SIPOC: Metod för att beskriva hur en process ser ut [från början till slut]

Oavsett vilken typ av företag som man driver så är en av de mest centrala målsättningarna att verksamheten är lönsam. För att man ska möta sina mål så är det viktigt att allting inom företaget fungerar som det ska och att processerna fortskrider utan några problem. Att förstå varje process, det vill säga hur den fungerar och vem och vilka personer och aktörer som är en del av processen, kan vara avgörande för att processen ska fungera och framför allt för att man kontinuerligt ska kunna förbättra dess effektivitet. Det bästa är att kartlägga varje process, ett steg i taget så att man kan förstå sig på den så väl som möjligt. En metod för att lyckas med det är den så kallade SIPOC-metoden.

SIPOC är ett engelskt akronym för Suppliers (leverantörer), Inputs, Process, Outputs och Customers (kunder) och är en strukturerad metod för att beskriva och förtydliga hur en process ser ut från början till slut. SIPOC används som ett strategiskt verktyg för att identifiera både inputs och outputs i en specifik process och för att avgöra vem som är processägaren, kunder, leverantörer och för att etablera tydliga gränser för processen i fråga. Det finns idag många fallstudier som visar att SIPOC markant kan medföra ett flertal förbättringar för processer, eftersom att man skapar sig en bättre överblick och förståelse för processen. Då kan man också arbeta mera effektivt. Därför så används SIPOC framför allt inom olika sorters förbättringsarbeten och -processer, så kallat Six Sigma.

När man använder sig av SIPOC så är slutprodukten ett diagram eller en tabell som visar hur en särskild process ser ut från början till slut. Metoden började användas redan på 1980-talet men används flitigt än idag. När man vill betona vikten av att sätta kunden i första rummet så byter man ibland plats på bokstäverna i akronymet, så att det istället blir COPIS med Customers först. Man börjar då metoden med kunderna, och arbetar sig därefter uppströms till leverantörerna. I den här artikeln så ligger fokus på SIPOC.

Vad är SIPOC?

SIPOC hjälper sin användare att både identifiera och förstå syftet och omfånget av en process. När man använder sig av SIPOC så följer man en företagsprocess från början i dess leverantörskedja ända tills försäljning, kundservice och interaktionen med kunderna. Modellens input kommer från leverantörerna och modellens output går ut till kunderna. Den information som man samlar in under implementationer av SIPOC-metoden bidrar bland annat till att:

Ge en klar och tydlig överblick över en process, framför allt för de personer som tidigare inte är bekanta med processen.
Påminna personer vars kännedom med processen har sjunkit på grund av att de inte varit involverade i processen under en längre tid.
Hjälpa till att definiera hur en ny process ska se ut och fungera.
Identifiera leverantörer och kunder som både är interna och externa för organisationen eller företaget i fråga.
Lägga fokus på inputs och outputs för processen.

SIPOC-metoden används för att skapa ett SIPOC diagram, vilket man fyller i allt eftersom att man arbetar vidare med SIPOC-metoden. Det diagrammet som man skapar ligger sedan till grund för och är det första steget i att skapa en så kallad processkarta, vilket är en visuell representation av en process, och används i ledning och planering. SIPOC är således en metod som man använder sig av innan ett projekt har startat och är inte ett verktyg som har en aktiv del i själva styrningen och hanteringen av en process eller projekt. Istället så ser SIPOC till så att man definierar sitt projekt noggrant och arbetet med att skapa SIPOC-diagrammet hjälper till att bevara viktiga frågor så som exempelvis:

Vem levererar inputs, det vill säga råvaror och resurser, till processen?
Vilka specifikationer finns det för inputsen?
Vilka är de sanna kunderna och målgruppen för processen?
Vilka krav har kunderna på processen?

SIPOC är en metod som kan vara användningsbar inom de flesta sorters branscher, eftersom att de flesta typer av företagsprocesser inkluderar aktiviteter som kan kategoriseras som antingen suppliers, input, process, output eller customers. SIPOC kartlägger alla de aktiviteter som är nödvändiga inom varje steg av en process genom att just kategorisera dem. I praktiken så kan det ofta leda till att man decentraliserar fördelningen av ansvar på ett effektivt sätt och att arbetsledare och handledare lättare kan urskilja vilken del av processen som de ansvarar för. Det blir också enklare för alla inblandade personer att till exempel övervaka och kontrollera att allting inom en process går korrekt till och blir gjort.

När är SIPOC-modellen särskilt lämplig att använda?

SIPOC är som sagt ett verktyg som är bra generellt för att skapa sig en bättre överblick över en hel process och dess olika delar, där ett särskilt fokus ligger på input och output. Det kan vara speciellt användbart för att till exempel hjälpa till att fokusera och ringa in en diskussion eller för att få kolleger eller partners att komma överens om en viss definition eller förståelse för en specifik process, för att på så sätt kunna fortsätta utvecklas och förbättras. Inom Six Sigma så är SIPOC en viktig del av definitions-fasen av metoden DMAIC, vilket är en annan metod inom förbättringsarbete och en del av Six Sigma.

