Som projektledare så önskar man att alla projekt får en bra och smidig start. Man vill att projektmedlemmarna ska känna sig bekväma i projektet, att målet är tydligt för alla som deltar och att kunden kan lita på att få ett lyckat resultat. Ett projekts kickoffmöte kan lägga en väldigt bra grund för hur hela projektet kommer gå till. Kickoff är till för att informera alla projektdeltagare om projektets mål och syfte på ett tydligt sätt och även se till att deltagarna lär känna varandra bättre.
Vad är en Projekt Kickoff?
En kickoff i ett projekt är en aktivitet för att markera starten på ett projekt för alla projektmedlemmar inblandade. Ett kickoffmöte är en kritisk del av projektet som ger projektledaren chansen att förankra projektets mål och syfte hos alla projektmedlemmar. Kickoffen brukar också vara den första gången som projektmedlemmarna träffar projektsponsorn eller klienten.
Under en kickoff ska alla projektmedlemmar presenteras för varandra, alla ska vara medvetna om vem som deltar i projektet och vilken roll de har. Man går också igenom projektets bakgrund, alltså vad projektet handlar om, varför det ska påbörjas och vem som är projektsponsorn. Man vill också motivera projektgruppen genom att förklara vad som ska göras i projektet och hur man ska arbeta tillsammans på ett effektivt sätt.
För projektmedlemmarna är det också en chans att gå igenom projektet och eventuellt ställa frågor. Man har möjligheten att få den informationen man behöver som är nödvändig för att få ett lyckat projekt och man vill också ge projektsponsorn en bra känsla. Det är en chans för alla att lära känna varandra och få en bra grund för projektet.
Längden på en kickoff kan variera från några timmar till flera dagar. Allt beror på projektets storlek och hur många projektdeltagare det kommer vara. Om projektet är stort så kan det vara bra att dela upp en kickoff på två dagar så att man första dagen kan presentera projektet och andra dagen lära känna varandra bättre. Om projektet är mindre så kan det räcka med några timmar. Allt beror på projektet och en erfaren projektledare kan själv identifiera hur kickoffen bör läggas upp.
Hur skapar man en kickoff?
En kickoff är till för att introducera projektet till alla som är inblandade i projektet. Man vill se till så att alla är med första gången projektet ska presenteras och att man tillsammans skapar en bra grund för projektet. Så hur skapar man en bra agenda för ett lyckat kickoffmöte?
Det är tre saker man bör fokusera på för kickoffen. Det första är att förbereda sitt projektteam på bästa sätt genom att ge dem de verktyg och den information de behöver. Det andra är att man vill få en bra start på relationen med klienten, den som resultatet ska levereras till. Det tredje och sista är att ha en tydlig plan för kickoffen och presentera projektet på bästa möjliga sätt så att man känner att man får en god början på projektet.
Intern kickoff
Om din plan är att ha en kickoff tillsammans med klienten så kan det vara värt att först ha en intern kickoff bara för projektmedlemmarna. På en intern kickoff vill man att alla har en tydlig bild av projektets mål, syfte och hur det ska gå till. Projektledaren vill att projektmedlemmarna ska känna sig trygga och självsäkra i projektet så att de sedan på den officiella kickoffen ger klienten ett gott intryck. Klienten kan känna sig tryggare när han eller hon ser att projektmedlemmarna har en bra insikt om hur projektet ska gå till och vad målet med projektet är.
Detta kan projektledaren göra genom att anordna den interna kickoffen där projektmedlemmarna först och främst lär känna varandra bättre men huvudsakligen lär känna projektet bättre.
Exempel på en agenda för en intern kickoff kan se ut såhär:
1. Introduktion
2. Klient
3. Projekt
4. Omfattning
5. Tillvägagångssätt
6. Roller
7. Teamwork
8. Kickoff
9. Härnäst
10. Q&A
Presentera klienten – vem gör vi detta för?
En av de första sakerna man vill göra vid kickoffen är att presentera klienten. Detta är ett bra tillfälle att ge all relevant information om klienten som exempelvis hur man fått klienten, om man arbetat med klienten tidigare, vilken industri klienten kommer från och annat som kan vara bra för projektdeltagarna att veta. Man behöver inte spara på detaljer och hålla saker för sig själv utan desto mer projektdeltagarna vet om klienten, desto bättre kan de förstå hur projektet ska gå till.
Om projektledaren har arbetat med liknande projekt tidigare fast med andra klienter så kan man också välja att presentera detta för att jämföra projektens mål och se vad det bästa tillvägagångssättet för projektet kan vara. Projektledaren kan ha dragit lärdom av andra liknande projekt och kan gå igenom det för detta projektet så att man är beredd på problem eller risker som kan uppstå.
Som projektledare vill man också skapa en positiv stämning redan från början så det kan vara bra att presentera klientens mål och varför klienten har dessa mål. Projektdeltagarna kan också få veta hur projektet kommer gynna andra och fylla andras behov.
Presentera projektet – vad ska vi göra?
