Teamleader: Förser teamet med riktning, instruktioner & coachning

Att utveckla ett starkt och kompetent ledarskap kan vara fördelaktigt för vilken slags position man än har i sin karriär.

Även före man når en chefsposition kommer man stöta på situationer i sitt arbetsliv där man får möjlighet att visa upp och använda sig av sådana kunskaper.

Ett sätt att visa upp sina ledarskapstalanger är genom att ta jobbet som en teamleader.

En teamleader är den personen i ett team eller arbetsgrupp som visar vägen och guidar de andra medlemmarna i teamet i rätt riktning mot ett gemensamt mål.

Teamleadern ansvarar till exempel för att övervaka de framsteg som görs och sedan meddela de vidare till cheferna på nivån över.

Den här texten tittar närmre på vad en teamleader är, vad som skiljer den här positionen från andra ledningsroller och hur man kan bli en bättre teamleader.

Vad är en teamleader?

En teamleader, ibland kallad för gruppledare på svenska, är någon som förser ett team med anställda med riktning, instruktioner och coachning. Syftet med en teamleaders arbete är att nå ett eller flera gemensamt uppsatta målsättningar, tillsammans med teamets andra medlemmar. En effektiv och självsäker teamleader är välbekant med sina medarbetares styrkor och svagheter samt vad som motiverar dem allra bäst. Titeln teamleader är ofta en officiell jobbtitel men det kan också röra sig om en tillfällig roll. Oavsett så separerar titeln teamleader en från ens kollegor som en anställd som ledningen litar på tillräckligt mycket för att styra och hantera ett projekt eller en arbetsgrupp. Att ha ordet teamleader med på sitt CV kan vara fördelaktigt och göra att man står ut i mängden när man söker nya jobb. Detta eftersom det visar på att man har jobbat hårt för att ta ansvar och därtill också haft en högre lön. Rollen som teamleader brukar vara det första steget som man tar när man börjar klättra uppför chefs-stegen i sin karriär.

Skillnaden mellan en teamleader och en manager

Både en teamleader och en manager hanterar och löser problem, delegerar uppgifter och övervakar framsteg och utmaningar. Men en manager är någon som har lite mer auktoritet och de är ansvariga för att ta fram strategier och se till att de följs. En teamleader, å andra sidan, är ansvarig för att kommunicera de strategierna till sitt team och att vägleda teamet mot strategins mål. Teamleaders brukar också hantera mindre arbetsgrupper än vad en manager gör. Därtill kan en manager vara ansvarig för flera team och teamleaders samtidigt. Till skillnad från managers brukar en teamleader inte ansvara för disciplinära åtgärder om en anställd missköter sig eller att sätta löner. Teamleaders har i regel en lägre lön än vad en manager har och rollen som teamleader ses ofta som en chans att utforska och lära sig mer om ledarskap.

Varför behövs en teamleader?

En del processer och projekt inom en organisation kan vara allt för stora för en enda manager att hantera. Då kan arbetsgivaren eller mellancheferna välja att lägga till ännu ett lager av kontroll, nämligen teamleadern. Även om det flyttar en del av ansvaret neråt i den hierarkiska organisationsstrukturen så är det för det mesta fortfarande managerns som skulle stå till svars om någonting skulle gå fel. En viktig del av teamleaderns arbete är att motivera och inspirera medlemmarna av teamet, istället för att styra och ställa allt för mycket. De här personerna brukar vara duktiga på att skapa tillit och att bygga starka relationer med sina medarbetare. På så sätt så fungerar dem som en viktig länk mellan medarbetarna och organisationens managers.

Viktiga egenskaper hos en teamleader

Eftersom att en teamleaders ansvarsområde är relativt brett är det bra om en teamleader besitter följande egenskaper:

Bra kunskaper inom muntlig och skriftlig kommunikation: Hur man kommunicerar med sitt team kan vara avgörande för hur arbetet kommer gå. Samtidigt måste man också kunna kommunicera den relevanta informationen upp till sin manager. En duktig teamleader kommunicerar på ett sätt som är tydligt, effektivt och direkt.
Organisatoriska kompetenser: Att kunna organisera smidigt och effektivt är en viktig egenskap hos en teamleader, särskilt när ens team består av många medarbetare som arbetar med samma projekt. Bra organisatoriska kunskaper hjälper till att övervaka framsteg som görs och därtill behålla motivationen inom teamet.
Förmåga att delegera: En teamleader måste kunna delegera uppgifter till individuella medarbetare i teamet. Det kräver att teamleadern känner till medarbetarnas styrkor och svagheter, samt att man litar på medarbetarnas olika förmågor.
Integritet: En teamleader bör alltid, eller i alla fall så ofta det går, leda med exempel. En teamleader som har integritet löper inte bara större chans att vinna förtroende av sina medarbetare utan också att bli mer respekterad och uppskattad av teamet.

