När det kommer till tillverkning av produkter och utveckling av dem är det viktigt att prissättningen för produkten står i relation till vad kunderna är beredda att betala samtidigt som den ska generera vinst.
Produkten i fråga måste kunna betala för sig själv och samtidigt ge företaget en vinst.
Skapar en bild av produktkostnaden
Det är mycket viktigt att få en bild av hela kostnaden för en tillverkningsprocess. Utan denna form av analys kan du inte bedöma hur lönsam en produkt kommer att bli och hur du ska anpassa tillverkningsprocessen i fråga. Du måste helt enkelt ta reda på vad produkten som ska tillverkas kommer att kosta företaget i längden och på kort sikt.
Det bästa sättet för att ta reda på detta är genom att använda sig av en så kallad självkostnadskalkyl.
Självkostnadskalkylen ger dig en bild över hur kedjan kommer att se ut och vilka kostnader som produkten måste stå för i slutändan. En självkostnadskalkyl består av fem olika typer av kalkyler; Periodkalkyler, Orderkalkyler, Produktkalkyler, Stegfördelning och ABC-kalkyler.
Alla dessa olika former av kalkyler fyller en viss funktion, men alla kretsar kring att förtydliga olika former av kostnader för en produkt i tillverkningskedjan.
Vad är en Självkostnadskalkyl?
En självkostnadskalkyl är en metod för att ta reda på en produkts totala kostnader. En självkostnadskalkyl måste göras för att kunna prissätta en produkt på ett korrekt sätt som inte leder till att företaget som tillverkar produkten går back. En självkostnadskalkyl används till största delen för långsiktiga analyser och prissättningsbeslut.
För mer långsiktiga bedömningar är det självkostnadskalkylen man använder, och för kortsiktigare bedömningar kan en så kallad bidragskalkylering vara ett bra alternativ. När du gör en sådan kalkyl kallas alltid produkten i fråga (även om det inte är en fysisk produkt) för kostnadsbärare.
En kostnadsbärare kan alltså vara både en fysisk produkt/vara och en tjänst.
Företagets kostnader fördelas på dessa kostnadsbärare, och denna fördelning måste vara rättvis på så sätt att produkten eller tjänsten verkligen bär sina egna kostnader.
En självkostnadskalkyl består av fyra fördelningsnycklar som alla berör olika kostnadsområden:
MO – Materialkostnader
TO – Tillverkningskostnader
FO – Försäljningsomkostnader
AO – Administrationsomkostnader
I en sådan kalkyl använder man sig även av begreppen indirekta och direkta kostnader.
Direkta kostnader
De direkta kostnaderna är rörliga och är sådana som direkt kan sammankopplas med produkten/tjänsten i fråga. Alltså exempelvis:
- dM. Direkt material. Materialet som använts för framtagningen av produkten.
- dL. Direkt lön. Lönekostnaden som är nedlagd på att framställa produkten.
- Patentkostnader för produkten
- Provisionsbaserad försäljning för produkten
Indirekta kostnader
De indirekta kostnaderna kallas ofta för fördelade kostnader, omkostnader eller samlingsnamnet overheadkostnader. Dessa är alltså samma som fördelningsnycklarna ovan.
- MO. Materialomkostnader = Kostnader i samband med materialprocessen före tillverkningen. Kan som exempel vara lagerkostnader, löner till inköps- och lagerpersonal, svinn.
- TO. Tillverkningsomkostnader = Kostnader som normalt uppstår i eller kring själva produktionsprocessen. Kan vara driftskostnader för maskiner, löner till konstruktions- och planeringspersonal, avskrivningar på maskiner och lokaler, svinn och kassationer.
- FO. Försäljningsomkostnader = Kostnader som uppstår i samband med försäljningsprocessen. Löner till säljare och marknadsförare, reklam. mässkostnader, resekostnader, bilkostnader.
