Formell Ledare: Mandat & befogenheter att fatta beslut

Det finns formella och det finns informella ledare, och vi har ofta ett behov av dem båda. Men den formelle ledaren har ett uttalat ansvar som inte den informelle ledare har. Vad krävs egentligen av en formell ledare, vad är det som utmärker en sådan, och vilka faror finns det med att vara i den positionen? Detta ska vi ta och gå igenom i denna artikel.

Vad är en Formell Ledare?

En formell ledare är en ledare som har valts ut av en styrelse eller ledningsgrupp. Hen är officiellt accepterad som den person som skall ansvara för ett visst område. Motsatsen till den formelle ledaren är den informella. Den informelle ledaren har inte utsetts av någon till att vara ledare, utan gruppen har valt att följa denna person på grund av exempelvis kompetens och erfarenhet och hens förmåga att få med sig människor.

Den formelle ledaren måste dock alltid vara på sin vakt för individer som är på jakt efter hens position, en eventuell ond informell ledare kan nämligen nästla sig in underifrån på jakt efter makt. Men om den formelle ledaren hittar en medarbetare som endast arbetar för organisationens och kollegornas bästa kan ett samarbete med en informell ledare bli mycket fruktsamt. Du ska dock aldrig glömma bort vem som har ansvaret, och det är du själv som har den officiella positionen.

Vad innebär det formella ledarskapet?

Som formell ledare kommer som tidigare nämnt ett stort ansvar. Du har blivit utnämnd av en styrelse eller ledning att ansvara för ett eller flera områden. De har förväntningar på dig och du har förväntningar på dem och dina kommande arbetsuppgifter. Men vad kan du egentligen förvänta dig av detta ledarskap? Vad ska du se upp för och vilka områden måste du utveckla för att bli en bra formell ledare?

Självledarskap

Den ände du måste börja med är dig själv. Känner du att du har båda fötterna på jorden och har mål i livet? Hur leder du dig själv och hur talar du till dig själv? En ledare med bra självkänsla kommer att få det lättare än en ledare med dålig självkänsla. Dessutom måste dina medarbetare kunna se upp till dig, ditt arbete och din person och efterliknande den. En stabil ledare ger personalen trygghet, vilket är bra för att skapa förtroende mellan alla parter.

Ditt självledarskap är det som kommer först, om du inte kan leda och motivera dig själv kan du inte heller leda andra.

Kommunikationen

Nästa steg är att fundera över hur du vill och bör kommunicera med dina anställda. Om du är ute efter att skapa en god relation mellan dina medarbetare och dig själv måste du vara öppen och inbjudande, inte skrämmande och nedtryckande.

Du måste tänka på att uppmärksamma din personal med positiv feedback och uppskattning för arbetet de utför. Om någon gör fel ofta kan du istället försöka vända denna trend genom att fokusera på det som personen gör bra och lyfta detta. Negativ feedback brukar nästan alltid göra att effektivitet och motivation stannar av. Det beror på att vi människor har en tendens att gärna fokusera på det som är negativt. Kom alltså ihåg att negativ återkoppling nästan alltid går att ersätta med en positiv sådan istället. Fundera över vilken effekt du vill ha, om du vill behålla en effektiv och motiverad medarbetare är det bäst att rikta in sig på det som är positivt. Men om det där emot är en situation som skapar problem för många andra, måste problemet lyftas och personen ändra sitt beteende.

Tänk på hur du talar när du tillhandahåller information och inkludera alla medarbetare i förändringar som sker, be dem om sin input. När du som ledare använder en öppen kommunikation kommer du att få mer lojala arbetare som inte känner något behov av att konspirera eller försvåra bakom ryggen på ledningen. Öppenheten gör dessutom att alla känner sig inkluderade, vilket i sig är en motivationsfaktor.

Kom ihåg att genomföra privata medarbetarsamtal med varje anställd. Detta gör du för att varje individ ska få chansen att tala och ge sin bild av saker och ting. Då går ni igenom tillsammans ett visst antal frågor som du i förväg har skickat till medarbetaren. Det är viktigt att personen i fråga får möjligheten att förbereda sig, detta för att samtalet ska bli så givande som möjligt. Det är också en bra idé att anordna teambuilding för personalen där de får öva på att kommunicera på olika sätt, samt helt enkelt lära känna varandra bättre.

