Projektledare har ett stort ansvar på sig när det är dags att leda ett projekt till ett lyckat resultat. Under projektets gång kan en projektledare uppleva att kompetens och kunskap saknas och det kan vara svårt att få ihop projektet utan rätt resurser. Med hjälp av referensgrupper kan en projektledare och ett projekt få det stöd som behövs för att skapa ett resultat som kunden blir nöjd med genom att kombinera projektgruppen med externa specialister.
Vad är en Referensgrupp?
I alla verksamheter och projekt arbetar man ofta utifrån olika grupper. Man brukar kalla det projektorganisation och en projektorganisation består av flera enheter där referensgrupp är en av dem.
De andra grupperna i en projektorganisation är vanligtvis:
• Projektägare
• Projektbeställare
• Styrgrupp
• Projektledare
• Referensgrupp
• Projektdeltagare
• Linjechefer
• Sponsorer
I olika organisationer så kan man använda sig utav olika grupper och de kan också komma att kallas olika saker. Syftet är att dela upp roller och personer i grupper och förtydliga vilka grupper som har fokus på vad. Det blir då lättare att kommunicera mellan olika grupper och hålla reda på olika arbetsuppgifter. Det blir också tydligare att ta ansvar för sina egna uppgifter och härleda problem till specifika grupper så att man på ett mer effektivt sätt kan lösa problemen.
Referensgruppen ger stöd till projekt och projektledare genom att bidra med kompetens och kunskap. Den fungerar som en rådgivare och kan under projektets gång bidra med idéer, förslag och synpunkter. Referensgruppen kan bestå av en eller flera personer som är specialister på olika områden. Beroende på vad ett projekt handlar om så kan man sätta ihop en referensgrupp med specialister på just de ämnen som projektet kan dra nytta av.
En referensgrupp ger också stöd och synpunkter i beslut som ska fattas i projektet men referensgruppen har ingen direkt formell beslutsrätt i projektet utan förmedlar endast sin kunskap och feedback. Projektledaren kan välja om referensgruppen behövs eller inte när ett beslut ska fattas men det är en stor fördel att alltid ha med referensgruppen i beslutsfattande även om referensgruppen inte alltid har en aktiv roll i projektet.
Det är projektledaren som sätter ihop en referensgrupp innan projektet påbörjas baserat på det stöd som projektledaren bedömer att projektet kan komma att behöva. Referensgruppen kan komma att bestå av specialister, potentiella kunder, testare och till och med jurister, revisorer och fackliga företrädare. Det beror alltså helt och hållet på projektet och det som passar projektet bäst. Projektledaren vill se till att en unik referensgrupp sätts ihop som kan bidra med värdefull information till projektet under projektets gång så att man kan uppnå ett lyckat resultat.
Hur fungerar en referensgrupp?
En projektledare kan välja att sätta ihop sin egen referensgrupp genom att välja ut specialister som redan arbetar inom organisationen. Chefer och projektledare har vanligtvis bra koll på sina medarbetare och kollegor och vet vilka som hade passat in i referensgruppen. Referensgruppen blir då också stark eftersom att personerna redan arbetar i organisationen och känner till den väl. De vet hur kommunikationen och samarbetet ska gå till och känner till alla aspekter av organisationen så att arbetsflödet kan bli mer effektivt under projektets gång.
Man kan också välja att ta in konsulter och externa referensgrupper för rådgivning och synpunkter när ett projekt påbörjas. Om en verksamhet har för många projekt eller inte många projekt alls så kan det löna sig att ta in externa specialister som kommer för att ge stöd medan ett projekt pågår. Efter att projektet avslutas så upphör också arbetet mellan projektet och referensgruppen. Om samarbetet gick bra till så kan referensgruppen användas igen i framtiden om man anser att ett framtida projekt har liknande behov som det tidigare projektet.
Externa referensgrupper kan också behövas om verksamheten inte har de specialister som behövs för projektet. Det kan vara så att ett nytt projekt påbörjas där det finns behov av nya kompetenser som verksamheten ännu inte har och därför kan det vara bättre att ta in en extern referensgrupp som redan har den kompetensen man söker istället för att anställa nya medarbetare till verksamheten.
Under projektets gång
När man väl har sin referensgrupp, antingen intern eller extern, så ska referensgruppen ge sitt stöd och sina synpunkter under projektets gång. Det som ofta sker är att projektledaren arbetar parallellt med sin projektgrupp och referensgruppen. Det första projektledaren måste se till är att referensgruppens kompetens matchar det behovet som projektet har. Projektledaren behöver ha gjort ett förarbete innan projektet påbörjats där det specificeras vilken kompetens och kunskap som behövs från referensgruppen. När projektet väl påbörjats så kan projektledaren ta ett första möte med referensgruppen för att se till att det som behövs finns där.
Projektledaren kan sedan ha ett möte med både projektgruppen och referensgruppen tillsammans och där också presentera projektet till båda. Alla projektdeltagare kan diskutera och komma överens om vilka mål och planer man har för projektet så att det är tydligt för alla. Det är viktigt att alla inom projektet får en god start och känner sig bekväma med varandra så att det inte uppstår problem med kommunikationen senare. Projektledaren bör i det första mötet förtydliga hur kommunikationen ska ske mellan grupperna och även hur all information ska dokumenteras.