- AO. Administrationsomkostnader = Kostnader för övergripande stabsfunktioner. Exempel på detta är kostnader för ekonomi- personal- och företagsledning, datorsystem, kontors- och förbrukningsmaterial, revision och styrelsearvoden.
- AFFO. Affärsomkostnader = Det är inte alltid så lätt att skilja kostnader inom områdena FO och AO åt, inte heller nödvändigt eftersom båda använder företagets totala tillverkningskostnad som fördelningsbas. Därför är det vanligt att företag slår samman dessa båda omkostnadsområden och kallar det AFFO, affärsomkostnader.
Periodkalkyl
Periodkalkylen är en av de fyra huvudgrupperna som hör till självkostnadskalkylen. Periodkalkyler kan användas av företag som arbetar med serietillverkning eller företag som arbetar inom processindustrin.
Periodkalkyler använder sig av volymspecifika kostnader, rörliga och fasta kostnader. I periodkalkyler så fördelas den totala kostnaden under en period på den totala volymen. Det finns fem olika kalkyler som hör till familjen periodkalkyler; Divisionskalkyler, Normalkalkyler, Minimikalkyler, Ekvivalentskalkyler och Restkalkyler.
Divisionskalkyl
I en divisionskalkyl beräknas självkostnaden för ett produkten/tjänsten. Här beräknas självkostnaden per styck av produkten/tjänsten.
Normalkalkyl
I en normalkalkyl delas de totala kostnaderna under perioden upp i fasta och rörliga kostnader, och den är mer precis än en divisionskalkyl. Även här beräknas kostnaden per styck av produkten/tjänsten. I en normalkalkyl fördelas de fasta kostnaderna på en normal volym och de rörliga kostnaderna på en verklig volym.
Minimikalkyl
I en minimikalkyl tar man endast i beräkning de rörliga kostnaderna och inte de fasta kostnaderna för produkten/tjänsten. I en minimikalkyl är kostnadsfördelningen ofullständig. En kostnad beräknad med en minimikalkyl kan ses som ett absolut minimipris om företaget skulle bli tvungna att ge kunderna ett mycket lägre pris än beräknat på grund av olika orsaker.
Ekvivalentskalkyl
Exempel på företag som kan använda ekvivalentkalkyler är tegelbruk, gjuterier, sågverk och pappersmassaföretag. I ekvivalentkalkyler behöver man alltså inte registrera kostnader för varje enskild produkt, utan man har flera produkter som förbrukar samma resurser.
Restkalkyl
I en restkalkyl beräknar man totalpriset/slutpriset för produkten, och hur det ser ut efter att man räknat av det inkomster som företaget får genom att sälja de restprodukter som skapas när produkten tillverkas.
Produktkalkyl
En produktkalkyl påminner väldigt mycket om en självkostnadskalkyl och den är den vanligaste kalkylen inom kalkylering. Produktkalkyler har dock endast produkter som kalkylobjekt, inte tjänster.
Produktkalkyler baseras på ekonomiska data så som intäkter, kostnader och resultat. Dessa är alltså mycket viktiga begrepp inom produktkalkylering.
Produktkalkyler kallas även för kostnads- och intäktskalkyler (K/I-kalkyler) på grund av att fokuset ligger på det finansiella.
I produktkalkyler är koncentrationen främst på kostnader. Intäkterna antar man här vara givna och resursförbrukningen (kostnader) är då lättare att påverka. Kostnader för produkter i produktkalkylering är dock långt ifrån enkla att mäta och uppskatta för den specifika produkten.
Orderkalkyl (påläggskalkyl)
Påläggskalkylering är en typ av självkostnadskalkyl, där de indirekta kostnaderna fördelas till kostnadsbärarna med hjälp av direkta kostnader som fördelningsnycklar.
Man söker en procentsats som uttrycker hur många procent de indirekta kostnaderna totalt utgör av en utvald direkt kostnad.
I ett handelsföretag är det vanligt att man väljer den direkta varukostnaden som fördelningsnyckel. I ett tjänsteföretag är det i stället den direkta personalkostnaden som brukar vara den vanliga fördelningsnyckeln.
