Alla framgångsrika organisationer består av ett bra team och en ledning som driver verksamheten framåt, i rätt riktning.
Utan en bra ledning blir det för det mesta inget bra resultat, hur duktiga och kompetenta medarbetare än må vara i organisationen.
Man kan kanske tro att det går att genomföra ett projekt utan en ledning som visar vägen och håller ihop trådarna, och det kanske också är möjligt. Men frågan är hur bra slutresultatet blir och hur processen för att nå det uppsatta målet kommer att se ut?
Utan ledning är risken överhängande att det uppstår förvirring och konflikter kring vem som har den beslutande rollen och vem som ska leda gruppen framåt.
Denna otydlighet gör att fokus hamnar på saker som inte är gynnsamma för projektet i sig, och detta i sin tur leder till urspårning.
En projektledning ska finnas till för att styra upp situationer och hjälpa de olika teamen att nå framgång tillsammans.
Varför behövs en projektledning?
En projektledning kan bestå av så mycket som 20 procent av ett projekts budget, och detta bör definitivt inte ses som en börda utan som en stor tillgång och ett måste.
Projektledningen är spindeln i nätet av alla trådar som ett projekt består av, och håller dem samman.
Projektledaren bidrar med att sprida motivation och visioner samt till att lyfta projektet och dess arbetsgrupper ur svackor och svårigheter. Den ser till att budgeten hålls och att alla levererar rätt sak i rätt tid. Ledningen är dessutom den som måste agera när det uppstår problem i arbetsgrupperna som de inte lyckas att lösa på egen hand.
Ett projekt eller organisation utan en kompetent projektledning är dömt att misslyckas. Man bör aldrig underskatta behovet av en sådan om man önskar framgång för projektet.
Vikten av bra ledarskap
Den person som är huvudansvarig för projektet och dess arbetsgrupper har ett stort ansvar. En ledare måste dessutom inneha vissa egenskaper om ledarskapet ska bli framgångsrikt och uppskattat.
Ledaren är den person som skall bidra med motivation, engagemang, vägledning, riktlinjer, visioner, coaching och konflikthantering när det krävs.
En bra projektledare:
Sätter tydliga förväntningar
En bra projektledare sätter sig ner med de anställda redan från början och identifierar prioriteringar. Hen håller diskussioner regelbundet. En effektiv projektledare talar inte om för sina medarbetare hur de ska sköta sitt jobb. Hen talar om utgång och resultat med dem, och sedan är de anställda anförtrodda att verkställa processen på det sätt de tror passar.
Förväntningar sätts på olika sätt – ibland under ett formellt planeringsmöte och ibland under ett informellt samtal om en speciell fråga.
Coachar
En bra projektledare ser sin position som både en ledare och en coach, någon som utbildar och uppmuntrar sina spelare och som leder sitt team framåt.
En effektiv projektledare tar inte för givet att hens anställda vet vad de ska göra och hur de ska göra det.
Som en bra coach ropar hen in instruktioner från sidlinjen. En bra projektledare vet att framgången i coachning ligger i balansen av kontroll, den tunna linjen mellan att vara överkontrollerande och underkontrollerande, att vara tillräckligt närvarande för att hjälpa men inte överskugga spelarna.
Ger feedback
Att få återkoppling på hur dina insatser uppfattas på din arbetsplats är enormt viktigt för kommande uppgifter och självkänsla.
Om en individ och medarbetare inte blir uppmärksammad på det som är bra och på det som är mindre bra, kan hen inte utvecklas i rätt riktning.
Utan återkoppling finns risken att medarbetaren fortsätter att göra samma misstag, eller helt enkelt inte känner att det som hen gör bra uppskattas.
Feedback hör ihop med motivation. Du behöver höra till och från och att du gör en bra insats för att få motivation till att göra ett ännu bättre arbete, och för att känna att ditt arbete är meningsfullt för andra. Men du behöver även höra till och från vad som kan förbättras.
Som projektledare är feedback något som du måste lära dig att hantera, och när du lärt dig detta så kommer din organisation att växa på rätt sätt. Du får nöjda medarbetare som respekterar dig i din ledande roll, och de känner sig sedda och motiverade.
Uppmärksammar prestationer
Anställda behöver känna sig uppskattade. Forskning visar att människor trivs när de får uppmärksamhet. Vi tröttnar helt enkelt aldrig på det. Ingenting fungerar lika bra som positiv förstärkning, och en bra projektledare är mycket medveten om det.
Delaktighet
Det är viktigt för anställda att känna sig som jämlika och att de alla bidrar till teamet ungefär lika mycket. En bra projektledare skapar en miljö baserad på integritet, förtroende, respekt – och som uppmuntrar feedback, innovation och kreativitet.
Anställda i en sådan atmosfär kan blomma ut på riktigt.
Lär känna dina medarbetare
En bra projektledare stannar till och säger hej.
