DMAIC: Metod för förbättringsarbete inom produktion (5 stycken faser)

En viktig del i att driva ett företag eller en affärsplan framåt är att se till så att man ständigt förbättras och förnyas. Avgörande faktorer för att kunna göra det är att vara lyhörd för eventuell feedback, att utvärdera sina egna och varandras uppgifter samt att fylla de tomrum som råder när det gäller kunskap så väl som arbetskraft. För att vara säker på att man inte går miste om någon viktig information eller för att säkerställa att det förbättringsarbete som man genomför får långvariga effekter, så kan det vara lämpligt att följa en utarbetad och strukturerad metod.

DMAIC är en data-driven metod och strategi som ämnar till att hjälpa företag att förbättra och effektivisera sina olika processer. Namnet är en akronym för engelskans Define, Measure, Analyze, Improve and Control vilket på svenska blir Definiera, Mäta, Analysera, Förbättra och Kontrollera.

De fem orden står för de fem stycken sammankopplade faser som DMAIC-metoden består av. DMAIC är en central del av Six Sigma, en metod som i sin tur utgör ena halvan av Lean Six Sigma och som tillsammans syftar till att hjälpa arbetsgrupper att effektivt hantera och tackla defekter och ineffektiva delar av deras processer. När DMAIC-metoden kom till i mitten av 1980-talet så möttes den av blandade reaktioner och en del hävdade att metoden var allt för komplex och komplicerad för att kunna leda till en mer effektiv verksamhet.

Men med tiden så har DMAIC utvecklats till vad många menar är ett revolutionärt verktyg som på ett smidigt sätt involverar rätt medarbetare för att identifiera och eliminera källorna till olika fel och defekter som existerar i framför allt produktionsled- och processer. På så sätt hjälper DMAIC företag att snabbare möta sina kunders förväntningar, krav och behov.

Vad är DMAIC?

DMAIC är uppdelad i fem stycken faser, där en föregående fas måste avslutas och vara komplett genomförd innan man gå vidare till nästa fas. En välfungerande DMAIC-process är beroende av en arbetsgrupp där beslutet att inkludera varje deltagare är genomtänkt och välgrundat. De fem faserna i DMAIC är:

Definiera

Om man har följt stegen som nämndes ovan för att identifiera rätt projekt för sin DMAIC-process så har man redan kommit en bit på vägen i den här första fasen, genom att definiera problemet och därmed skapat en problemställning. Problemställningen ligger sedan till grund för det resterande arbetet, vilket inkluderar att ta fram målsättningarna för projektet. Det ingår i projektledarens ansvar att skapa en processkarta för att guida arbetet, som definierar fokusområden, omfång, riktning och motivationen för förbättringsarbetet. Det är även projektledarens ansvar att förstå både tidigare och framtida kunders behov och hur de påverkas av processen i fråga, samt att ta fram en budget som visar om förbättringsarbetet för projektet kommer att vara lönsamt i slutändan. Ett diagram som visar värdeflödet över hela processen, som både börjar och slutar hos kunden, kan därtill vara ett användbart verktyg genom att ge alla deltagare en tydlig överblick över hela processen.

Innan man går vidare till nästa fas måste man besvara följande frågor:

• Har problemet definierats utifrån ett business-perspektiv?
• Har kunderna identifierats och har deras behov blivit förstådda?

Mäta

Nu är det dags att göra upp en plan för datainsamling och sedan börja samla in data genom att mäta olika parametrar och faktorer. Målet med denna fas är att skapa en så kallad Baseline, det vill säga en beskrivning av hur processen såg ut innan DMAIC tog vid och alltså själva utgångsläget för analysen.

Vilken typ av data som behövs kan bero på vad som är tillgängligt men också på vad för typ av problem som ska lösas. Det är viktigt att arbetsgruppen bestämmer sig för vilka enheter för mätning som ska användas och att man även tar i beaktning vad som kan komma att påverka processens resultat.

Processdatan är en viktig beståndsdel av analysen för att kunna mäta och därmed avgöra hur väl processen fungerar och presterar. Andra faktorer som bör ingå är till exempel processtid, leveranstid, antal defekter och andra kvalitetsfaktorer som kan användas som indikatorer. Om det är så att processen i fråga inte är särskilt väl dokumenterad sedan tidigare så att det finns färdig data att använda sig av så blir medarbetarna helt enkelt tvungna till att gå igenom varje del av processen för att inhämta ny information.

I de fallen så blir ofta mät-fasen av DMAIC den som tar längst tid att genomföra. När den här fasen är färdig så bör arbetsgruppen ha en mer exakt representation av hur processen fungerar och hur den levererar och presterar.

Innan man går vidare till nästa fas måste man besvara följande frågor:

• Finns det nu en förståelse för hur processens flöde se ut?
• Har processens prestation mätts i varje separat delsteg?

Analysera

Datan som samlas in under den föregående fasen blir sedan analyserad i den här fasen, för att på så sätt titta närmre på och förstå processen på detaljnivå. Det är viktigt för att kunna avgöra vad roten till problemet i fråga är. Det kan vara lämpligt att använda sig av olika analysverktyg som till exempel en regressionsanalys eller korrelation, och att visualisera analysernas resultat för att göra de lättare att förstå för alla inblandade.

