Oavsett vilken sorts uppgift eller arbete som man håller på med så är det viktigt att dra lärdomar från de misstag man gör. Misstag är någonting som alla gör då och då, stora som små, och ser man till att lära sig något av dem så har de i alla fall inte skett i onödan. Och ju snabbare och tidigare man lär sig av sina misstag desto bättre är det, och desto mindre är risken att samma misstag händer igen.
En typisk utvärdering av ett projekt brukar normalt göras efter att projektet är avslutat, vilket också innebär att möjligheterna för att göra några ändringar har passerat förbi. Vanligtvis går det till som så att man avslutar ett projekt och sedan studerar man projektet för att ta reda på hur det gick, vad som gick bra och vad som man hade kunnat göra annorlunda eller bättre. Baserat på det underlaget som en sådan utvärdering tar fram så avgör man sedan vad man kommer att ändra på tills nästa gång man gör samma eller ett liknande projekt. Det kan såklart vara användbart för det nästkommande projektet, men det hjälper som sagt inte det projekt som man just har avslutat.
Det kan till exempel visa sig att man har lagt onödigt mycket tid eller resurser på vissa delar av projektet, någonting som man hade kunnat undvika om man hade utvärderat projektet under arbetets gång istället. Om man delar upp ett projekt i mindre delar och stannar upp vid varje viktig och avgörande milstolpe för att göra en utvärdering av vad som går bra och vad som behöver ändras, så kan man dra nytta av sina nyförvärvade lärdomar redan under projektets gång och på så sätt se till så att man använder varje möjlighet man får för att fullfölja projektet så bra som möjligt.
Alla typer av organisationer inom de flesta sorters branscher och industrier kan dra nytta av att använda sig av pågående och kontinuerliga utvärderingsprocesser. En sådan process för effektiv utvärdering är the After Action Review (AAR), eller Reflektion efter insats som metoden ibland kallas för på svenska. Den utvecklades först inom den amerikanske militären med syftet att sprida kunskap från de erfarenheter som soldater hade upplevt ute i fält. Med hjälp av AAR så ser man till så att viktiga lärdomar och kritisk kunskap överförs direkt för att dra så mycketnytta av de som möjligt. Teamet som arbetar med AAR kan på så vis effektivt förbättra sitt arbete samtidigt som metoden hjälper till att sprida kunskapen utanför teamet också, till de resterande personerna inom organisationen.
AAR – Vad är det?
En After Action Review är en strukturerad utvärdering som analyserar vad som hänt, varför det hände och hur man kan göra det bättre. Metoden utvecklades som sagt först inom militären, men användningen har därefter spridit sig till affärsvärlden där metoden ofta används som ett effektivt verktyg inom projektledning och som ett sätt att bygga upp en ansvarskultur inom en organisation. Själva AAR metoden brukar ofta ta form som en cyklisk process, vilken består av faserna målsättning, planering, förberedelser, action och utvärdering.
Utvärderingen brukar starta genom att man jämför det faktiska resultatet med det förväntade resultatet. De mer formella mötena och sessionerna där man använder After Action Review brukar ha en facilitator, det vill säga någon som vägleder diskussionerna, och kan antingen gå igenom ett projekt i kronologisk ordning eller fokusera på några av de viktigaste delarna av ett projekt som projektledaren bestämmer. De mindre och mer informella AAR mötena som sker kontinuerligt under ett projekt brukar skötas av projektledaren eller någon annan inom projektet och dessa möten brukar gå väldigt snabbt. I genomsnitt så tar en kortare och mindre formell form av AAR cirka 18 minuter medan en ordentlig utvärdering kan ta upp till en till två timmar.
Studier har kunnat visa att prestationen inom en arbetsgrupp ökar med i snitt 25% när man använder sig av AAR för att utvärdera och reflektera över sina arbetsinsatser. En AAR analys kan hjälpa en projektgrupp att snabbt sätta ihop en strategi och att bättre anpassa sitt arbete efter de målsättningar som man själv eller som organisationen har satt upp. Därmed får samtliga inblandade parter en bättre förståelse för vad som krävs av dem för att kunna nå målen och skapa en så bra slutprodukt som möjligt.
Arter Acton Review baseras på fyra stycken frågor som man ställer, vilka kan anpassas efter projektets fokus och område:
- Vad var den förväntade utkomsten?
- Vad var det faktiska resultatet?
- Vad gick bra och hur kommer det sig?
- Vad kan göras bättre och hur kan vi göra det bättre?
Följande egenskaper karaktäriserar ett arbete där man använder sig av AAR:
- Öppna, ärliga och professionella diskussioner
- Deltagande från samtliga medlemmar av projektgruppen
- Ett starkt fokus på projektets eller aktivitetens resultat
- Identifiering av sätt och metoder med vilka man kan fortsätta med det arbetet som går bra
- Utveckling av metoder som hjälper projektets medlemmar att hantera problem och överkomma eventuella hinder.
Vem borde använda sig av AAR?
