När du arbetar i projektform är det av största vikt att det går att följa hur det går för projektet och dess olika faser.
Det kräver att man har en övergripande bild över vilka uppsatta mål som har nåtts och var i processen man befinner sig just nu.
Möjligheten att följa utvecklingen
Det är viktigt för alla som är involverade i projektet att också de har möjligheten att följa utvecklingen kring vad som sker.
Det är exempelvis av största intresse för investerare, beställare och projektägare att se hur det går för projektet och om man uppnår de mål som satts upp i planeringsstadiet. Utan en sådan uppföljning går det inte att veta var projektet befinner sig och vad som behöver göras för att komma vidare, eller om allt fortgår som planerat.
Att hålla kolla på sitt projekt och att hela tiden följa upp vad som sker är även mycket betydelsefullt vad det gäller att ha kontroll över ekonomin.
Alla som har ekonomiska intressen i projektet skall på detta sätt kunna försäkra sig om att optimal nytta kommer ut av investeringen.
Olika metoder
Det finns olika sätt att göra en projektuppföljning på. Det finns exempelvis färdiga mallar för detta men det finns även olika analyser och metoder du kan använda dig av för att få en bra bild över nuläget, över vad som skett och vad som komma skall.
Genom att ge alla inblandade intressenter tillgång till projektuppföljningen kan alla följa med i vad som händer och sker.
Vad är Projektuppföljning?
En projektuppföljning innebär att de som leder projektet titt som tätt och under fastställda tidpunkter avger rapporter kring hur det går för projektet.
Genom att alla inblandade investerare, beställare och övriga kan följa utvecklingen kan de försäkra sig om att målen uppnås eller inte uppnås. Detta leder till bättre kontroll över ekonomi och allt annat som har med projektet att göra.
Med hjälp av denna information går det även att styra projektet mycket bättre och se till att fånga upp de misstag eller fel som begåtts och helt enkelt rädda ett projekt som är på väg i fel riktning.
Det är alltid projektledaren som ser till att dessa rapporter blir gjorda samt att de når de som kan vara intresserade av att ta del av projektuppföljningen.
En projektuppföljning används i följande syfte:
Kontroll – bedömning av måluppfyllelse, samt tidplan och budget
Stöd för utveckling – stöd för måluppfyllelse, samt spridning av erfarenheter och resultat i form av bekant- och nyttiggörande.
Verktyg för en projektuppföljning:
Statusrapport – utveckling och framsteg
GANTT-schema – mall för tidsplan och milstolpar
Nyckeltal – måttstock för hur verksamheten utvecklas och når sina mål
Statusrapport
Nuläget
En statusrapport är en naturlig del i en projektuppföljning som beskriver nuläget. Denna rapport används för att informera viktiga intressenter i ett projekt som exempelvis investeraren, kunden eller ledningen, om projektets status.
En statusrapport skapas flera gånger under projektets gång för att uppdatera intressenterna löpande om hur det går för projektet helt enkelt. Här skriver du om vilka förändringar som har gjorts och om projektet går enligt plan.
Kort, koncis och rätt riktad
En statusrapport skrivs ofta av projektledaren och formas baserat på vem som ska läsa den. Det kan exempelvis vara en projektsponsor som vill ha en uppdatering om projektet och därför behöver projektledaren fokusera på dennes behov och skriva rapporten utifrån det som man tror att sponsorn kan ha intresse av.
En bra statusrapport ska vara kort och koncis och verkligen fokusera på ämnet och på det som är viktigt för personen eller personerna som ska läsa rapporten.
