Att skapa ett bra team är inte alltid så lätt. Många olika personligheter, värderingar och idéer ska mötas och tillsammans gå mot samma mål.
Ett bra teamwork grundar sig i att alla lär sig att kommunicera med varandra på rätt sätt. Att förstår hur de olika kompetenserna inom gruppen ska användas på bästa sätt.
En användbar modell för grupputveckling är FIRO-modellen och består av tre faser:
1. Tillhöra
2. Rollsökning
3. Samhörighet
Vad är FIRO-modellen?
För att synliggöra samspelet i en grupp kan man med fördel använda sig av FIRO-modellen.
FIRO står för ”Fundamental Interpersonal Relations” och är en teori som handlar om mänskliga relationer och hur en grupp fungerar under sin tid tillsammans. FIRO-modellen är en av de många modeller som idag används inom organisationer världen över för att tydliggöra hur dynamiken i en grupp kan se ut och hur gruppen tar sig framåt mot den målsättning som har satts upp av organisationen eller verksamheten.
Teorin visar på vilka fallgropar som kan finnas och hur gruppen tar sig vidare ur dessa.
FIRO-modellen består av tre huvudfaser men det finns även några övergångsfaser.
Dessa kallas Tillhöra-fasen, Gemytfasen, Rollsöknings-fasen, Idyll-fasen, Samhörighets-fasen.
Målet för gruppen är alltid att nå den tredje fasen ”samhörighet”, då det är där som gruppen är som mest effektiv och produktiv.
Modellen fungerar som en cykel som går runt och runt så länge gruppen existerar och förändras med exempelvis nya gruppmedlemmar eller nya uppgifter och utmaningar.
William Schutz
FIRO-modell skapades av den amerikanske psykologen William Schutz år 1958. William Schutz föddes i Chicago, Illinois och levde mellan år 1925 – 2002. Han var en amerikansk psykolog, och under sin verksamma tid var Schutz aktiv vid flera erkända universitet i USA, bland andra UCLA där han tog sin Ph.D. Men han undervisade även vid Harvard University, University of California, Berkeley samt vid Alebrt Einstein Collage of Medicine.
År 1958 presenterade han sin teori kring interpersonella relationer som han kallade ”Fundamental Interpersonal Relations Orientation” – FIRO.
Koreakriget
Det var mitt under Koreakriget som Schutz bestämde sig för att studera gruppers effektivitet ombord på den amerikanska flottans stridsfartyg.
Detta var på order av flottans ledning som ville veta varför vissa grupper fungerade bättre än andra, trots liknande skicklighet bland alla inblandade individer.
Under sina studier kom Schutz fram till att en grupp genomgår tre olika faser under sin utveckling.
Det var utifrån detta som han skapa FIRO-modellen och dess tre huvudfaser, Tillhöra, Rollsökning och Samhörighet.
1. Tillhöra-fasen – Gruppen sätts samman
Det är nu gruppen förs samman och sätts ihop. Alla medlemmar är försiktiga i början och man känner av situationen.
Man känner efter om man passar in i gruppen och om man är accepterad av de andra medlemmarna.
Lära känna varandra
Gruppen behöver under denna fas lära känna varandra bättre och skapa sig en bild av allas personligheter och kompetenser.
Man undviker känsliga områden och går inte i konflikt med någon.
Det är mycket som är oklart under den här fasen och den mesta tiden går åt till att lära känna varandra och se hur gruppdynamiken fungerar.
Ett bra sätt att göra detta på är att fika tillsammans under mer avslappnade förhållanden.
En ineffektiv fas
Unden den här tiden kommer gruppen inte att vara speciellt effektiv utan den mesta av tiden går åt till att skapa sig en bild av situationen och hur det kommande arbetet tillsammans kan komma att se ut.
Det är inga svåra uppgifter som blir lösta under den här tiden utan gruppen kan endast hantera den dagliga verksamheten och enklare administrativa uppgifter.