En teamleaders olika roller

Teamleaders har många olika roller inom en organisation. Deras jobb handlar i grunden om att få uppgifter gjorda med hjälp av alla de resurser som finns tillgängliga, inklusive andra anställda eller teamets medarbetare. En teamleader är någon som håller koll på hur bra arbetet fungerar i en grupp genom att ge instruktioner och erbjuda guidning. Några av de roller som en teamleader kan ha är:

Strateg: Ansvarig för att ta fram en strategi för hur en uppgift ska hanteras och utveckla en plan för hur man ska nå målen med uppgiften. Ofta behöver en sådan strategi godkännas av en manager.
Kommunikatör: Ansvarig för att distribuera information till teamets medarbetare, cheferna samt andra viktiga intressenter och aktörer.
Organisatör: Ansvarig för att hålla reda på och strukturera olika uppgifter, processer, anställda och dokument.
Målsättare: Ansvarig för att konkretisera arbetets målsättningar.

Varje roll inkluderar ansvar som man överlappa med andra roller. Ibland har en enda teamleader alla de här rollerna och ibland bara en av dem.

En teamleaders ansvarsområden

Generella ansvarsområden som de flesta typer av teamleaders brukar ha är att ta beslut, coacha, agera mentor, utveckla kompetenserna inom teamet och hantera konflikter som dyker upp. Att lära sig de här kompetenserna är en pågående process som kräver regelbunden träning och användning. Precis som alla andra sorters anställda, bör en teamleader också sträva efter att fortsätta utvecklas i sin arbetsroll. Nedan följer en beskrivning av några av de viktigaste ansvarsområdena som en teamleader har.

Coacha teamets medarbetare

En effektiv teamleader coachar sina medarbetare i att nå målsättningar och i att utveckla nödvändiga kunskaper som krävs för att skapa resultat. Att coacha någon innebär att utveckla medarbetarnas prestation, att ge feedback och kunna demonstrera de önskade kompetenserna, samt den förväntade arbetsmoralen. En coachande teamleader brukar jobba sida vid sida av sina medarbetare för att kunna hjälpa dem att utvecklas. Några konkreta saker som en teamleader kan göra för att driva på prestationen i teamet är:

Beskriva målsättningarna så tydligt som möjligt
Leda regelbundna möten där man utbyter feedback
Stötta olika sociala aktiviteter som främjar mental hälsa
Använda sig av incitament och belöningar

Ett team kommer troligtvis bara möta uppdragets målsättningar om det får rätt stöd av sin teamleader. Det är viktigt att man följer deras utveckling och prestation noga, så att man snabbt kan ge feedback och coacha medarbetarna i de aspekterna som de saknar eller presenterar dåligt i. Ofta är det så att vissa medarbetare behöver mer stöd och mentorskap än andra, men det är viktigt att man inte favoriserar någon utan visar lika stöd och uppskattning för alla. Annars kan medarbetarnas moral och intresse sjunka.

Utveckla teamets styrkor och förbättra dess svagheter

Det är som sagt också en teamleaders ansvar att identifiera vad allas styrkor och svagheter är. Genom att avgöra vilken medarbetare som är bäst på specifika typer av uppgifter så kan man delegera arbetet bättre till rätt person. Det är också till stor hjälp att identifiera sådana områden som har potential och jobba på att förbättra dem.

Identifiera teamets målsättning och utvärdera framgångarna

För att kunna mäta framgång måste man först avgöra vad framgång faktiskt innebär. Att utvärdera sina målsättningar och bestämma hur teamet kommer mäta de framsteg som görs kan hjälpa till att förhindra missförstånd och konflikter. Det ger samtidigt teamets medarbetare en tydlig överblick och förståelse för vad de faktiskt är förväntade att göra. Som teamleader är man ansvarig för att utvärdera och berömma medarbetarnas individuella prestation och hur bra de fungerar i teamet. Därtill så är man också ansvarig för att utvärdera hur effektiva de är. Vad har de åstadkommit och vilken effekt hade det?

Lösa konflikter

Eftersom ett team ofta är uppbyggt av många olika typer av personligheter, kvalitéer, drivkrafter och arbetssätt kan konflikter uppstå då och då. En teamleader är då ansvarig för att förhindra och förebygga att konflikter uppstår så gott det går, samt lösa dem när de väl sker. Om man märker att en konflikt är på väg att bryta ut är det bäst att försöka lösa den så fort som möjligt innan den hinner eskalera. Det är viktigt att nå en lösning som alla parter kan vara överens om. En riktigt duktig teamleader är någon som har erfarenhet av att förena olika personligheter samtidigt som man känner empati med båda sidor av konflikten. Vid sidan av att känna empati försöker man hitta en kompromiss samtidigt som man undviker skambeläggande och bestraffningar. Man kan också undvika att konflikter uppstår genom att:

Introducera nya regler och arbetsrutiner i teamet om de gamla inte verkar fungera längre.
Tydligt definiera och avgränsa uppgifter för att undvika överlapp och krockar.
Ha fler möten en och en.