Efter att klienten har presenterats så gräver man djupare och förklarar projektets mål, syfte och objektiv. Man kan lätt börja gå in på projektets planerade aktiviteter, behov och vad som ska levereras. Tidsplanen kan också börja diskuteras så att projektmedlemmarna vet ungefär när resultatet ska levereras till kunden.
Presentera planen – hur ska vi göra det?
Efter att både klienten och projektet har presenterats så kan man gå djupare in på hur projektet ska gå till. Då kan projektledaren presentera den strategin som ska användas för projektet, hur man ska använda sig utav olika resurser och tillgångar och hur man ska gå tillväga om man stöter på problem. Projektledaren kan också presentera en kommunikationsstrategi för hur projektdeltagare ska kommunicera med varandra under projektet. Det kan vara bra att veta vilka andra personer man ska vara i nära kontakt med under projektets gång eller vem man ska kontakta om det uppstår problem eller om man behöver hjälp.
Presentera rollerna – vem ska göra vad?
Nästa steg är att presentera vilka roller alla projektdeltagare har och vad deras roll innebär. Projektledaren kan igen gå igenom aktiviteterna eller milstolpar och baserat på dessa göra kopplingar med de olika rollerna, vem som ska göra vad och när. Alla projektdeltagare bör ha en tydlig bild av vad det är de ska göra under projektets gång och vad som förväntas av dem.
Teamwork
En viktig del i kickoffen är att redan tidigt frambringa positivitet och motivation bland projektmedlemmarna och se till att känslan av teamwork finns där. Det skulle kunna vara så att många av projektmedlemmarna aldrig arbetat ihop tidigare i ett projekt eller inte ens träffats. Klienten kan också vara ett nytt ansikte för projektmedlemmarna så redan i början behövs en bra introduktion av alla deltagare så att stämningen bland deltagarna känns bra.
Det är en stor del av projektledarens jobb att få projektmedlemmarna att känna sig bekväma och att de vet vad de ska göra. Projektledaren behöver också motivera deltagarna från start till slut vilket kan vara en väldigt energikrävande uppgift men det gör en stor skillnad för projektet. En del av att skapa en bra känsla av teamwork görs genom att låta alla i projektet känna sig delaktiga och att de får bestämma och ge sin åsikt vilket alla ska få göra just under kickoffen, men också under projektets gång. Deltagarna ska kunna känna sig bekväma med att dela med sig av sin åsikt till projektledaren eller andra medlemmar i projektet.
Avslut
Efter att projektet presenterats för projektdeltagarna så bör projektledaren avsluta med en tydlig plan över vad nästa steg är för projektet och vad som sker härnäst. Projektledaren bör alltid ha en öppen kommunikation med projektdeltagarna om planen, tidslinjen och vad som behöver hända. Deltagarna ska känna att de vet vad som pågår och vad de själva ska göra härnäst.
Klient kickoff
Efter att man haft en intern kickoff med projektdeltagarna så kan det också löna sig att ha en förkickoff med klienten. Då möter oftast bara projektledaren med klienten och går igenom viktiga punkter för projektet och sätter även en grund för den officiella kickoffen som ska ske efteråt. Målet för denna kickoffen är att få mer input från klienten och också mer insikt i projektet inför den stora kickoffen.
Under klientkickoffen kan projektledaren börja med en introduktion och sedan presentera projektteamet. Man kan tillsammans gå igenom projektdeltagarna och deras styrkor och sedan passande roller, vem som ska vara ansvarig för vad. Vidare kan projektdeltagaren gå igenom milstolpar och aktiviteter för projektet och hur de ska bedömas och sedan godkännas. Milstolpar och aktiviteter hjälper projektet att röra sig framåt men det är också viktigt att någon från klientsidan granskar dem och sedan godkänner dem så att projektet kan fortsätta gå framåt.
Projektledaren kan fortsätta med att gå igenom projektets mål och resultat och tillsammans med klienten diskutera hur det ska uppnås på bästa sätt. Här har man chansen att gå igenom olika strategier och problem och hur de eventuellt ska lösas. Det är då också värt att nämna vilka risker som finns med projektet och hur dessa i så fall ska hanteras. Alla projekt ska ha en riskhanteringsplan och det kan vara bra att få input från klienten om hur den ska se ut eftersom att det kan påverka resultatet på projektet.
Vidare går man igenom projektets tillgångar och resurser, alltså vad som kommer behövas för att uppnå projektets resultat men även var resurserna kommer ifrån. Man gör en tydlig plan för resursfördelning och hur resurserna ska hanteras om problem eller förseningar uppstår. Desto tydligare denna planen är desto mindre risk finns det för att förseningar senare uppstår om det blir problem och projektledaren behöver sätta till extra resurser.
I slutet av detta mötet kan man ha en kort diskussion om vad som behövs tas upp på den officiella kickoffen med alla projektmedlemmar och klienten. Man har troligtvis kommit fram till nya saker men också förfinat projektplanen och kan se vad som är relevant att ta upp under det kommande kickoffmötet.
