I ett projektmöte träffas projektgruppen för att gå igenom viktiga punkter vad gäller det aktuella projektet man arbetar med.
Projektmöte syftar till att ge information, statusuppdateringar och lösa eventuella problem.
Projektledaren planerar och skickar kallelse när det är dags för möte och ser till så att det har ett tydligt syfte med agenda.
Vad är Projektmöten?
För att få ihop ett bra samarbete och starka resultat i ett projekt så behövs struktur och ordning under projektets gång.
Med hjälp av projektmöten som sker kontinuerligt under hela projektet kan man öka effektiviteten, lösa problem och dela med sig av statusuppdateringar.
Det finns olika sorters projektmöten och beroende på vad man vill förmedla till sin projektgrupp eller andra intressenter så kan det vara lämpligt att klassificera vilken typ av möte man vill hålla:
• Kickoffmöte; ett möte som hålls i början av ett projekt för att introducera alla projektmedlemmar till projektet och varandra
• Gruppmöte; ett möte som hålls sporadiskt under projektets gång för att gå igenom projektet, problem och lösningar
• Förändringsmöte; ett möte där förändringar i projektet diskuteras
• Statusmöte; ett möte där man behöver en statusuppdatering om hur det står till i projektet
Kickoffmöte
Ett kickoffmöte hålls innan ett projekt officiellt påbörjats och är till för att presentera projektet till alla projektdeltagare och intressenter.
Man kan säga att en projekt kickoff blir den officiella starten på projektet.
Kickoffen kan delas in i olika delar, där projektledaren först träffar projektgruppen och sedan projektets beställare eller kund separat.
Efter att projektledaren diskuterat med projektgruppen och kunden så kan det officiella mötet hållas där både gruppen och kunden deltar.
En kickoff kan man hålla på en annan plats än arbetsplatsen så att projektgruppen kan träffas i en ny och neutral miljö.
Det kan vara så att många i projektgruppen träffas för första gången och det är viktigt att man får en bra start på projektet genom att projektmedlemmarna lär känna varandra.
Det är därför vanligt att man gör olika gruppaktiviteter efter att projektet presenterats. Man vill ha ett bra samarbete under projektets gång och man vill också att projektets mål och syfte ska vara tydligt.
Därför är det också viktigt att kunden är med så att kunden kan presentera sig själv och projektets mål.
Projektmedlemmarna ska alla få en bra och tydlig uppfattning av projektet och kan efter kickoffen sätta igång med arbetet.
Gruppmöte
Gruppmöten är de möten som man har löpande under projektets gång. Det handlar om att material ska redovisad för de andra projektdeltagarna, att en milstolpe är uppnådd, eller att man vill lösa ett problem som uppstått.
Dessa möten sker under projektets gång och det är nyttigt för alla i projektet att träffas tillsammans och diskutera.
Mötet ska fortfarande ha ett syfte och en agenda och beroende på vilket typ av projekt man arbetar med så kan längden och förekomsten av mötena variera.
Förändringsmöte
Ett möte som handlar om förändring syftar till att ta upp viktiga beslut som ska eller har skett i projektet.
Det kan innebära att förändringar måste ske och alla i gruppen behöver informeras om detta och få ge sin åsikt.
Det kan vara så att man stött på ett problem eller få ny information av kunden och förändringar behöver därför göras för att kunna uppnå projektets mål.
Under ett sådant möte kan också kunden eller andra personer av högre position i verksamheten delta i mötet och ge vidare information.
Möte för statusuppdatering
Om du planerar ett möte där endast uppdateringar och status ska redovisas så kan du börja med att sätta mål för mötet.
Om du vet vad du vill uppnå med målet, vad du vill ta reda på och vad du vill uppdatera de andra om så vet du med säkerhet om du uppnått det eller inte efter att mötet är slut.
Man märker snabbt att möten inte går som de ska om man inte sätter mål för vad man vill uppnå med mötet.
Det märks på både projektledaren och projektgruppen och efter mötet inser man att man har slösat allas tid istället för att åstadkomma något givande för projektet.
Agenda
Vidare behövs en agenda för mötet och där presenteras vad som ska ske under mötet. Vem ska uppdatera om vad, vem ska diskutera vad.
Där noterar man också hur lång tid varje uppdatering eller diskussion ska vara och på så sätt kan man effektivisera möten genom att följa schemat.
Agendan kan man skapa 2–3 dagar innan mötet och då även dela den med resten av projektgruppen så att de vet vad som ska ske och om de behöver presentera något angående det som de arbetar med.
Lättillgänglig dokumentation
Om du ska presentera något till projektgruppen i dokumentform så bör du se till att texten är lättläslig och kortfattad.
Det lönar sig inte att skriva ner ett dussintalsidor med onödig information som projektgruppen kan ta del av på annat sätt, istället så ska den mest kritiska och nödvändiga informationen som är relevant för mötet finnas kortfattad på några sidor.
