En projektorganisation är en organisation som arbetar i projektform.
Projektorganisationer agerar som självständiga organisationer och styrs av projektledaren som ansvarar för projektet. Projektledarens roll kan exempelvis innebära att ta beslut om vilka som ska vara delaktiga i projektet, vilken expertis och vilka arbetsroller som behövs. Projekt har alltid en tidsram att förhålla sig till.
Vad är en Projektorganisation?
Projektorganisering handlar om att koordinera projekt.
Det kan bland annat innebära att skapa en miljö som främjar samarbete mellan personerna som är verksamma i projektet samt förebygger konflikter. Projektet planeras vanligtvis utifrån en projektplan som i sin tur baseras på någon specifik organisationsstruktur.
Projektorganisation vs. Traditionell organisationsstruktur
Det som skiljer traditionella organisationsstrukturer och projektorganisation åt är att projektstrukturer ofta är mer dynamiska till sin karaktär då sammanhanget kräver en större flexibilitet; medan organisationsstrukturer i andra sammanhang kan vara mer statiska.
Det går att organisera ett projekt på flera olika sätt, och det kan bland annat finnas skillnader i sättet att se på saker som exempelvis auktoritet och anti-auktoritet, ansvars- och arbetsfördelning. Det finns både för- och nackdelar med samtliga av dessa former, och vilket organiseringssätt som används beror på vad som eftersträvas, hur projektet ska se och hur olika strukturer kan tillämpas i det aktuella sammanhanget.
Olika typer av projektorganiseringsstrukturer
Det finns flera olika typer av projektorganiseringsstrukturer som har fokus på lite olika saker.
Det kan till exempel vara saker som:
• erfarenhet
• idéer
• inverkan
• samverkan
• prioriteringar
• målsättningar,
• gruppsammanhållning m.m.
Vilken typ av organiseringsstruktur som är bäst att använda beror på vad projektet består i, vilka personer som kommer vara verksamma i det och vilken omfattning projektet har.
Nedan kommer några olika organisationsstrukturer och några av deras för- och nackdelar beskrivas.
Funktionsorganisation
I en funktionsorganisation jobbar alla på samma företag och ofta även på samma avdelning. Projektledaren är ansvarig för projektet och har mest auktoritet och ansvar.
Fördelarna med en funktionsorganisation kan till exempel vara följande:
Bra vid mindre projekt
Om det är ett mindre projekt som ska utföras är det ofta smidigt att kunna fixa en projektgrupp som redan är ”färdig” från början. I ett mindre projekt är det dessutom ofta färre arbetare som är delaktiga, vilket gör det lättare att överskåda varje persons roll i projektet.
Smidigt
När alla arbetar på samma avdelning blir det lätt att nå varandra, då alla befinner sig på samma plats. Det gör det enkelt att ha ett nära samarbete. Om man dessutom är bekanta sedan tidigare kan man ha en relation till sina kollegor redan innan projektet vilket kan innebära en bättre sammanhållning under projektet.
Snabb problemlösning
Att det är färre personer som är delaktiga i projektet kan ofta innebära att det är lättare för personerna att samarbeta. Problem som uppstår kan ofta lösas snabbt då det är färre personer som behöver vara överens.
Kommunikation
Vid mindre projekt är det ofta lättare att kunna ha en god kommunikation sinsemellan. Det går ofta att använda sig av kommunikationssätt som används vid en platt organisering, vilket gör att arbetarna får en mer jämlik roll under projektet.
Specialistroller
I mindre projekt innebär det ofta att varje person som är med där får en specialistroll inom sitt specifika kunskapsfält. Detta kan göra samtliga arbetare mer motiverade under projektets gång, då deras roll blir viktigare när ingen annan kan utföra den.
Några av nackdelarna som finns med funktionsorganisation kan vara följande:
Avsaknad av expertis
När ett projekt är i uppstartsläge kan det ibland upplevas som att all den specialistkunskap som behövs finns att hämta hos de redan befintliga medarbetarna. I vissa fall kan det upptäckas att det inte ligger till på det sättet, vilket gör att svårigheter kan uppstå där ytterligare personal behöver tillsättas eller projektet behöver förändras utifrån de förutsättningarna som finns.