Stegfördelning
Detta begrepp innebär att man delar upp verksamhetens olika avdelningar i huvudkostnadsställen och hjälpkostnadsställen. Man fördelar successivt hjälpkostnadsställenas kostnader på huvudkostnadsställena:
- Bestäm vilka avdelningar som är huvud- och hjälpkostnadsställen.
- Bestäm fördelningsordning. Börja med det kostnadsställe som används mest gemensamt.
- Ange fasta kostnaderna för varje kostnadsställe.
- Bestäm påläggsbas för aktuellt hjälpkostnadsställe. Härled påläggssatsen, till exempel golvyta för lokalhyra, lönekostnad för administration, eller antal timmar för användning av lokaler exempelvis.
- Använd påläggssatsen för att fördela hjälpkostnadsställes omkostnad på berörda kostnadsställen.
- Upprepa proceduren tills du fördelat alla hjälpkostnadsställen.
ABC-kalkyl
Activity Based Costing
För att förklara begreppet ABC-kalkyl på ett enkelt sätt så är en detta faktiskt en variant av en självkostnadskalkyl. Begreppet är ett nyare synsätt när det gäller själva aspekten av kostnader än den mer traditionella självkostnadskalkyleringen som man oftast använder sig av. I en ABC- kalkyl antas aktiviteter förbruka resurser och produkter förbrukar i sin tur aktiviteter.
Fokus på aktiviteter
I en ABC- kalkyl antas aktiviteter förbruka resurser och produkter förbrukar i sin tur aktiviteter. Fördelningsnycklarna baseras på hur kostnader orsakas i en aktivitet och det här ska leda till mer rättvisande kostnader för produkterna. ABC står här för ”Activity Based Costing” och handlar alltså inte om produkter utan fokuserar istället på aktiviteter.
Man utgår alltså ifrån att det är aktiviteterna som står för förbrukningen så att varje minskning av en aktivitet även innebär en minskning av resursförbrukningen. Alla kostnader ska kunna härledas till en form av aktivitet, men om man ska jämföra med en vanlig självkostnadskalkyl så är kalkylriktningen här lite omvänd. Man börjar med slutprodukten och söker efter vilka aktiviteter som man behöver för att framställa produkten.
Kostnadskalkyl och ABC-kalkyl
Vanliga kostnadskalkyleringar handlar om att bestämma en kostnadsbärare och att identifiera de direkta kostnaderna. Sedan samlas omkostnader på kostnadsställen, och de läggs på med en bestämd procentsats på de direkta kostnaderna, även kallat påläggskalkylering. En ABC-kalkyl bygger istället på att finna vilka aktiviteter det är som skapar kostnader åt en kostnadsdrivare. En sådan kalkyl brukar kallas för processinriktad, och med detta menar man att den följer de händelser som kostnadsdrivaren orsakar. En ABC-kalkyl har tre grundläggande principer:
- Organisationens mål är att producera tjänster eller varor.
- Det som produceras har egenskaper vilka ger upphov till aktiviteter.
- Dessa aktiviteter kräver ekonomiska resurser och kostar i sin tur pengar.
I samband med en produktion är det inte säkert att produkten är kostnadsdrivare för alla aktiviteter som finns i ledet, så som det kan vara för kostnadsbärare inom den traditionella kalkyleringen. För att ge ett exempel kan en kundorder koppla aktiviteter direkt till ordern, precis som till de sålda produkterna. Detta leder till att det kan vara svårt att se vilken kostnadsdrivare som orsakar en specifik aktivitet. När du gör en ABC-kalkyl fördelar du helt enkelt omkostnader.
Kausalitetsprincipen
När organisationen har bestämt sig för en fördelningsnyckel (påläggsbas) ska de välja den faktor, exempelvis tid, mängd eller värde, som den indirekta kostnaden samverkar allra mest med.
