De flesta av oss har en mer eller mindre intuitiv förståelse för vad benchmarking åsyftar. Språkligt sett så handlar det helt enkelt om jämförelse, att utvärdera något i förhållande till en mall, en måttstock eller en liknande företeelse.
Men på vilket sätt är begreppet relevant för projektledning och ledarskap?
Inom modernt ledarskap så handlar benchmarking om att på ett systematiskt sätt jämföra endera hela sin verksamhet eller organisation, eller utvalda delar av den, med en annan verksamhet som man endera konkurrerar med eller inspireras av. Detta skapar en smidig möjlighet att se hur man ligger till i förhållande till andra aktörer.
En stor anledning till dess popularitet är att man på ett enkelt sett får överblick över väsentliga faktorer så som effektivitet, kostnader, konsekvens och kvalitet. Men benchmarking är även populärt för att tillvägagångssättet är så pass flexibelt att man kan mäta i stort sett vad som helst.
För att det hela ska bli så bra som möjligt är det däremot avgörande att man är systematisk i sitt tillvägagångssätt. Därför ska vi ta en närmare titt på historien bakom benchmarking, varför det gör skillnad, hur man på enklaste sätt utför benchmarking samt eventuella begränsningar. Förhoppningsvis kommer detta att ge en bättre förståelse för såväl benchmarking som företeelse, som den praktiska nytta man faktiskt kan förvänta sig.
Vad är Benchmarking?
Det finns många åsikter om hur man på bästa sätt definierar benchmarking, och när det hela tillämpades för första gången. Ofta så påpekas att begreppet ursprungligen användes inom såväl vapenindustrin som av lantmätare för att jämföra sin egen verksamhet med övriga för att säkerställa att produktion och förväntad avkastning åtminstone motsvarade den hos potentiella konkurrenter.
Men i ett mer modernt hänseende så har begreppet kommet att bli enormt förknippat med många av den moderna tidens traditionellt sett ledande amerikanska företag så som Xerox Holdings Corporation (Xerox), International Business Machines Corporation (IBM) och AT&T Inc (AT&T).
Vad de kom att erfara var att man i stor utsträckning kunde förbättra sin egen verksamhet genom att identifiera vad som kännetecknar effektivitet, innovation och övriga önskvärda egenskaper, och helt enkelt skapa en mall för att se hur ens egen verksamhet lever upp till dem.
Även om det inte finns någon strikt indelning så pratar man ofta om fem kärnbegrepp inom benchmarking. Dessa är ämnade att täcka i stort sett samtliga företeelser inom benchmarking. Därför används ofta begreppen rekonstruering, konkurrensinriktad benchmarking, processinriktad benchmarking, strategisk benchmarking samt global benchmarking. Även om de inte är helt och hållet heltäckande så ger de ändå en väldigt tydlig översikt gällande benchmarking och dess olika inriktningar.
- Rekonstruering. Under 1950- och 1960-talen var det väldigt vanligt att på ett systematiskt sätt analysera konkurrenters produkter och tjänster. Ofta handlade det om att på ett tekniskt sätt bryta ned saker i beståndsdelar för att se hur de var tillverkade. På så sätt kunde man kopiera och förbättra befintliga lösningar. Detta var däremot ett förhållandevis resurskrävande sätt att arbeta.
- Konkurrensinriktad benchmarking. Under 1970-talet blev de väldigt populärt att arbeta med benchmarking genom att analysera konkurrenter. Ett vanligt sätt var att ta en detaljerad titt på ett område som en konkurrent var högpresterande inom, och skapa en mall för att jämföra sin egen verksamhet inom samma område.
- Processinriktad och strategisk benchmarking. Under 1980-talet så valde många att vidga sina vyer och utföra benchmarking i syfte att låta sig inspireras av mer än bara sina direkta konkurrenter. Man märkte att man genom att välja ut en viss process och sedan skapa en mall för hur den på bästa sätt genomförs kunde skapa direkta förbättringar på många områden. I ett bredare perspektiv, när man tittar på hela verksamheten, så brukar denna sorts benchmarking kallas för strategisk.