Ojämnt fördelat relationellt ansvar
I vissa fall kan folk i denna typ av projekt – där det finns en tydlig auktoritär roll – vara måna om att hålla en god relation till denne, och värnar inte lika mycket om sitt ansvar gentemot medarbetarna i projektet. Detta kan göra så att konflikter mellan kollegorna uppstår.
Konsekvenser av ett misslyckat projekt
Ibland går inte ett projekt som det var tänkt, och det misslyckas. Det kan till exempel handla om att projektet visar sig vara för omfattande eller inte helt genomförbart. Det kan leda till att kollegornas framtida jobbrelationer till varandra påverkas negativt, då de kommer fortsätta befinna sig på samma arbetsplats efter projektet oavsett dess utfall.
Isolerat
Om man enbart jobbar inom ett visst område och med vissa specifika personer under en längre tid kan det bli väldigt isolerat för personerna. Projekt kan dessutom i vissa fall innebära intensivt arbete, vilket gör att det inte finns så mycket utrymme för att kunna leva ett mer icke-isolerat liv i övrigt heller under tiden projektet pågår.
Projektbaserad organisation
En projektbaserad organisation innebär att ett arbetslag sätts ihop för det specifika projektet. I projektet finns det en projektledare som har huvudansvaret för projektet, projektmedlemmarna, rapportering, budget etc. Denna organiseringsstruktur är vanlig att använda sig av vid större projekt. Medarbetarna jobbar i det här fallet för projektledaren.
Fördelarna med en projektbaserad organisation kan vara följande:
Arbetsledarens roll
Som arbetsledare kan det vara önskvärt att ha så mycket inflytande över projektet som möjligt. Med denna organisationsstruktur blir detta möjligt.
Bra sammanhållning
Om medarbetarna kommer bra överens med varandra kan deras samarbete och umgänge bli sammansvetsat och de kan få en bra sammanhållning. I och med att arbetsgruppen sätts ihop specifikt för att genomföra projektet i fråga kan det i sig stärka sammanhållningen och intresset av att ha en god relation med varandra.
Samma målsättning
Allas målsättning med sitt arbete är att slutföra projektet. Det kan göra så att konflikter som uppstår längs vägen dit inte blir lika viktiga och kan lösas snabbt, då det finns ett högre syfte till varför saker behöver göras.
Stabilt arbetssätt
Då medarbetarna ofta är anställda specifikt för detta projektet och har det som huvudsysselsättning är de också mer måna om sitt projekt. Det gör att det kan finnas en grundläggande stabilitet i deras arbetssätt; det är ovanligt att folk hoppar av projekt utan förvarning.
Utrymme för utveckling
Strukturen bidrar till en miljö där både individerna och gruppen kan förbättras inom sina specifika områden såväl som kollektivt.
Nackdelarna med en projektbaserad organisation kan vara följande:
Kostsamt
Det är generellt kostsamt att genomföra denna typ av projekt då personerna oftast kan vara projektanställda.
Svårigheter att återgå till tidigare tjänst
Projekt kan ibland pågå under en längre tid, vilket kan innebära att det blir svårt för vissa av de anställda att återgå till sina eventuella tidigare arbeten. Detta kan bland annat handla om att arbetssätten och miljöerna skiljer sig väsentligt åt, vilket gör att kontrasten kan bli svår att förhålla sig till.
Medarbetarna har inget jobb att återgå till
I vissa fall kan det under projektets gång skett radikala förändringar på arbetarnas tidigare arbetsplatser som omöjliggör för dem att återgå till sina tidigare tjänster. Det kan till exempel handla om att arbetsplatsen har platsbrist, att tjänsten inte längre finns kvar eller att företaget gått i konkurs. Detta försätter arbetaren i en svår position när projektet är avslutat.
Konflikter
Om medarbetarna inte känner varandra sedan tidigare kan det ibland uppstå konflikter på grund av det. Det kan till exempel röra sig om konflikter beträffande arbetssätt, kommunikationssätt, deras roller och liknande.
Matrisorganisation
En matrisorganisation omfattar både vanliga arbeten och projektarbeten. Strukturen kan innebära att det finns två huvudansvariga personer: dels en projektledare och dels en arbetsgruppledare. Ansvaret och auktoriteten över projektet delas mellan flera personer, och det är vanligt att styrningen sker på ett flexibelt sätt.
