Agilt Ledarskap: Snabbt navigera sig fram när förändringar sker

av | 4 maj, 2021

I dagens växande och dynamiska miljöer gäller det för oss som ledare och medarbetare att snabbt kunna anpassa oss och ta in ny information. Det handlar om att utveckla våra egenskaper och vår skicklighet i hur vi tar in information och feedback så att vi på ett mer effektivt sätt kan uppnå de resultat vi strävar efter. En ledarstil som bara de senaste decennierna blivit allt mer populär är agilt ledarskap. Att vara agil, anpassningsbar, hjälper ledare att snabbt navigera sig fram när förändringar sker och högre krav ställs. I den här artikeln går vi igenom hur det agila ledarskapet uppstod och hur du som ledare eller medarbetare på bästa sätt kan använda dig utav de tekniker som agilt ledarskap innebär.

 

Agilt Ledarskap

Vad är Agilt Ledarskap?

Det agila ledarskapet gled in i rampljuset när teknologi och IT-världen drastiskt började ta över världen. I sammanhang där programmering, systemutveckling och design skedde dagligen behövdes en ledarstil som krävde mycket anpassning. Inom traditionella projekt och enheter kunde man arbeta sporadiskt efter ett schema och en planering som följdes steg för steg medan moderna IT-projekt krävde att man behövde gå fram och tillbaka mellan dessa steg. Att kontinuerligt ta in feedback och sedan gå tillbaka och ändra eller fixa till, anpassa sig, var nyckeln till att dessa projekt kunde lyckas.

Den digitala åldern behöver konstant feedback och respons för att utvärdera om allt fungerar som det ska eller om något behöver ändras. Det agila ledarskapet gör att en ledare med sitt team kontinuerligt tar in information för att anpassa sig själva, sitt projekt och sina resultat. Tänk dig en situation där du arbetar med att skapa en hemsida för en kund. Kunden har en ungefärlig bild av hur hemsidan ska se ut och fungera, men inte kunskap nog att beskriva det på ett tekniskt sätt. Du som projektledare behöver samla in så mycket information som möjligt för att kunna uppnå ett lyckat resultat, men istället för att bygga hela hemsidan först och sedan visa kunden, så har du möjligheten att steg för steg visa kunden vad du arbetar med. På så sätt får du konstant respons från kunden och även kunden kan bygga sig en bättre och tydligare bild allteftersom tiden går.

Skillnaden från de traditionella metoderna som exempelvis vattenfallsmetoden, där varje process låste sig efter att den var avklarad, har gjort en stor skillnad för projekt som dessa. Anpassning blir viktig inom projekt som dessa eftersom att vi som människor behöver samla in mer information desto mer erfarenhet vi får och desto mer upplevelser vi tar in. Istället för att låsa en process efter att den är avklarad så har man alltså möjligheten att gå tillbaka och förbättra något för att uppnå det resultatet man strävar efter. Man tar också in mer information som gör att man kan förbättra saker steg för steg.

 

Fokus på kunden

Det agila ledarskapet har ett stort fokus, vilket är kunden. Till skillnad från andra metoder och styrsätt där vanligtvis styrelsen eller andra har en påverkan på projektet så har man inom det agila endast fokus på kunden. Man arbetar kundorienterat och lyssnar på vad kunden behöver och vill, något som man även gör kontinuerligt och inte bara i startfasen. Som agil ledare och medarbetare låter du kunden vara delaktig och ger alltid möjligheten för att ta emot respons och feedback. Det är viktigt att du som ledare skapar en kommunikationskedja som underlättar för kunden att ge feedback så att inte informationen tappas bort på vägen. Kunden behöver känna sig trygg med att de kan komma till dig med sin feedback.

