Aktivitetslista: Håll koll på alla aktiviteter som måste genomföras

Ett projekt definieras i regel som ett åtagande som utförs antingen individuellt eller genom ett samarbete mellan flera individer, och som är noggrant planerat för att uppnå ett visst mål. Inom projektledning så består ett projekt av ett tidsbegränsat uppdrag som planeras detaljerat, som utförs, övervakas och levereras inom en överenskommen tidsram och som har en specifik budget. Projekt kan vara enkla eller komplexa och kan drivas av en eller flera medarbetare. Det finns dock aldrig någon vits med att försöka förenkla ett projekt allt för mycket. Projekt är sällan väldigt enkla eller rättframma utan det finns vanligtvis många olika faktorer och framför allt aktiviteter inblandade.

Aktivitetslista

 

För att ha koll på alla aktiviteter som måste genomföras under projektets gång är det viktigt att man strukturerat dem. Det kan man göra i en så kallad aktivitetslista. Den här texten tittar närmre på just aktivitetslistan, vad det är för något, hur man gör en sådan lista och varför det är en viktig aspekt inom projektledning.

Vad är en aktivitetslista?

Den aktivitetslista som är en del av de flesta projekt är i grund och botten en specificerad dokumentation av alla schemalagda aktiviteter som ingår i projektet i fråga. En aktivitetslista är typiskt sett mycket detaljerad och omfattande för att erbjuda så mycket information som möjligt om aktiviteterna. Det gör det nämligen enklare och smidigare för alla deltagare i projektet att förstå vad som ska göras när det kommer till de aktiviteter som de ansvarar för att genomföra.

En aktivitetslista i sin enklaste form är en slags tidsplan och översikt av ett projekt. Det kan till exempel röra sig om en simpel tabell i MS Word eller Excel. Ju enklare en lista är, desto smidigare går det att uppdatera den. Det är dock viktigt att se till så att listan innehåller tillräckligt mycket detaljer för att uppfylla sitt syfte, vilket är att informera. Om man vill ta sin lista ett steg längre kan man lägga till ett grafiskt element, vilket till exempel innebär att man kan visualisera aktiviteterna och på så sätt skapa en tydligare överblick över projektet. En grafisk visualisering av aktiviteterna kan vara bra för att visa vilka beroenden det finns mellan olika uppgifter och aktiviteter. En aktivitetslista kan se olika ut och det finns vissa mallar man kan använda sig av, men några vanliga kategorier som brukar ingå i en aktivitetslista är:

  • Titeln på aktiviteten
  • En beskrivning av aktiviteten
  • Vem som är ansvarig för aktiviteten
  • Tidsram
  • Budget

Förutom att skapa en överblick över projektets aktiviteter så kan projektgruppen också använda sin aktivitetslista för att exempelvis:

  • Dokumentera ansvarsfördelning
  • Strukturera små som stora uppgifter
  • Följa projektets framsteg och utveckling
  • Hålla koll på projektets deadlines

Den detaljerade beskrivningen av varje aktivitet är avgörande för att alla medlemmar i projektgruppen ska kunna ta del av vad som sker, vilket arbete som måste utföras och vad deras roll kommer vara inom varje aktivitet. Aktivitetslistan bör sammanställas så tidigt som möjligt i projektet för att säkerställa att alla deltagare har en chans att granska den. Beskrivningen för en viss aktivitet består vanligtvis av en kort fras eller en etikett som tilldelas den specifika aktiviteten för att hjälpa till med att särskilja de olika aktiviteterna från varandra. Dessa aktivitetsbeskrivningar används vanligtvis i samband med en så kallad aktivitetsidentifierare för att ytterligare hjälpa till med denna differentiering. Aktivitetsbeskrivningen bör formuleras så kortfattat som möjligt men samtidigt vara lätt att förstå.

Vad är en aktivitet i ett projekt?

