koll på sitt eget ansvarsområde och vet vilka resurser och material som kommer behövas för deras specifika del av projektet, och när projektet är väldefinierat och det framgår tydligt vad som kommer behövas för att genomföra det kan det gynna hela arbetsgruppen.
Det kan ofta vara strategiskt att låta projektgruppen fatta beslut kring detta, då de många gånger har en djupare förståelse för hur deras specifika arbetsinsats och kunskaper kommer bidra till projektet som helhet. Det kan också vara fördelaktigt att varje person får en inblick i hur de andras arbete och kunskaper kommer verka inom projektet. Detta i sin tur kan göra så att projektgruppen får en bättre sammanhållning genom att alla parter inkluderas i processen och engagerar sig. Detta, tillsammans med samarbetsprojektledningsverktyg, är en metod som kan fungera för att se till så att projektgruppen jobbar som just en grupp – samtidigt som de hela tiden har fokus på projektmålen.
3. Försäkra er om att projektet uppnår sina mål
För att projektet ska uppnå sina mål krävs det både en bra projektplanering och projekthantering samt en kompetent projektgrupp som har förmåga att genomföra projektet på ett önskvärt sätt. Det kan både handla om att ha ett bra ledarskap, strategiska tillvägagångssätt, en bra företagshantering och en lämplig teknisk projektledning. Det är dock inte bara det tekniska och formella som är viktigt här, utan även det mellanmänskliga. Emotionell intelligens kan ofta vara avgörande för huruvida en projektgrupp hålls samman och slutför projektet eller inte, vilket gör det väldigt viktigt att ha en projektledare som är både självmedveten och har förmåga att kalibrera sig socialt. För att kunna leda en projektgrupp är det ofta grundläggande att ha en förståelse för sitt eget funktionssätt och de färdigheter man själv besitter. Rollen som projektledare är ofta väldigt viktig, vilket också innebär att projektledaren ofta måste vara flexibel och självreflexiv för att kunna utveckla sin roll och inverkan på projektet.
4. Skapa en bra projektgrupp
När projektgruppen sätts ihop är det oftast önskvärt att den är så bra som möjligt – både tekniskt, socialt, kompetens- och samarbetsmässigt. En bra projektgrupp kommer bidra med att leda projektet framåt, definiera vilka strategier som är lämpliga att använda sig av och samtidigt kunna göra anpassningar som krävs inom projektet för att optimera dess utfall. Projektledaren i sin tur kan även denne bidra med att anpassa sin vision efter projektgruppens input, för att på så sätt kunna nå något slags konsensus kring hur projektet ska genomföras på ett framgångsrikt sätt, vilka leveransdatum som bör gälla och vilka delar som är viktiga inom projektet. Genom att vara beredd att justera sin vision kan det också leda till att problem som annars hade uppstått kan undvikas.
En bra projektgrupp handlar med andra ord inte bara om projektgruppen som sådan och dess sammansättning – utan kanske framför allt om deras och projektledarens växelverkan med varandra. Genom att inputs och outputs kommer i rörelse och påverkar varandra på ett ömsesidigt sätt kan det leda till nya insikter såväl som en högre projektkvalitet.
5. Följ framstegen kontinuerligt
För att kunna se hur ett projekt ter sig är det ofta grundläggande att följa framstegen som görs kontinuerligt. Detta kan bland annat innefatta möten där olika delar av projektet diskuteras, samtidigt som programvaran som använts inom projektet utvärderas. Det är även i denna fas som man kan ha fokus på bland annat hur projektgruppens sammansättning är, hur de olika processerna går samt att kommunicera med olika parter som är intresserade av projektet såsom intressenter och beställare. Det är även viktigt att alla teammedlemmar inkluderas i den här processen så att alla har samma inblick i vad som händer inom projektet, hur det går och hur projektet kommer fortskrida.
När möten hålls kan de även användas till att bland annat etablera avtal, dokumentera handlingar, identifiera eventuella risker och problem som kan uppstå och att hålla alla teammedlemmar uppdaterade om projektets olika delar och deras roll i det. Det är även på möten som man kan återkoppla till sådant som har diskuterats på tidigare möten, såsom olika problem som uppstått tidigare och hur dessa hanterats och åtgärdats.
