Att utvecklas och förbättras är avgörande för att man ska kunna klättra i karriären eller för att till exempel bli bättre på den sport man håller på med. Då måste man först ta reda på hur man presterar och vad man skulle kunna göra bättre, vilket oftast är lättast att göra genom att fråga någon som har iakttagit en. Den här typen av mer eller mindre konstruktiv kritik har sedan en lång tid tillbaka kallats för feedback, ett ord som ursprungligen kommer från engelskan. Den här texten tittar närmre på vad feedback är, hur man bör ge den till någon annan, olika typer av feedback och sist men inte minst så jämförs feedback med den nyare approachen feedforward.
Vad är feedback?
Feedback är inte bara råd, beröm eller en utvärdering. Utan mer specifikt är feedback en information som ges till någon angående hur den personen presterar i relation till ett visst uppsatt mål. Att veta hur man bäst ger feedback är en viktig egenskap att besitta, särskilt om man har en ledande position i sitt arbete. Feedback kan lämnas både muntligt och skriftligt och man bör alltid tänka igenom sin feedback noga innan man presenterar den för vederbörande person. För att den feedback man ger ska kunna vara så effektiv som möjligt är det viktigt att man ger den vid en tidpunkt då det fortfarande finns utrymme för att agera på feedbacken, det vill säga göra de ändringar eller förbättringar som föreslås.
Feedback bör alltid användas för att förbättra en persons framtida prestation, även om många tenderar att lägga allt för mycket fokus på det förflutna när man arbetar med att ge och ta emot feedback. Syftet är således att man ska kunna växa och utvecklas med hjälp av den feedback som man tar emot och inte få sitt självförtroende nerslaget. Ett sätt att göra det på är att fokusera på och belysa positiva egenskaper och resultat, istället för att enbart nämna vad som har gått snett. Det är också viktigt att man anpassar både feedbacken och sättet som man ger den på efter personen som man ska utvärdera, så att man på så sätt höjer sannolikheten för att feedbacken kommer att mottas bra.
Olika typer av feedback
Det finns flera olika typer av feedback vilket beror på att feedback kan tjäna flera olika syften och därtill också levereras i olika former. Feedback kan till exempel både vara informell eller formell samt ges vid ett enskilt tillfälle eller istället över tid. Varje typ av feedback har sin plats och sitt tillfälle, men i grunden så syftar alla olika typer av feedback till att utveckla och förbättra någons beteende, prestation eller arbete på ett eller annat sätt. Här beskrivs några av de vanligaste typerna av feedback:
- Informell feedback: Informell feedback kan ges vid vilken tidpunkt som helst. Det är någonting som dyker upp spontant när någonting sker. När det kommer till situationer som i skolan eller på arbetsplatsen ges informell feedback för att uppmuntra, coacha och guida sina studenter eller sina medarbetare. Den informella feedbacken kan ges på kontoret, i klassrummet, över telefon, via internet och på många andra sätt.
- Formell feedback: Formell feedback är till skillnad från den informella typen av feedback planerad och ofta systematiskt inplanerad i olika processer och projekt. Formell feedback kan många gånger liknas vid betygsättning och används ofta för uppgifter som på ett eller annat sätt går att mäta eller att bedöma. Formell feedback brukar också sparas för att kunna gå tillbaka till och jämföra med vid ett senare tillfälle som en form av uppföljning.
- Formativ feedback: Målet med formation feedback är att övervaka och följa upp någons inlärning. En här typen av feedback ges både för att förbättra studentens eller merarbetens inlärning och för att förbättra instruktörens, coachens eller lärarens undervisning. Därför så bör formativ feedback ges i ett tidigt skede i processen och innan slutgiltiga utvärderingar eller betyg.
- Summerande feedback: Målet med summerande feedback är att sammanfatta någons prestation i slutet av en inlärningsprocess eller annan form av uppgift och ofta jämförs personens prestation med en mall eller ett standardmått. Summerande feedback brukar bestå av detaljerade kommentarer som är specifika för specifika delar av ett arbete eller uppgift.
- Konstruktiv feedback: Den här typen av feedback är specifik, problemorienterad och baserad på observationer. Det finns fyra stycken typer av konstruktiv feedback:
- Negativ feedback: korrigerande kommentarer om personens tidigare beteende. Fokuserar på beteende som inte lyckades och därför inte bör upprepas.
- Positiv feedback: bekräftande kommentarer om tidigare beteende och fokuserar på beteende som lyckades och som bör fortsätta.
- Negativ feedforward: korrigerande kommentarer om framtida prestation. Fokuserar på beteende som bör undvikas i framtiden.
- Positiv feedforward: bekräftande kommentarer om framtida beteende. Fokuserat på beteende som kommer att förbättra personens prestation i framtiden.
