Att bygga något nytt kan vara en rolig och spännande process. Särskilt när det är någonting som man har planerat en längre tid, som ett nytt hus eller en tillbyggnad på sommarstugan. Ett byggprojekt kan vara olika stort och ta olika lång tid. För det mesta brukar ett byggprojekt ske i flera olika steg och bestå av diverse, viktiga delar. Beroende på hur stort ett byggprojekt är så involverar det olika många aktörer.
Den mest centrala aktören i alla byggprojekt är byggherren, det vill säga beställaren för projektet. Varje byggprojekt är unikt på sitt sätt, men vanligtvis finns det några aspekter och moment som är gemensamma för alla projekt. Den här texten reder ut hur det går till i en byggprocess, med ett särskilt fokus på dem programhandling som kommer till under projektets tidiga planeringsskede.
Vad är en Programhandling?
I regel består en byggprocess av ungefär fyra stycken faser. Dessa kan ha olika namn men ofta benämns de fyra faserna som förstudie/programskede (1), projektering (2), genomförande/produktion (3) och avslut/uppföljning (4). Det är i den första fasen, det vill säga i programdelen av förstudiesketet, som en programhandling kommer till. Det här arbetet handlar om att konkretisera och specificera de mål och krav som man har för bygget och marken. Då utgår man ifrån det arbete och de övergripande målsättningar som man har jobbat sig fram till i projektets inledande stadie under själva förstudien. Man tar också hänsyn till krav, regler och riktlinjer som kommer utifrån, alltså från samhället eller andra markägare i form av exempelvis lagar så som strandskydd och regler vad gäller bygglov med mera. Alla de konkreta mål som man formulerar i programskedet skriver man ner i programhandlingen.
För att man ska kunna formulera sina mål måste man först fatta en del viktiga beslut för projektet. Man måste till exempel bestämma hur omfattande projektet ska vara, vilken teknisk standard det ska ha och andra faktorer som hjälper till att forma och avgränsa byggprojektet. Programhandlingen fungerar på så sätt som ett underlag för den resterande delen av bygget, eftersom att den anger vad de exakta förutsättningarna och förväntningar är på det. Programhandlingen agerar också som underlag när man bestämmer om och hur projekteringen ska fortsätta.
Byggprojektets programskede
Saker som är viktiga att tänka på i ett byggprojekts programskede när en programhandling skapas är:
- Man bör använda sig av så mycket kunskapsunderlag som möjligt, samt kolla upp eventuella styrande planer
- Utifrån det existerande kunskapsläget bör man alltid försöka ta fram mer eget kunskapsunderlag, gärna så detaljerat som möjligt. Detta använder man sedan för att ta nya beslut och konkretisera sina målsättningar och krav
- Ta även hänsyn till ekologiska aspekter genom att inkludera till exempel ekosystemtjänster i planeringen och utformandet av planer
- Var så tydlig som möjligt, framför allt när det kommer till att ställa krav
Programskedet i en byggprocess består av mer än att bara ta fram en programhandling. Till att börja med behöver man ofta starta med att besluta vilken entreprenadform projektet ska ha. Då väljer man mellan antingen en totalentreprenad eller en utförandeentreprenad. Det här beslutet handlar till stor del om ansvarsfördelningen som sker när man upphandlar med en eller flera entreprenörer. Om man väljer alternativet totalentreprenad så innebär det att den entreprenör som man upphandlar med tar över ansvaret för projektets projektering såväl som för det fysiska arbetet och byggets utförande. Vid en totalentreprenad gör man upphandlingen redan i programskedet, eftersom att man då måste ta fram ett förfrågningsunderlag där krav ställs på entreprenören. Om man i stället väljer en utförandeentreprenad så sker den upphandlingen först i nästa steg, det vill säga under projekteringen. I en sådan entreprenad har byggherren, det vill säga beställaren för projektet, kvar ansvaret för projekteringen och överlämnar endast ansvar för projektets utförande till entreprenören.