Statusrapporten täcker flera olika områden och beroende på vilket projekt du arbetar med eller hur stort det är så kan innehållet i rapporten variera men dessa punkter bör finnas i en sådan rapport:
1. Projektdetaljer
2. Projektgrupp
3. Datum
4. Projektets tidsplan
5. Projektets omfattning
6. Projektets budget
7. Kvalité
8. Beroenden
9. Problem
10. Status
11. Utveckling
12. Beslut
13. Handling
14. Effekt
Rapporten styrs av projektets storlek och karaktär
Som projektledare kan du själv forma en statusrapport baserat på ditt och projektets behov och även utifrån vem som ska läsa rapporten. Det finns även olika typer av statusrapporter där man fokuserar på olika områden av projektet och hur ofta man skriver rapporterna varierar också. Beroende på projektets storlek och vilka intressenter som har behov av att ta del av en statusrapport så kan projektledaren själv avgöra hur ofta och vilken typ av rapport som ska skapas. Projektledaren kan använda sig utav färdiga mallar eller skapa sin egen utifrån projektet som han eller hon arbetar med.
Status
En statusrapport ska ha med en uppdatering om projektets status och det viktiga här är att ha rätt fokus när du skriver rapporten. Du ska uppdatera läsaren om projektets nuvarande status och det innebär vad som sker just nu i projektet. Kanske håller du på att hantera några problem som uppstått, eller så har det skett förändringar. Du måste även informera kring om projektet fortfarande går enligt tidsplan? Projektets status ska vara övergripande och tydlig samt lätt att förstå redan när någon läser de första styckena av rapporten.
Utveckling
I rapporten ska projektledaren också redovisa vilken utveckling projektet har haft under den senaste perioden. Eftersom projektet följer en så kallad projektplan så ska projektledaren jämföra hur projektet ligger till i jämförelse med planen, är projektet på rätt spår eller är det kanske försenat? I en projektplan har man oftast delat upp projektet i olika faser med tillhörande aktiviteter och milstolpar och om man uppnått eller avslutat någon aktivitet eller milstolpe så kan man redogöra för det i rapporten. Faser, aktiviteter och milstolpar ska vara tydligt definierade med tillhörande beskrivning, varaktighet och vilka personer från projektgruppen som arbetar med dem.
Beslut
I statusrapporten bör du också ge detaljer om vilka beslut som har fattats, hur du gick tillväga för att fatta dessa beslut och vilken påverkan de har haft på projektet hittills. Om det har skett några ändringar i projektplanen så ska detta vara tydligt i rapporten och även uppdateras i projektets övriga dokumentation.
I alla projekt sker det olika former av beslut eller förändringar som är värda att notera. I vissa fall kan statusrapporten vara ett resultat av att en stor förändring i projektet har skett eller att beslut fattats av viktiga intressenter som kanske andra som är inblandade i projektet också bör känna till. Det ska vara tydligt vem som har fattat vilka beslut och orsaken till varför de besluten har fattats.
Handling
Vad har skett under denna period som är viktigt att ge information om? Vilka handlingar har projektgruppen utfört eller har projektledaren gjort något speciellt som kan vara intressant för läsaren av rapporten att veta? Handlingar kan delas in i olika grupper om projektet är stort och täcker flera områden som exempelvis design, tillverkning och ekonomi. Om projektgruppen exempelvis arbetar med att utveckla en ny mobilapplikation och är i designfasen så kan statusrapporten beskriva vilka tester man gjort av designen och på vilket sätt man arbetar för att få fram en användbar design till applikationen.
Effekt
Alla beslut och handlingar under perioden kommer leda till någon effekt eller påverkan på projektet och det är värt att i slutet av rapporten uppmärksamma vilka effekter det skulle kunna handla om samt hur projektet kommer att gå framåt. Om man har identifierat några risker eller problem med vissa beslut så kan man diskutera vad som behöver åtgärdas inför nästa fas i projektet.
Veckovis rapport
Att generera en statusrapport varje vecka är vanligt i de flesta projekten. Projektledaren skapar och uppdaterar veckovisa rapporter under projektets gång som sammanfattar veckan och arbetet som skett. Rapporten är i detalj men fokuserar endast på den senaste veckan.
Månadsvis rapport
En månadsvis rapport täcker månaden som gått och riktar sig oftast mot högre chefer och andra intressenter som behöver en snabb inblick i projektet. Det finns flera intressenter som arbetar med annat och inte har tid att få en veckovis uppdatering och den månatliga rapporten blir då mer relevant för dessa personer.