Fördelarna med en matrisorganisation kan vara följande:
• Effektivt. I och med att strukturen är flexibel till sin karaktär kan det göra det möjligt att flytta arbetare mellan olika projekt där de behövs. Detta kan göra projektet och arbetet mer effektivt.
• Parallella arbeten. I vissa fall jobbar arbetarna parallellt med projektet och andra saker. Detta gör så att arbetet blir mer varierat, vilket vissa personer uppskattar och föredrar.
• Flexibilitet. Både arbetslaget, projektansvariga och arbetarna behöver kunna vara flexibla och skifta fokus beroende på vad som behövs och vad som är relevant just där och då. Att kunna jobba flexibelt är ofta positivt i sammanhanget.
• Gemensam metodologi. För att denna projektstruktur ska fungera är det ofta en förutsättning att samtliga arbetare använder sig av samma metodologi, för att göra det enkelt för dem att vandra mellan olika projekt.
Nackdelarna med en matrisorganisation kan vara följande:
• Hög arbetsbelastning. Arbetsbelastningen är ofta väldigt hög för arbetarna, vilket kan göra att arbetet blir ohållbart i längden på grund av att personerna blir utmattade till slut.
• Konflikter. När samma personer behövs till flera olika projekt samtidigt kan det uppstå konflikter gällande var de ska vara och inte. Det kan skapa spänningar både mellan kollegorna och mellan arbetaren och arbetsledaren.
• Olika prioriteringar. När en person är engagerad i flera projekt eller har flera arbetsuppgifter parallellt kan dessa uppgifter krocka med varandra. Det kan till exempel handla om att en person inte prioriterar på det sättet som arbetsledarna önskar, men som personen själv känner sig tvungen att göra.
• Olika målsättningar. Det kan ibland finnas en åtskillnad i hur målsättningen ser ut för olika personer som är med i projektet. Detta kan påverka vilken roll olika personer får i projektet. När personerna har flera olika parallella fokusområden kan det göra så att de prioriterar en viss målsättning över en annan eller liknande.
Relevanta faktorer vid skapandet av en projektstruktur
För att bygga en överskådlig projektstruktur är ofta ett organisationsschema nödvändigt. Det gör så att arbetarna kan ha koll på varje medarbetares roll och position i projektet, vilket gör det lättare att orientera sig. Ett organisationsschema bidrar till en mer tydlig och konkret struktur.
Organisationsscheman kan skapas på lite olika sätt, beroende på vilken organiseringsmodell som utgås ifrån: platt eller hierarkisk. Ett hierarkiskt organisationsschema skapas ”lodrätt” och personerna som har mest auktoritet i, och ansvar över, projektet placeras längst upp på organisationsschemat medan personerna med mindre inflytande positioneras längre ner på. Denna modellen blir ofta triangulär till sitt utseende, där flest personer befinner sig långt ner i schemat och enstaka – eller åtminstone väldigt få – befinner sig högst upp. Ofta är det enbart projektledaren som befinner sig på toppen.
Om organisationssättet istället är platt skulle samtliga medarbetare istället vara placerade ”vågrätt” bredvid varandra på organisationsschemat. Enligt denna modell har alla arbetare lika mycket inflytande och beslutsrätt i projektet, och det strävas efter en jämn ansvars- och arbetsfördelning. Arbetarna kan – och kommer – så klart ha olika roller även här, men skillnaden ligger i att ingen specifik roll premieras eller kan ha ett auktoritetsanspråk.
Rollerna som finns i projektet kan bland annat vara administratör, koordinator, kommunikatör, fältarbetare, etc. I organisationsschemat fastslås dessa formella roller och relationen mellan de olika arbetarna som är delaktiga i projektet. Projektstrukturen är bara en del av själva organiseringen av projektet.
När en projektstruktur skapas är det framför allt två faktorer som är extra viktiga: dels vilken nivå av specialisering som behövs och dels vilken typ av koordination som är nödvändig. Detta är någonting som projektledaren tar ställning till i syfte att maximera strukturens effektivitet.
Specialisering är en av grejerna som påverkar projektstrukturen. Det handlar främst om områden som berör teknik och utveckling, och vilka områden inom detta som fokuseras på. I större projekt kan det finnas fler specialkunskap kring fler områden. Inom dessa områden kan det i sin tur finnas speciella mål, metoder och tillvägagångssätt som arbetarna kommer att utgå ifrån. Detta har så klart en inverkan på projektet som helhet och hur projektet kan genomföras.