Hen gör sig tillgänglig. Om en anställd vill tala med hen spelar det ingen roll vad hen är upptagen med, då stannar hen upp och ger dem sin uppmärksamhet.
En effektiv projektledare har ett personligt intresse i hennes anställdas liv. Hen snokar inte, utan hen försöker få en bättre förståelse för personen ”bakom” den anställda. En arbetsgivare som förstår sina anställdas liv är mer trolig att vara sympatisk och, till exempel, vara okej med flextid när det behövs.
Anställda som känner av att deras chef bryr sig om och är intresserad av vilka de är kommer att vara mer engagerade i sitt arbete.
Hittar varje persons unika talang
En bra projektledare observerar sina anställda för att ta reda på vad de är bäst på.
Hen talar med dem om vilka delar av deras jobb de tycker om mest. En bra projektledare lyssnar av och balanserar instinkterna och kunskaperna en anställd har. Detta skapar en win-win situation eftersom hen får belöning i form av den anställdas belåtenhet, och de anställda blir mer och mer inspirerade och självförtroendet i deras arbete ökar. Dessutom känner de sig uppskattade och drivna av att någon har deras intresse i första hand.
En effektiv projektledare gör en personlig investering i hens anställdas framgång. Hen tar sig tid att sätta sig ner för att diskutera deras mål med dem och hen gör vad hen kan för att hjälpa dem att nå dem.
Jobbar oförskräckt
En effektiv projektledare uppmuntrar hennes anställda att inte vara rädda för att begå misstag under resans gång. Mentaliteten hos en bra projektledare uppmuntrar att man lär sig – inte att man ska vara rädd för att göra fel. Det handlar om möjligheter, att prova något nytt och annorlunda och att tänja på personliga gränser.
Rädsla hämmar utveckling. Istället använder en bra projektledare misstag som ett verktyg.
Är öppen och ärlig
En bra projektledare är rättfram, men lyhörd. Hen inser att kommunikation är viktigt.
Om hen ser att prestationen hos någon sjunker väntar hen inte länge med att ta upp det för diskussion. Hen undviker aldrig sanningen, och hen håller inte inne med företagsinformation som skulle kunna hjälpa de anställda.
Hen känner sig inte hotad av hens anställdas kunskap, istället uppmuntrar hen den.
Projektplanering
Nästa anledning till varför det är så viktigt med en projektledning är när det kommer till planeringen av projektet.
Man behöver fastställa vad som kan förväntas och levereras, under vilka tidsramar och till vilken kostnad. Ett verktyg som kan vara användbart under en sådan projektplanering är en så kallad Work Breakdown Structure. Denna typ av planering är inget som de olika arbetsgrupperna kan göra, deras fokus måste ligga på andra aspekter som har att göra med hur man ska uppnå målet.
Work Breakdown Structure
En Work Breakdown Structure eller WBS, definierar alla de moment som ett projekt behöver avklara. Här organiserar du upp dessa under olika nivåer och gör en grafisk bild över det hela. Allt som behöver genomföras i projektet blir på detta sätt synligt i ett och samma lättförståeliga diagram.
Syftet med detta diagram är att bryta ner komplexa aktiviteter i mindre mer lätthanterliga beståndsdelar.
Målformulering & Fokus
En projektledning krävs för att sätta mål i projektet samt för att se till att målet nås. Men för att nå dessa krävs även att fokus bibehålls, och även där har projektledningen en stor roll.
Det är viktigt att du som projektledare jobbar med de olika typer av mål som finns tillgängliga för att du skall få ut maximalt av ditt projekt och din projektgrupp. Att dela upp projektet i etapper med etappmål och även jobba med tydliga delmål är ett sätt att målstyra utan att detaljstyra. Detta är mycket vanligt och inspirerande för samtliga i projektet.
Projektledarens roll är att tydliggöra vad de alla grupperna skall uppnå och inom vilka tidsramar, utan att tala om för medarbetarna exakt vad som skall göras och på vilket sätt. Detta är upp till gruppen själva att hantera genom sina olika kompetenser och erfarenheter.
Konflikthantering & Gruppsammansättning
Det är inte ovanligt att det uppstår konflikter inom de olika arbetsgrupperna i ett projekt. Ofta beror detta på inre maktkamper och skillnader i personligheter.
Det är dock upp till projektledningen att sätta samman de grupper som skall komma att arbeta med projektets mål. Detta görs utefter de olika kompetenser och erfarenheter som finns inom organisationen. Du bör sträva efter att få till stånd en grupp som har blandad kompetens och blandade personligheter, för att på så sätt komplettera varandra.
Konflikter kommer dock alltid att uppstå, vissa mer allvarliga än andra, och dessa är vanligast förekommande i början av grupparbetet. Som projektledare är det mycket viktigt att styra upp sådana situationer innan det påverkar själva arbetet allt för mycket.
