Robotic Process Automation (RPA)

Robotic Process Automation (RPA), på svenska Robotiserad Processautomatisering, är en mjukvara vars syfte är att digitalisera framför allt rutinmässiga arbetsuppgifter genom automatiserad robotteknik.

Målet med Robotic Process Automation är att i största möjliga mån efterlikna/imitera mänskligt beteende för att på så sätt kunna utföra relativt enkla uppgifter som inte kräver allt för komplexa eller specifika kunskaper och egenskaper.

Frigöra personal från administrativt arbete

Organisationer som väljer att implementera Robotic Process Automation använder huvudsakligen mjukvaran för att frigöra personal från administrativt arbete, och i det långa loppet och spara pengar genom att sänka sina kostnader. Implementeringen av RPA är snabb och smidig, vilket innebär att det ofta gör fort för företag att börja märka av fördelarna.

Tydliga uppgifter

För att robottekniken bakom Robotic Process Automation ska fungera så väl som möjligt så bör de uppgifter som RPA ska sköta vara tydliga och kunna skötas efter klara rutiner som inte kräver eftertanke och intuition.

Enkel setup

Att börja använda RPA behöver inte vara särskilt komplicerat, vilket är en av fördelarna med den här mjukvaran. Mjukvaran installeras direkt på en användares dator, läsplatta eller mobil och sedan interagerar RPA med den existerande IT-arkitekturen som man redan använder på företaget. Med hjälp av en uppsättning givna regler så instruerar man roboten, det vill säga mjukvaran, till att simulera tangenttryckningar och klick i samma program och applikationer som de mänskliga medarbetarna använder. På så vis lär sig roboten att utföra de uppgifter som krävs utan någon vidare hjälp från människor.

Vad gör Robotic Process Automation (RPA)?

Robotic Process Automation ersätter alltså tråkiga och repetitiva arbetsuppgifter som vanligtvis utförs av människor med en virtuell arbetskraft. Av vissa anses RPA vara något av ett hot mot arbetstagarnas anställning, vilket inte är så konstigt om man ser till följande siffror:

En människa kan jobba åtta timmar per dag, medan en robot kan arbeta 24 timmar i sträck utan att bli det minsta trött.
En människas produktivitet på arbetsplatsen ligger i genomsnitt på 60 % i kombination med att hen gör en del fel, i jämförelse med en robots produktivitet på 100 % med noll fel.
Robotar kan hantera och utföra fler uppgifter på en och samma gång jämfört med människan.

Vad är Robotic Process Automation (RPA)?

När man talar om Robotic Process Automation så föreställer sig många först en framtidens värld där robotar vandrar omkring på arbetsplatser och på gatorna. Men Robotic Process Automation är en lång bit från en sådan verklighet, och är i princip bara ett datorprogram vars funktion efterliknar människans arbete på en dator genom att utföra samma klick och tangentval.

Precis som namnet för mjukvaran avslöjar så syftar Robotic Process Automation till att automatisera ett företags olika processer. Den vanligaste anledningen bakom många företags val att installera RPA är att dra ner företagets kostnader, eftersom att programvaran tar över arbetsuppgifter från en anställd som behöver betalas lön för sitt jobb. På grund av detta så finns det en rädsla bland många att RBA ska leda till att många människor blir av med sina jobb.

I vissa fall kan det bli så att de anställda blir överflödiga på arbetsplatsen, men forskning har visat att Robotic Process Automation många gånger snarare leder till att arbetstagarna kan ta sig an mer komplexa och intressanta arbetsuppgifter istället för de rutinmässiga uppgifter som RPA tar över. Förutom att RPA kan dra ner på företagets kostnader så finns det givetvis fler fördelar, till exempel att RPA generellt ökar noggrannheten och sänker tidsåtgången vid inmatning av data.