Organisera teamets olika initiativ

Att organisera arbetet i teamet är definitivt något som är nödvändigt eftersom det ofta finns flera medarbetare som jobbar mot samma mål. Enskilda projekt, mål, kommunikation och viktiga dokument bör vara tydliga och tillgängliga. Det är en teamleaders ansvar att organisera teamets möten, diskussionsämnen och framstegen mot målet. Uppgifter för teamleadern som faller inom den här kategorin av ansvar är till exempel:

Sköta pappersarbete, e-post och administration
Planering och schemaläggning
Se till så att det förs anteckningar under möten
Rapportera vidare till cheferna

Det är en teamleaders ansvar att se till att teamets arbete, prestationer och framgångar är transparenta och tillgängliga för alla andra inom organisationen att följa.

Tips för att bli en bra teamleader

För att bli en så bra teamleader som möjligt, få jobbet gjort och bli någon som ens medarbetare kan lita på och se upp till finns det många tips och en del gyllene regler som man kan försöka följa. I det här avsnittet kan man läsa mer om några av dem.

Var rättvis

Som teamleader är man ofta förväntad att delegera uppgifter och exempelvis sätta scheman för teamets medarbetare. Ibland kan det vara så att man tycker om vissa av medarbetarna mer än andra, vilket är helt normalt. Men det får dock aldrig innebära att man behandlar sitt team orättvist genom att märkbart favorisera någon eller några av medarbetarna. Om man är osäker på om man faktiskt är rättvis eller inte kan man be sin manager att ta en titt på ens delegering och schemaläggning. Man kan också delegera uppgifter utan att titta på medarbetarnas namn, vilket dock kan göra det svårt att ge rätt uppgift till den mest lämpade personen.

Gör även de otrevliga och tråkiga uppgifterna

Ibland kan man tro att bara för att man gått och blivit teamleader så är man äntligen befriad från att utföra de uppgifter som man alltid hatat. Men ens team kommer respektera en mycket mer och se upp till en om man fortsätter med de tuffa uppgifterna, särskilt om det är uppgifter som man ber teamet att göra.

Våga ta de tuffa besluten

En teamleader har som sagt vanligtvis inte den auktoritet som krävs för att anställa eller avskeda någon, men kan fortfarande vara ansvarig för att göra rekommendationer till de som sköter det. Man kan också bli tvungen att rapportera misstag eller förslå disciplinära åtgärder gällande en kompis på arbetsplatsen. Disciplinära åtgärder är tuffa att hantera, men ofta nödvändiga för att säkerställa ett teams framgång.

Följ alltid organisationens policy

Ibland kan det kännas lockande att göra ett undantag från organisationens policies, men det är något man aldrig bör göra utan ett godkännande från sin chef. Det är inte alltid som en policy känns särskilt tydlig, men det är ändå viktigt att man följer den eftersom att den oftast är till för att skydda organisationen och dess medarbetare från exempelvis från anklagelser om olaglig diskriminering.

Utstråla glädje på jobbet

Det här tipset kan verka basalt och lite löjligt, men ens egen attityd kan sätta ett exempel för andra och på så sätt påverka atmosfären i hela teamet. Om man är positiv och enkel att jobba ihop med så kan det leda till att hela teamet börjar jobba hårdare och bättre tillsammans. Glada medarbetare är dessutom generellt sett mer produktiva.

Stå upp för medarbetarna

Man ska aldrig offra en av teamets medarbetare, oavsett vad anledningen är. Om man vill fira deras framgångar bör man också vara beredd på att behöva stötta dem när de möter motgångar eller misslyckas. Man bör helt enkelt komma ihåg att misstag händer då och då och att man ska försöka fixa dem istället för att hitta någon att lägga skulden på. Man ska också vara försiktig med kritik. Det säkraste sättet att sänka någons motivation är att konstant ge dem kritik eller klaga på deras beteende. Om en medarbetare gör ett misstag bör man sätta in det i en kontext tillsammans med alla de saker som personen har gjort bra. Betona det positiva och använd misstag som möjligheter för fortsatt förbättring och personlig utveckling.

Uppmuntra andra i teamet till att tala och lyssna aktivt

Människor vill i grunden bli hörda och istället för att verkligen lyssna på den som pratar i en konversation är det många som egentligen bara väntar på en möjlighet att få tala. Om det är en beskrivning man känner igen sig i så bör man jobba aktivt med att bli en bättre lyssnare. Genom att upprepa det man hör den andra personen säga, tvingar man sig själv att lyssna noggrannare. Dessutom visar det för den som talar att man definitivt har lyssnat på dem och att man respekterar det de har att säga.

Slutsats

En teamleader är en viktig del av många organisationer. Det är någon som ansvarar för en grupp medarbetare under ett projekt eller en längre tidsperiod och som organisationens managers och chefer litar på. En teamleader är en anställd som inte har lika mycket ansvar som arbetsledarna ovanför i den hierarkiska pyramiden och som ofta kan verka avlastande för många mellanchefer. För att vara en bra teamleader bör man besitta viktiga egenskaper. Bland annat att ha lätt för att organisera och kommunicera, kunna delegera arbetsuppgifter och därtill ha en stark integritet. Teamleadern bör ha ett genuint intresse för sina medarbetare och få dem att känna sig viktiga och betydelsefulla, samtidigt som fokus ligger på tydliga målsättningar och strategier för att nå dem. Rollen som teamleader är ofta en bra förberedelse för andra chefsroller senare i karriären.