Målet inom Six Sigma är att minska risken för defekter och oönskade variationer i framför allt tillverkningsprocesser men också i flera olika sorters affärsprocesser, för att på sätt kostnadseffektivisera verksamheten och spara pengar. SIPOC skapar en förståelse för en process på en högre nivå än många andra metoder, vilket är viktigt när man söker nya sätt att förbättra eller hantera en metod eller process på.

SIPOC:s innebörd

SIPOC är som sagt ett akronym för Suppliers, Inputs, Process, Outputs och Customers. Suppliers handlar om de enheter som förser processen med det som faktiskt bearbetas, vilket kan vara allt ifrån information och formulär till data och fysiska material. Suppliers, eller leverantörer som det heter på svenska, kan vara en extern aktör men det kan också vara en annan avdelning eller kollega inom samma organisation. Inputen är den information eller material som leverantören eller leverantörerna matar in i produktionskedjan.

Processen är de steg som man utför för att konvertera inputen till en output. Vissa av stegen skapar ett mervärde medan andra steg inte tillföra något mervärde. Outputen är den produkt, tjänst eller samlad information som processen skapar och som sedan skickas vidare till kunden. Kunderna utgör det sista steget i SIPOC. Nedan finns en mer detaljerad beskrivning av varje del av SIPOC-metoden.

Suppliers

Leverantörerna är de huvudsakliga aktörerna i varje process eftersom att det är de som förser processen med dess inputs. En leverantör kan som sagt vara antingen extern eller intern inom organisationen i fråga. Om man tittar på ett exempel med ett projekt där ett företag anlitar ett annat företag för att utveckla en app åt dem. En första tanke kan vara att i det här fallet så är det företaget som utvecklar appen som är leverantören och företaget som beställde appen som är kunden. Men enligt SIPOC så kan kategorin Suppliers inkludera alla som tillför någon form av input under en process, det vill säga utvecklingen av appen, och inte enbart de som erbjuder en service eller material. Enligt SIPOC-modellen så inkluderas därför följande aktörer i den här kategorin (i det här exemplet):

Kunder, eftersom att de beställer appen och ber om att få den utvecklad och även tillför input genom de specifika krav som de har.
Projektledare, eftersom att de tillför sina kunskaper och ledarskapsförmåga som processen kräver.
Systemvetaren, eftersom att de tillför sina kompetenser till processen. Det här inkluderar egentligen all teknisk personal som exempelvis analytiker, programmerare, utvecklare med flera.

Inputs

Inputsen är de saker som är nödvändiga för att processen ska fungera och kan vara tjänster, produkter, råvaror, kompetenser eller information. Input är det material som leverantörerna förser processen med. I det ovan nämna exemplet där ett företag utvecklar en app på uppdrag av ett annat företag så skulle inputen kunna inkludera till exempel:

Kundens krav, eftersom att de avgör hur processen bör arbeta och vilka funktioner som den beställda appen ska ha.
Kompetenser och kunskap, vilket kan komma från all personal, men framför allt den tekniska, som är involverad i något av stegen i processen.
Databaser och olika former av ramverk, vilket är nödvändigt för att kunna skapa appen.
Verktyg inom projektledning, vilket inkluderar sådana verktyg som är nödvändiga för att kunna planera, hantera och bevaka projektet.

Process

Processen utgörs av de strukturerade steg som tas för att förvandla inputen till en output. I de flesta fall så brukar en process delas in i fem till sju stycken olika steg. När det gäller framför allt lite enklare sorters processer så har processen ett namn som följer en given mall, vilket innebär att namnet vanligtvis består av ett verb och ett substantiv som exempelvis ”ta emot order”, ”sätta ihop objekt” eller ”bekräfta betalning”. I exemplet med utvecklingen av en appar kan processen delas in i följande sex steg:

Analys av kraven på processen eller produkten
Design
Utveckling eller kodning
Test
Lansering av produkten
Underhåll av produkten

Outputs

Outputs är det resultat som man når efter att ha följt alla de steg som tillsammans utgör processen. Varje output måste ha en målkund och måste baseras på deras specifika krav. När det gäller de allra flesta typer av processer så är det oftast en produkt eller en tjänst som utgör outputen. En produkt eller tjänst som har skapats under ett av processen steg och som sedan har använts i processens senare steg räknas dock också som en output. Det kan till exempel vara ett dokument som listar alla de krav som kunden har ställt på processen. I exemplet med app-beställningen så skulle outputen inkludera:

Den anpassade produkten som har skapats, det vill säga appen i det här fallet
Dokumentation
Diagram över designen
Ett fullföljt projekt
En nöjd kund