Feedback på arbetsplatsen
Att regelbundet ge sina medarbetare effektiv feedback är en avgörande faktor för att kunna skapa och bibehålla en kapabel och kompetent arbetskraft och arbetsplats. En viktig del av att ge feedback är att se till att man tar hänsyn till rätt typ av källor för feedbacken. Man bör försöka samla in relevant data, information och feedback från trovärdiga och pålitliga källor, samt försöka samla in feedback från så många, oberoende källor som möjligt. Innan man sätter igång med att ge feedback kan det därför vara en lämplig idé att först bekanta sig med de olika källorna av feedback som det finns i relation till en arbetsplats. Det finns framför allt fem stycken huvudsakliga källor av feedback i affärsvärlden och varje typ av källa kan ge ett nytt och annorlunda perspektiv på någons prestation:
- Kunderna: kunderna är oftast den viktigaste källan när det kommer till feedback, eftersom att målet för de flesta typer av företag är att tillfredsställa sina kunder. Därför så bör företag arbeta aktivt för att få ta del av feedback från dess kunder när det gäller så många olika aspekter av företaget som möjligt. Den här typen av feedback kan till exempel samlas in via undersökningar, frågeformulär, kundbemötande, ett system för klagomål eller fokusgrupper.
- Objektiv data: statiska mätningar, nyckeltal och realtids-data borde alltid användas för att samla in objektiv feedback angående en anställd. Man bör dock vara på sin vakt eftersom att de här källorna ibland kan vara vilseledande.
- Handledare, mellanchefer och arbetsledare: ledare av olika slag sitter ofta på mycket och värdefull information om de anställda. De är generellt väldigt erfarna och har specialiserad kunskap om de uppgifter som deras underordnade utför, samtidigt som de också känner till företagets olika procedurer, struktur och policies väl. Det innebär att de tenderar att ha en bra och övergripande bild och förståelse av den anställdes arbete och prestation. Eftersom ledare inom företaget spelar en så pass viktig roll när det kommer till feedback bör de alltid tränas grundligt i att ge effektiv feedback till sina anställda.
- Jämlikar (peers): kollegor som har samma eller liknande jobb och arbetsuppgifter kan ibland ha en bättre förståelse för sina kollegers arbete och prestation än vad arbetsledarna och cheferna har. Därtill så kan de ofta också tillföra ett annat perspektiv.
- Underordnade: ”uppåtriktad feedback” är en metod som tillåter underordnade att ge feedback angående sina arbetsledares ledningsstil och prestation.
Alla fem typer av källor av feedback bidrar med unika perspektiv när det kommer till en anställds prestation och resultat. Den mest effektiva formen av feedback på arbetsplatsen är den som innehåller feedback från samtliga av de fem källorna.
Vad man bör tänka på när man ger feedback
Att ge feedback är inte alltid det enklaste och dessutom något som många känner sig obekväma med. Men feedback är som sagt en viktig del när det kommer till personlig utveckling såväl som till utveckling och förbättring av hela organisationer. Därför är det någonting man regelbundet bör träna på för att bli bättre på. Här följer några konkreta tips kring vad man bör tänka på när man ska ge någon feedback:
- Feedback bör alltid erbjudas och inte tvingas på någon, då feedback är både ett privilegium och ett val.
- Det är viktigt att välja rätt tidpunkt för när man ger feedback. Helst ska feedbacken levereras så snart som möjligt efter själva momentet eller situationen som har utvärderats för att ha störst effekt.
- Man bör alltid förbereda och tänka igenom sin feedback en extra gång innan man delar den med vederbörande person, så att man har koll på vad man ska säga samt hur man ska säga det. Det är en bra idé att försöka hålla det så tydligt och konkret som möjligt.
- Feedbacken bör alltid grundas på faktisk information och eller observationer och vara så neutral och objektiv som möjligt. Man ska aldrig tala för andra utan enbart uttrycka ens egna reflektioner när man ger någon feedback.
- Att vara positiv och konstruktiv kan många gånger vara avgörande för hur någon kommer att uppfatta, ta till sig av och använda den feedback som de tar emot.
- Man bör försöka att ge feedback med jämna mellanrum och gärna också se till så att det blir en vana hos alla medarbetare på arbetsplatsen. Att ge varandra feedback behöver inte vara en komplicerad och tidskrävande process, utan många gånger så fungerar det med spontan och informell feedback.
- Sist men inte minst så ska man komma ihåg att feedback i en majoritet av fallen handlar om ens egen uppfattning, och således inte är ren fakta.