I ett projekt som både har en utbildningskomponent och en rekonstruktiv del kommer olika tillvägagångssätt behöva tillämpas. Inom utbildningsdelen är det ofta fördelaktigt att ha en mer öppen, flexibel och tidsmässigt långsiktig struktur, som handlar om kunskapsutjämning och -fördelning mellan samtliga personer, snarare än att en specifik utbildare sprider information. När allas erfarenheter och kunskaper ses som likvärdiga och relevanta blir personerna också delaktiga i kunskapandet. Detta innebär bland annat att nya idéer kan uppstå och kreativiteten öka.
Det finns flera olika metoder för att göra alla delaktiga i denna processen, vilket till exempel kan handla om att man under möten har ”rundor” där varje person får komma till tals – och där en person enbart får prata när det är dennes tur, och att det blir en persons tur igen först när alla andra personer har sagt något. Detta är ett konkret sätt för att fördela aktionsutrymmet, samt ett sätt som gör det tydligt hur mycket plats varje person tar – eller får – i sammanhanget. Under andra mötesformer där ordet inte fördelas jämt och demokratiskt kan det ofta leda till att någon eller några enstaka personer ”tar över” medan andra inte kommer till tals överhuvudtaget. Detta skapar en informell maktobalans som kan vara svår att bryta utan konkreta metoder.
Andra metoder som kan användas är till exempel att diskutera två och två eller i smågrupper, och därefter återberätta vad som diskuterats inför hela gruppen. Det gör så att fler olika idéer kan uppstå parallellt och blir ett mer effektivt diskussionssätt än att brainstorma i helgrupp. Om man är i helgrupp kan man se till att ha en talarlista, där en person räcker upp armen när den vill ha ordet, och där detta skriva ner på ett papper så man håller koll på vilken ordning folk ska få ordet på. Detta gör så att de som vill kan komma till tals, utan att avbryta andra och utan att någon behöver ”skynda” sig för att få talet.
Det rekonstruktiva har ofta specifika mål och strukturen tenderar att vara väldigt hierarkisk – även fast den så klart inte behöver vara det. Det som kan skilja denna del från förhållningssättet i utbildningsdelen är att det ofta finns en specifik tidsram att förhålla sig till. Utbildningen, eller snarare bildningen, handlar främst om ett förhållningssätt där man betraktar allas kunskaper och erfarenheter som likvärdiga – medan i den rekonstruktiva delen fokuseras ofta andra värden på istället, såsom effektivitet och produktivitet. Om det finns för mycket meningsskiljaktigheter mellan arbetarna i den här delen kan det lätt uppstå konflikter som infekterar arbetets gång och därmed fördröjer slutresultatet, vilket är någonting som vill undvikas.
Koordinering är någonting som behövs för att kunna sammanföra samtliga delar som gemensamt bildar projektet som helhet. Ett projektarbete är ofta organiserat på ett sätt där arbetet fördelas efter en struktur som bryter ner projektmålen i olika beståndsdelar. Dessa beståndsdelar konkretiseras i form av specifika aktiviteter och uppgifter som varje specialistområde får ta sig an. För att projektet ska kunna slutföras som det är tänkt krävs det att dessa olika delar är integrerade med varandra så att de kan sättas ihop efterhand och uppfylla projektmålen.
Denna arbetsfördelningsstruktur kännetecknas ofta genom att de olika arbetsområdena ofta är ömsesidigt beroende av varandra, vilket förutsätter att de kan samarbeta med varandra och förstå varandras roll i projektet. Om integreringen uteblir kommer det med stor sannolikhet också bli väldigt svårt att kunna slutföra projektet.
Att kunna koordinera sig blir extra viktigt under större projekt där det är flera specialiserade områden som måste samverka med varandra. Grunden för denna struktur är att individerna har fokus på sitt specialområde, samtidigt som de jobbar mot ett gemensamt mål kollektivt. Projektledarens roll blir här att se till så att det finns strategier som gör så att arbetarna både kan göra sina egna uppgifter samtidigt som de kan samarbeta när det behövs, så att de olika delarna av projektet i slutet kan sammanfogas till det slutgiltiga projektet.