Tillverkningsomkostnad [TO] fördelas med värdet av direkt lön [dL] om verksamheten består av intensivt arbete eller på antal maskintimmar om verksamheten är kapitalintensiv. Kausalitetsprincipen innebär att den produkt/tjänst som kalkyleras skall tillföras de intäkter och de kostnader som varan eller tjänsten förorsakar.
Kausalitetsprincipen är en princip om orsak och verkan och är av mycket stor vikt vid en produktkalkylering för att man skall kunna ta de rätta besluten kring sina produkter.
Man skall försöka uppnå så god kausalitet som det bara går men man tvingas oftast till att göra förenklingar. Det är lättare att nå kausalitet mellan intäkter och kalkylobjekt än vad det är att nå kausalitet mellan kostnader och kalkylobjekt.
Förklaring av begrepp inom Självkostnadskalkylering
- Kostnadsslag – Direkta kostnader som hör till samma utgiftsområde.
exempelvis löner, material, försäkringar & avskrivningar. - Kostnadsställe – En station där en typ av kostnader uppstå, d v s en avgränsad enhet inom ett företaget. Tex en avdelning
eller en funktion som förbrukar företagets resurser. - Kostnadsbärare – Objekt som ska bära de kostnader det orsakat, d v s den
enskilda produkt som till slut ska bära sina egna kostnader.
Kallas även för kalkylobjekt och är oftast en produkt. - Samkostnad – Kostnader ett företag har oavsett vilket alternativ som väljs.
- Särkostnad & särintäkt – Specifika för ett visst alternativ.
- Direkta kostnader – Hänförs direkt till en viss kostnadsbärare.
- Indirekta kostnader – Uppstår till följd av verksamheten i sin helhet.
- Pålägg – Indirekta kostnader fördelas ut på kostnadsbärare via procentuella pålägg. Kallas även för fördelningsnyckel, fördelningsgrund, fördelningsbas eller påläggsbas.
- Förkalkyler – De konstrueras före beslut.
De uppskattar värden på kostnader och intäkter.
En förkalkyl används som en budget. - Efterkalkyl – De konstrueras i efterhand när besluten har genomförts.
En efterkalkyl analyserar faktiska kostnader och intäkter.
En efterkalkyl används som utvärdering.
– Kontroll – av faktiska värden.
– Prognos – av uppskattade värden. - Kalkylobjekt – Kan vara en/ett:– Företag.
– Produkt.– Marknad.
– Projekt.
Fördelar med Självkostnadskalkyl
För ett företag som arbetar med produktion av varor och tjänster är det många gånger ett måste med självkostnadskalkyler för att komma underfund med den totala kostnaden för en produkt. Utan denna analys och kalkyl går det inte att sätta ett pris på produkten som är rättvist och som överensstämmer med de vinster som måste göras på produkten.
Prissättningen är en mycket väsentlig del av hela verksamheten och där får inte saker och ting gå fel eftersom det påverkar hela företagets överlevnad på många sätt. En självkostnadskalkyl gör det synligt vilka kostnader och utgifter verksamheten har, samt hur dessa fördelas från start till slutkonsument.
Nackdelar med Självkostnadskalkyl
En brist med självkostnadskalkyler är att de vanligtvis utgår ifrån en viss tillverkningsvolym, och om volymen blir en annan så stämmer inte kalkylen. Det är ganska vanligt att detta inträffar. Eftersom de indirekta kostnaderna fördelas på ett visst sätt är det kan det vara svårt att här få en rättvis fördelning. Detta kan visa sig på så sätt att produkten visar sig vara mer svårsåld än beräknat, vilket innebär att mer tid går åt för säljarna att försöka sälja in produkten/tjänsten, och då måste även detta tillägg (AFFO) ökas.
Ett annat problem kan vara att pålägget räknas i procent vilket innebär att en dyr produkt får ett påslag i kronor som är mycket högre än för en lite billigare produkt. Men en dyrare produkt behöver i praktiken inte vara mer kostsam att producera än den billiga.