Skillnad mellan råd och feedback
Feedback förväxlas ibland med råd eftersom att de två koncepten har en hel del gemensamt. Båda kan till exempel användas som ett verktyg inom coachning och utveckling, med målet att hjälpa någon att bli bättre på något specifikt. Samtidigt så utgör de två koncepten dock två olika vägar som har samma destination. Att ge råd kan vara hjälpsamt när de anställda exempelvis inte har särskilt mycket erfarenhet, när insatsen och risken är för hög eller när deadlinen ligger för nära för att låta de anställda lära av sina misstag. Men feedback är ofta en bättre metod för att underlätta och främja lärande, ökad motivation samt en hållbar förändring och utveckling. Att skilja mellan feedback och råd kan vara viktigt på grund av följande skäl:
- Självinsikt: de flesta typer av råd tenderar att fokusera på vad man borde göra, utan att först klargöra vad det var men gjorde som rådet i fråga bygger på. När man hoppar över den biten går man miste om möjligheten att hjälpa personen att få mer självinsikt. Med mera självinsikt så brukar man bli bättre på att lära känna sitt eget beteende och att ge sig själv feedback när det behövs.
- Motivation: Råd som ges utan någon antydan eller beskrivning om konsekvens och påverkan är ofta verkningslösa och inte särskilt motiverande. Att förtydliga för någon vad fördelarna och de positiva effekterna skulle vara om de ändrar sitt beteende fungerar ofta bättre. Man kan till exempel jämföra rådet ”prata högre” med feedbacken ”Vi kan inte höra dig”, där feedbacken mer troligtvis kommer att leda till handling och förändrat beteende när personen förstår effekten av deras beteende.
- Självständighet: Att bli tillsagd, genom ett råd, vad man bör göra kan ofta göra att man känner att man förlorar en del av sin självständighet och att man inte längre känner sig lika autonom när man inte får dra sina egna slutsatser. Till exempel så kanske det istället är en bättre lösning att prata i en mikrofon eller flytta runt i rummet än att tala högre. Även om personen i fråga kommer till samma slutsats (tala högre), så kommer hen att bli mer motiverad av sin egen idé. Även om råd kan leda till att man gör det man blir tillsagd, så är feedback mer sannolikt att leda till engagemang. Om det är så att man inte har möjlighet att erbjuda sina anställda en särskilt hög nivå av självständighet för att man exempelvis behöver att de följer ett visst beteendemönster så är det viktigt att man gör det så tydligt som möjligt för alla. Samtidigt som man erbjuder valmöjligheter när det är möjligt. Råd behöver som sagt inte alltid vara något dåligt eller ett sämre alternativ än feedback, särskilt inte när personen i fråga helt enkelt inte vet hur de ska lösa ett problem på egen hand eller när man sitter på ett råd som man vet med säkerhet kommer att kunna göra stor skillnad för alla inblandade. Då kan det vara bra att kombinera feedback med konkreta råd som en del av ens coachning.
Feedforward istället för feedback
Även om feedback ofta anses vara ett bättre och effektivare sätt att coacha någon, finns det också en hel del kritik mot feedback som metod. Ofta handlar kritiken just om sätten man ger feedback på. Allt för ofta fokuserar man för mycket på det förflutna när man ger någon feedback. Oavsett om det är en elev, en underordnad anställd eller en jämlik medarbetare. Det är ett problem på grund av att det förflutna är något som man inte kan påverka eller förändra. Ett fokus på det förflutna när man ger någon feedback brukar inte leda till några bra resultat på grund av följande tre skäl:
- Det stänger av ens mentala instrumentbräda: När man får negativ feedback angående någonting som man inte längre kan kontrollera eller förändra så blir hjärnan överfylld av olika stresshormon, vilket i sin tur triggar igång ett mer defensivt och hotavvärjande beteende och de funktioner som ansvarar för att till exempel ta rationella beslut stänger ner.
- Det fokuserar främst på betygsättande istället för på personlig utveckling: När feedback huvudsakligen består av betyg och opersonliga mätningar av resultat och prestation går man miste om det viktigaste syftet med att ge feedback, nämligen att skapa positiv och långsiktig förbättring och förändring.
- Det förstärker negativt beteende: När man bara får höra om sina brister som man dessutom inte kan ändra på längre, kan en känsla av hopplöshet ofta infinna sig och man börjar tvivla på sig själv och sin egen kapacitet.
Som alternativ till feedback finns feedforward. När man arbetar med feedforward fokuserar man på en persons personliga utveckling i framtiden snarare än att bedöma deras prestation i det förflutna. Feedforward rekommenderas istället för feedback eftersom det regenererar talang och kunskap, expanderar möjligheter, är mer specifikt och autentiskt samt har en verklig effekt i praktiken.
Slutsats
Det finns inget enkelt eller rättframt sätt att berätta för människor hur de kan utvecklas och förbättra sig själva. När man ger feedback till sina anställda, sina medarbetare, sina elever eller till och med ens vänner och familj så bör man alltid försöka att blicka framåt och fokusera så lite som möjligt på det förflutna. Det är viktigt att man är positiv för att undvika att personen i fråga tappar hoppat och förlorar sin självkänsla. När man fokuserar på vad en person kan förändra eller göra bättre i framtiden så slutar man att enbart betrakta sig själv som den person man har varit och är och istället på den person som man håller på att bli.