Efter att projektet påbörjats så är referensgruppen inte aktivt deltagande i projektet utan det är projektledaren och projektgruppen som möter upp referensgruppen exempelvis veckovis eller månadsvis för att sammanfatta hur det går för projektet och även ta upp viktiga beslut som har fattats eller ska fattas. Referensgruppen ger sin feedback och stöd under dessa möten och projektledaren tar med detta till projektet för att diskutera vidare med sin projektgrupp igen.
Referensgruppen kan också ha sina egna intressenter och intressentgrupper som de förmedlar vidare information till. Det kan vara andra grupper inom verksamheten som också har nytta av projektet och projektets resultat och referensgruppen ger där uppdateringar om hur det går för projektet och vad de bidragit med.
Hur får man ihop en effektiv intern referensgrupp?
En intern referensgrupp bör bestå av specialister och personer som har intresse av ett projekt. Det betyder att referensgruppen sätts ihop innan ett projekt påbörjas och det är oftast projektledaren som väljer ut personen eller personerna som ska representera referensgruppen. Projektledaren väljer ut personerna baserat på vad projektet handlar om och vilka som projektets resultat kommer att påverka. Om en projektgrupp exempelvis ska utveckla en mobilapplikation för personer som gillar att shoppa så kan referensgruppen bestå av några potentiella användare av applikationen, alltså personer som tycker att det är roligt att shoppa eller som shoppar ofta. Dessa personer kan då ge projektledaren bra synpunkter och feedback på projektets olika delmoment och utveckling medan projektet pågår.
Om ett projekt är väldigt viktigt för verksamheten och kunden, det kan till exempel handla om ett projekt där kostnaderna rör sig runt miljoner kronor och stora investeringar sker från många olika håll, så kan kunden också vara med i referensgruppen. På så sätt kan projektledaren känna sig säker i att kunden är med i projektets utveckling och hela tiden ger förslag och är med i beslutsfattandet. Att ha med viktiga nyckelpersoner i referensgruppen kan vara en stor fördel och om det finns möjlighet till att få med sådana nyckelpersoner som exempelvis kunden eller projektbeställaren så kan man ta del av värdefull information som kan göra stor skillnad för projektet.
Om en projektledare ska sätta ihop en referensgrupp för första gången så kan det vara svårt att veta exakt vad det är som behövs. Projektledaren börjar som tidigare nämnt bygga ihop referensgruppen innan projektet påbörjats och projektledaren bör redan då ha en stor del av projektplanen färdig. I projektplanen specificerar projektledaren vanligtvis aktiviteter för projektet och det är i dessa aktiviteter man ofta nämner vad som behövs för att uppnå milstolpar i projektet. Projektledaren kan använda dessa behov för att se vilka specialister som skulle kunna behövas i referensgruppen som stöd för projektet.
Extern eller intern referensgrupp
Det kan ibland vara svårt för en projektledare att veta om det är bättre att bygga upp en intern referensgrupp för projektet eller temporärt anlita externa specialister. Projektledaren kan basera detta på sin verksamhets egen förmåga och vilka resurser det finns att använda. Projektledaren kan ställa sig själv följande två frågor för att hjälpa avgöra om en intern eller extern referensgrupp är bäst:
• Vilka specialister behöver projektet stöd av?
Har verksamheten de specialister som projektet är i behov av och är det tillräckligt för att projektet ska få det stöd som det behöver? Projektledaren behöver ha en god insikt i verksamheten för att besvara denna frågan, alternativt ta hjälp från andra medarbetare för att se om den kompetensen som behövs för projektet går att hitta i verksamheten.
Även om projektledaren vet vilken kompetens som behövs för projektet så kanske den inte finns i verksamheten. Detta kan bero på att projektet täcker ett nytt område och en ny kund vilket gör att den kompetensen som är nödvändig för projektet saknas. Om den inte går att hitta inom verksamheten så är det bättre att hitta den externt så att man är säker på att det som behövs för projektet finns att utnyttja under projektets gång.
• Har verksamheten de resurser som behövs för att sätta ihop en referensgrupp?
Projektledaren är i behov av specialister och personer med kompetens som kan ge sin tid och energi för att ge projektet stöd, men även om dessa personer finns inom verksamheten, har de tid att ge sitt stöd till projektet? Projektledaren behöver först och främst identifiera personerna som kan vara med i referensgruppen men måste även se om de har tid att delta i möten, diskussioner och effektivt lägga ner energi på projektet när det behövs. Det är viktigt att dessa personer aktivt ger sitt stöd när det väl behövs så att projektet kan uppnå ett lyckat resultat och om de inte har tid så bör projektledaren istället hitta specialisterna externt.
Problem som kan uppstå
Att använda sig utav referensgrupper är en stor fördel för många projekt och många har upplevt att de uppnått mer lyckade resultat tack vare användningen av referensgrupper men det finns dock problem som kan uppstå som en projektledare behöver bara förberedd på.