Rapporten behöver inte vara lika detaljrik som den veckovisa rapporten utan sammanfattar månaden, de aktiviteter man utfört och de milstolpar man uppnått.
Rapport till ledningen
Under projektets gång kan ledningen specifikt behöva uppdateras och projektledaren skapar då en rapport som endast är till för ledningen i verksamheten.
GNATT-schema
Ett GNATT-schema är en typ av flödesschema eller diagram som används i projektledning för att beskriva ett projekts olika faser. Detta är alltså en grafisk illustration av projektets fortgång och visar beroenden och förhållanden mellan olika projektdelar eller faser. Det finns också verktyg som är speciellt anpassade för att ta fram GNATT-schema.
Ett GNATT-schema består av ett horisontellt stolpdiagram som löper på en tidsaxel. Stolparnas längd varierar och visar den arbetstid som planerats för varje delprojekt samt hur stor del av arbetet som är avslutat, eller hur mycket som kvarstår. Stolparnas inbördes placering på tidsaxeln visar de olika beroenden som finns och starttid för varje arbetsmoment.
Ett GNATT-schema kan hjälpa till med att:
- Visa en översikt av projektaktiviteter.
- Planera projektaktiviteter.
- Arbeta ut den kritiska vägen.
- Ge dig en grund till schema för när uppgifterna bör vara utförda.
- Tilldela resurser.
- Kommunicera projektaktiviteter.
- Koordinera och leda projektaktiviteter.
- Övervaka framskridandet i projektaktiviteter.
Nyckeltal
Ett nyckeltal även kallat KPI visar hur en individ, ett företag eller en del av en verksamhet utvecklas relaterat till sina uppsatta syften eller mål. Ett KPI är med andra ord ett typ av mått men alla mått är i sin tur inte KPI:er. Det kallas nyckeltal för att man ser det som en ”nyckel” till att förstå företagets utveckling.
Ett företag kan ta fram och använda vilka nyckeltal, jämförelsetal, det vill. Det som är viktigt är att de ska vara till nytta för företaget i dess analysarbete och ge stöd i beslutsfattandet. Andra intressenter, exempelvis en bank, kan vara intresserade av företagets utveckling och ekonomiska ställning. Om nyckeltal används i företagets rapporter underlättar det bedömningen.
Vilka nyckeltal som är lämpliga att använda för ett företag beror bl.a. på storlek, om företaget är varu- eller tjänsteproducerande, inriktning, bransch, antal anställda, ägarförhållande (företagsform) och så vidare. De vanligaste nyckeltalen som används är soliditet, kassalikviditet, avkastningsgrad och avkastningen på det egna kapitalet.
Soliditet – företagets långsiktiga betalningsförmåga, hur sårbart företaget är.
Kassalikviditet – företagets betalningsberedskap på kort sikt.
Avkastningsgrad – hur lönsamt företaget är.
Avkastning på eget kapital – hur stor tillväxten är på det egna kapitalet (ägarnas kapital)
Vem ansvarar för att ta fram nyckeltalet?
Arbetet med att ta fram lämpliga nyckeltal görs bäst i grupp.
Du som har ett övergripande styrningsansvar i organisationen har här en viktig roll att fylla. Med din kunskap i att mäta och följa upp kan du överbrygga teori till praktik och även hjälpa till med kontexten för arbetet. Avdelningsansvariga i sin tur kan vardagen och vet vilka parametrar som påverkar de olika utfall ni vill mäta.
Genom att samarbeta skapar du delaktighet vilket i sin tur leder till bättre framtagna KPI:er och ett ökat ansvarstagande för dessa från den operativa sidan i verksamheten.
Ledande och släpande nyckeltal
De övergripande nyckeltalen för en verksamhet skall väljas med omsorg.