För att man ska kunna gå vidare till de svårare uppgifterna måste alla först ha hittat sin plats i gruppen, och alla måste vara säkra på att de vill vara en del av detta.
Gemyt-fasen (mellanfas) – Gruppen får vila
I den här mellanfasen får gruppen vila upp sig. Alla känner sig nöjda och som en del av gemenskapen.
Allt känns bra och stabilt, men detta är bara början.
Eftersom inga känsliga områden ännu har berörts finns ingenting att vara upprörd över.
De komplexa frågorna har ännu inte behövts hanteras och det är fortfarande mycket tufft arbete som ligger framför gruppen. Men det är inget som man funderar på just nu.
För att gruppen nu ska kunna ta sig vidare kan ledaren/chefen nu ge gruppen en uppgift.
Uppgiften måste vara av karaktär att alla ska samarbeta för att lösa den. När gruppen ställs inför detta kommer det att automatiskt leda dem in i nästa fas, Rollsöknings-fasen.
2. Rollsöknings-fasen – Alla hittar sin roll
Konflikter och maktkamper
Nu gäller det för gruppen att se till att alla får en roll som passar till varje individs kapacitet och kompetens.
Det är ganska vanligt att det uppstår konflikter i den här fasen.
Några individer slåss om vem som ska ha den högsta rollen i gruppen, andra har inget intresse av detta.
Gruppen måste här komma överens om vem eller vilka som ska ha mest att säga till om vem som kanske inte ska höras lika mycket.
Det är mycket viktigt att hela gruppen godkänner dynamiken som har bildats innan man kan gå vidare.
Alla positionerar sig
När alla har hittat/fått sina roller kan varje individ börja att uttrycka sina åsikter och positionera sig.
Men frågan är nu om gruppen anser att de kompetenser som finns är viktiga för kommande samarbete.
Om det börjar att bildas undergrupper finns det risk att detta kan påverka arbetet negativt. Det bildas ett utanförskap och det är inte gynnsamt för ett positivt arbetsklimat och kommande samarbete.
I den här fasen ligger alltså fokus på att hitta sin roll och att gruppen accepterar den dynamik som utvecklats.
Bra verktyg för att inte fasta är att ge konstruktiv feedback och att föra en öppen kommunikation. Slutenhet är aldrig bra och leder endast till frågetecken, osäkerhet och utanförskap.
Idyll-fasen (mellanfas) – Man slappnar av
Gemensam identitet
Nu har alla hittat sina roller och ledarskapet har tydliggjorts och fastställts.
Nu kan alla slappna av i sina roller.
Gruppen börjar att få en gemensam identitet men fortfarande väntar det riktiga arbetet.
All energi har hittills gått åt till att forma gruppen och dess roller.
3.Samhörighets-fasen – Uppdraget är slutfört
Anledningen till att gruppen existerar är på grund av att det behövs.
Annars skulle dessa uppgifter förläggas till enskilda individer.
I Samhörighets-fasen har gruppen kommit varandra närmre och lärt sig att samarbeta mycket bättre.
Alla arbetar nu gemensamt mot ett och samma mål och man utnyttjar varandras expertis och kompetens på rätt sätt. Det finns ingen anledning till maktkamper utan alla känner sig trygga i sina roller och med gruppens dynamik.
En känsla av tillfredsställelse, samhörighet och glädje infinner sig när man lyckas att lösa svåra uppgifter tillsammans med framgång.
Gruppens samarbete har lett till framgång för organisationen och det finns anledning till att fira detta.
Om gruppen förändras
Det kan dock hända att gruppen ställs inför förändringar så som att en eller flera medlemmar lämnar gruppen av olika organisatoriska eller privata anledningar. Då bryts den balans som man hittills har lyckats uppnå.
Nya gruppmedlemmar
När en ny person kommer in i gruppen kastas man återigen tillbaka till fas 1, Tillhöra-fasen, och allt börjar om igen.