En aktivitet i ett projekt är vanligtvis ett steg i en projektplan. Varje aktivitet består av en eller flera handlingar eller uppgifter som, när de är avklarade, kommer leda till nästa eller fas steg inom projektet i fråga. Tillsammans resulterar samtliga aktiviteter i projektets slutprodukt. Varje aktivitet har en definierad start och ett tydligt slut, såväl som en deadline eller tidsram som anger när aktiviteten måste vara genomförd.

När man som projektledare planerar ett projekt är en av de centrala stegen att definiera samtliga aktiviteter som måste utföras för att kunna fullfölja projektet. Det är då man skapar sin aktivitetslista, som precis som namnet avslöjar listar alla aktiviteter. Ett exempel på projekt är att hålla i en stor fest. Då skulle tänkbara aktiviteter kunna vara att skicka ut inbjudningar, boka en lokal och anställa en cateringfirma. Dessa aktiviteter är väldigt enkla jämfört med vad de flesta aktiviteter brukar vara inom sådana projekt som kräver projektledning. Även om de är enkla så består de dock fortfarande av flera mindre uppgifter, som alla ryms inom var och en av aktiviteterna. I aktiviteten att skicka ut inbjudningarna ingår till exempel att hitta adresser till alla deltagare, skriva ut inbjudningarna och lägga ner dem i sina respektive kuvert för att sedan posta dem.

När alla aktiviteter har definierats är det för det mesta upp till projektets projektledare att ordna dem i en specifik följd, det vill säga placera de olika aktiviteterna i den ordning som de bör utföras i.

Typiska aktiviteter inom projektledda projekt

De flesta projekt utgörs av en kombination av fem huvudsakliga aktiviter, eller steg. Att fullfölja dessa fem aktiviteter innebär inte alltid nödvändigtvis ett lyckat och framgångsrikt projekt eller projektledning, men det brukar i alla fall ge en viss hint ifall ens projektgrupp är på väg i rätt riktning eller inte. Utöver dessa fem aktiviteter, som på sätt och vis utgör grundstommen i ett projekt, så kan alla projekt bestå av flera andra aktiviteter också beroende på vilken typ av projekt det gäller. Nedan följer en beskrivning av de fem mest grundläggande aktiviteterna inom de flesta sorters projekt.

Aktivitet 1 – Inleda projektet

Den första aktiviteten som sätter igång de flesta projekt är att inleda arbetet. Det gör man genom att bekräfta idén för projektet i fråga. Under det här steget samarbetar projektets deltagare för att definiera en generell projektidé och gör en bedömning om den är praktiskt genomförbar eller inte. Det är vanligt att man gör en del efterforskning under det här skedet för att ta reda på hur projektet skulle kunna genomföras, varpå man presenterar idén för ledningen, kunderna och eventuella intressenter. Det är först när man fått ett godkännande från dessa som man kan gå vidare med sitt projekt.

Aktivitet 2 – Planera projektet

Den andra aktiviteten utgörs av planering. När ens projekt har fått ett godkännande av de som bestämmer är det viktigt att alla i projektgruppen sätter sig ner tillsammans för att skapa sig en bild av projektet. Det är då man bestämmer projektets exakta omfattning, schema och deadlines, milstolpar och aktiviteter, samt kostnader och budget. Det kan vara en bra idé att visualisera det här steget, för att göra projektets struktur och detaljer så tydliga som möjligt. Det är också värt att notera att alla aspekter av ett projekt kan vara föremål för ändring under utförandesteget. Leveranser kan till exempel bli försenade, oväntade problem kan uppstå och resurser kan dräneras. Därför är det viktigt att man är flexibel och så förberedd som möjligt, så att man kan förutse det som är mest troligt att gå fel.

I den här aktiviteten ingår som sagt att schemalägga hela projektet, och schemaläggningen är något som många projektledare ofta är alldeles för optimistiska med. Det är lätt att känna sig lite för ambitiös och tro att man kommer kunna slutföra ett projekt snabbare än vad som är möjligt i praktiken. En alldeles för optimistiskt tidsplanering leder ofta till problem. Vad som verkar vara en uppnåelig deadline och tidsram för andra projekt kan visa sig vara omöjligt för det egna projektet.