Sammanfattning
Prissättning
Som företag och industri som arbetar med tillhandahållande och försäljning av varor eller tjänster, är det absolut nödvändigt i de allra flesta fall att skapa sig en bild över hur produkten skall prissättas. Det viktiga när det kommer till detta är att produkten eller tjänsten betalar för sig själv i slutet av ledet.
Tillverkningskedjan kan vara ganska lång och svår att få grepp om utan att göra en kalkyl över denna. I dessa fall kan man använda sig av en självkostnadskalkyl.
En självkostnadskalkyl består av fem olika typer av kalkyler; Periodkalkyler, Orderkalkyler, Produktkalkyler, Stegfördelning och ABC-kalkyler. Alla dessa olika former av kalkyler fyller en viss funktion, men alla kretsar kring att förtydliga olika former av kostnader för en produkt i tillverkningskedjan.
Produktens totala kostnader
En självkostandskalkyl är en metod för att ta reda på en produkts totala kostnader. En sådan kalkyl måste göras för att kunna prissätta en produkt på ett korrekt sätt som inte leder till att företaget som tillverkar produkten går back. En självkostnadskalkyl används till största delen för långsiktiga analyser och prissättningsbeslut. På det här sättet kan man få fram produkten eller tjänstens lönsamhet på ett tydligt vis.
En självkostnadskalkyl består bland annat av fyra så kallade fördelningsnycklar som alla berör olika kostnadsområden:
MO – Materialkostnader
TO – Tillverkningskostnader
FO – Försäljningsomkostnader
AO – Administrationsomkostnader
Brister och fördelar
Fördelarna med att använda sig av självkostnadskalkylering är att det blir tydligare för företaget i fråga hur de ska arbeta med sin prissättning då alla steg i tillverkningsprocessen analyseras och tydliggörs.
En brist med självkostnadskalkyler är att de vanligtvis utgår ifrån en viss tillverkningsvolym, och om volymen blir en annan så stämmer inte kalkylen, vilket är ganska vanligt.
Ett annat problem kan vara att pålägget räknas i procent vilket innebär att en dyr produkt får ett påslag i kronor som är mycket högre än för en lite billigare produkt. Men en dyrare produkt behöver i praktiken inte vara mer kostsam att producera än den billiga.
Vanliga begrepp som används inom självkostnadskalkylering kan vara:
- Kostnadsslag – Direkta kostnader som hör till samma utgiftsområde.
exempelvis löner, material, försäkringar & avskrivningar. - Kostnadsställe – En station där en typ av kostnader uppstå, d v s en avgränsad enhet inom ett företaget. Tex en avdelning
eller en funktion som förbrukar företagets resurser. - Kostnadsbärare – Objekt som ska bära de kostnader det orsakat, d v s den
enskilda produkt som till slut ska bära sina egna kostnader.
Kallas även för kalkylobjekt och är oftast en produkt. - Samkostnad – Kostnader ett företag har oavsett vilket alternativ som väljs.
- Särkostnad & särintäkt – Specifika för ett visst alternativ.
- Direkta kostnader – Hänförs direkt till en viss kostnadsbärare.
- Indirekta kostnader – Uppstår till följd av verksamheten i sin helhet.
- Pålägg – Indirekta kostnader fördelas ut på kostnadsbärare via procentuella pålägg. Kallas även för fördelningsnyckel, fördelningsgrund, fördelningsbas eller påläggsbas.
- Förkalkyler – De konstrueras före beslut.
De uppskattar värden på kostnader och intäkter.
En förkalkyl används som en budget. - Efterkalkyl – De konstrueras i efterhand när besluten har genomförts.
En efterkalkyl analyserar faktiska kostnader och intäkter.
En efterkalkyl används som utvärdering.
– Kontroll – av faktiska värden.
– Prognos – av uppskattade värden. - Kalkylobjekt – Kan vara en/ett:– Företag.
– Produkt.– Marknad.
– Projekt.