Referensgrupper ska bestå av personer och specialister som kan gynna projektet och ge de förslag och synpunkter som projektet är i behov av. Om en referensgrupp dock sätts ihop slarvigt, exempelvis under tidsbrist eller med fel sorters specialister, så finns det en risk för att personerna i referensgruppen inte gör sitt bästa för projektet och istället blir ett hinder för projektet. Projektledaren måste också kunna separera vilka kompetenser som redan finns i själva projektgruppen så att inte samma specialist finns i referensgruppen. Då kan det uppstå oenighet under möten mellan dessa personer. Det projektledaren vill se till är att referensgruppen är fylld med specialister som kan ge ett annat perspektiv eller som är specialister på områden som möjligtvis saknas i projektgruppen och som referensgruppen kan fylla ut.
Det är upp till projektledaren att sätta ihop referensgruppen och detta är ett stort ansvar men nödvändigt för att ge projektet det stöd som behövs. Om projektledaren har problem med att få ihop en bra referensgrupp så kan han eller hon ta hjälp av andra projektledare, chefer eller till och med sin projektgrupp.
Det är också upp till projektledaren att se till att möten och diskussioner med referensgrupper går till på ett organiserat och effektivt sätt under projektets gång. Även om projektledaren sätter ihop en bra referensgrupp så betyder det inte att referensgruppen automatiskt gör allt arbete och ger det stöd som projektet behöver utan det är upp till projektledaren att se till att exempelvis veckovisa möten sker med projektgruppen.
På mötena diskuterar man projektets utveckling och vilka förbättringar som kan göras, vad projektgruppen känner att de behöver hjälp med och vilka beslut som behöver fattas. Referensgruppen behöver också all nödvändig information om projektet så att de på ett rättvist och korrekt sätt kan ge förslag och synpunkter på projektets utveckling. Projektledaren bör därför se till att ge rapporter och uppdateringar om projektet medan det pågår så att referensgruppen alltid vet projektets status.
Vad är fördelarna med en referensgrupp?
I många projekt gör det enorm skillnad att använda sig utav en referensgrupp. Det kan vara skillnaden mellan ett lyckat och misslyckat resultat och desto mer erfarenhet man har av referensgrupper desto mer effektivt kan man använda sig utav deras kunskap och kompetens.
Referensgrupper består av specialister som är till för att ge stöd till projektet under projektets gång. Detta är just referensgruppens styrka, att de är specialister på sitt område och detta är något som projektledaren kan dra stor nytta av under projektets gång.
Om man har interna referensgrupper så betyder det att man har erfarna och kompetenta medarbetare som känner verksamheten väl och kan ge ett stort stöd till projekten som pågår inom verksamheten. När man använt sig utav referensgrupper under en längre tid kan man bygga upp en stark kedja av kommunikation och flöde av kunskap som gynnar både projekten och verksamheten.
Om man väljer att använda sig utav externa referensgrupper så kan man både spara resurser och tid. Eftersom att det kan ta lite tid att träna upp sina interna referensgrupper och få in en fungerande och effektiv strategi så kan det vara mycket mer värt att ta in en extern referensgrupp som redan vet hur man hanterar situationen på ett effektivt sätt. Med externa referensgrupper kan man alltså snabbt få in det stöd som ett projekt är i behov av.
Referensgrupper ger stöd till projektet i form av kunskap, förslag och synpunkter vilket kan vara väldigt värdefullt för projektledaren och projektet. De synpunkter och förslag som referensgruppen ger kommer från ett utomstående perspektiv vilket kan hjälpa projektet vid exempelvis beslutsfattande. Referensgruppen kan också bestå av potentiella kunder, användare och köpare vilket gör deras feedback väldigt användbar för projektets utveckling. Detta kan vara feedback som projektet egentligen skulle ha fått mycket senare i projektets utveckling, exempelvis under testning, så med en referensgrupp kan projektet få nödvändig och kritisk information mycket tidigare vilket ger projektet en stor flexibilitet.
När det sker möten med referensgruppen och projektgruppen eller projektledaren så kan man dela viktig information med varandra och samtidigt ge förslag som kan hjälpa projektets utveckling vilket innebär att man hela tiden har en aktiv kommunikation genom projektets gång. Personerna i referensgruppen är objektiva men de har inte aktiv beslutsrätt för att till exempel kunna fatta ett beslut om hur man ska gå tillväga i projektet när ett problem uppstår utan referensgruppen ger endast sitt stöd och sin professionella åsikt vilket kan vara precis det som projektledaren behöver.
Det är viktigt att projektledaren inte sätter ihop en referensgrupp som är alltför lik de specialister och den kompetensen som redan finns i projektgruppen eftersom att detta endast hade lett till redundans av kunskap och kanske till och med oenighet när man har diskussioner med både projektgruppen och referensgruppen tillsammans. Projektledaren ska fokusera på att sätta ihop en unik och stöttande referensgrupp som blir nyckeln till att värdefull information och feedback från ett externt perspektiv kan komma fram under projektets utveckling och som kan hjälpa alla inom projektet att uppnå ett lyckat resultat som kunden kan bli mycket nöjd med.