Vem är den här nya individen och vad ska hen ha för roll?
Kan vi övriga acceptera den rollen som hen anser vara passande för sig själv?
Det kanske inte är så enkelt att denna nya person bara kan kliva in i den roll som nu saknas i gruppen, den kanske inte passar just den här individen.
För svåra uppgifter
Ett annat problem som kan dyka upp är att gruppen ställs inför en så svår uppgift att de börjar ifrågasätta om de verkligen vill vara en del av detta.
Kommunikationen mellan de olika faserna ser lite olika ut. I början är man restriktiv med att uttrycka sin irritation över saker och ting.
Men under Rollsöknings-fasen öppen blir man mer öppen med sin kritik och mer konfliktbenägen.
Vikten av bra ledarskap
Ledarens roll är väldigt viktigt för gruppens framgångar.
Forskning kring gruppdynamik har visat tydligt att ledarskapet ofta har en avgörande roll för gruppens utveckling och resultat.
En bra ledare har således stor påverkan på gruppens avancering mellan de olika nivåerna/faserna och kan hjälpa gruppen att komma vidare när den har fastnat.
En kunnig ledare vet att hen måste åsidosätta sina egna känslor och fokusera på gruppens.
Ledaren måste hålla jämna steg med gruppen och tillgodose de behov som finns. Ledaren måste även reagera på olika sätt beroende på i vilken fas gruppen befinner sig i.
Tillhöra-fasen:
Här måste ledaren etablera en struktur och hjälpa gruppens medlemmar att hitta sin plats samt behålla den under fasens utveckling.
Exempelvis kan ledaren här hjälpa till med instruktioner och anvisningar till de olika uppgifter som gruppen skall arbeta med.
I denna fas har ledaren en roll som kan liknas vid en förälders och där gruppen liknas med barnet/n.
Ledaren måste vara noggrann och inte låta gruppen fatta dåliga beslut.
Rollsöknings-fasen
I denna fas får gruppen friare händer och ledaren måste börja anpassa sig efter gruppen.
Ledarens roll i denna fas är mestadels som en handledare.
Om hen beslutar för mycket vid uppkomna problem/konflikter åker gruppen tillbaka till den första fasen eftersom de inte kunde hantera situationen själva.
I denna fas kan det uppstå många konflikter och tillfällen där åsikter går isär, men en kunnig ledare vet att detta tillhör FIRO-modellen och är ett naturligt sätt för gruppens individer att hitta till sina roller och platser.
I och med fasens utveckling följer delegering av ansvar till de olika medlemmarna.
Samhörighets-fasen:
I denna fas läggs det mesta av ansvaret på gruppen och ledaren intar här rollen som en auktoritär stödperson och kan arbeta mer flexibelt i bakgrunden.
Ledaren är redo att leda när det behövs eller om gruppens behöver hjälp med något, annars hanterar gruppen själva arbetet och ledarskapet för sitt arbete.
Detta leder i sin tur till en harmonisk arbetsplats där arbetarna är integrerade i företaget och kan lättare uppnå uppsatta mål.
Konflikthantering
Konflikthantering är ett måste för en kunnig ledare.
Konflikter kan uppstå på en arbetsplats eller inom en organisation och ofta inom ett grupparbetes tidiga faser.
Det viktiga är att hantera situationen innan konflikten eskalerar till att bli ett problem, med andra ord att inneha egenskapen att kunna särskilja kumulativa konflikter från lättare situationer och lösa dem.
Vissa typer av konflikter är till och med nödvändiga för att kunna vädra ut åsikter och irritationer, för att sedan gå vidare. Det bästa synsättet är att se konflikter som en
möjlighet till att utvecklas, individuellt och som grupp.