Medarbetarskap

Som ledare måste du även vara en god medarbetare på alla sätt. Både för din egen relation med personalen, men även för att föregå med ett gott exempel på hur ni vill att man beter sig mot varandra inom den här organisationen. Att vara en god medarbetare innebär att vara hjälpsam och ställa upp när det behövs, samt bidra och dela med sig av kunskap och kompetens som du sitter inne på. Som medarbetare måste du vara beredd på samarbete i viss mån, beroende på yrke och arbetsplats. Men mearbetarskap handlar mycket om samarbete och att hjälpa varandra på vägen mot samma mål.

Konflikthantering

Som formell ledare för en hel organisation eller en del av en sådan, behöver du alltid ha ett extra öga och öra öppet för eventuella konflikter som bubblar under ytan. Det gäller nämligen att ta tag i dessa på en gång, innan det är för sent. Det kan låta dramatiskt, men en infekterad konflikt som spårat ur kan göra mycket skada både på en individs psyke och en organisations effektivitet och balans.

Som formell ledare måste du hålla dig neutral och försöka att reda ut konflikten på ett respektfullt sätt. Det är lätt hänt att du häver ur dig saker du ångrar när en konflikt råder. Här måste du ta ansvaret för att stoppa alla urspårningar. Om det är uppenbart att någon i konflikten agerat mot regler och bestämmelser på arbetsplatsen har du rätt begära ett entledigande och säga upp personen. Men prioritet ett är att lösa konflikten så snabbt och effektivt som möjligt, och inte heller glömma att följa upp längre fram. Det är viktigt att inte glömma bort denna del eftersom det annars finns risk att saker och ting man kommit överens om inte efterföljs.

När det formella ledarskapet går fel

En formell ledare innebär alltså att personen ifråga är utvald av en styrelse eller ledning, utefter kompetens, erfarenhet och personlighet. Men detta behöver inte betyda att personen i fråga klarar av uppdraget. Det händer ibland att den valde ledaren inte kan genomföra sitt uppdrag utefter förväntningarna, då är det inte helt ovanligt att en medhjälpare dyker upp i bakgrunden. Denna medhjälpare kanske är mer lämpad för uppgiften baserat på kompetens, men andra faktorer gör att denna person inte sitter i ledarpositionen. Ett exempel på detta är presidenter i låt säga USA. Det är sällan som en amerikansk president tar ett beslut helt ensam, eller ens får genomföra vissa lagändringar och liknande utan andras tillåtelse och godkännande, via kongressen. En amerikansk president har alltid rådgivare och viktiga nyckelpersoner som arbetar i det tysta vid hens sida. Exempelvis är det inte ovanligt med talskrivare, då viktiga personer inte alltid skriver sina egna tal utan har en person anställd för just detta syfte. Den utsedde karismatiske formelle ledaren för landet sitter med högsta sannolikhet inte inne på spetskunskaper inom alla olika områden, här behövs förstärkning. Vissa individer är mer lämpade för uppgiften och behöver kanske inte lika mycket stöd, medan vissa andra behöver mycket mer.

Lika ofta som det kan gå fel med informella ledare och deras intågande i organisationen (ibland utan de rätta intentionerna), kan det gå fel med en utvald formell sådan. Det kanske inte då räcker med att skicka in en medhjälpare som kan stävja situationen och få arbetet att flyta på tack vare sin kompetens och erfarenhet. Fasaden kanske börjar krackelera och det blir allt mer uppenbart att det är fel man/kvinna på fel plats. Ofta är detta en känsla som även ledaren ifråga känner av, en magkänsla som säger att detta går inte som du planerat.

Men din position kan som sagt även hamna i fara om en listig informell ledare med dåliga intentioner dyker upp. Här gäller det att se upp med att släppa tyglarna och inflytandet för mycket. Det är fortfarande du som har det huvudgripande ansvaret för verksamheten. En informell ledare som har lyckats få hela arbetsplatsen med sig emot dig, kan bli ett stort problem. Det är därför viktigt att du visar att det fortfarande är du som är ledaren.

Att gå från ”vanlig medarbetare” till chef helt plötsligt kan skapa problem mellan dig och dina kollegor. Nu har du rollen som den som ska leda din vänner, men alla vänner kanske inte känner sig bekväma med denna förändring av dynamik i förhållandet. Det här kan göra att effektivitet och fokus flyttas för en tid, till att hantera relationer och själva övergången från medarbetare till chef. Ofta handlar det om att vänja sig och acceptera situationen. Det handlar här mycket om att behandla varandra med respekt.

Hur du blir en formell ledare?