Aktivitet 3 – Utföra projektet

Nästa stora aktivitet i ett projekts livscykel är att lansera och utföra själva projektet. Det är här det faktiska projektarbetet börjar. Ett projekt är en samling av uppgifter och resultat som måste uppnås  innan man kan markera ett projektet som avklarat. För att kunna sätta igång bör man se till att ha all information om projektet i fråga tillgänglig så att man har en tydlig förståelse för vad som behöver slutföras, hur det ska ske, vem som ska delta, och när det måste vara klart.

Aktivitet 4 – Övervaka projektet

Övervakningen och kontrollen av ett projekt, som är en självklar del av all sorts projektledning, ett sätt  för projektledare och projektgrupper att mäta och jämföra projektets status och framsteg med sin ursprungliga plan och se till att allt går som planerat. I den här aktiviteten ingår, precis som i de andra aktiviteterna, många mindre uppgifter. Hur man väljer att övervaka sitt team och sitt projekt är upp till var och en.

Aktivitet 5 – Avsluta projektet

Den sista självklara aktiviteten som ingår i ett projekt och som är en naturlig del av all projektledning är att avsluta projektet. När man sätter igång med den här aktiviteten och de uppgifterna som ingår så är projektet förhoppningsvis fullbordat, och man har uppnått alla mål och det önskade resultatet har godkänts. En viktig del av detta steg är att se till att projektet möter de förväntningar som ställdes på det när projektet först beställdes. För att kunna avgöra om så är fallet kollar man på projektets kvalitet, noggrannhet, tidsåtgång och kostnad. Det är bra om man har en kolumn i sin aktivitetslista där man kan formulera några kriterier som definierar när en aktivitet verkligen är fullbordad. Ett riktigt framgångsrikt projekt är ett sådant där man levererar slutresultatet före deadline, inom budgeten, med hög kvalitet och med så få problem längs vägen som möjligt.

Så skapar man en aktivitetslista

En av de viktigaste sakerna att göra när man startar, framför allt ett större, projekt är att dela upp det i mindre men mer hanterbara bitar. Dessa bitar kan till exempel utgöras av de större aktiviteterna som beskrevs i avsnittet ovan. Resten av projektet baseras sedan på den grunden. När man ska skapa en aktivitetslista kan det dock vara bra att vara mer detaljerad än så, och således inkludera ännu fler aktiviteter. Aktiviteter som inkluderas i listan kan vara av olika storlek och av olika grad av komplexitet. Det första man bör göra när man ska skapa sin aktivitetslista är att börja med att definiera de olika aktiviteterna som ingår i projektet. Följande bör man tänka på när man ska definiera och beskriva aktiviteterna och välja ut dem som ska vara med på listan:

  • Aktiviteterna bör beskrivas på ett sätt, speciellt när det kommer till deras storlek och komplexitet, som gör det möjligt att göra en uppskattning av dem. Om aktivitetslistan exempelvis är ämnad för ett byggprojekt och aktiviteten enbart heter ”betong” kommer det vara väldigt svårt att uppskatta hur mycket tid denna aktivitet kommer ta. Det går att definiera aktiviteten ytterligare, antingen genom dess beskrivning eller genom de uppgifter som ingår vilka kan vara ”blanda betong”, ”hälla ut betong” och ”vänta på att betongen stelnar”.
  • Det måste vara tydligt vilken eller vilka medlemmar av projektgruppen som ansvarar för en aktivitet. Om man råkar gruppera två aktiviteter som egentligen borde definieras separat och två olika personer är ansvariga för utförandet av dem kan det bli komplicerat att hålla någon ansvarig i slutändan.
  • Aktiviteten ska helst gå att mäta. Effektiv övervakning och kontroll av ett projekt kräver att det går att avgöra när projektet når sina olika milstolpar, vilket man kan göra genom att exempelvis mäta hur många procent som är uppfyllt av den totala aktiviteten.
  • Varje aktivitet bör ha tydligt definierade start- och slutdatum.