När man skapar programhandlingen och ska formulera både mål och krav är det som sagt viktigt att man har tillgång till ett gediget och övertäckande kunskapsunderlag. Det redan existerande kunskapsunderlaget består dels av dokument från exempelvis kommunen, så som de styrande planerna detaljplan och översiktsplan. Kommunala och regionala program och handlingsplaner är också viktiga att ta hänsyn till, då dessa kan ge en information om saker som grönområden, grön infrastruktur, dagvattenprogram och liknande. Den här sortens kunskapsunderlag kan man ofta få tillgång till på kommunens eller regionens hemsida. Om man under förstudieskedet eller programskedet inser att kunskapsunderlaget inte är så heltäckande som man hade önskat kan man ta fram eget underlag också. Det kan till exempel handla om att utvärdera och analysera vilka naturvärden eller ekosystemtjänster som finns på den bit mark där bygget ska äga rum. Ofta inser man vilken information och kunskap som saknas allt eftersom att ens målformulering blir mer konkret.
I en programhandling är det en bra idé att utgå från det man tar fram under byggprojektets förstudie (ett byggprojekts alla faser beskrivs lite närmre längre ner). Det är i en förstudie som man ofta utvecklar byggprojektets vision, vilken sen vägleder resten av arbetet och målformuleringen. De mål som sätts i förstudien är stora och övergripande, och därför är ett av syftena med en programhandling att konkretisera men också att göra målen mer operativa. Ju mer operativa målen blir, desto enklare blir det att möta dem i praktiken. Målen används till exempel vid upphandlingen av entreprenaderna.
För att designa målen på ett så konkret och operativt sätt som möjligt kan man använda sig av den så kallade SMART-metoden. Den syftar till att utforma ”SMARTa mål”, med hjälp av de fem kriterierna Specifikt, Mätbart, Accepterat, Realistiskt/Relevant och Tidsatt. Här följer en kort beskrivning av metoden med målsättningar för ekosystemtjänster som exempel:
- Specifikt: Att ett mål är specifikt innebär att det är väl avgränsat, och inkluderar detaljer som beskriver var, när och hur. När det kommer till exemplet med ekosystemtjänster så bör man definiera exakt vilken ekosystemtjänst som målsättningen avser, och vilken lösning man eftersträvar för att bibehålla den tjänsten. En och samma fastighet eller tomt kan ha helt olika behov eller förutsättningar vad det gäller ekosystemtjänster, och därför är det alltid viktigt att man är specifik även för olika delar av samma projekt.
- Mätbart: Att ett mål är konkret innebär inte bara att det ska vara enkelt att förstå utan även att det ska gå att följa upp. När målet är mätbart går det enkelt att ta reda på om några framsteg har gjorts och om man är på väg att möta målet. Då får man också reda på om fler åtgärder är nödvändiga eller ej. När det gäller vissa mål är det ibland praktiskt omöjligt att göra några faktiska mätningar på ett korrekt sätt, då kan det räcka med att det går att göra en noggrann bedömning av målarbetet.
- Accepterat: Det är viktigt att alla aktörer och parter som deltar i eller kommer bli påverkade av byggprojektet accepterar målsättningarna. Om en aktör inte accepterar ett visst mål kan det leda till att de vägrar medverka i arbetet för att nå det. Det bästa är om man kan inkludera alla aktörerna och parterna i själva formuleringen av målen. Då brukar sannolikheten öka markant för att de också i slutändan accepterar projektets mål. När det gäller lite mer känsliga och komplexa ämnen så som ekosystemtjänster så är acceptansen ännu viktigare, eftersom att det är vanligt att aktörerna har olika ståndpunkter. Acceptansen kommer helt enkelt att avgöra hur naturen och ekosystemtjänsterna kommer att skötas i framtiden.