 

Samarbete mellan och inom team

Det agila ledarskapet har ett stort fokus på det värde som kunden ger. Den informationen och feedback som du får från din kund är din största tillgång och det är därför bra att samarbeta och kommunicera med alla inom ditt team. Det är viktigt att du är transparent och visar dina medarbetare vad du arbetar med, hur du kommunicerar med kunden och vilka planer eller idéer du har. På samma sätt vill du göra det möjligt för dina medarbetare att göra samma sak för dig. När ni har byggt upp en stark kommunikation och relation där den här informationen delas så kommer du märka hur det stärker dig och ditt team. Vidare är det nyttigt att även använda den här informationen med andra team inom din verksamhet och dela med dig av dina erfarenheter. Du kan också lära dig av andra team och på så sätt stärks verksamheten som helhet.

 

Perspektiv – vad ser du som ledare?

Som människor kan vi ha en tendens att skapa ett starkt fokus på något som vi vill uppnå vilket gör att vi riskerar att stirra oss blint i en tunnel. Som agil ledare är det viktigt att ha ett perspektiv på projektet, sina medarbetare och kunden. Du behöver kunna se allt från ett större perspektiv och samtidigt kunna gå in djupt i processer och funktioner för att skapa förbättring. Detta är en av de många egenskaperna en agil ledare behöver arbeta på.

 

Nya tekniker och lära sig av sina misstag

Som agil ledare är det viktigt att konstant utmana sig själv och bygga på sina erfarenheter. Fokus är på att vara anpassningsbar och du kan bara bli en anpassningsbar ledare om du har erfarenhet och kunskap inom många olika områden. Din erfarenhet kommer stärka dig så att du får lättare att anpassa dig men din kunskap blir nyckeln till att kunna hantera förändringar, nya situationer och problem som uppstår. Det är även viktigt att snabbt erkänna och lära sig av sina misstag så att man effektivt kan åtgärda dem och i framtiden motverka att de överhuvudtaget uppstår.

 

Hur använder man Agilt Ledarskap?

För att bli en agil ledare finns det ett flertal egenskaper och kompetenser du behöver bygga upp och stärka. Detta är egenskaper som kan gynna dig generellt i karriären och i privatlivet som exempelvis kommunikation, ta in ny information och förmågan att anpassa sig.

Skapa en stark kommunikation

Som agil ledare är det din uppgift att se till att kommunikationen mellan dig, ditt team och din kund är stark. Det finns många verktyg som kan användas för att uppnå detta och bör vara anpassat till det område som du arbetar med. Din kund behöver känna att de alltid kan nå ut till dig eller ditt team med respons angående projektet och de resultat som börjar formas. Till att börja med, behöver du se till att kommunikationen mellan dig och dina medarbetare fungerar. Dina medarbetare ska kunna känna sig trygga med att arbeta individuellt och självständigt samtidigt som de ska kunna nå ut till dig när det behövs. Du behöver etablera en god relation med dina medarbetare genom att motivera dem och ge dem det stöd de behöver.

För att underlätta kommunikationen med din kund så kan det vara bra att under varje iteration ha en eller flera kontaktpersoner från kundens sida som kommunicerar med en eller flera personer från ditt teams sida. Beroende på projektets storlek och område så avgör du själv hur många personer som behövs. I många fall när ett projekt täcker flera områden så kan det vara bra att utse flera personer från båda sidorna som täcker sina egna områden, vare sig det är programmering, design eller funktion. På så sätt kan ditt team extrahera den information de behöver om särskilda områden från de som har bäst kompetens på kundens sida.

 

Motivation och trygghet från dina medarbetare

Med ett agilt ledarskap vill du motivera dina medarbetare så att de har en självsäkerhet och trygghet i sig själva till att arbeta självständigt. Genom att du motiverar dem och ger dem den friheten till att själva fatta beslut, känna sig delaktiga samt att de har roligt frambringar du de bästa egenskaperna hos dina medarbetare. På så sätt stärker du ditt team som i sin tur effektiviserar era resultat. Du som ledare vill skapa goda förutsättningar så att ditt team känner sig delaktigt i projektet och dess processer vilket blir mycket enklare med ett agilt ledarskap.