Customers

Kunderna är viktiga aktörer, och de kan antingen vara externa eller interna för organisationen i fråga. Den externa kunden är den kunden som i det här fallet beställde appen och som appen sedan utvecklades för. Den interna kunden kan till exempel vara en anställd som utför ett steg i processen och som använder outputs som en annan medarbetare har producerat i ett tidigare steg av processen. Eftersom att både den externa kunden och den interna kunden använder sig av någon form av output från själva processen så kan de båda kategoriseras som customers. I exemplet med appen så skulle den här kategorin inkludera följande aktörer:

Det egna företaget
Användare av processen
Klienter och kunder
Tredjeparter
Teknisk personal

Så skapar man ett eget SIPOC diagram

Att skapa ett eget SIPOC diagram, eller tabell, kan vara användbart och lämpligt framför allt när en arbetsgrupp till exempel behöver skapa sig en bättre förståelse för den grund som skapar en specifik process eller när de behöver kommunicera information angående en process på ett så kortfattat och koncist sätt som möjligt. För att skapa ett SIPOC diagram som är effektivt och användbart så krävs det ofta att man först sätter sig ner tillsammans som grupp och brainstormar kring projektet i fråga. Under brainstormingen brukar arbetsgruppens deltagare börja med att fylla i SIPOC diagrammet eller tabellen genom att först fokusera på processen. Det är kolumnen i mitten som står för process-steget av modellen. Man brukar lista cirka femstycken steg och tillsammans med varje steg också en handling och ett subjekt. När gruppen har kommit överens om hur processen ser ut och går till så går man vidare till att lista processens outputs och customers. Sedan arbetar man sig bakåt genom att lista processens inputs och leverantörer. När SIPOC diagrammet skapas på det här sättet, vilket är det vanligaste sättet, så brukar man istället kalla metoden för POCIS vilket listar metodens steg i den omvända ordningen. Man kan undra varför man arbetar sig bakåt i SIPOC-metoden. Medan SIPOC skapar en överblick över en avancerad men redan existerande process, så skapar POCIS en överblick över en avancerad och optimerad process.

SIPOC steg-för-steg

Här följer en mer detaljerad beskrivning för hur man skapar ett SIPOC, eller i praktiken ett POCIS, diagram:

Det första som man behöver göra är att i gruppen bestämma sig för ett namn för processen.
Steg två innebär att definiera startpunkten så väl som slutpunkten (målet) för den process som behöver förbättras.
I det tredje steget så skriver man ner de olika steg som tillsammans skapar den avancerade processen i fråga. Man bör hålla sig till fem till sju olika steg. De här stegen som man listar innehåller inga punkter för beslutsfattande eller så kallade feedback-loops.
I det fjärde steget listar man alla huvudsakliga outputs från processen. Den här listan brukar vanligtvis inkludera tre till fyra centrala outputs, även om det ibland kan vara så att processen skapar fler outputs än så.
I det femte steget så definierar man vem det är som är mottagare för processens outputs, det vill säga kunderna eller customers. Kunderna kan som sagt vara både interna och externa.
Sedan listar man alla de inputs som går in i processen. Man bör sikta mot att lista en till fyra av de viktigaste inputsen.
Slutligen så avgör man vem eller vilka det är som förser processen med dess inputs.

Fördelar och nackdelar med SIPOC

SIPOC har länge varit en vanlig metod inom framför allt förbättringsarbete för processer, men precis som med de flesta andra metoder så har även SIPOC både styrkor och svagheter. Några av metodens fördelar är att SIPOC hjälper till att skapa en överblick av en avancerad process på en hög nivå genom att använda sig av väldigt enkel och grundläggande information, att information om processen i fråga snabbt kan kommuniceras till övriga medarbetare samt att SIPOC kan vara bra på att kickstarta en problemlösande process i organisationen.

Kritik mot SIPOC brukar inkludera att metoden inte beskriver processens olika steg särskilt detaljerat utan att metoden faktiskt är lite för simpel. Istället så menar man att SIPOC egentligen bara tjänar som en startpunkt för när man behöver ta fram en processkarta och förbereda sig för ett projekt eller en process.

SIPOC sammanfattat

SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers) är en metod inom problemlösning och förbättringsarbete som syftar till att förse en arbetsgrupp med en tydlig överblick över en process. SIPOC kan fungera som ett bra första steg när man håller på att planera en process, eftersom att metoden summerar den allra viktigaste informationen så som aktörer, kunder och leverantörer, inputs och outputs och också beskriver processen i fråga steg för steg.

Processer som annars är komplexa kan kännas överväldigande att försöka förstå sig på, vilket är varför SIPOC syftar till att enbart fokusera på de allra viktigaste delarna av processen och definiera de kort och koncist. När man använder sig av SIPOC så är tanken att man ska skapa ett diagram eller en tabell, vilken i sin tur fungerar som en visuell representation av processen. Man bör dock komma ihåg att SIPOC bara används i de förberedande stegen innan man startar en process och alltså inte är ett verktyg för att styra själva processen.