6. Förebygg risker
Att förebygga risker är både projektledarens och teamgruppens ansvar. Genom att utgå från projektgruppens samlade kunskaper och erfarenheter, lyssna på varandra och gemensamt komma fram till lösningar för att förebygga risker kommer man komma långt. I vissa fall kan det även komma värdefull information och kunskap från andra parter, såsom intressenter, vilken även denna är bra att ta tillvara på. Se till att vara lyhörda mot varandra och kom ihåg att ni är ett team som ska lösa problemen gemensamt. Se till att skapa en miljö där det är möjligt att ge input och där ni återkopplar om vad som gått bra, mindre bra och vad som eventuellt behöver åtgärdas eller förebyggas.
7. Var flexibla
Varje projekt är unikt, med sina fördelar och dilemman. För att kunna jobba framåt och överkomma eventuella hinder som uppstår längs vägen är det viktigt att alla parter är så flexibla som möjligt – både med sina föreställningar kring projektet, sin egen arbetsinsats och sin roll. Att kunna anpassa sig och att kunna korrigera projektet allteftersom är därmed en väldigt bra grej i många fall – särskilt när det gäller oförutsedda grejer. Anpassningarna som behöver göras kan handla både om prioriteringar, konkreta lösningar och samarbetssätt.
8. Jobba steg för steg
Även fast projektet har ett slutmål som är det färdiga resultatet av allas arbetsinsatser, så finns det alltid flera målstolpar innan dess! Att genomföra ett projekt handlar alltid om att jobba steg för steg, det är omöjligt att göra allting på samma gång. Av den anledningen bör det också uppmärksammas när varje steg är uppnått.
Genom att fira detta på olika sätt skapas en positiv stämning i projektgruppen, samtidigt som gruppen kan komma närmre varandra när arbetarna konkret kan se vad de faktiskt åstadkommit tillsammans. Det kan också göra så att teammedlemmarna blir mer motiverade till att fortsätta göra bra ifrån sig, och kan se varje enskild mållinje som en vinst i sig – samtidigt som den är en indikation på att slutmålet närmar sig. I och med att projekt i vissa fall pågår under väldigt lång tid kan det dessutom vara ett uppskattat avbrott i vardagen att kunna ta en paus och fira lite grann.
9. Var ett team
Ett team består inte primärt av de olika individerna som är med i gruppen, utan av ett kollektiv som gemensamt skapar själva projektgruppen. Av den anledningen är det extra viktigt att samarbeta med varandra och att lyfta upp sina medarbetare. Bekräfta och uppmärksamma det som de andra har gjort bra och visa uppskattning för ert gemensamma samarbete.
Bakom varje framgångsrikt projekt är det alltid en samarbetande projektgrupp som har jobbat för att nå ett så bra resultat som möjligt – både när det gäller gruppens sammanhållning, inkludering och samarbete, och när det gäller de olika arbetarnas utrymme att utföra sitt arbete på ett önskvärt sätt. Att vara en grupp innebär både att ingen enskild individ själv kan ta på sig rollen att slutföra projektet – likväl som ingen gruppmedlem ska lämnas utanför.
10. Fokusera framåt
Misslyckanden händer, och är en del man får räkna med – samtidigt som det så klart inte ska få en att tappa motivationen för att genomföra projektet. Istället för att fastna vid något som inte gick som det tänkt är det bättre att försöka förstå det som hänt som nya omständigheter att jobba från. Hur kommer man vidare härifrån? Låt misslyckandet få finnas – men se också till att snabbt komma vidare därifrån. Om man fastnar i någonting negativt som har hänt är det även lätt hänt att det leder till ytterligare stagnation. Att någonting inte blev som det borde behöver inte vara hela världen och går nästan alltid att fixa till, på ett eller annat sätt. Det kanske kommer behövas lite omplanering och omstrukturering, men det går att ordna. Var ett team, var flexibla, jobba tillsammans och ta ett steg i taget.
Det är ett faktum att organisationer och projektgrupper som har sitt fokus på att anpassa sin vision efter de nya förutsättningarna har en större sannolikhet att lyckas genomföra ett framgångsrikt projekt. Istället för att se det som hänt som en begränsning bör man därför fråga sig vilka möjligheter detta öppnar upp för. Ibland kan det vara helt oväntade saker som man förut inte alls haft i åtanke, men som nu blivit en reell möjlighet att testa.