För att kvalificera ett nyckeltal som viktigt skall det ha stor inverkan på slutresultatet för det man vill uppnå. Det skall vara mätbart, verksamheten skall vara väl införstådd med att det finns, varför det finns, hur det mäts och vart man följer dess utveckling. För att kunna mäta utvecklingen över tiden är det viktigt att definitionen av nyckeltalet inte ändras alltför ofta över tiden.
Alla nyckeltal kan delas upp i två typer – ledande (leading) och släpande (lagging). Notera är att begreppet indikator, som i ledande eller släpande indikator, är vanligt använt och här kan likställas med begreppet nyckeltal.
Ledande nyckeltal
Proaktiva – handfasta aktiviteter att utföra
Kan vara svåra att mäta men enkla att använda för att styra ett beteende
Förutspår troligt framtida finansiellt utfall
Släpande nyckeltal
Reaktiva – resultatet av de aktiviteter som gjorts
Enkla att mäta men svåra att använda för att styra ett beteende
Uttrycks ofta i finansiella termer som t.ex. intäkter, marginaler eller kostnader
Begränsa antalet
En viktig aspekt att ta hänsyn till, är den mänskliga hjärnans biologiska begränsningar. Det finns en väl etablerad idé om att hjärnan som mest kan ta hänsyn till max sju faktorer när vi skall ta ett beslut. Går man över det klarar inte hjärnan väga samman dem och ta sammanvägda och rationella beslut. Om antalet variabler blir för många försöker hjärnan rationalisera genom att automatiskt ta bort och slå samman information. Magkänslan tar överhanden och beslutet blir mindre faktabaserat. Om antalet KPI:er en individ skall följa blir för många kan det vara bra att gruppera dem i olika perspektiv.
Uppföljning
Medan framtagandet bör vara en gruppövning så ska ansvaret för uppföljningen av dessa ligga på avdelningsnivå. Ansvaret bör ligga på den person som ansvarar för hela processen, funktionen eller aktiviteten som ingår i nyckeltalet i fråga. Det skall vara en person som kan verksamheten, vet vad som påverkar utfallet och kan ta beslut kring vad som behöver ändras.
Ansvaret skall inbegripa:
- Följa upp – hur utvecklas nyckeltalet?
- Tolka – förståelse av trender och mönster samt vad som påverkar utfallet
- Kommunicera – vilka andra behöver informeras?
- Korrigera – genomföra lämpliga åtgärder
Sammanfattning
Avge rapport till alla inblandade
En projektuppföljning innebär att de som leder projektet titt som tätt och under utsatta tider avger rapporter kring hur det går för projektet. Genom att alla inblandade investerare, beställare och övriga kan följa utvecklingen kan de försäkra sig om att målen uppnås eller inte uppnås. Detta leder till bättre kontroll över ekonomi och allt annat som har med projektet att göra. Man kan genom denna information även styra mycket bättre och se till att fånga upp de misstag eller fel som begåtts och helt enkelt rädda ett projekt som är på väg i fel riktning. Det är alltid projektledaren som ser till att dessa rapporter blir gjorda samt att de når de som kan vara intresserade av att ta del av dessa.
Projektets nuläge
Det är viktigt för alla som är inblandade i ett projekt att ha möjligheten att följa utvecklingen kring vad som sker. Det är exempelvis av största intresse för investerare, beställare och projektägare att se hur det går för projektet och om man uppnår de mål som satts upp i planeringsstadiet. Utan en sådan uppföljning kan man inte veta var projektet befinner sig och vad som behöver göras för att komma vidare, eller om allt fortgår som planerat.
Det finns olika sätt att göra en projektuppföljning på. Det finns exempelvis färdiga mallar för detta men det finns även olika analyser och metoder man kan använda sig av för att få en bra bild över nuläget, över vad som skett och vad som komma skall. Genom att ge alla inblandade intressenter tillgång till denna uppföljning kan alla följa med i vad som händer och sker.
Verktyg för en projektuppföljning:
Statusrapport – utveckling och framsteg
GANTT-schema – mall för tidsplan och milstolpar
Nyckeltal – måttstock för hur verksamheten utvecklas och når sina mål