- Global benchmarking. Under 1990-talet resulterade den tilltagande globaliseringen att man i allt större utsträckning valde att tillämpa ett globalt perspektiv på benchmarking. Genom att jämföra sin verksamhet med internationella aktörer så fick man unika möjligheter att alltid ligga steget före på såväl nationell som internationell nivå.
Numera är det väldigt vanligt att benchmarking i praktiken har inslag av flera av dessa grundtyper. Det är inte heller särskilt ovanligt att man utför individualiserad benchmarking som är särskilt anpassad för den egna verksamheten. Detta kallas ibland även för kombinerad benchmarking och kan motsvara allt i från en helt egen modell till tillämpning av olika delar av de befintliga modellerna. Men låt oss ta en titt på vilken nytta man faktiskt kan förvänta sig av benchmarking.
Hur man gör Benchmarking
En av de största fördelarna med benchmarking är att det både skapar bättre insikt om den egna verksamheten, samt ger en konkret inblick i vad som krävs för att nå upp till konkurrenters nivå, överstiga egna förväntningar, fortsätta utvecklas eller vad man nu kan tänkas vilja uppnå. En av de mer träffande beskrivningarna av fördelarna kommer från den internationella journalen Benchmarking, vars ambition är att på ett akademiskt sätt utvärdera fördelarna med just benchmarking. Enligt dem så är det ett revolutionerande förfarandesätt som är av stort intresse för alla företag som är intresserad av kvalitet i hela verksamheten. Ofta så anses framgångsrikt utförd benchmarking svara på frågor så som.
- Vad är det som kännetecknar den egna verksamheten eller specifika processen? – Hur sker arbetet inom den egna verksamheten eller organisationen?
- Vad är det som kännetecknar en framgångsrik verksamhet eller process? – Hur har framgångsrika företag eller organisationer nått framgång? Eller vad är det som kännetecknar ett idealt scenario.
- Vilka förändringar krävs för att nå bättre framgång? – Se vad som skiljer den egna verksamheten från övriga framgångsrika verksamheter eller önskvärda utkomster.
Detta gör att benchmarking på många sätt blir en helhetslösning för att skapa både förståelse och insikt om endera verksamheten i stort eller särskilda utvalda delar av den. Men man bör vara försiktig och se till att inte dra allt för snabba och förhastade slutsatser om eventuella fördelar.
För att man ska uppnå framgång så är det nämligen avgörande att man utför det på ett så pass noggrant och detaljerat sätt som möjligt. Detta har resulterat i att det numera är väldigt vanligt att anlita särskild expertis för att processen ska få så stort värde av processen som möjligt. Men om man utgår ifrån att man säkerställer en väl genomförd benchmarking så finns det ett stort antal nästan garanterade fördelar.
Tydliggör vad som är viktigt för framtiden
Den kanske allra mest viktiga och generella fördelen med benchmarking är att det med all tydlighet sätter fingret på vad som är viktigt för framtiden. Oavsett om man tittar på en viss aspekt av verksamheten eller verksamheten i stort så kommer benchmarking att skapa en sorts målbild för en ideal utveckling på sikt. Ofta så handlar detta om konkreta exempel avseende innovation, nytänk eller praktiska åtgärder. Men det kan även handla om en mer övergripande långsiktig plan för att förvandla verksamheten till att motsvara eller överträffa vad man upplever hos konkurrenterna.
Sätter konkreta mål för verksamheten
Med hjälp av benchmarking skapar man med all enkelhet konkreta mål för att steg för steg arbeta mot att säkerställa så att verksamheten faktiskt förändras i den utsträckning att de viktiga framtida målen realiseras. Detta sker ofta då man genom att jämföra med övriga verksamheter eller genom att jämföra med särskilda ambitioner får en bättre inblick i vad som på ett konkret sätt skiljer den nuvarande verksamheten från den framtida idealbilden.