Genom att analysera datan så kan det därmed också bli lättare att se samband mellan olika faktorer i processen, samt mellan olika processer. Med analysen kan man också förstå vilka faktorer som påverkar processens resultat och styra den vidare analysen i rätt riktning. Innan man går vidare till nästa fas så bör man validera problemet och rotorsaken som man har kommit fram till genom både de kvantitativa och kvalitativa analysmetoderna. I och med detta så förhindrar man att formulera rekommendationer för förbättring som är grundade på antaganden som arbetsgruppen satte i den första fasen, då man definierade problemet och tog fram sin problemställning.

Innan man går vidare till nästa fas måste man besvara följande frågor:

• Har problemet blivit tydligt definierat?
• Har rotorsaken till problemet blivit identifierat?

Förbättra (I)

När man är medveten om roten till problemet så är det dags att brainstorma potentiella lösningar, att designa framtida processkartor för att rita upp förväntade resultat samt att välja och implementera den lösning som möter det förväntade resultatet bäst. Den lösning och förändring som man har gör av processen ska dock inte bara implementeras utan även följas upp och verifieras. Det gör man för att se till så att verkligheten möter förväntningarna.

Innan man går vidare till nästa fas måste man besvara följande frågor:

• Har en lösning skapats som effektivt adresserar problemet?
• Är lösningen redo för att implementeras?
• Hur möter lösningen de förväntningar som finns på processen?

Kontrollera (C)

För att säkerställa att förbättringarna är hållbara och ger önskat resultat så tar man fram en plan för att övervaka och sköta processen. I den här fasen så är det dags för arbetsgruppen att lämna över ansvaret för processen med sina förbättringar till företagets anställda som normalt sett arbetar inom området.

Innan man går vidare till nästa fas måste man besvara följande frågor:

• Har den förbättrade versionen av processen blivit etablerad och är den stabil?
• Har alla problem relaterade till kunderna blivit adresserade?

DMAIC

DMAIC som strategi och metod utvecklades och användes först av företaget Motorola. Man använde sig av både kvalitativ och kvantitativ data för att komma åt rotorsaken till ett problem, för att etablera en metod för att skapa en slags förutsägbarhet i sina processer för att vara så förberedda på problem som möjligt, samt för att öka precisionen i processerna.

Inom varje av de fem faserna som DMAIC består av så måste man adressera vissa specifika frågor och möta vissa krav när det kommer till att leverera delresultat av processen, innan man kan gå vidare till nästa fas. Detta utgör vad som i DMAIC kallas för en phase gateway review på engelska, på svenska kan det sammanfattas som en slags kontrollpunkt. När man når en sådan kontrollpunkt så är det upp till samtliga deltagare i DMAIC-processen att diskutera sig fram till ett beslut huruvida man är reda att gå vidare till nästa fas eller inte. DMAIC-metoden för förbättringsarbete är och har alltid varit vanligast inom produktionsindustrin. Att systematiskt och regelbundet uppdatera och förbättra sina produktionsmetoder är avgörande för att lyckas bygga en konkurrenskraftig affärsmodell och produkt.

DMAIC är en integral och viktig del av Six Sigma-metoden, men kan likaväl också användas på egen hand för kvalitetsförbättring. Med tiden så har DMAIC också blivit mer och mer vanlig inom tjänstesektorn. Fler företag har fått upp ögonen för modellen, men det är viktigt att i så fall anpassa DMAIC-modellen till att passa för tjänsteföretag.

Lean Six Sigma

Lean Six Sigma är en kombination av två stycken metoder inom förbättringsarbete, och som tidigare nämnts så utgör DMAIC kärnan i den ena delen vilken är Six Sigma. Lean Six Sigma som metod är beroende av en välfungerande arbetsgrupp som är bra på att samarbeta över gränser och separationer som kan uppstå som följd av till exempel olika utbildningsbakgrunder och avdelningar på arbetsplatsen.

Lean i Lean Six Sigma-metoden förser arbetsgruppen med en ny slags lins, genom vilken de kan analysera företagets processer från ett nytt perspektiv. Lean fungerar som en ramverk vilket formar hela arbetsplatsen och kan ge den en organisatorisk förändring som syftar till att flytta medarbetarnas och chefernas fokus och ändra deras synsätt så att de fokuserar på tillväxt och kontinuerlig förbättring, genom optimering av företagets processer. Det som arbetsgruppen sedan gör är att förbättra processen i fråga genom att systematiskt ta bort onödiga restprodukter och avfall samt reducera eventuell variation som råder för att därmed optimera flödet. Inom ”onödiga restprodukter och avfall” finner man framför allt följande åtta olika kategorier:

• Defekter
• Överproduktion
• Väntetider
• Outnyttjade talanger
• Transporter
• Inventering
• Rörelse
• Extra processande

De lösningar som man kommer fram till inom Lean Six Sigma ämnar till att skapa bättre idéer och lösningar som kan maximera kundens uppskattade värde medan man håller nere kostnaderna så mycket som möjligt. Det går att använda sig av ett brett sortiment av så kallade Lean-tekniker inom varje fas av DMAIC-metoden.