Att använda RPA

Som alltid när man lär sig något nytt eller installerar en ny teknik så kan det innebära utmaningar av diverse slag. När man är i startfasen av att börja använda Robotic Process Automation så är det därför rekommenderat att ha ett flexibelt tillvägagångssätt där dels själva implementering kan gå smidigt till och där man är lyhörd för feedback och snabbt kan åtgärda eventuella problem. För att RPA ska fungera så bra som möjligt så är det viktigt att det finns ett nära samarbete mellan företagets affärssida och företagets IT-avdelning. Det kan många gånger vara helt avgörande för om projektet med RPA ens ska lyckas.

Ofta så är det upp till medarbetarna på affärssidan att ge förslag till företagets utvecklare på olika processer som kan vara en bra idé för RPA att ta över. Sedan är det upp till utvecklarna att utveckla och anpassa RPA-tekniken, och tillsammans utvärderas processerna sedan av både IT- och affärssidan.

Om det inte finns något samarbete eller om relationen mellan de två avdelningarna är bristfällig så kan det resultera i att förväntningarna på vad som faktiskt är realistiskt blir för höga eller att utvecklingen av företagets RPA blir försenad och utdragen.

Här är några av de vanligaste användningarna av Robotic Process Automation:

Efterliknar de mänskliga medarbetarnas handlingar: simulerar mänskligt utförande med hjälp av olika applikationer och system.
Utför upprepade arbetsuppgifter med stora volymer: automatiseringen av vissa processer kan enkelt simulera inmatning av data från ett system till ett annat. RPA kan utföra uppgifter så som datainmatning, kopiering och att klistra in.
Utföra flera uppgifter samtidigt: RPA kan hantera flera och dessutom komplexa uppgifter över ett flertal system på samma gång. Det kan till exempel vara till stor hjälp för att behandla transaktioner, skicka iväg rapporter och för att manipulera data.
”Virtuell” systemintegration: ett automatiseringssystem som kan överföra data mellan olika nya så väl som gamla system, genom att ansluta dem på en gränssnittsnivå istället för att utveckla en helt ny datainfrastruktur.
Automatiserad generering av rapporter: RPA automatiserar extraktion av data för att snabbt kunna ge effektiva och framför allt exakta rapporter.
Validering och granskning av data och annan information: RPA kan lösa och kors-verifiera data mellan olika system för att på så sätt validera informationen, vilket kan användas för revisionsändamål.
Produkthantering: RPA kan hjälpa till att överbrygga en eventuell klyfta mellan företagets IT-system och relaterade plattformar för produkthantering genom automatiserad uppdatering av båda systemen.
Prognoser för företagets intäkter: RPA uppdaterar automatiskt finansiella rapporter för att förutse inkomstprognoser.

Skillnad på RPA och AI (Artificiell Intelligens)

När man talar om Robotic Process Automation så kommer Artificiell Intelligens (AI) ofta också på tal. Även om RPA påminner mycket om AI så finns det dock en stor skillnad dem emellan. Medan Robotic Process Automation behöver programmeras för att sedan kunna utföra en specifik uppgift så kan Artificiell Intelligens tränas till att automatisera ett mer komplext och därtill subjektivt arbete. Detta sker genom att AI har förmågan att känna igen mönster och hantera ostrukturerad data och språk. På så sätt så kan AI reagera på oväntade förändringar i sin omgivning, anpassa sig efter dessa och lära sig det nya sättet helt på egen hand. RPA å andra sidan kräver att en människa har kodat ett script i ett system som mjukvaran kan följa.

Implementering av RPA

En av faktorerna som gör Robotic Process Automation allt mer populär och beprövat är att det är relativt lätt att implementera mjukvaran. Att implementera RPA kräver nämligen inte ett nytt IT-system, utan det kan läggas till i den existerande IT-strukturen som råder på företaget. Men det finns ändå några olika saker som kan vara bra att tänka på angående Robotic Process Automation:

Innan man som företag bestämmer sig för att implementera RPA så bör man noga överväga hur det kan komma att påverka företaget
Man bör definiera och fokusera på sin ROI, det vill säga avkastningen på ens investering
Det är ofta en bättre idé att fokusera RPA på större grupper och att automatisera större processer som har en större effekt
Det går bra att kombinera bevakad och obevakad RPA
Det är viktigt att föst analysera hur implementeringen av RPA kommer att inverka på människorna, det vill säga de anställda. Många arbetstagare har en rädsla för att RPA ska konkurrera ut dem när de tar över deras arbetsuppgifter.