Meddela icke deltagande
I alla möten brukar alla i projektgruppen delta men det kan finnas undantag och detta ska i så fall meddelas till projektledaren så att han eller hon kan anpassa agendan.
I ett fåtal möten kan man behöva deltagande av någon i styrelsen eller av högre position i verksamheten. Det kan handla om uppdateringar om projektet som är kritiska för andra intressenter utöver projektgruppen att ta del av.
Hur anordnar man projektmöten?
Projektmöten är väldigt viktiga för ett projekt men de måste gå till på ett bra och effektivt sätt.
För att få ihop projektmöten som ger resultat så behöver man tänka på ett flertal saker.
Kallelse
En kallelse är den information som man ger till projektmedlemmarna om att ett möte ska äga rum.
Du kan använda dig utav olika mallar för en kallelse eller så kan du hålla det kort och bara informera om tid och plats.
Om du använder dig utav någon programvara för projektet så finns det ofta en funktion för att skicka ut notiser eller meddelanden till alla som är med i gruppen och du kan på så sätt informera om nästa möte.
Agenda
En tydlig och välplanerad agenda är nyckeln till ett lyckat projektmöte.
Du som projektledare måste ha ett syfte med varför du ska träffa din projektgrupp och vad det är ni ska gå igenom.
Alla som är med på mötet ska ha ett syfte med sin närvaro och bidra till diskussioner, lösningar eller uppdateringar om projektet.
En agenda kan följa en enkel mall eller så kan agendan skapas utifrån projektet beroende på hur långt in i projektet man är. Verksamheten kan också ha tidigare mallar för liknande projekt som kan användas om man är osäker.
Agendan ska skickas ut till projektgruppen i god tid innan mötet så att alla kan förbereda sig.
Om projektmedlemmar kommer oförberedda så kan det bero på att det inte har varit tydligt vad som ska vara färdigt eller uppdateras om inför detta mötet.
Om någon inte har skött sin uppgift så är det viktigt att dubbelkolla att det faktiskt är så eller om det har varit på grund av brist på information från ett tidigare möte.
Du som projektledare kan ge dina projektmedlemmar förslag och vägledning på vad de bör ta upp inför nästa möte och vad du förväntar dig av dem.
Protokoll
Ett protokoll används för att dokumentera mötet medan det pågår.
I ett protokoll noteras datum och tid samt vilka som närvarar. Det noteras vad som togs upp och vad som behöver fixas till nästa möte.
Om det har varit flera möten tidigare så gås det gamla protokollet igenom för att se om något skulle ha lösts sedan förra mötet.
Detta kan sedan överföras till agendan för nästa möte.
Det kan också vara bra att skriva ner vilken dokumentation eller rapport som har med mötet att göra så att det blir lättare att hålla reda på alla dokument.
I stora projekt kan det bli många möten och dokument och till slut svårt att hålla reda på vilket papper som hör till vilket möte.
Tips inför möten
För alla projektmöten är det viktigt att du håller tidsschemat så att mötet startas och avslutas i tid.
Se till att påminna alla i projektgruppen när mötet startar så att alla är i tid, om projektgruppen behöver vänta på en person länge så kan stämningen bli dålig redan från start.
Se också till så att mötet hålls på en plats där alla känner sig bekväma. Alla ska kunna höra varandra, temperaturen ska vara lagom och alla bör ha något att dricka.
Beroende på vad det är för möte så kan man också erbjuda fika.
Alla bör också veta om de behöver ta med sig något som datorer, anteckningsblock eller pennor.
Lös vad-frågor, inte hur-frågor
Det är viktigt att ha i åtanke att det aktiva arbetet för projektet ska ske utanför projektmötet.
Under projektmötet ska man inte sitta och göra uppgifter för projektet utan i projektmötet ska man fokusera på diskussion, kommunikation och problemlösning.
Själva arbetet för projektet ska ske utanför projektmötet och om någon i projektgruppen behöver hjälp med en specifik uppgift eller aktivitet så kan han eller hon ta upp det på mötet för att få förslag för att sedan på egen hand lösa det efter mötet.
Om personen behöver mer hjälp så kan han eller hon efteråt diskutera med projektledaren och få vidare hjälp.
Mötesfrekvens
Möten ska också anordnas baserat på projektgruppens eller projektledarens behov av att uppdatera, ge information eller lösa problem.
Om det inte är något specifikt som ska tas upp under mötet så bör man inte ha mötet utan man ska istället vänta tills man har ett syfte eller mål med att mötas.
På så sätt behöver man inte slösa projektmedlemmarnas tid och det är inte nödvändigt att träffas bara för att träffas.
Kommunikationsverktyg
Det är också bra att använda sig utav andra kommunikationsmedel som projektportal, mobilapplikationer eller programvaror för att dela med sig av information.
På så sätt kan man ge information till alla i projektgruppen utan att behöva sammankalla alla till ett möte.