Inför DMAIC

Exakt hur en DMAIC-process ser UT kan variera och bero på några olika faktorer, till exempel hur stor själva processen är som ska analyseras eller hur många deltagare som ingår i arbetsgruppen. Eftersom att ett företag i princip alltid har begränsat med resurser, så är det viktigt att man fokuserar resurserna i rätt riktning och där som de kan göra mest nytta.

Fokus för vilket förbättringsarbete som helst, inklusive det man gör genom DMAIC-metoden, är att välja rätt projekt för ändamålet. Genom att välja rätt sorts projekt så ökar också sannolikheten för goda resultat av DMAIC. Det finns fyra stycken generella tips för när man ska utse det rätta projektet:

• Välj ett tydligt problem som finns inom en existerande process
• Välj något som kan göra skillnad men som inte är allt för komplext och komplicerat, det vill säga meningsfullt men hanterbart
• Säkerställ att det finns utrymme och potential för att minska defekter samtidigt som det skulle resultera i minskade kostnader eller ökad effektivitet
• Kontrollera om det går att samla in data inom processen, för att vara säker på att det går att mäta de förbättringar som DMAIC leder till.

Hur man väljer rätt DMAIC-projekt

För att göra processen för att välja det rätta projektet eller den rätta processen för en DMAIC följer här förslag på steg som man kan följa, som kan guida en framåt:

1. Identifiera problemen

Syftet med DMAIC-metoden är som sagt att lösa ett problem som är associerat med en viss process inom företaget, för att på så sätt göra processen både mer effektiv och mer förutsägbar. Därför så är det första som man måste göra i valet av projekt att identifiera existerande problem, defekter och andra saker som gör att företaget drivs mindre effektivt än vad det i teorin har förmågan att göra. De problem som man identifierar i det här steget kommer senare att ligga till grund för ens problemställning när man inleder DMAIC-processens första fas.

2. Filtrera bort projekt

En viktig sak att notera här är att inte alla problem måste lösas genom just DMAIC-metoden. Ibland kan ett problem redan ha en känd lösning vilket gör en analys via DMAIC onödig. Andra gånger kan ett problem istället vara allt för komplext. Då kanske det inte räcker med DMAIC utan processen som problemet finns inom kan behöva omstruktureras helt. För att kunna filtrera bort projekt som inte bör hanteras via DMAIC så måste man ställa varje projekt mot ett visst antal kriterier, vilka hjälper en att sålla bort projekt och förhoppningsvis leda en till det rätta projektet. Följande åtta kriterier är hjälpsamma att använda för att bedöma hur väl ett projekt kan hanteras genom DMAIC:

1. Kundpåverkan: Om projektet är framgångsrikt, kommer det att leda till en positiv inverkan på kunderna och kommer det att öka kundernas tillfredsställelse?
2. Problemställning: Är problemet väl definierbart, det vill säga har det specifika element eller områden som behöver fixas? Om så inte är fallet så kan det resultera i att projektet mister sitt fokus.
3. En tydlig lösning: Finns det redan en uppenbar lösning för problemet? Om ja, så behövs inte DMAIC för att nå en lösning.
4. Tillgängliga förmåner och fördelar: En kostnadsanalys behöver göras för att kunna avgöra om företaget kommer att gynnas ekonomiskt av att lösa problemet i fråga.
5. Processens stabilitet: Om processen i fråga är ny så är det troligt att den inte har nått ett stabilt läge än, vilket innebär att den påverkan som en lösning på problemet skulle ha kan bli annorlunda än vad DMAIC förespår.
6. Stöd: Vilket stöd finns det för projektet inom arbetsgruppen? Ett svagt stöd kan innebära att projektet löper högre risk att misslyckas.
7. Projektets relation till företaget: Ligger projektet och dess mål i linje med företagets övergripande strategi och målsättningar?
8. Omstrukturerad process: Om processen i fråga inte kan förbättras utan att struktureras om helt så är det inte särskilt troligt att DMAIC kan vara till särskilt stor hjälp.

3. Organisera en workshop för att välja projekt

I nästa steg är det dags att samla ihop alla de medarbetare som ska ingå i arbetsgruppen för DMAIC-projekten. Det är viktigt att projektledare, managers och andra ledande roller närvarar. Sedan går man igenom varje projekt för sig och samlar in data för att kunna avgöra hur varje projekt står i förhållande till de åtta kriterierna. Målet med workshopen är att skapa en kortare lista med ett antal DMAIC-projekt för det kommande året.

Slutsats – DMAIC

DMAIC (Definiera, Mäta, Analysera, Förbättra, Kontrollera) är en metod för förbättringsarbete inom framför allt produktionsindustrin. Metoden består av fem stycken faser och syftar främst till att förbättra och effektivisera processer genom att gå till botten med problem som uppstått. Några av fördelarna med DMAIC är att metoden kan hjälpa företag att drastiskt sänka sina kostnader genom effektivare processer, strukturera medarbetarna bättre samt skapa ett mer logiskt och långsiktigt tänkande.