1. Planera

Det här är den första fasen av implementering av Robotic Process Automation. I den här fasen så är det första du bör göra att identifiera exakt vilka av företagets många processer som man vill eller behöver automatisera. Följande checklista kan hjälpa till att identifiera rätt process:

Hanteras processen manuellt och är den repetitiv?
Är processens tillvägagångssätt baserat på givna regler och rutiner?
Är datan som ska matas in under processens gång elektronisk, och är den läsbar för roboten?
Kan det nuvarande systemet användas som det fungerar just nu utan några ändringar?

Efter att man har ställt sig de frågorna och förhoppningsvis lyckats identifiera en eller flera processer som behöver automatiseras, så fortsätter man i planeringsfasen av implementeringen:

Ta fram en arbetsgrupp för projektet och fastställ saker så som tidsplan, deadlines och andra viktiga detaljer kring implementeringen av RPA.
Arbetsgruppen behöver komma överens om en design för hur RPA-processerna ska utföras.
Identifiera en mekanism som säkerställer att eventuella buggar och problem loggas och implementera den mekanismen i systemet.
Det kan vara lämpligt att ta fram en tydlig beskrivning, eller karta, för hur RPA implementeringen kan skalas upp senare allt eftersom att arbetet fortskrider.

2. Utveckling

I den efterföljande fasen så är det dags att utveckla det workflow, eller kodning, som roboten ska arbeta efter och som arbetsgruppen förhoppningsvis kom fram till gemensamt under fas nummer ett. Robotic Process Automation behöver alltid arbeta efter ett givet set regler, eller koder, för att kunna utföra samma uppgifter som en människa till skillnad från Artificiella intelligens som kan utvecklas och anpassa sig efter förändringar.

3. Testa

Efter att koderna har utvecklats så följer nästa fas vilken går ut på att provköra sin RPA. När man testar sin RPA så bör man låta processen köras flera omgångar för att man på så sätt ska kunna identifiera och rätta till eventuella defekter.

4. Support och underhåll

När RPA har testats och därpå implementerats så är det viktigt att man har delegerat ut ansvar för att regelbundet underhålla mjukvaran. Det gör man för att snabbt kunna upptäcka fel och lika snabbt kunna åtgärda dem. Detta ansvar bör delas upp mellan medarbetare både på affärssidan och på IT-avdelningen.

Robotic Process Automation – för vem?

Som ett svar på det ökande kravet på företag för mer transparens och compliance så var det framför allt diverse företag inom finansvärlden, till exempel inom bank-, investerings- och försäkringsbranschen, som började använda sig av Robotic Process Automation.

Enkla uppgifter så som att kontrollera att en låneansökan är komplett kan exempelvis enkelt utföras av RPA. Genom att ta bort ansvaret från de anställda så kan de istället lägga sin tid och sitt fokus på viktigare uppgifter. Dessutom så kan RPA ofta utföra rutinmässiga uppgifter fortare än de flesta människor, vilket i längden innebär att handläggningstiden på så vis blir förkortad för dessa typer av ärenden. Men det är inte enbart finansvärlden som kan tjäna på att implementera RPA i sitt företag.

Vilken bransch och vilket företag som helst som till en stor del hanterar data och information av olika slag kan dra stor nytta av Robotic Process Automation. När en mjukvara kan minska kostnaderna och samtidigt öka effektiviteten utan att det i sig kräver en svår och komplicerad implementering, så kan man hitta intresserade användare och användbara appliceringar i princip inom alla branscher.

Fördelar med RPA

Robotic Process Automation har många fördelar, så länge man fokuserar användningen på rätt saker. Generell så gäller det att Robotic Process Automation lämpar sig som bäst för arbetsuppgifter som är helt regelbaserade, rutinmässiga, görs ofta och i relativt stor omfattning. Fritext och ostrukturerad data lämpar sig inte för RPA.

