En process är ett antal återkommande och sammankopplade aktiviteter som utförs i syfte att tillfredsställa ett visst behov.
Aktiviteterna kan utföras av människor, men också av maskiner eller en kombination av dem båda.
Alla sorters verksamheter har minst tre typer av processer – sådana som relaterar till utveckling, sådana som relaterar till att tillfredsställa kundens framtida behov, samt de som syftar till att tillfredsställa kunderna nuvarande behov.
Alla processer har definierade början och slut, där produkten eller aktiviteten anses vara förbättrad efter att processen är genomförd.
I denna artikel ges en överblick av processutveckling, med särskilt fokus på analysen av en mindre effektiv process och vad som kan göras åt detta.
Vad är processnivå?
Ordet processnivå används ofta i sammanhang när en särskild funktion eller del av en verksamhet upplever strukturella utmaningar i en viss process. I dessa sammanhang är det vanligt att någon form av förbättringsarbete inleds, under vilket en detaljerad analys av nuvarande process genomförs – det vill säga en analys på processnivå.
Processutveckling i syfte att skapa mer effektiva processer
Det finns många sätt att hantera en process som inte uppfyller förväntningarna eller helt enkelt kan förbättras. För att kunna utveckla processen krävs ingående kunskap om alla dess delar och en analys på processnivå är därför lämplig. I detta läge är det vanligt att utgå från en nulägesanalys. Nulägesanalysen tar hänsyn till alla moment i den nuvarande processen och kartlägger dessa. Därefter tas ställning till huruvida det är möjligt att optimera varje moment. Exempel på sådana effektiviseringar är att minimera antalet överlämnanden mellan ansvariga personer i en viss process, att automatisera delar av processen som är manuellt betungande eller tidskrävande, samt att förkorta beslutsvägarna i en organisation.
Värt att notera är dock att i ivern att optimera en process är det viktigt att fortfarande behålla kontrollfunktioner i organisationen. Dessa tenderar att vara tids- och resurskrävande, vilket gör dem till tydliga måltavlor i denna typ av förbättringsprocesser. Särskilt om företaget befinner sig i en hårt reglerad bransch är det dock fundamentalt att behålla dessa knutpunkter intakta för att organisationen ska kunna upprätthålla verksamheten utan störningar.
Varför utveckling av verksamheten är en långsiktig strategi
Det går inte att komma undan att det dagliga arbetet kan kännas mer belönande än vad processförbättring gör, eftersom kunden eller andra intressenter ger direkt feedback. På så sätt kan det kännas mer givande att göra, få feedback, ta till sig feedback och förändra baserat på denna feedback. Detta är dock en relativt kortsiktig strategi. På längre sikt är dock mer omfattande utvärdering ett krav för fortsatt framgång.
Det är vanligt att projekt som syftar till att förbättra processer skjuts fram, med tidsbrist som en framträdande orsak till detta. För att komma tillrätta med detta kan en strategi vara att tillämpa 80/20-regeln. Idén bakom denna är att 80 procent av tiden bör läggas på att utveckla den kortsiktiga strategin, medan 20 procent bör tillägnas mer långsiktig utveckling.