Officiell kickoff
När det är dags för den officiella kickoffen där både projektmedlemmar och klienten deltar så förbereder projektledaren först en plan för mötet. Under kickoffen så bör projektledaren ta upp bland annat projektets syfte, roller, strategi, mål, tidsplan och riskahanteringsplan. De punkter som tas upp i kickoffen är i princip de punkter man hittar i projektplanen och projektledaren kan använda sig utav projektplanen som en referens för kickoffen.
Projektledaren har nu haft ett internt möte med projektdeltagarna och ett internt möte med klienten. Från båda dessa möten tar projektledaren med sig feedback och kan baserat på det göra förbättringar i presentationen för kickoffen. Det är nu dags för kickoffen där alla deltar och projektet gås igenom i detalj. Projektledarens mål är att ge ett gott intryck till klienten om hur projektet ska gå till och samtidigt motivera och göra så att det känns tydligt för projektdeltagarna som ska utföra projektet.
Alla projekt är olika och på grund av det finns det självklart olika sätt att välja hur man presenterar projektet under kickoffen men alla projekt har samma huvudpunkter.
En agenda för en officiell kickoff kan se ut såhär:
1. Introduktion
En kort introduktion om projektet och projektdeltagarna
2. Projektets bakgrund
En beskrivning av projektet från klientens sida
3. Projektets mål och syfte
En beskrivning av de behov och problem som klienten identifierat, också presenterat av klientens sida
4. Bedömning av aktiviteter (hur vet vi att vi lyckats under projektets gång)
Genomgång av hur bedömning och granskning ska göras under projektets gång av aktiviteter och milstolpar
5. Tidsplan
En beskrivning av projektets tidsplan, vad som ska vara färdigt när
6. Resurser
En beskrivning av projektets resurser, vad som kommer behövas för att uppnå och fullfölja aktiviteter under projektets gång
7. Risker
En beskrivning av de risker man identifierat för projektet och hur de ska hanteras
8. Frågestund
Alla får möjligheten till att ställa frågor eller diskutera, om man har glömt att nämna något så kan man också ta upp det nu
9. Start av projektet
En kort genomgång av hur man nu fortsätter och kommer igång med projektet, vad nästa steg är
Agendan för den officiella kickoffen är lik den som projektledaren tidigare haft med projektgruppen men i detta fallet är kickoffen mer genomgående. Klienten är också med och presenterar projektets bakgrund så att projektdeltagarna får en tydlig bild även från klientens sida och inte bara från projektledarens. Efter att kickoffen är avslutad så bör alla gå därifrån med en god förståelse för hur projektet ska gå till och vad som ska ske härnäst.
Roliga aktiviteter
Det är många projektledare som väljer att hitta på roliga aktiviteter under dagarna då man har kickoff. Om man har möjligheten så kan man boka in kickoffen på en annan ort så att man kan vara i en ny miljö och där kan man oftast också hitta på aktiviteter som exempelvis paddling, dryckesprovning eller matlagning. Det finns många olika platser som erbjuder sådana paket för en kickoff och det brukar bli väldigt lyckat och uppskattat bland projektdeltagarna. I en ny miljö och med roliga aktiviteter så kan det bli lättare för projektdeltagarna att lära känna varandra utanför kontoret och också bygga en bra gruppdynamik.
Vad är fördelen med att ha en kickoff?
En kickoff är till för att introducera projektet till alla projektmedlemmar. Den är också till för att låta klienten av projektet presentera det behov eller problem de upplever som projektets resultat ska fylla. Det är en officiell start på ett nytt projekt som är till för alla att lära känna projektets mål och syfte. Med en kickoff får projektmedlemmarna en bra insikt om hur projektet ska gå till.
Fördelen med att ha en officiell kickoff samt varsin mindre kickoff med projektgruppen och klienten är att alla får en tydligare bild av projektet. Alla får möjligheter till att lyssna och diskutera vilket också hjälper projektledaren med sitt planerande. Klienten får också chansen att beskriva projektet och på så sätt får projektgruppen en bra bild av vem det är de jobbar för och vad det är de ska uppnå.
Om man väljer att inte ha en kickoff så kan det hända att de första dagarna av projektet får en trög start eftersom att projektdeltagarna också behöver lära känna varandra så att de kan arbeta ihop. Många träffas för första gången och det är viktigt att få ihop en stark och fungerande dynamik bland gruppen. Projektledaren vill också motivera gruppen och se till att de förstår vad målet med projektet är. Projektdeltagarna ska också känna sig trygga och bekväma med projektet, klienten och projektledaren så att de kan ge sin feedback när det behövs eller be om hjälp när det uppstår problem.
En kickoff ger ett projekt en god start och en bra grund för alla deltagare. Alla får en tydlig bild av projektet och kan sedan påbörja projektet med en god känsla av vad det är de ska uppnå under projektets gång. Man kan se en kickoff som en start på ett projekt som kombinerar god kommunikation om projektet med arbete för en fungerande gruppdynamik som ska hålla genom hela projektets gång.