En bra ledare måste kunna identifiera en konflikt eller ett problem relativt snabbt. I regel går det att placera konflikterna i sex fack:
1. Sak konflikt – rör mestadels rätt eller fel alternativt bra eller dåligt.
2. Rollkonflikt – rör konflikter som uppstår när arbetsuppgifter eller ansvarsområden är vaga.
3. Intressekonflikt – uppstår oftast under ändrade förhållanden som kan påverka arbetarnas individuella mål och karriärdrömmar samt skapa mer konkurrens.
4. Värderingskonflikt – rör människors åsikter, värderingar, moral, ideologi och är den svåraste varianten av konflikter att hantera.
5. Beteendekonflikt – uppstår när en eller flera arbetare irriterar sig på någon eller några andra personers beteende/n, exempelvis att någon är oförskämd eller nedtryckande.
6. Pseudo konflikt – denna konflikt uppstår när en grupp ventilerar åsikter och uppfattningar på grund av exempelvis missnöje eller irritationsmoment.
En kunnig ledare vet värdet av att vara optimistisk och att hantera en konflikt direkt utan att vara konflikträdd.
Genom att låta de inblandade prata till punkt utan att bli avbrutna och observera situationen objektivt kan den kunniga ledaren bidra till att känslorna svalnar och att situationen hanteras på ett korrekt samt rättvist tillvägagångssätt.
Fördelar med att använda sig av FIRO-modellen
Att vara medveten om hur ett grupparbete kan se ut rent dynamiskt, känslomässigt och arbetsmässigt, är av allra största vikt främst för en person i ledande befattning, men även för gruppen själv.
Om man vill försäkra sig bättre om att klara av att leda en grupp mot framgång måste man studera grupputveckling och de teorier som finns inom ämnet.
Fördelen med FIRO-modellen är att det blir mycket tydligt hur en grupps olika faser ser ut och vad man kan förvänta sig.
Sammanfattning
William Schutz presenterade år 1958, på uppdrag av amerikanska armén, sin teori kring interpersonella relationer som han kallade ”Fundamental Interpersonal Relations Orientation” – FIRO.
Armén ville ha en förklaring till varför vissa grupper presterade bättre eller sämre än andra och en tydlig identifiering av bakomliggande orsaker samt faktorer relevanta inom gruppdynamik.
Schutz som var psykolog bestämde sig under Koreakriget att studera gruppernas effektivitet på slagskeppen hos den amerikanska armén.
Schutz observationer och studier ute i fält resulterade i en teori med tre huvudfaser och två mellanfaser, som han ansåg att gruppen gick igenom:
– Tillhöra-fasen
– Gemyt-fasen (mellanfas)
– Rollsöknings-fasen
– Idyll-fasen (mellanfas)
– Samhörighets-fasen
FIRO är en teori som handlar om medmänskliga relationer och om hur en grupp fungerar, och den är en av de många modeller som idag används för att granska dynamiken i en grupp, exempelvis på en arbetsplats. Teorin bygger på att utpeka hinder och fallgropar för gruppen, och hur man tar sig an dessa och går vidare mot det utsatta målet.
Syftet med modellen är att gruppen ska nå den sista fasen som är Samhörighet. Men modellen fungerar även som en cykel som startar om när nya gruppmedlemmar kommer till och andra hoppar av. Andra utmaningar som kan ställa till det kan vara mer komplexa uppgifter.
Upprepade studier och forskning visar även att ett starkt, kunnigt och sunt ledarskap har stor påverkan på gruppens resultat. Genom att vara flexibel och anpassa sig korrekt till de olika faserna kan ledaren både hjälpa och underlätta övergångar mellan faserna, samt att nå önskade resultat. Det viktiga för ledarens del förutom att åsidosätta sina egna känslor samt tillgodose gruppens behov är att i:
– Första fasen – strukturera gruppen och fatta nödvändiga beslut
– Andra fasen – verka som en handledare och förenkla övergångar mellan faserna
– Tredje fasen – verka som en auktoritär person i bakgrunden som stöttar och fattar viktiga beslut