AAR är ett lämpligt verktyg inom projektledning för alla de som önskar maximera inlärning från sitt arbete. Oavsett vad utkomsten av ett specifikt projekt blir så finns det i princip alltid framgångar att dokumentera och lärdomar att dra. Alla inom själva projektgruppen bör delta i AAR eftersom att allas röster och perspektiv är viktiga för analysen. After Action Review kan som sagt användas i enklare former under viktiga punkter i ett projekt, halvvägs igenom projektet och det kan också användas som en avslutning efter att projektet är färdigt. Det är framför allt en bra idé att applicera AAR under projektets gång om eller när projektgruppen börjar lägga märke till att arbetet inte går enligt planen eller som man hade förväntat sig.
Att göra en After Action Review
När man gör en AAR så baseras arbetet på de övergripande frågorna som listades här ovan, och arbetet karaktäriseras vidare av följer aspekter:
- Man lägger en stor vikt och fokus på varför det som hände, hände.
- Man vill jämföra sina förväntade resultat med det man faktiskt lyckades åstadkomma.
- Man uppmurar till deltagande av alla inblandade. Det är viktigt att alla som deltog i aktiviteten eller projektet också deltar i AAR eftersom att de sitter på viktig information och erfarenhet från vad som faktiskt hände i praktiken under arbetets gång.
- Man betonar vikten av tillit och även värdet av att både ge och ta emot feedback och konstruktiv kritik.
För att AAR processen ska bli så framgångsrik och användbar som möjligt så är det viktigt att det är personerna inom projektgruppen själva som upptäcker och identifierar vilka lärdomar de kan dra från sina erfarenheter av projektet. Ju mer öppna och ärliga alla är under diskussionernas gång, desto bättre är det.
Här följer några av de viktigaste aspekterna av en effektiv AAR:
Diskutera syfte och regler
Meningen med After Action Review är inte att kritisera varandra negativt eller att skuldbelägga någon i teamet. Istället så bör betoningen och fokuset ligga på att just lära sig så mycket som möjligt, vilket man bör förtydliga i början av AAR. Det är först när samtliga inblandade är införstådda med det som man kan uppnå maximalt engagemang, deltagande, öppenhet och ärlighet.
Uppmuntra till ett aktivt och engagerande deltagande
När man tar fram sina regler för mötet så bör man också prata lite om tillit. Man kan förtydliga att det är helt okej att inte alltid vara överens men att skuldbeläggning aldrig ska vara en del av diskussionen. Personliga attacker bör stoppas omedelbart och att skapa en tillitsfull och trevlig atmosfär redan från början kan vara helt avgörande för hur bra After Action Review kommer att gå.
Använd en neutral diskussionsledare
En neutral part kan hjälpa till att fokusera diskussionerna under AAR. En sådan person kan ofta vägleda diskussionen på ett sätt som gör att man lämnar dömande och negativitet utanför.
Prata om värdet av ett team
AAR handlar inte om en individs prestation och lärande utan om hur ett helt team kan arbeta tillsammans på bästa sätt för att på så sätt uppnå bästa resultat.
Gör en AAR så snart som möjligt
För att feedback och reflektion ska vara så effektivt och användbart som möjligt så måste det komma vid den rätta tidpunkten. Om man gör en AAR snabbt och tidigt i ett projekt så får man ofta en mer representativ och korrekt beskrivning av vad som har hänt. Det säkerställer också att alla, eller i alla fall de flesta, av projektets medlemmar kan delta.
Fokusera diskussionerna genom att ställa bra frågor
Att få frågan ”hur tycker du att det här gick?” kan ofta kännas allt för brett för att man ska kunna fokusera sina tankar och komma fram till ett användbart svar. Istället så bör man försöka vara lite mer specifik när man ställer frågorna under diskussionen. Frågor som till exempel ”hur bra fungerade samarbetet?”, ”hur kan kommunikationen fungera bättre?” och ”vilka aktiviteter sköttes mest effektivt?” ser till att fokusera deltagarnas tankar och diskussioner på specifika områden. Frågorna ska också ställas på ett sådant sätt att deltagarna inte tror att det finns ett rätt eller ett fel svar att ge. Frågorna inom After Action Review brukar vanligtvis falla inom några av dessa tre kategorier eller teman:
- Vad var tänkt att hända? Vad hände? Varför var det en skillnad?
- Vad fungerade? Vad fungerade inte? Varför?
- Vad går att göra annorlunda till nästa gång?
Man kan börja med att låta deltagarna tillsammans komma överens om vad som var menat att hända. Om de initiala målsättningarna var otydliga så är det tyvärr inte särskilt troligt att projektet eller aktiviteten i fråga blev särskilt framgångsrik. När det råder ett konsensus om vad som har skett så kan man gå vidare med att jämföra faktiska resultat med förväntade resultat. Det kan ofta vara en bra idé att gå tillbaka till målsättningarna för projektet när man fortsätter diskussionerna kring vad som fungerade och vad man behöver göra annorlunda i framtiden. Det kan ibland vara en användbar strategi att först be alla deltagarna att individuellt skriva ner sina tankar och idéer på papper, och sedan låta alla dela med sig. På så sätt kan man undvika ett grupptänkande, och dessutom så brukar det uppmuntra även de tysta och blyga deltagarna till att delta aktivt i diskussionerna.