Idag är det också många som arbetar på distans eller på olika platser och till och med länder så det är inte alltid möjligt att träffas på grund av tidsskillnader eller helt enkelt distans.
Det är därför en stor fördel att använda sig utav något program eller en applikation för att där samla all information om projektet. Alla i projektgruppen kan dela på en mapp och se tidsplanen, aktiviteter och mål. Där kan man också dela med sig av information direkt till andra medlemmar eller alla i gruppen.
Teknik för att underlätta projektmötet
Om det finns verktyg och teknik som kan hjälpa dig under mötets gång så kan det vara värt att använda det. På så sätt kan man spara tid och effektivisera mötet.
Man kan exempelvis använda sig utav en projektor med en presentation så att alla kan se vad agendan är för mötet och man kan också låta andra använda varsin dator eller surfplatta för att i realtid göra anteckningar som direkt sparas till alla medlemmars mapp.
På så sätt kan man också minska användningen av papper som efteråt brukar glömmas bort eller slängas.
Involvera alla
Under mötets gång så vill du som projektledare se till att alla får prata och presentera något om sitt arbete eller om de har något problem.
Det ska vara tydligt vem som ska prata när och vilken roll de har. När mötet närmar sig sitt slut så bör man sammanfatta mötet snabbt och påminna om när nästa möte kommer hållas och vad som ska ordnas inför nästa möte.
Om det är mycket som man behöver ha koll på inför nästa möte så kan man istället informera gruppen om var de kan ta del av informationen, exempelvis i den applikation eller det program som man redan använder sig utav.
Vad är fördelen med att ha projektmöten?
Det finns många fördelar med att hålla projektmöten med sin projektgrupp, oberoende av
• vilket typ av projekt det är,
• hur lång varaktighet projektet har eller
• Hur stort det är
Informationsutbyte mellan alla i projektgruppen
När man har projektmöten så öppnar man upp för informationsdelande bland alla i projektgruppen.
Det kan vara så att alla i projektgruppen inte alltid sitter tillsammans eller ens är i samma byggnad. Många projektgrupper jobbar utspritt på olika platser och ett projektmöte är ett perfekt tillfälle för alla att dela med sig av information om projektets status, milstolpar som uppnåtts eller problem som man stött på.
Det är viktigt att man tar den tiden för att se till att alla är på samma spår och på väg mot projektets resultat.
Man kan också snabbt identifiera om det är obalans i projektet eller om något måste åtgärdas så att inte fler problem uppstår.
Uppmuntrar till samarbete
En annan fördel med projektmöten är att de uppmuntrar till samarbete. Under ett möte får projektdeltagarna möjligheten till att brainstorma, diskutera och ge förslag till varandra.
En person kan ha stött på ett problem och kan få hjälp från sin projektmedlem.
En annan kan ha identifierat ett problem som projektet kan riskera stöta på och man kan tillsammans arbeta på en lösning.
Om man har mötet tillsammans med sin kund eller en annan person av högre position i verksamheten så kan man få feedback eller vidare information om budget, tidsplan eller resultatet som ska uppnås som kan vara hjälpsamt för alla i gruppen.
Det kan också finnas tankar som uppstått bland medlemmarna som kan vara bra att dela med sig av.
Spar tid
Fördelen med projektmöten är också att projektledaren kan spara tid genom att på mötet träffa alla projektmedlemmar på en gång och gå igenom viktig information istället för att individuellt meddela varje projektmedlem om ny information.
Projektmedlemmar kan också känna sig tryggare med hjälp av projektmöten där de får diskutera med andra kollegor och även med projektledaren.
Projektledaren ska se till att stämningen under mötet är tryggt och känns givande för alla medlemmar och efter att mötet är avslutat ska alla känna att de vet hur de ska fortsätta i projektet. Det kan hjälpa projektledaren om han eller hon får feedback efter mötet så att man vet om mötet var givande eller inte för alla.
Under projektmötet ska alla också få möjligheten att prata och uppdatera om sitt arbete så att de andra medlemmarna bättre känner till andras status, vilket i många fall kan påverka deras egna arbete.
Om man arbetar med ett stort projekt med många projektmedlemmar så kan det vara svårt att veta vad andra gör och mötet blir en chans för alla att få bilden av projektets status mer tydligt.
Underlättar beslutsfattandet
Projektmötet kan också ge en möjlighet för projektledaren att kunna fatta viktiga beslut tillsammans med alla projektmedlemmar. Med hjälp av gruppens förslag så kan projektledaren fatta beslut och samtidigt informera alla om hur man ska fortsätta i projektet.
Om projektledaren också identifierat problem eller risker med projektet så är det ett bra tillfälle att dela med sig av det till alla i gruppen.
Med hjälp av projektmöten får alla en bra inblick i projektet och det ger också alla projektmedlemmar en chans att diskutera öppet. Möten ska planeras i detalj av projektledaren så att man ser till att mötet har ett tydligt syfte för alla som deltar.