Skapar tydliga mål och samhörighet bland alla inblandade
Något som i princip alltid kommer fram vid benchmarking är att ingen organisation presterar bättre än dess beståndsdelar. Och i detta så spelar alla de inblandade personerna en viktig roll. På så sätt får man chansen att tydliggöra exakt hur verksamhetens olika avdelningar, anställda och så vidare kan bidra för att realisera endera ett specifikt eller mer övergripande mål.
Ger enkla riktlinjer för tillämpning
Poängen med benchmarking är alltid att göra så mycket nytta som möjligt. Därför leder det alltid till konkreta riktlinjer avseende tillämpning av allt man kommer fram till. Detta sker dels genom att man vid utvärderingsarbetet utvärderar såväl den egna verksamheten som en mer ideal verksamhet. Utifrån kontrasten kan man på ett väldigt enkelt sätt
Hur sker det rent praktiskt? – Benchmarking 4 steg
Något man bör vara medveten om är att ingen metod för benchmarking är satt i sten. Tvärtom finns det i stort sett ett oändligt antal variationer på benchmarking. Erfarna utförare har i många fall utforma egna rutiner och principer för att på ett mer effektivt sätt utvärdera just de saker som de specialiserar på.
Det är även vanligt att man kombinerar de olika traditionella modellerna för benchmarking. Men det är inte nödvändigtvis modellen som avgör resultatet. Tvärt om handlar det ofta om att sats tillräckligt mycket resurser på benchmarking för att få tillräckligt med material och information för att dra relevanta slutsatser. Däremot kan man i breda drag beskriva den generella processen gällande benchmarking. Därför bör detta absolut inte ses som en mall för genomförandet av benchmarking. Ofta så kräver framgångsrik benchmarking avsevärt mycket mer detaljerat och gediget engagemang.
1. Avgränsning och processval
Första steget är alltid att avgränsa vad det egentligen är som man ska utvärdera med benchmarking. Detta kan ske i så stor utsträckning som man vill. Men ett första steg är att avgöra huruvida man ska utvärdera hela verksamheten eller en viss del av den. Många väljer att se valet av modell, eller process, för benchmarking som en den av avgränsningen.
Ska den vara global eller processinriktad? Eller kanske konkurrensinriktad?
Inte sällan så resulterar en noggrann avgränsning i ett bättre resultat. Därför får man i många fall mycket bättre avkastning på investeringen i benchmarking och man väljer att göra ett noggrant förarbete. En viktig del av avgränsningen är även att tydliggöra vilka förväntningar man har på resultatet.
2. Bestäm datakällor och samla information
Även om begreppet datakällor kan verka onödigt tekniskt så handlar det faktiskt inte om något annat än de platser som man väljer att hämta information ifrån. Detta kan vara analys på plats, efterforskning på internet eller i stort sett vad som helst man kan tänka sig. Ofta så begränsas mängden datakällor i stor utsträckning av ekonomiska faktorer, då det av naturliga skäl kan vara kostsamt att göra väldigt omfattande insamling av information. Men när man väl har bestämt sig för vilka källor man ska arbeta med så är det bara att insamla och bearbeta informationen. Då denna kommer att ligga till grund för utvärderingen av verksamheten så är det viktigt att man använder representativa och tillförlitliga källor. Syftet med hela är att få ett bättre kunskapsläge avseende såväl den egna verksamheten som den idealbild som man jämför med.
3. Identifiera skillnader mellan egen och annan verksamhet
Minst lika viktigt som att ha en bred informationsgrund är att djupgående analysera informationen. Det är nämligen i detta steg som man identifierar vad som skiljer den egna verksamheten, eller processen, från det som man vill uppnå. Man kan tänka sig att man sorterar den insamlade information i två delar. Information som visar var man är i den egna verksamheten, samt information som beskriver idealbilden. Själva arbetet i detta steg handlar därför mycket om att konkretisera skillnaderna för att kunna gå vidare och identifiera nödvändiga åtgärder.