En tjänst för en position som ledare kan utlysas internt eller externt i en organisation. Det brukar alltid framgå i annonsen vad du förväntas kunna och bidra med till verksamheten. Du ska inte söka tjänster som du är underkvalificerad eller överkvalificerad för. Det kan leda till att du slösar andra människors tid och engagemang i onödan. Detta betyder inte att du ska dra dig för utmaningar, men du måste också känna att du klarar av uppdraget.

Om du söker en sådan tjänst internt har du med all säkerhet arbetat inom organisationen en längre tid. Du har kanske haft rollen som informell ledare ganska länge och känner att du vill bli officiellt accepterad som ledare. Detta erkännande gör också att du kan göra skillnad på ett annat sätt eftersom du har ett ansvar. En informell ledare kanske avsäga sig ansvaret när som helst, och säga att hen inte orkar mer.

På en eventuell intervju är det viktigt att du lyfter fram hur insatt du är i organisationens processer och kulturer. Visa ledningen att du vet vad du talar om och att du känner att du har medarbetarnas välsignelse.

Om du aspirerar efter att bli en formell ledare en dag kan du gå efter ett antal tips nedan som kan hjälpa dig på vägen:

• Se till att du själv mår bra och är balanserad nog för att ta dig an detta stora ansvar.
• Studera områden så som gruppdynamik, psykologi och beteendevetenskap.
• Arbeta aktivt för att vara en god medarbetare och kollega, hjälp dina kollegor och bidra med din kunskap.
• Arbeta dig uppåt i organisationen och var inte rädd för att ta på dig ansvar, det är så du växer.
• Börja med att söka en ledarposition som inte är i toppen. På så vis kan du få en försmak av hur det kan vara att vara chef på riktigt.
• Se till att ha ett riktigt bra och professionellt CV att visa upp.

Vissa individer verkar vara födda till att vara ledare, medan andra får kämpa hårdare. Det som är det viktiga är din egen vilja till att vara med och förändra saker och ting och få dina medarbetare att må bra och prestera på topp. Din prioritet ska inte ligga vid att ha makten utan snarare hur mycket gott du kan göra med ditt inflytande. Ju mer förberedd du är på ditt kommande uppdrag, desto lättare blir det så klart. Men du kan inte förbereda dig för alla typer av situationer och händelser, men du lär dig alltid av dina misstag och dina erfarenheter kommer att vara guld värda både för dig själv och andra längre fram i livet.

Sammanfattning

En formell ledare är en ledare som via beslutsfattning av styrelse eller ledningsgrupp blivit tilldelad befattningen och ansvarar för ett visst område eller flera. Befattningen kommer med ett stort ansvar och kräver kunskap och många gånger erfarenhet.

En formell ledare bör ständigt utveckla sig. Detta görs bland annat via självledarskap som innebär att kunna leda och motivera sig själv. En formell ledare måste även kunna konsten att hålla en öppen och tydlig kommunikation med sina anställda samt ledningsgruppen eller styrelsen. Förväntningar finns hos styrelse, ledare och anställda och kommunikationen måste alltid finnas tillgänglig för alla.

En formell ledare måste kunna uppmärksamma sina anställda, bland annat genom feedback och återkoppling. Feedbacken bör oftast vara positiv och konstruktiv när det kommer till att ge kritik. I de fall där kritiken inte kan vara konstruktiv bör den ges på ett ödmjukt och respektfullt sätt. Vidare måste den formelle ledaren inkludera alla i exempelvis förändringar som skall ske eller annan information som är av vikt. Privata medarbetarsamtal är något som varje formell ledare bör hålla med sina anställda.

En formell ledare bör även vara en medarbetare, som både ger råd och stöttar men som även lyssnar aktivt. Konflikthantering en annan väldigt viktig aspekt av den formelle ledarens arbete och bör utövas proaktivt. Detta kan göras internt eller genom att anlita någon utomstående.

För den som vill bli en formell ledare en dag kan nedanstående råd och tips eventuellt vara till hjälp:

• Se till att du själv mår bra och är balanserad nog för att ta dig an detta stora ansvar.
• Studera områden så som gruppdynamik, psykologi och beteendevetenskap.
• Arbeta aktivt för att vara en god medarbetare och kollega, hjälp dina kollegor och bidra med din kunskap.
• Arbeta dig uppåt i organisationen och var inte rädd för att ta på dig ansvar, det är så du växer.
• Börja med att söka en ledarposition som inte är i toppen. På så vis kan du få en försmak av hur det kan vara att vara chef på riktigt.