Tumregler för aktivitetslistan

Det som beskrivits ovan fungerar som officiella riktlinjer när man väljer ut aktiviteterna som ska vara med i aktivitetslistan. Här följer några tumregler för mer specifika aspekter att ta hänsyn till när man gör sin aktivitetslista:

  1. Aktiviteterna bör kräva mer än åtta men färre än 80 timmars arbete. Det är en hanterbar arbetsmängd som går att inkludera i en aktivitetslista. Om aktiviteten kräver mer än 80 timmar kan det vara ett tecken på att man misslyckats med att definiera aktiviteten och inkluderat en för stor del av projektet. Då kan det bli svårt att behålla en bra översikt över aktiviteten.
  2. Ingen aktivitet bör bestå av fler än tio uppgifter. Att hålla sig till den regeln gör aktiviteten, och det steget av projektet, hanterbar.
  3. Om man är osäker på om det går att bryta ner en aktivitet i mindre aktiviteter och delar kan man ställa sig dessa tre frågor. Om svaret är ja på någon av dem kan det vara en bra idé att bryta ner aktiviteten i mindre delar:
    • Blir aktiviteten lättare att planera och uppskatta?
    • Blir det lättare att tilldela ansvar över aktiviteten?
    • Blir det lättare att övervaka och följa aktivitetens framsteg?
  4. Ett annat sätt att ta reda på om en aktivitet är för stor är genom att avgöra om aktiviteten är enkel att förstå. Om den är enkel att förstå kan man gå vidare, men om den inte är det kan man:
    1. Separera de delar som inte är särskilt lätta att förstå
    2. Identifiera vad som inte är lätt att förstå och förtydliga dessa bitar ytterligare.

Externa informationskällor

Om man som projektledare eller tillsammans med sin projektgrupp kan göra en realistisk uppskattning av projektet på egen hand är det toppen. Ofta är det inte fallet dock, och man kan behöva lite tips och input från externa källor. Tre sådana källor som alla projekt kan gynnas av att använda sig av är:

  • Tidigare projekt: Det är få projekt som är helt unika, och det finns oftast andra snarlika projekt som man kan låna data av eller vars aktivitetslistor man kan inspireras av. Kanske har andra projekt genomfört liknande aktiviteter, och då kan man se hur mycket tid och pengar de använde.
  • Mallar: Man kan alltid överväga att använda sig av en mall när man ska skapa sin aktivitetslista. Om man inte hittar en mall som passar ens eget projekt bör man se till att göra sin egen aktivitetslista till en ny mall, som går att använda för framtida projekt. Det är smidigt att ha en standardlista som man kan använda sig av och justera för att anpassa varje specifika projekt.
  • Experter: Om man har tillgång till en person som är expert inom projektets område så är det alltid bra att ta hjälp av dem.

Slutsats

Alla projekt behöver en aktivitetslista. Det är så man strukturerar sitt projekt och skapar en gedigen överblick över alla viktiga delar. En aktivitetslista är precis vad det låter som, och den kan vara olika enkel eller komplex. Det kan till exempel röra sig om en enkel tabell eller ett visualiserande diagram. Det brukar vara projektledaren som ansvarar för att skapa projektets aktivitetslista, men det är bra om man gör det tillsammans i projektgruppen. På så sätt blir det lättare för alla att förstå varje aktivitet och få en överblick över projektet.

Oavsett hur enkelt eller komplext konstruerad aktivitetslistan är så bör den innehålla information om varje aktivitets namn, vad aktiviteten innebär, vem som är ansvarig för den, hur mycket tid den kräver och vad den kommer kosta. Varje aktivitet består vanligtvis av mindre uppgifter, och för att aktiviteten ska kunna bedömas vara färdig måste alla dessa uppgifter ha slutförts. Tillsammans leder samtliga aktiviteter till ett avklarat projekt, som förhoppningsvis lever upp till de förväntningar som ställt på projektet och som hållit sig till angiven tidsram och budget.