4. Konkretisera nödvändiga åtgärder
Detta är den viktigaste fasen när det kommer till att sätta fingret på de verkliga åtgärder som krävs för att man ska kunna tillämpa resultatet av benchmarking i praktiken. En viktig del av det hela är att vara tillräckligt observant för att se exakt vad det är som särskiljer den egna verksamheten från målbilden. Det är nämligen i diskrepansen som man hittar vad som krävs för att förbättra verksamheten och ta nästa steg. Något som är väldigt viktigt är att komma ihåg att fokusera på realistiska åtgärder. Det är nämligen kontraproduktivt att fokusera på åtgärder som inte går att utföra.
Är det alltid ett bra alternativ? – Gränserna för benchmarking
Även om de flesta är överens om att en väl utförd benchmarking verkligen ger resultat så kan man inte alltid vara säker på att resultatet blir som man tänkt sig. Det finns nämligen ett antal vanliga flaskhalsar som gör att upplevelsen av benchmarking inte riktigt blir som man tänkt sig. Mycket handlar om att det är ett resurskrävande arbete som gör att det sällan går att snåla på resurser för utförandet. Detta innebär att tid och kostnad ofta kan vara två faktorer som gör att det inte blir som man tänkt sig. Därför rekommenderas ofta att man i förväg gör en kostnadsanalys för att säkerställa att man faktiskt kan slutföra arbetet på ett sätt som lever upp till ens förväntningar.
Ett annat vanligt förekommande problem med benchmarking är att alla inom verksamheten inte är med på tåget. Ofta så är det bristande kommunikation som ligger bakom detta. För om benchmarking ska få ett så bra resultat som möjligt är det väldigt viktigt att alla som är inblandade är villiga att samarbeta för att realisera nödvändiga förändringar.
Detta innebär att de flesta nackdelar med benchmarking faktiskt inte har med benchmarking i sig att göra. Nackdelarna handlar snarare om att man på grund av bristande resurser eller otillräcklig planering inte slutför arbetet på ett sätt som gör att man får tillräcklig nytta av resultatet. Turligt nog kan detta lätt förhindras med hjälp av omsorgsfull planering. Ett enkelt sätt att undvika den negativa aspekten av benchmarking är att välja en konsult som redan i förväg är väl medveten om de ekonomiska och resursmässiga begränsningar. På så sätt man arbetet anpassas för att man ska få största möjliga nytta av den benchmarking som utförs.
Sammanfattning
Benchmarking är ett både populärt och traditionellt sätt att analysera och utvärdera verksamheter och processer för att se vilka hinder som föreligger för att utveckla och förbättra. Genom att jämföra den egna verksamheten med endera en konkurrent eller en teoretisk idealbild så kan man skapa en konkret handlingsplan som sedan tillämpas med följd att man stegvis närmare sig precis vad man nu vill uppnå. Detta sätt att utvärdera verksamheter har varit förhållandevis vanligt förekommande sedan åtminstone 1950-talet, men har först på senare tid fått den uppmärksamhet som det förtjänar. Mycket av den senare tidens intresse för benchmarking har att göra med att många internationella företagsledare nämnt det som ett unikt sätt att både förbättra insikt och kunskap om både den egna verksamheten och vad som krävs för att förbättra den.
Då benchmarking är ett väldigt flexibelt sätt för utvärdering av processer och verksamheter så går arbetssättet att anpassas precis i den utsträckning som krävs för att nytta ska bli stor oavsett vad man väljer att utvärdera. I en allt mer konkurrensutsatt värld är det viktigt att alltid ligga steget före. En stor del av detta är att förstå hur man driver sin egen verksamhet, och även vara medveten om de saker som andra kanske kör bättre. Genom att tillämpa benchmarking så skapar man rätt förutsättningar för såväl fortsatt tillväxt som förbättrad effektivitet.