Agila metoder fokuserar på iterationer och cykler som vanligtvis innebär att man frekvent möts som grupp (eller mindre grupp) och går igenom vad man arbetat med, vad som behöver åtgärdas och hur man ska fortsätta. Under dessa möten behöver du som ledare göra det möjligt för de andra att delta och påverka så att alla får sin röst hörd. Om alla känner att de har ett ansvar för ett område eller en funktion som de sedan kan påverka så kommer motivationen höjas bland dig och dina medarbetare.

 

Utvärdering och analys i efterhand

Det agila ledarskapet lägger en stor vikt på den information man tar in, särskilt från kunden. När ett projekt avslutas och du har levererat din slutprodukt till kunden så är det bra att utvärdera hur det gick och vad som kan förbättras till nästa gång. Som vanligt är det kritiskt att man för dokumentation under projektets gång så att det blir lättare att göra en sådan analys i efterhand. Vad kan man förbättra till nästa gång och vilka erfarenheter tar du och ditt team med dig? Eftersom att ett agilt projekt vanligtvis också arbetar i cykler så kan man göra en sådan utvärdering efter varje cykel eller iteration, men på en mindre skala. På så sätt kan förbättringar ske redan under projektets gång. Tänk även efter, hur mycket träffade du och dina medarbetare kunden? Var det tillräckligt eller kunde det ha skett mer kommunikation med kunden som kunde ha underlättat för projektet? Det är svårt att veta exakt hur mycket kommunikation som ska ske mellan dig och kunden men eftersom att fokus är på kunden så är det viktigt att kunden alltid känner att den får sin röst hörd.

 

Vad är fördelen med Agilt Ledarskap?

Det finns många fördelar med att använda sig utav ett agilt ledarskap. Även om de agila metoderna främst växt fram under de senaste decennierna inom IT-världen så kan metoderna och teknikerna användas inom de flesta områden och verksamheter. Ett agilt ledarskap är kundorienterat vilket innebär att all fokus läggs på kunden. Under ett projekt har man ständig kommunikation och kunden får sin röst hörd. Detta gör att relationen mellan teamet och kunden kan stärkas samt att det blir mindre rum för missförstånd. Eftersom att kunden konstant är vid projektets sida och följer utvecklingen så kan man vara säker på att resultatet i slutändan blir lyckat.

Det agila ledarskapet lägger också stor fokus på att medarbetare har en frihet inom projektet vilket innebär att de självständigt kan arbeta och fokusera på sina områden. Det är vanligt att alla har en specifik funktion de arbetar med vilket gör att de blir en expert på just sitt område. Medarbetarna får också ansvar för sin funktion vilket gör att de känner en motivation och delaktighet under varje möte och vid kundkontakt. När motivationen ökar och dina medarbetare känner att de har en viktig roll inom projektet, att en funktion helt enkelt inte hade existerat utan dem, så höjs också effektiviteten.

När man pratar om agilt ledarskap så pratar man också mycket om förtroende. Eftersom att ledaren ger sina projektdeltagare flexibilitet och självständighet så skapas också en god relation mellan ledaren och resterande gruppmedlemmar. Den goda relationen och förtroendet gör ofta att medarbetarna har en större benägenhet att stanna hos samma arbetsgivare under en längre tid. Detta gynnar såklart verksamheten som lägger ner tid och resurser på att lära ut kompetenser till sina medarbetare.

En till fördel med det agila ledarskapet är fokuset på anpassning. Som ledare och medarbetare utvecklar man konstant sin förmåga för att kunna anpassa sig snabbt och effektivt. Den största orsaken till att man gör detta är för att minska tiden man lägger ner på planering och istället bli bättre på att anpassa sig när det väl behövs. Att planera och försöka förutse framtiden kan vara nyttigt men det tar även mycket tid och resurser, något som man kan spara på om man istället utvecklar sin förmåga till att kunna anpassa sig. Med erfarenhet, skicklighet och bra kompetens blir det lättare och lättare att snabbt kunna anpassa sig till nya situationer och problem som uppstår. På så sätt kan verksamheten spara mycket tid och resurser som i slutändan kan användas till något annat, exempelvis att utöka kompetensen hos medarbetarna.