- Realistiskt/relevant: Ett mål ska helst formuleras på ett sätt som gör det både realistiskt och relevant. Att målet är realistiskt innebär att det i praktiken går att uppnå med hjälp av de resurser man har att tillgå. Det kan gälla exempelvis ekonomiska resurser, och resurserna måste ofta räcka både till utförandet av projektet och till driften eller underhållet efter att bygget är färdigt. Att ett mål är relevant innebär att det är i linje med exempelvis kommunens eller regionens riktlinjer och målsättningar. Hur kommunen arbetar med och förhåller sig till just ekosystemtjänster står exempelvis definierat i deras översikts- och detaljplaner.
- Tidsatt: Man bör alltid ange när ett mål ska vara uppnått. Om det gäller ett mål som kommer ta tid att nå, vilket ofta är fallet när det gäller ekosystemtjänster eftersom att naturen förändras stegvis, så kan etappmål vara en bra idé. Då kan man följa de framsteg som görs även fast man inte har nått det slutgiltiga målet och på så sätt hålla koll på att man är på väg i rätt riktning.
Byggprocessen
Här beskrivs de fyra stycken huvudsakliga faser som en byggprocess består av. Processen löper från att en byggidé föds till att bygget är färdigt och överlämnat till beställaren. Hur lång processen är och exakt hur den ser ut skiljer sig mellan olika typer av byggen och projekt, och var och hur någonting ska byggas kan ofta spela en stor roll. Hur projektets olika parter och aktörer samarbetar spelar också in. Programhandlingen tar man i regel fram i processens första eller andra fas, beroende på hur faserna avgränsas och definieras. När man förstår hur hela byggprocessen ser ut blir det enklare att skapa sig en bild av programskedet och av vilken roll som programhandlingen spelar.
1. Förstudie/programskedet
En förstudie gör man i ett byggprojekt bland annat för att förstå lika utmaningar och risker projektet innebär. Ofta anlitar man en konsult för att göra förstudien åt en. Konsulten kan sedan ta hjälp av de experter som krävs för att man ska kunna identifiera just utmaningarna och riskerna. När det gäller byggprojekt så kan risker och utmaningar ofta bero på till exempel brandsäkerhet eller miljöfrågor. Det huvudsakliga syftet med att göra en förstudie är att ha en så bra överblick som möjligt av byggprojektet och att vara tillräckligt förberedd. Ju mer förberedd man ser till att vara, desto mindre är risken att man stöter på oönskade och potentiellt kostsamma överraskningar längre fram. Om man tar hjälp av sakkunniga experter för att slutföra förstudien så är det också högre sannolikhet att man skapar de bästa förutsättningarna för ett framgångsrikt byggprojekt.
Under förstudien tar man bland annat fram en verksamhetsbeskrivning. Den syftar till att definiera den planerade byggnaden eller lokalen som ska byggas. Den anger de funktioner som byggnaden ska ha samt ger en tydlig överblick. Vidare tar man fram programhandlingen, som bestämmer hur byggnaden ska se ut, hur stor den ska vara, anger kraven som ställs på och behoven som finns för projektet och anger därtill annan viktig teknisk information. Den fungerar som en tydlig sammanfattning av projektets villkor som alla framtida beslut måste uppfylla.
Efter programhandlingen tar man fram något som kallas för systemhandling och bygghandlingar. Systemhandlingen går in djupare på projektets tekniska detaljer, som till exempel val av material, tillvägagångssätt och metoder. Systemhandlingen är viktig för de ekonomiska besluten som man tar under projektets gång, och i systemhandlingen ingår också en miljöplan och en arbetsmiljöplan. Bygghandlingar bygger på systemhandlingen och går djupare in i beskrivningarna av projektets fysiska tillvägagångssätt.
2. Projektering
Efter förstudien kommer projekteringen. Projekteringen syftar till att samla ihop den information som förstudien resulterade i och skapa ett kunskapsunderlag. Underlaget används sedan när man efterfrågar offerter från externa aktörer och entreprenörer. Om projektet är tydligt definierat och avgränsat blir det enklare att jämföra de olika offerterna med varandra för att välja den aktör som är bäst lämpad för uppdraget. Det är vanligt att man utser en person till att vara ansvarig för projekteringsskedet för att på så sätt se till så att det löper på så smidigt som möjligt.