Förebygga Konflikter
Förutom att leda ett företag och gå med vinst, har företagschefer och arbetsledare ansvaret att förebygga konflikter som kan uppkomma bland anställda samt inom företaget. Studier har visat att det läggs i genomsnitt lika stor tid på konflikthantering som på semester.
Avvärj eskaleringen
En viktig egenskap en projektledare bör ha är att tidigt känna igen kumulativa konflikter, det vill säga konflikter som kan eskalera till något värre. Genom objektiva samtal och rättvis hantering har ledaren god chans att avvärja eskaleringen.
Självklart är både sunt förnuft samt objektiva samtal en stor del i hanteringen men kräver uppbackning av nedskrivna regler som ska gälla för olika situationer och områden. Enkla saker som tonläge samt attityd är av stor vikt samt att hälsa och prata artigt med varandra på arbetsplatsen.
Om en anställd exempelvis är sen till arbetet för ofta kan en ledare konfrontera situationen genom att utgå från ett ”jag-perspektiv” och inte ett ”du-perspektiv”.
Exempelvis ”Jag påverkas negativt av att du ofta är sen till jobbet.”
Detta visar att den anställdes beteende har påverkat någon annan dåligt och ofta kan denna utgångspunkt leda till att den anställda snabbt inser sitt fel och åtgärdar det utan att konflikten eskalerar.
Låt upprörda känslor svalna
Ett annat sätt att hantera en konflikt kan vara att man skjuter upp samtalet/hanteringen till nästkommande dag för att undvika att impulsiva känslor tar över.
Självklart är öppen och tydlig kommunikation en annan viktig punkt för konflikthanteringen och även att ge ”öppna sår” tid att läka då människor har olika sätt att bearbeta sådana situationer.
En bra projektledare tystar heller inte ned kritik under blåsiga tider utan noterar och diskuterar det rådande ämnet/problemet med de inblandade och de anställda.
Kvalitetskontroll & Uppföljning
Alla de olika arbetsgrupperna inom ett projekt måste ha någon att rapportera till när de etapperna och delmålen har nåtts eller inte nåtts. Därför måste det finnas en projektledning som kan ansvara för att denna rapportering görs och att statusen för projektet uppdateras. Detta kan vara mycket viktigt för exempelvis kunden i fråga, de vill veta hur det projektet flyter på och var på tidsaxeln man befinner sig.
Ledningsgruppen ser till att kvalitén hålls och att det som levereras håller måttet gentemot kunden eller beställaren.
Sammanfattning
Alla framgångsrika organisationer och projekt har även ett bra team och ledning som leder verksamheten framåt i rätt riktning. Utan en bra ledning blir det för det mesta inget bra resultat, hur duktiga och kompetenta medarbetare man än må ha i organisationen och de olika arbetsgrupperna.
Projektledningen är spindeln i nätet av alla trådar som ett projekt innehåller, och håller dem samman. Den bidrar till att sprida motivation och visioner samt till att lyfta projektet och dess arbetsgrupper ur svackor och svårigheter. Den ser till att budgeten hålls och att alla levererar rätt sak i rätt tid. Ledningen är dessutom den som måste agera när det uppstår problem i arbetsgrupperna som de inte lyckas att lösa på egen hand.
Ledarskap
Den person som är huvudansvarig för projektet och dess arbetsgrupper har ett stort ansvar. En ledare måste dessutom inneha vissa egenskaper om ledarskapet ska bli framgångsrikt och uppskattat.
Ledaren är den person som skall bidra med motivation, engagemang, vägledning, riktlinjer, visioner, coaching och konflikthantering när det krävs.
Projektplanering
Nästa anledning till varför det är så viktigt med en projektledning är när det kommer till planeringen av projektet. Man behöver fastställa vad som kan förväntas och levereras, under vilka tidsramar och till vilken kostnad. Ett verktyg som kan vara användbart under en sådan projektplanering är en så kallad Work Breakdown Structure. Denna typ av planering är inget som de olika arbetsgrupperna kan göra, deras fokus måste ligga på andra aspekter som har att göra med hur man ska uppnå målet.
Målsättning och fokus
En projektledning krävs för att sätta mål i projektet samt för att se till att målet nås. Men för att nå dessa krävs även att fokus bibehålls, och även där har projektledningen en stor roll.
Konflikthantering och sammansättning av grupper
Det är inte ovanligt att det uppstår konflikter inom de olika arbetsgrupperna under ett projekt. Ofta beror detta på inre maktkamper och skillnader i personligheter. Det är dock upp till projektledningen att sätta samman de grupper som skall komma att arbeta med projektets mål.
Kvalitetskontroll och uppföljning
Alla de olika arbetsgrupperna inom ett projekt måste ha någon att rapportera till när de alla etapperna och delmålen har nåtts eller inte nåtts. Därför måste det finnas en projektledning som kan ansvara för att denna rapportering görs och att statusen för projektet uppdateras.