Fördelar med AAR
AAR skapar en möjlighet för organisationer och projektteam att bedöma sitt eget arbete genom att utvärdera och reflektera kring vad som har gått bra och mindre bra, samt anledningarna till detta. Diskussionerna fokuserar på att deltagarna ska lära sig någonting och att man ska hitta nya sätt för att kunna göra sitt arbete bättre eller mera effektivt. After Action Review är inte begränsat till stora och formella typer av projekt, utan kan med fördel användas under exempelvis personalmöten eller andra typer av regelbundna sammankomster inom organisationen.
Om en säkerhetsincident skulle ske på arbetsplatsen så kan AAR till exempel avslöja viktiga lärdomar att dra från den incidenten så att man inte riskerar att det händer igen. AAR är helt enkelt ett effektivt sätt för att se till så att man inte behöver lära sig en läxa genom att uppleva ett problem eller göra ett misstag mer än en gång. Beroende på typen och storlek på projektet i fråga där man använder sig av AAR så kan man bestämma själv när man vill göra utvärderingen. Oavsett så ska AAR riktas framför allt mot sådana projekt och aktiviteter som tenderar att återkomma, eller som utgjorde en extra stor utmaning för gruppen.
AAR har också visat sig leda till en förbättrad kommunikation och förbättrade processer för att ge varandra feedback inom ett team. På grund av att fokuset inom AAR ligger på just inlärning istället för på skuldbeläggning så leder processen i sig självt ofta till att teamets deltagare får en djupare förståelse för hur ett team fungerar och vad som i regel brukar leda till en ökad prestation för deras egna team och kolleger.
Grundläggande tips och råd
Här följer en lista över tips och råd för varför man väljer AAR som metod för utvärdering, vad man bör tänka på när man gör en After Action Review och vanliga fällor som man bör undvika:
- AAR kan utföras nästan var som helst, och kan som sagt variera i längd. Till exempel så kan en 20 minuter lång AAR göras i slutet efter en workshop medan ett längre möte på ett par timmar kan vara lämpligt för att reflektera kring hur en av organisationens strategier har utvecklats.
- Man kan skriva ner viktiga frågor och kritiska diskussionspunkter på ett stort papper innan mötet har startat. Det gör det lättare för alla deltagare att fokusera på det huvudsakliga syftet med mötet. Under mötets gång så kan man sedan skriva ner svaren på pappret som man tillsammans kommer fram till, för att sedan sätta upp pappret på väggen. Det kan fungera som en påminnelse om vilka framsteg som man har gjort.
- Det går bra att anpassa AAR så att det passar ens egen specifika grupp eller gruppdynamik. Om man vet att det inte råder särskilt hög tillit inom gruppen så kan det vara en bra idé att låta deltagarna formulera sina egna tankar och idéer på papper först och gärna innan mötet startar. Frågor kan ställas antingen på individuell basis eller till hela gruppen. Det är viktigt att den som leder diskussionerna är uppmärksam på om det är någon som inte verkar delta särskilt aktivt, och i så fall komma på sätt att engagera även de tystlåtna.
- Det man vara bra att ha en person i rummet som skriver ner allting som sägs under mötets gång som man kan återvända till under ett senare skede. Den personen ska helst inte ha varit involverad i projektet.
- De rekommendationer för ändringar och handlingar som AAR förhoppningsvis leder till bör skrivas ner och vara så specifika och tydliga som möjligt, eftersom att det ökar chansen för att de blir implementerade på rätt sätt i praktiken.
- AAR kan också ses som en mycket bra övning i kommunikation för teamet. Det handlar nämligen inte bara om feedback och kontinuerligt lärande, utan också om hur man kommunicerar med varandra och hur man till exempel reder ut meningsskiljaktigheter eller löser konflikter. Ju bättre teamet blir på det i AAR, desto bättre kan man hantera liknande situationer i framtiden både som individ och som team.
- Det är viktigt att följa upp ett AAR möte. Om ingen ser till att implementera rekommendationerna eller kontrollera arbetet så kan det innebära att AAR och tiden som man la på det var bortkastat. Man bör därför ta fram ett system som säkerställer att rekommendationerna och idéerna från AAR inkorporeras i organisationens eller projektgruppens aktiviteter och arbete.
Slutsats
AAR är en effektiv metod för att fånga upp lärdomar att dra från projekt och aktiviteter. Genom att utvärdera ett projekt under arbetets gång, och inte bara efter att ett projekt är avslutat, så har man möjlighet att göra nödvändiga ändringar som krävs för att förbättra sin produkt eller arbete. De lärdomar man drar tar man också med sig till nästa projekt och bör dessutom spridas ut till resten av organisationen.