3. Genomförande
Den här fasen är oftast den som tar längst tid och som består av flest delar. Förutom att det är här som det fysiska byggarbetet sker så tillkommer det mycket annat ansvar och uppgifter, så som administration, granskning av planer och handlingar, sköta besiktningar, kalkylera kostnader, kontakta kommun och myndigheter samt att ibland också att samordna med privatpersoner och andra aktörer som påverkas av bygget. Under den här fasen är det viktigt att man kontinuerligt kontrollerar att alla de krav som har ställts på projektet blir uppfyllda och att testa alla funktioner.
4. Avslut
Att man är färdig med själva byggandet betyder inte att projektet är över och att arbetet är klart. Det är nämligen viktigt att man avslutar projektet på rätt sätt, genom att lämna över ritningar, dokument, anvisningar angående underhåll och drift, och andra typer av handlingar till vederbörande person som är ansvarig för att driva och förvalta den färdiga byggnaden. Ibland kan man behöva kontakta myndigheter för att de ska komma till bygget och godkänna den färdiga byggnaden och hur man planerar att nyttja den. Här planerar man också in framtida besiktningar.
Vilka parter är inblandade i en byggprocess?
Vem som är en del av ett byggprojekt beror på hur projektet ser ut och vilken form av entreprenadform och upphandlingsform projektet har. I de flesta större byggprocesser ingår det oftast fyra stycken huvudsakliga aktörer som har olika roller. Dessa aktörer är byggherren (det vill säga den som beställer projektet), kommunen, länsstyrelsen och boverket. Utöver dessa fyra aktörer består projektet vanligtvis också av en eller flera entreprenörer och hantverkare, vilket beror på sortens upphandlingsform projektet har.
- Byggherren: Byggherren är den som har beställt själva bygget och som ser till att arbetet kommer utföras. En byggherre kan ha olika mängd ansvar under projektet, och kan till exempel ansvara för projekteringen av arbetet eller skriva över ansvaret för hela processen till en generalentreprenör. Byggherren bär dock det yttersta ansvaret för att bygget sker enligt de lagar och regler som ställs i plan- och bygglagen.
- Kommunen: Kommunen är en viktig aktör eftersom det är kommunen som är ansvarig för att anordna tekniska samråd och som fattar beslut om start och slut på ett byggprojekt.
- Länsstyrelsen: Länsstyrelsen spelar en viktig roll om det skulle vara så att byggherren får ett negativt besked från kommunen där de nekar projektet att startas. Om så är fallet kan byggherren vända sig till länsstyrelsen för att överklaga kommunens beslut.
- Boverket: Boverket tar inte några beslut rörande en byggprocess utan spelar i stället mer av en informativ roll. Boverket sitter på mycket information när det gäller byggprocesser och dess regler, men är inte direkt delaktig i specifika byggprojekt.
Slutsats
En byggprocess startar med en idé om ett bygge, vilket kan innebära en nybyggnad, renovering eller tillbyggnad. Det kan också handla om en rivning av en redan existerande byggnad. Processen avslutas med en överlämning av den färdiga produktionen och ansvar för förvaltning och drift till beställaren, det vill säga byggherren. En sådan process kan se olika ut och ta olika lång tid, beroende på hur omfattande bygget är. De flesta processer består av fyra stycken faser, där den första fasen som kallas förstudie går ut på att förbereda projektet så gott det går.
Att förbereda ett projekt handlar om att skapa ett gediget kunskapsunderlag vilket framtida beslut kan grundas på, och se till så att man är så pass förberedd att risken för misstag och fel minskar. En viktig del av förberedelserna i förstudien är att ta fram en programhandling. Programhandlingen sammanfattar alla de krav som ställs på projektet och de mål man har för slutresultatet. En programhandling är viktig, bland annat för att den sedan används för att avgöra vilken eller vilka entreprenörer man ska upphandla med.