 

Risker med Agilt ledarskap

Även om det agila ledarskapet kommer med många fördelar, särskilt inom den digitala världen, så finns det en del risker som kan uppstå om det inte hanteras på rätt sätt. När man är en agil ledare så är det viktigt att kunna anpassa sig och arbeta kundorienterat. Man söker ständigt kommunikation och feedback från kunden för att se till att man är på rätt spår när det gäller projektet. Det som kan ske är att om man har lite erfarenhet så kan det bli svårt att tolka kunden på rätt sätt. Man kan tro att kunden menar en sak när den egentligen menar något annat, vilket kan göra att projektet börjar gå åt fel håll. Som ledare och även som människa behöver vi utveckla våra egenskaper som att vara bra lyssna, ta in information och tolka den informationen vi tar in. Detta påverkas också av vår tidigare erfarenhet och kunskap vilket innebär att om vi har brister på dessa fronter kan det uppstå missförstånd. Som agil ledare behöver du konstant arbeta på att utveckla dig själv och söka ny kunskap så att du blir bättre på att hantera kundkontakt och ta in den informationen som kunden faktiskt ger dig.

Det som också kan hända är att även om du som ledare har utvecklat dina färdigheter och din skicklighet med att hantera kunder så kan det finnas brister hos kunden. En kunds brist på erfarenhet eller kompetens inom ett visst område kan resultera i att kunden ger dig felaktig information eller beskriver ett drömscenario som inte är möjligt att uppnå. Kunden kan ha en bild i sitt huvud och försöka beskriva den så gott som möjligt, men orden som kommer ut matchar inte bilden som kunden har. I slutändan kan resultatet bli motsatsen till vad kunden tänkte sig, även om du som ledare tolkade det rätt. Med erfarenhet kan du som ledare bli bättre och bättre på att hjälpa kunden beskriva sitt drömscenario på ett sätt som du och ditt team får lättare för att tolka.

En annan risk med ett agilt ledarskap kan vara att agila metoder kan passa på ett område eller en avdelning inom en verksamhet, men inte hela. Detta innebär att när ett projekt med en agil inriktning väl startar så kan problem uppstå från andra håll inom verksamheten som kan bidra till att projektet påverkas negativt. Det är viktigt som agil ledare att försöka separera sitt projekt från andra enheter inom verksamheten om detta uppstår. Att isolera ditt projekt och hålla fokus på kunden och resultat blir ditt mål samtidigt som det kan vara bra att bygga upp en god relation med andra inom din verksamhet för att se om du kan erbjuda stöd som kan hjälpa verksamheten i sin helhet.

Ett problem som kan uppstå inom alla verksamheter är när inte alla är med på att anamma de agila metoderna. Det kan bli svårt för dig som agil ledare att leda ditt projekt om exempelvis din styrelse inte är med på samma noter. Eftersom att det agila ledarskapet innebär att man ger sina medarbetare mycket flexibilitet och ansvar så kan andra inom verksamheten sätta sig emot detta. Deras förtroende för medarbetarna kanske inte är lika stort som ditt vilket kan göra det tuffare för dig som ledare. Det blir din uppgift att försöka visa varför du har ett förtroende för dina medarbetare och varför det sättet som ni arbetar på är effektivt.

 

Sammanfattning

Det agila ledarskapet har många fördelar som kan gynna dig som ledare och din verksamhet. Med fokus på kunden och anpassning kan man spara mycket tid och resurser samt på ett mer effektivt sätt uppnå ett lyckat slutresultat. Som agil ledare behöver du stärka ditt team och ge dem flexibilitet att fokusera på sina områden. Du behöver också stärka kommunikationen mellan dig och din kund och kontinuerligt samla in feedback. Efter att ett projekt har avslutats så är det viktigt att analysera och utvärdera hur det gick i efterhand för att i framtiden bli bättre.

Fördelen med ett agilt ledarskap är att det blir mindre rum för missförstånd och du som ledare och team blir även snabbare på att åtgärda problem. Risken är dock att med bristande erfarenhet kan det bli missuppfattning med kunden eller så kan styrelsen eller verksamheten generellt motsätta sig de agila metoderna om de inte passar in.