Om utvecklaren på företaget dessutom är van och duktig så kan det ta så lite som två veckor att utveckla och sedan få igång ens RPA, vilket innebär att det går lika snabbt för företaget att dra nytta av mjukvaran, både arbetsmässigt och ekonomiskt. Några av de främsta fördelarna som RPA kan innebära för ett företag är:

Stora mängder data kan hanteras och bearbetas snabbt.
Kostnader kan sänkas signifikant allt eftersom RPA tar hand om repetitiva uppgifter och därmed även sparar tid och resurser.
Man behöver inte ha särskilt komplicerade kunskaper inom programmering för att kunna konfigurera roboten. Därför kan egentligen en anställd utan någon större teknisk bakgrund ta hand om implementeringen så väl som det efterföljande arbetet med att övervaka robotens arbete.
Det krävs ingen tid till att lära upp roboten så som det krävs tid och upplärning för en mänsklig medarbetar.
Robotar blir inte trötta efter en arbetsdag så som människor blir utan kan i princip arbeta oavbrutet och så länge som systemet fungerar som det ska så är de mycket exakta och gör sällan några fel alls.
Robotic Process Automation har liknande funktioner som Artificiell Intelligens men är långt ifrån lika komplex eller kostsam att installera.

Exempel på Robotic Process Automation

Följande exempel från Robotic Process Automation kommer från Finland och illustrerar vad man i realiteten kan åstadkomma med hjälp av RPA. I det här exemplet så hade ett företag implementerat Robotic Process Automation i två stycken av företagets lönesystem. RPA användes för att automatisera saker så som exempelvis löneavstämning och användes också för att kontrollera eventuella skillnader som fanns mellan utbetalningarna som hade gjorts under tidigare månad samt den nuvarande månaden. Det som roboten gjorde var att öronmärka, det vill säga markera, eventuella skillnader så att dessa skillnader därefter kunde undersökas närmare av företagets lönehandläggare. Att roboten tog hand om dessa enkla uppgifter innebar i praktiken att lönehandläggarna istället kunde lägga sitt fokus på andra, mer komplexa uppgifter.

Det här exemplet visar på hur Robotic Process Automation framför allt kan fungera som en hjälp för arbetstagarna istället för att konkurrera ut dem, genom att lösa simpla uppgifter och lämna de uppgifter som kräver mer problemlösande till människorna. Robotarna gjorde heller inga fel, och såg alltså till att löneutbetalningarna blev mer korrekta.

Slutsats – detta kan du förvänta dig av RPA

Robotic Process Automation innebär alltså inte att robotar kommer att ta över världen och inom en snar framtid börja vandra omkring i korridorerna på arbetsplatser världen över. Istället så handlar det om en mjukvara som enkelt och smidigt kan programmeras till att utföra simpla och repetitiva arbetsuppgifter.

Uppgifterna som roboten ska utföra behöver vara baserade på ett givet set regler och roboten följer sedan de koder som man tagit fram. I praktiken så betyder det helt enkelt att roboten härmar människans beteende och användande av en dator när det kommer till exempelvis klick och tangenttryckning.

Robotic Process Automation har hittills främst använts inom branscher så som bank och försäkring, men används mer och mer inom många andra branscher. RPA används framför allt för att till exempel sänka handläggningstiden för många ärenden, genom att roboten tar över tråkiga och repetitiva uppgifter och på så sätt gör det möjligt för de mänskliga medarbetarna att hantera mer komplicerade ärenden som kräver eftertanke och problemlösning. Roboten fungerar helt enkelt som en digital assistent.

Den främsta fördelen med Robotic Process Automation är därmed att det på så sätt kan hjälpa många företag att sänka sina kostnader rejält. Många förväxlar RPA med Artificiell Intelligens, som till skillnad från RPA kan anpassa sig, lära sig och utvecklas på egen hand allt eftersom att omständigheterna runt omkring förändras.